Система потокового ввода документов. Задача массового ввода данных Ввод и хранение: ручной вариант ручной труд по вводу данных хранение данных без привязки. - презентация

1 Система потокового ввода документов

2 Задача массового ввода данных Ввод и хранение: ручной вариант ручной труд по вводу данных хранение данных без привязки к фото-копии документа большие затраты на хранение и поиск документов Ввод и хранение: автоматизированный вариант автоматизированный ввод данных и копий документов в СЭД, ЭА в одном потоке документы+данные доступ к данным и копиям документов: быстрый, удаленный, одновременный в несколько раз более эффективное решение по сравнению с ручным вводом

3 Структурированные документы - формы Формы с фиксированной разметкой (т.н. «машиночитаемые»): для сбора данных для сбора данных совпадают на просвет совпадают на просвет заполняются от руки заполняются от руки Примеры: Примеры: заявления заявления обращения обращения жалобы жалобы анкеты анкеты

4 Слабо-структурированные документы Гибкие формы: представлены данные и текст представлены данные и текст одинаковые данные, разное расположение одинаковые данные, разное расположение разные источники разные источники Примеры: Примеры: приказы и распоряжения приказы и распоряжения служебные записки служебные записки счета-фактуры счета-фактуры платежные поручения платежные поручения акты выполненных работ акты выполненных работ

5 Неструктурированные документы Текстовые документы: изображения и полный текст для электронных архивов и систем документооборота представлены данные и текст Примеры: договоры письма журнальные статьи

6 Потоковый ввод документов

7 Технологии ABBYY для потокового ввода документов Технологии ABBYY позволяют реализовать два сценария потокового ввода документов: индивидуальный индивидуальный централизованный централизованный

8 Индивидуальный ввод документов Функциональное решение, легкое в развертывании и использовании. Функциональное решение, легкое в развертывании и использовании. Возврат инвестиций до 1 года. Возврат инвестиций до 1 года. Идеально подходит для малого и среднего бизнеса, рабочих групп и отделов Идеально подходит для малого и среднего бизнеса, рабочих групп и отделов

9 ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional: общая точка входа

10 Потоковый ввод документов Разделение документов по: Разделение документов по: Количеству страниц Количеству страниц Пустым страницам Пустым страницам Штрих-кодам на страницах Штрих-кодам на страницах Объединение нескольких файлов из разных подпапок в один документ Объединение нескольких файлов из разных подпапок в один документ

11 ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition Удаленные точки сканирования Центр обработки данных

12 Ключевые возможности Автоматическая классификация и обработка разнообразных документов в одном потоке Автоматическая классификация и обработка разнообразных документов в одном потоке Технология FlexiCapture для автоматического сбора данных со слабо- структурированных документов Технология FlexiCapture для автоматического сбора данных со слабо- структурированных документов Простой и эргономичный интерфейс пользователя Простой и эргономичный интерфейс пользователя Точное распознавание на многих языках Точное распознавание на многих языках

13 Автоматизированная обработка первичных бухгалтерских документов

14 Ввод счетов-фактур Востребованность Востребованность Стоимость ручной обработки одного счета-фактуры рублей Стоимость ручной обработки одного счета-фактуры рублей Пиковое количество документов в конце месяца приводит к авралу Пиковое количество документов в конце месяца приводит к авралу Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств Обмен в электронном виде только с 15% поставщиков Обмен в электронном виде только с 15% поставщиков Автоматическая обработка – в 5 раз быстрее и дешевле Автоматическая обработка – в 5 раз быстрее и дешевле 20% компаний готовы отказаться от поставщика, если тот не предоставляет документы своевременно 20% компаний готовы отказаться от поставщика, если тот не предоставляет документы своевременно В основе решения В основе решения ABBYY FlexiCapture 8.0 ABBYY FlexiCapture 8.0

15 Ввод счетов-фактур Структура документов одинаковая, а размещение данных - разное Структура документов одинаковая, а размещение данных - разное

16 Как работает система? Дальше ABBYY FlexiCapture все сделает автоматически: отсканирует документы, определит тип документа, выделит нужные поля, распознает их и проконтролирует правильность заполнения. Оператор помещает пачку счетов-фактур в автоподатчик сканера и нажимает на кнопку «Сканировать».

17 Как работает система? Документы подаются оператору в стандартизированном виде для окончательного подтверждения правильности ввода и возможной коррекции. Остается нажать кнопку «Экспортировать», чтобы сохранить данные в ERP или файл.

18

19

20

21

22

23

24

25 Эффективность: пример из жизни Финансовый отдел компании обрабатывает входящие счета- фактуры в количестве Финансовый отдел компании обрабатывает входящие счета- фактуры в количестве 500 штук в месяц (1-3 страницы) 500 штук в месяц (1-3 страницы) Ввод вручную требовал: 1 человек на полную занятость. Аврал в конце месяца Ввод вручную требовал: 1 человек на полную занятость. Аврал в конце месяца Ввод с ABBYY FlexiCapture: 1 человек менее чем на 1 неделю Ввод с ABBYY FlexiCapture: 1 человек менее чем на 1 неделю В результате внедрения ABBYY FlexiCapture: В результате внедрения ABBYY FlexiCapture: Своевременная отчетность по НДС Своевременная отчетность по НДС Архив электронных фотокопий документов (в формате PDF) Архив электронных фотокопий документов (в формате PDF) Экономия - 3 человеко-недели в месяц = = руб. в месяц = руб. в год (исходя из зарплаты руб. в месяц и содержания рабочего места руб.) Экономия - 3 человеко-недели в месяц = = руб. в месяц = руб. в год (исходя из зарплаты руб. в месяц и содержания рабочего места руб.)

26 Эффект использования системы Увеличение скорости ввода счетов-фактур в 5 раз Увеличение скорости ввода счетов-фактур в 5 раз Сокращение количества ошибок и раннее обнаружение неверно оформленных документов Сокращение количества ошибок и раннее обнаружение неверно оформленных документов Сокращение суммарных расходов на обработку счетов-фактур более чем на 50% Сокращение суммарных расходов на обработку счетов-фактур более чем на 50% Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств Снижение риска претензий и штрафных санкций налоговых органов благодаря автоматической проверке реквизитов организаций и описаний номенклатур Снижение риска претензий и штрафных санкций налоговых органов благодаря автоматической проверке реквизитов организаций и описаний номенклатур Архив электронных образов счетов-фактур позволит найти и распечатать нужные документы за считанные секунды Архив электронных образов счетов-фактур позволит найти и распечатать нужные документы за считанные секунды Срок возврата инвестиций в ABBYY FlexiCapture составляет от 3 до 6 месяцев Срок возврата инвестиций в ABBYY FlexiCapture составляет от 3 до 6 месяцев