Docflow Solutions Электронный архив на платформе SAP Business Suite Золотова Ольга генеральный директор ООО «Докфлоу Бест Практис» zolotova@sapdocflow.ru. - презентация

1 Docflow Solutions Электронный архив на платформе SAP Business Suite Золотова Ольга генеральный директор ООО «Докфлоу Бест Практис»

2 SAP Business Suite как платформа для построения СУД Построение корпоративной информационной системы компании предполагает внедрение не только бизнес- приложений, но и систем управления документами. На рынке систем управления документами в настоящий момент существует множество конкурирующих решений как отечественных, так и зарубежных компаний. Эксплуатация бизнес-приложений приводит к необходимости их интеграции с системами управления документами, что в общем случае является сложным и дорогим процессом. Платформа SAP Business Suite позволяет эффективно управлять электронными документами создавать распределенные системы управления документами хранить и обрабатывать практически неограниченные объемы информации, увеличивать количество одновременно работающих пользователей до требуемых значений, при этом исключая проблему интеграции в компаниях, которые уже используют какие-либо бизнес-приложения SAP

3 О компании Docflow Best Practice Компания Докфлоу Бест Практис значительно обогатила возможности управления электронными документами на платформе SAP Business Suite, создав на ее основе комплекс решений Docflow Solutions. Основу компании Докфлоу Бест Практис составляют высокопрофессиональные консультанты, много лет проработавшие в САП СНГ. Докфлоу Бест Практис является официальным партнером компании SAP, а также таких компаний, как: ABBYY (решения для сканирования и распознавания) LISSI (решения для ЭЦП и шифрования в SAP-системах) TEC-IT (решения для печати штрих-кода из SAP-систем )

4 Основные решения комплекса Docflow Solutions Электронный архив («первичка», договоры, отчетность, техническая документация, ОРД и т.д.) Электронный документооборот (регистрация, согласование, рассылка и исполнение документов) Документационное обеспечение бизнес-процессов SAP ERP Связь электронных документов с документами бизнес- приложений SAP Учет и контроль исполнения договоров (от согласования проекта договора до списания в архив)

5 Программная архитектура Docflow Solutions Docflow Service SAP ERP Docflow API LISSI-SSF LISSI-SNC ABBYY FormReader ABBYY FineReader TEC-IT TBarCode SAP Business Workflow SAP Business Workplace SAP Records Management SAP KPro SAP DMS SAP Content Server SAP Cache Server TREX Retrieval and Classification ADOBE Forms

6 Центральное хранение электронных документов SAP Content Server WinGu i LAN / WAN JavaGu i TREX Retrieval and Classification SAP ERP RDBMS Application Server WebG ui

7 Центральное хранение электронных документов с кэшированием LAN / WAN SAP Cache Server SAP ERP RDBMS Application Server SAP Content Server TREX Retrieval and Classification

8 LAN / WAN Распределенное хранение электронных документов SAP ERP RDBMS Application Server SAP Content Server SAP Cache Server ALE SAP Content Server SAP Content Server SAP Content Server TREX Retrieval and Classification TREX Retrieval and Classification TREX Retrieval and Classification SAP Content Server SAP Cache Server

9 Пример карточки документа электронного архива, ЭЦП, штрих-код

10 Пример карточки дела, документы в деле, жизненный цикл дела

11 Загрузка электронных документов в архив Привязка к карточкам файлов любого формата Создание файлов по шаблонам с автоматическим заполнением Индивидуальное и потоковое сканирование ЭЦП, шифрование, версионность файлов

12 Индивидуальное сканирование и распознавание Запускается с учетной карточки документа За один сеанс формируется один файл, содержащий все страницы поданного на сканер документа Выполняется полнотекстовое распознавание, файл в формате PDF (Image+Text) заносится в хранилище и привязывается к текущей карточке SAP Content Server SAPGUI Интеграция с ABBYY FineReader Engine Run-time Professional

13 Потоковое сканирование и распознавание Запускается через интерфейс FormReader Отсканированный пакет делится на документы на основе штрих-кода, нанесенного на первую страницу каждого документа Выполняется полнотекстовое распознавание, файлы в формате PDF (Image+Text) заносятся в хранилище и привязываются к карточкам с соответствующим штрих-кодом Интеграция с ABBYY FormReader Enterprise Edition с технологией FlexiCapture SAP Content Server

14 Дополнительные возможности работы с файлами и оригиналами Сканирование Автоматическое заполнение полей карточек отсканированных документов на основе распознанных атрибутов Загрузка всего распознанного текста или его части в специальную текстовую область карточки (аннотирование документа) Штрих-кодирование Возможность нанесения на документ не только штрих- кода, но и другой регистрационной информации Возможность поиска документа в электронном архиве по штрих-коду, считанному с оригинала Другое Создание версий файлов, ЭЦП, шифрование Индивидуальная атрибутизация каждого файла Указание места и срока хранения оригинала отсканированного документа Механизм предоставления файлов с долгосрочной блокировкой (check-in/check-out) Связь с документами бизнес-приложений

15 Справочно-поисковая работа с электронными документами Поиск документов в системе Атрибутивный поиск Полнотекстовый поиск по индексированным атрибутам (точный, нечеткий, лингвистический) Полнотекстовый поиск по содержимому файлов (точный, нечеткий, лингвистический) Ведение истории документов в системе История изменения атрибутов карточек История доступа к карточкам и файлам (история выполненных операций) Создание версий карточек и файлов Логическая организация хранения электронных документов Ракурсы представления логической структуры электронного архива

16 Ракурс электронного архива по номенклатуре дел

17 Ракурс электронного архива по жизненному циклу документов

18 Ракурс электронного архива по топологии хранения оригиналов

19 Организация защиты электронных документов Многоуровневая проверка полномочий На доступ к документу в зависимости от его вида, статуса и значений его атрибутов На доступ к отдельным экранам карточки документа На доступ к отдельным полям карточки документа На доступ к отдельным файлами документов ЭЦП и шифрование Защищенный трафик, HTTPS, подписанные сервером URL Надежное хранение данных, возможность восстановления с докатом Высокодоступность и отказоустойчивость, Двухшаговое удаление документов при достижении конечного срока хранения

20 Некоторые проекты внедрения решений Docflow Solutions Сургутнефтегаз – учет и контроль исполнения договоров, электронное хранилище первичных документов РЖД – распределенная система электронного документооборота МГТС – учет и контроль исполнения договоров ФК УРАЛСИБ – электронное хранилище документов управления имуществом Метрополитен СПб – учет и контроль исполнения договоров Казтрансойл – учет и контроль исполнения договоров УГМК – канцелярский документооборот

21 Преимущества комплекса решений Docflow Solutions Наличие всей возможной функциональности для работы с электронными документами Широкие возможности адаптации решений под бизнес- требования клиентов Мощная технологическая платформа, позволяющая создавать крупные корпоративные cистемы управления электронными документами, в том числе распределенные Главное преимущество - гомогенность на всех уровнях Естественная интеграция электронных документов с документами бизнес-приложений SAP Возможность использования единого аппаратного и программного обеспечения, а также лицензий пользователей для бизнес- приложений SAP и решений Docflow Solutions Возможность создания единой группы специалистов для администрирования, внедрения, дальнейшего развития и поддержки бизнес-приложений SAP и решений Docflow Solutions

22 Вопросы? v Ольга Золотова