© Six Sigma Online. ru Описание проблемы 1 Настоящий проект является частью реализованной в компании программы по оптимизации системы управления контрактами. - презентация

1 © Six Sigma Online. ru Описание проблемы 1 Настоящий проект является частью реализованной в компании программы по оптимизации системы управления контрактами. Общее описание сегмента системы (до оптимизации): Договоры должны соответствовать правилам компании касательно текста договора, размера маржи, валюты договора и порядка расчетов, должны быть согласованы с профильными службами (центральные службы: финансовый отдел, бухгалтерия, юристы) и зачастую должны быть физически подписаны в Москве. Проблема: Сложность и длительность процедуры согласования и подписания контрактов. В компании 26 филиалов, поэтому проблема должна быть решена с использованием дистанционных способов. Общий объем контрактной работы: порядка в год.

2 © Six Sigma Online. ru БЛАНК РЕГИСТРАЦИИ ПОТЕРЬ 2 ПроблемаTIMWOODSБезопасность 1 Разработка продавцом нового договора на основе ранее им заключенного VV 2 Длинная цепочка согласований: руководитель продавца, финансовый менеджер, финансовый отдел, бухгалтерия, юристы. VVV 3 Пересылка и подписание стандартного договора в Москве, его возврат в регион V V

3 © Six Sigma Online. ru Kaizen-лист мероприятий 3 ПроблемаКорректирующие действияОтветственныйДата % выполнения 1 Разработка продавцом нового договора на основе ранее им заключенного Разделить договоры на стандартные и нестандартные; Разработать стандартный текст договора; защитить его от изменений (кроме отдельных полей); Разработать стандарты для изменяемых полей; Ввести новую должность ответственного за создание договора (контракт-менеджер); Разграничить ответственность между продавцом и контракт-менеджером. Head of legal&Compliance % 2 Длинная цепочка согласований: руководитель продавца, финансовый менеджер, финансовый отдел, бухгалтерия, юристы. Определить критерии стандартного договора; Исключить согласование стандартного договора с центральными службами Head of legal&Compliance % 3 Пересылка и подписание стандартного договора в Москве, его возврат в регион Уполномочить персонал в филиалах подписывать стандартные договоры Head of legal&Compliance %

4 KAIZEN:______________________________________________ Дата: __ __ ____ Проблема: Результаты Стандартизация: ФОТО ПоказательДоПосле% Принятые меры: Экономия: ДоПосле До 14 дней До 2 дней 85,71% Согласование контрактов Внесены изменены в Политику по контрактам Разработана стандартная, защищенная от правок форма договора; Разработаны правила по ее заполнению; Лидер проекта Калачева А. Head of Legal&Compliance Zeppelin 1.Уменьшение трудозатрат продавца 0,5 часа 6,25 % 0 П. 1, 2: З/п продавца 70000, ср.з\п работника администрации Экономия в мес.: 70000*6,25%+80000*3чел.*35%=88375 руб/мес. = руб/год. П.3 : экономия равна почтовым издержкам+прибыль от не потерянных из-за ожидания подписания контрактов клиентов (показатель измерим, подсчет затруднен). Сложность и длительность процедуры согласования контрактов. Изменен алгоритм оценки, согласования и подписания договора; Разработан стандартный договор; Изменены функции сотрудников. 2.Уменьшение загрузки бухгалтерии, финансового отдела, юристов (3 чел. итого) App договоров % 3.Ускорение заключения договора Продавец создает контракт Финансовый отдел Руководитель, финансовый менеджер Бухгалтерия Юристы Подготовка к подписанию Подпись Контракт направляется продавцу Переслать в Москву Администратор создает контракт Подготовка к подписанию Продавец, Руководитель, финансовый менеджер Подпись