Менеджемент грантов на примере Армении: Роли ОР, СР, ССР, портфолио менеджера, коммуникация. - презентация

1 Менеджемент грантов на примере Армении: Роли ОР, СР, ССР, портфолио менеджера, коммуникация.

2 Содержание презентации Модель двухканального финансирования Роли ОР, СР, ССР, портфолио менеджера Kоммуникация.

3 Модель двухканального финансирования Глобального фонда Армении по ВИЧ и ТБ среди ГПНР Глобальный фонд МинздравНПО ОР Гос. структуры Гос. структуры НПО

4 Роли ОР, СР, ССР, портфолио менеджера Основные Реципиенты программ Глобального фонда В Армении: Минздрав РА НПО ОР (Mission East) Годовое финансирование проектов ГФ (Минздрав РА +НПО ОР) достигает 5.4млн Евро. На 1 января 2013 года НПО ОР в Армении сотрудничает с 10 организациями (СР) с 1.28 млн евро годовым финансированием (24%). Минздрав РА работает с 9 организациями (8 гос. и 1 НПО) с 4.12 млн годовым финансированием (76%).

5 НПО ОР работает с НПО в рамках ВИЧ программы (Rolling Continuation Channel – RCC = Механизма непрерывного финансирования (МНФ) ) и с госструктурами в рамках организации некоторых крупных немедикаментных закупок ОР Минздрав работает по грантам ВИЧ и ТБ как правило с госструктурами и с НПО (н-р, Армянский Красный Крест). Портфолио менеджер работает с менеджментом НПО ОР и Минздрав РА по основным вопросам исполнения программ и финансирования, учитывая рекомендации МАФ. На основе полугодичного отчета Портфолио менеджер пишет испольнительное письмо излагая план внедрения рекомендаций, выполнение которого мониторируется МАФ. Роли ОР, СР, ССР, портфолио менеджера (2)

6 Так как оба ОР часто сталкиваются с похожыми задачами с ГФ/МАФ и имеют иногда схожие проблемы с CP (отчетность и финансирование), в последнее время наблюдается активное сотрудничество по всем направлениям. Используются все виды связи - электронная переписка, телефон, и т.д. Коммуникация Минздрав- НПО ОР

7 Коммуникация ОР-СР Электронная переписка ( , skype) Телефон Очередные встречи представителей ОР-СР Внеочередные встречи представителей ОР-СР

8 Коммуникация с СКК Заявка и дальнейшая координация имплементации программы осуществляется СКК (Ежеквартальные собрания). 2 представителя из СР являются действующими членами СКК. В мандат члена СКК от НПО входит распространение информации в пределах НПО-сектора. НПО ОР –СКК коммуникация: по электронной почте. В 2010 г. начался процесс реформирования СКК. В результате Указом ПМ был утвержден новый состав СКК и обновленный устав СКК. В СКК широко представлены все заинтересованные стороны: представители госструктур, международные организации, местные НПО, церковь, и т.д.

9 Коммуникация Минздрав/НПО ОР с ГФ Электронная переписка, скайп. Телефон/мобильный, если надо дать срочное решение вопросу в нерабочее время. Обсуждаются широкий круг текущих вопросов, в т.ч. проблемы с задержками финансирования, с бюджетными или программными изменениями, и т.д. В основном это делается с Портфолио Менеджером страны и с программным специалистом ГФ, реже с финансовым отделом. 1-2 раза в год Портфолио Менеджер обычно посещает страну с рабочим визитом.

10 Коммуникация СР- ГФ Визиты Портфолио Менеджера в страну. Встречи в формате ГФ-ОР-СР, где обсуждаются наиболее важные проблемы. Представители СР представляют короткие презентации о проделанных работах и отмечают нерешенные проблемы. Ознакомительные поездки (Field visits) Портфолио Менеджера, чтобы на месте пообщаться с проектными работниками и бенефициариями.

11 Отбор суб-реципиентов, договора, их финансирование, отчетность, обеспечение поставками и окончание договоров

12 Содержание презентации RCC грант и его особенности в Армении Подписание договоров Перечисление средств Регулярная программная и финансовая отчетность Обеспечение поставками Мониторинговые визиты Финансовый аудит Закрытие гранта: плановое и внеплановое

13 RCC грант и его особенности в Армении RCC- Rolling Continuation Channel –продолжение Round 2: – основные игроки прежние, – двухканальное финансирование (через Минздрав и НПО ОР), – новый НПО ОР в лице Mission East, – СР продолжили свои грантовые программы с ГФ через нового ОР. Оценка возможностей среди действующих СР На основе выводов разработка плана ликвидации выявленных недостатков и усовершенствования учета Выполнение плана ОР отслеживал в квартальной отчетности и при проведении первого годового независимого аудита.

14 RCC грант и его особенности в Армении Осуществление новых программных компонентов, предложенных ГФ и утвержденных СКК: – отбор новых СР в 2013г. – исследования по этим направлениям с целью изучения как географического распределения мигрантов и ПИН, так и наличия потенциального СР, способного выполнять данные проекты – результаты исследований и соответствующие предложения будут представлены на рассмотрение СКК для последующего отбора имплементирующих организаций.

15 Подписание ОР-СР договоров По итогам подписания ОР-ГФ грантового договора, обычно рассчитанного на 3 года, подписываются договора между ОР-СР и СР - ССР. На данный период ССР не включены в грантовую программу и СР являются последним звеном в цепочке финансирования ГФ. Перед подписанием договора, если данный СР не имеет опыта работы по программам ГФ, ОР-ом проводится оценка способности СР выполнить программу (financial and programmatic survey). В тексте договора содержатся условия предоставления гранта и его использования – в соответсвии с требованиями донора и местным законодательством. Договор оформляется сроком на 1 год с правом пролонгации.

16 Перечисление денежных средств Для перечисления средств гранта ОР использует отдельные расчетные счета каждого СР. Средства гранта перечисляются поквартально согласно заявкам от СР, после рассмотрения и утверждения финансового и программного отчета СР. Внедрена система performance based funding – дальнейшее финансирование зависит от исполнения программ.

17 Перечисление средств – буфер Для обеспечения непрерывности выполнения проекта ОР предоставляет СР дополнительные средства в виде буфера Первый транш включает средства на 1 квартал проекта, плюс плановые расходы 2-ого квартала (3 +3 = 6 месяцев). Следующий транш включает средства на 3-ий квартал с вычетом неизрасходованной суммы денег согласно финансовым отчетам за 2-ой квартал (performance based funding). Последний транш рассчитывается как разница между общей годовой суммой гранта и выплаченными средствами.

18 Плановая программная и финансовая отчетность Поквартально СР подают финансовые, а раз в 6 месяцев программные отчеты о деятельности на протяжении данного периода. Отчеты рассматриваются и утверждаются ОР, после чего происходит выплата траншей.

19 Обеспечение поставками ОР сам организует крупные программные закупки для ОР и СР, согласно плану по закупкам. Закупки на сумму свыше 500 евро организуются через тендеры согласно процедурам Mission East/ГФ. Учитывая большой опыт организации закупок, НПО ОР работает также с Минздрав-ом в рамках организации некоторых крупных немедикаментных закупок.

20 Мониторинговые визиты Не менее, чем раз в квартал, а на практике и чаще, представители ОР проводят программный и финансовый мониторинг деятельности СР на местах Результаты мониторинга излагаются в соответствующих отчетах, рекомендациях, и предоставляются СР, ГФ и МАФ. Выполнение программных и финансовых рекомендаций ОР со стороны СР мониторируется при очередной переводе средтсв и/или в ходе последующих мониторинговых визитов. В случае необходимости могут проводится внеочередные мониторинговые визиты или «spot check» визиты.

21 Независимый финансовый аудит Раз в год проводится независимый финансовый аудит деятельности ОР и СР выбранной для проведения такой деятельности независимой аудиторской компанией. На основе выводов аудиторов разрабатывается план ликвидации недостатков и усовершенствования учета, выполнение которого ОР отслеживает в квартальной отчетности и при проведении независимого аудита в следующем году. Исполнение рекомендации для ОР и СР отслеживается со стороны ГФ

22 Закрытие гранта Плановое закрытие гранта происходит при наступлении конечного срока исполнения проекта путем предоставления заключительной отчетности по проекту Внеплановое закрытие гранта может состояться в случае грубых нарушений требований грантового соглашения Решение о внеплановом закрытии гранта принимается ОР, с согласия ГФ (Портфолио Менеджер)

23 Спасибо за внимание! Давид Закарян Финансовый специалист Мission East Armenia