© Six Sigma Online. ru Оптимизация пространства на рабочем столе ПК Поступило задание Использование информации для выполнения задания Поиск нужных электронных. - презентация

1 © Six Sigma Online. ru Оптимизация пространства на рабочем столе ПК Поступило задание Использование информации для выполнения задания Поиск нужных электронных документов Папка «Мои документы» Рабочий стол

2 © Six Sigma Online. ru Задание 2 БЛАНК РЕГИСТРАЦИИ ПОТЕРЬ TIMWOODS Безопасность 1Визуальный поиск нужного документа v 2 Поочередное открытие разных папок с целью найти нужный документ v v v 3 Открытие / закрытие документа, просмотр свойств файлов v v 4 Использование функции поиска файлов по ключевым словам v v v В следующие 30 минут я исправлю: размещение файлов на рабочем столе

3 © Six Sigma Online. ru Задание 3 Kaizen-лист мероприятий ПроблемаКорректирующие действияОтветственныйДата% выполнения 1. Документы хранятся вперемешку Выделить области на рабочем столе для работы с ключевыми проектами. Швайко А %50% 100%75% Визуализация: сделать разметку на рабочем пространстве; дать название каждой выделенной области. Швайко А %50% 100%75% Ввести стандарт: во избежание перемешивания файлов область "Новые документы" должна находится в левой части рабочего пространства (куда автоматически сохраняются все вновь поступающие документы). Швайко А %50% 100%75% Один и тот же документ может храниться в нескольких папках Отведение конкретного места для хранения каждого файла. Швайко А %50% 100%75% Использование ярлыков для папок. Швайко А %50% 100%75% 25%50% 100%75%

4 Процесс: поиск файлов, нужных для выполнения задания Проблема: На рабочем столе сотрудника (и в папках тоже) все документы хранятся вперемешку. Не всегда понятно, где находится нужный документ. Сотрудник каждый день по нескольку раз совершает одни и те действия для поиска файлов на ПК (причем часто ищет одни и те же файлы). Это увеличивает временные затраты на работу с документами. Увеличивается вероятность ошибок в работе, есть риск потери актуальной информации. Результаты: оценка по эксперименту Стандартизация: Зонирование рабочего стола ПК сотрудника в соответствии с его ключевыми направлениями работы. Обязательная категория «Новые документы» располагается в левой части экрана. Принятые меры: 1. Определены ключевые направления работы сотрудника. 2. Произведена разметка на рабочем столе по направлениям (области обозначены и подписаны). 3. Для каждого файла отведено конкретное место для хранения. 4. Текущие документы, папки и ярлыки распределены на рабочем столе по областям. 5. Исключены неактуальные и дублирующие друг друга файлы. Швайко Анастасия Николаевна Менеджер программы Дальневосточный Б анк ОАО «Сбербанк России» KAIZEN : Оптимизация пространства на рабочем столе ПК __________________Дата: ДоПосле ПоказательДоПосле% 1. Время на поиск 1 старого (архивного) файла 3миндо 10 сек 94% 2. Время на поиск 1 текущего рабочего файла 14сек3 сек78,5 % Расчет э кономическ ой эффективности от сокращения трудозатрат (1 сотрудник а в месяц ) денежном эквиваленте : 1). 2,83 мин. (экономия времени) х 6.37 руб. (стоимость 1 минуты сотрудника) х 2 операции в день х 21 раб. дней = 757,14 руб. 2) 0,183 мин (экономия времени) х 6.37 руб. (стоимость 1 минуты сотрудника) х 37 операций в день х 21 раб. дней = 905,75 руб. Общий эффект на 1 человека в мес. = 1662,89 руб.