«Планирование и учет проведения проектных работ с формированием достоверной информации о финансово- хозяйственной деятельности предприятия» Центр информационных. - презентация

1 «Планирование и учет проведения проектных работ с формированием достоверной информации о финансово- хозяйственной деятельности предприятия» Центр информационных технологий и консалтинга «ПАРУС» parus.ru

2 Комплексная система управления Автоматизируемые процессы для планово-экономических служб: 1. Учет данных проекта (заказа). 2. Планирование и ведение структуры проекта. 3. Формирование структуры цены этапа проекта (заказа) и его стоимости. 4. Управление договорными отношениями с заказчиком. 5. Управление договорными отношениями с поставщиками и внешними соисполнителями, в рамках проекта. 6. Планирование себестоимости по этапам проекта и учет фактических затрат. 7. Планирование внутреннего соисполнения и учет фактически переданной трудоемкости по подразделениям. 8. Планирование и контроль исполнения работ этапов проекта. 9. Анализ и контроль исполнения проекта.

3 Комплексная система управления Автоматизируемые процессы для бухгалтерии: 1. Ведение бухгалтерского учета по аналитическим признакам. Учет затрат в разрезе заказов, статьей структуры цены и подразделений. 2. Отражение в разрезе заказов на счетах бухгалтерского учета списания услуг, работ соисполнителей, ТМЦ, спецоборудования. 3. Отражение в разрезе заказов на счетах бухгалтерского учета списания затрат на оплату труда. 4. Отражение в разрезе заказов на счетах бухгалтерского учета поступления и расходования денежных средств.

4 Комплексная система управления Используемые функциональные средства 1. Приложения ИС «Парус-Предприятие 8»: 1.1. Планирование и учет в проектах (ПУП) – автоматизация процессов планирования и учета структуры, себестоимости, договорных обязательств, в рамках проекта Планирование и учет в проектах (ПУП) – автоматизация процессов планирования и учета структуры, себестоимости, договорных обязательств, в рамках проекта Управление закупками, складом и реализацией (УЗСР) – автоматизация процессов учета договоров, внешних и внутренних товарных документов, платежных документов Управление закупками, складом и реализацией (УЗСР) – автоматизация процессов учета договоров, внешних и внутренних товарных документов, платежных документов Управление финансами (УФ) – автоматизация процессов контроля расходования денежных средств, в разрезе заказов, формирования распоряжений на оплату Управление финансами (УФ) – автоматизация процессов контроля расходования денежных средств, в разрезе заказов, формирования распоряжений на оплату Бухгалтерский учет (БУ) – автоматизация процессов бухгалтерского учета Бухгалтерский учет (БУ) – автоматизация процессов бухгалтерского учета. 2. Oracle Application Express (APEX) – визуализация аналитической информации.

5 Комплексная система управления Элементы Информационной Системы Проект Договор с заказчиком Этапы договора Этапы проекта Графики работ Графики финансирования Счета на оплату Акты/ накладные Структура цены Планы по себестоимости Планы по трудоемкости Договоры Этапы договора Счета Акты/ накладные Плановые платежи Фактические затраты Хозяйственные операции Журнал затрат Фактический платеж Товарные отчеты Банковские документы Распоряжение на оплату Планы по контрагентам Планирование и учет структуры, себестоимости и финансирования проекта Управление договорными отношениями с заказчиком Управление договорными отношениями с поставщиками и внешними соисполнителями Бухгалтерский учет

6 Комплексная система управления ЧАСТЬ 1 Автоматизация планово- экономической деятельности

7 Комплексная система управления Учет данных проекта (заказа) Проект – это сущность Системы, обеспечивающая планирование и учет последовательности выполняемых работ и ресурсов необходимых для их выполнения, а также планирование и учет договорных обязательств с заказчиком, поставщиками и внешними соисполнителями. Учет данных проекта ведется в Приложение «Парус – Предприятие 8» - «Планирование и учет в проектах», разделе «Проекты» (Главное меню => Учет => Проекты).

8 Комплексная система управления Регистрация данных проекта Для регистрации данных проекта, вызывается функция Контекстного меню «Добавить». Мнемокод (краткое обозначение проекта) определяется, исходя из типа проекта Юридическая принадлежность проекта Наименование и условное наименование проекта Внешний или внутренний заказчик проекта Ответственное подразделение за выполнение проекта Плановые сроки проекта Номер договора с заказчиком Признак «Отражение в истории изменений Дата регистрации или изменения характеристик проекта Стоимость проекта Единица измерения трудоемкости проекта Признак «Облагается НДС» Дата договора с заказчиком Дополнительная информация

9 Комплексная система управления История изменений проекта заполняется автоматизировано после выполнения следующих действий: 1. Регистрации данных проекта (если установлен признак «Отражать в истории изменений»). 1. Регистрации данных проекта (если установлен признак «Отражать в истории изменений»). 2. Регистрации изменений данных проекта с обязательной сменой даты «Действует с:». 3. Смены состояния проекта. Проекты – история изменений Зарегистрированные проекты История изменений проекта

10 Комплексная система управления Планирование и ведение структуры проекта заключается в регистрации данных этапов проекта. Планирование и ведение структуры проекта

11 Комплексная система управления Регистрация данных этапа проекта осуществляется с использованием функции Контекстного меню «Добавить». Регистрация этапа проекта Порядковый номер, присваивается автоматизировано Номер лицевого счета (номер заказа) формируется автоматически, на основании мнемокода проекта Название этапа проекта Плановые сроки Ответственное подразделение за выполнение этапа проекта Признак «Отражать в истории изменений» Дата регистрации или изменения характеристик этапа проекта Стоимость этапа проекта Единица измерения этапа проекта Модель цены этапа Согласованная средняя заработная плата этапа Схема калькуляции этапа Схема калькуляции задает принципы расчета косвенных статей от прямых. Дополнительная информация

12 Комплексная система управления Записи истории изменений этапа проекта формируются автоматизировано после выполнения следующих действий: 1. Регистрации данных этапа проекта (если установлен признак «Отражать в истории изменений»). 2. Регистрации изменений данных этапа проекта с обязательной сменой даты «Действует с:». 3. Смены состояния этапа проекта. Этап проекта – история изменений

13 Комплексная система управления После регистрации данных этапов проектов (заказов) доступна информация о заказах через WEB-интерфейс Информация о заказах через WEB-интерфейс Возможность установления фильтра для поиска по определенным критериям Возможность поиска по параметрам этапа проекта

14 Комплексная система управления Структура цены этапа проекта формируется во вкладке «Структура цены» для конкретного этапа проекта. Структура цены формируется автоматически после добавления этапа проекта с заполнением следующих сведений: 1. Перечня статей структуры цены на основании типа проекта. 2.Эталонных соотношений косвенных статей к прямым статьям на основании схемы калькуляции этапа проекта. Формирование структуры цены этапа проекта (заказа) и его стоимости

15 Комплексная система управления Формирование структуры цены включает в себя следующие действия: 1. Ввод значений прямых статей структуры цены в колонку «Сумма». 2. Калькуляция значений косвенных статей структуры цены. Формирование структуры цены этапа проекта (заказа) и его стоимости Рассчитываемая статья задается для калькуляции конкретной статьи структуры цены, для калькуляции всех косвенных статьей поле не заполняется

16 Комплексная система управления После формирования структуры цены через WEB-интерфейс доступна информация о структуре цены заказов. Информация о структуре цены по заказам через WEB-интерфейс

17 Комплексная система управления Включает в себя следующие процессы: 1. Автоматизированное формирование договора с заказчиком; 2. Регистрацию планового поступления денежных средств в графике финансирования по договору; 3. Регистрацию выставленных заказчику счетов на оплату; 4.Отображение информации о фактическом поступлении денежных средств в графике финансирования и в счетах на оплату; 5. Регистрацию актов/ накладных по договору с заказчиком. Управление договорными отношениями с заказчиком

18 Комплексная система управления Интеграция элементов модулей «Планирование и учет в проектах» (ПУП) и «Управление закупками, складом и реализацией» (УЗСР) Управление договорными отношениями с заказчиком ПроектДоговор Этапы проекта Этапы договора График финансирования Счета на оплату Акты/ накладные Банковские документы Фактические платежи ПУПУЗСР Данные проекта Данные этапов проекта Плановые платежи Товарные документы Платежные поручения Факт поступления ДС по плановым платежам Фактические платежи Счета

19 Комплексная система управления 1. Вызов процедуры формирования договора с заказчиком на проекте 2. Автоматизированное формирование связи проекта и договора в модуле «ПУП» 3. Обеспечение доступа к сформированным договорам через раздел «Договоры» модулей «ПУП», «УЗСР», «УФ», «БУ». Формирование договора с заказчиком

20 Комплексная система управления 1. Регистрация плановых платежей осуществляется на основании этапа проекта. 2. Результатом регистрации плановых платежей по этапам проекта является: 2.1 Доступ к информации во вкладке «Финансирование этапа» о плановом поступлении денежных средств по этапу помесячно за конкретный год. 2.1 Доступ к информации во вкладке «Финансирование этапа» о плановом поступлении денежных средств по этапу помесячно за конкретный год. 2.2 Сформированные записи плановых платежей в разделе «Журнал платежей», связанные с этапом проекта, для дальнейшего разнесения фактического поступления денежных средств по этапам проекта (заказам). 2.2 Сформированные записи плановых платежей в разделе «Журнал платежей», связанные с этапом проекта, для дальнейшего разнесения фактического поступления денежных средств по этапам проекта (заказам). 2.3 Возможность формирования отчетной формы «График финансирования - план» за конкретный год, по всем заказам или в разрезе типов заказов и (или) подразделений-отвественных. 2.3 Возможность формирования отчетной формы «График финансирования - план» за конкретный год, по всем заказам или в разрезе типов заказов и (или) подразделений-отвественных. Регистрация плановых платежей Год, за который формируется отчет Для печати отчета по конкретному ответственному подразделению данное поле заполняется, для печати по всем ответственным подразделениям поле не заполняется Для печати отчета по конкретному типу заказа данное поле заполняется, для печати по всем типам заказов поле не заполняется Режим печати: 1. План – для вывода плановых поступлений ДС по заказам; 2. Факт – для вывода фактических поступлений ДС по заказам; 3. План/Факт – для вывода плановых и фактических поступлений ДС по заказам

21 Комплексная система управления 1. Регистрация счетов на оплату осуществляется на основании этапа проекта. 2. Результатом регистрации счетов является: 2.1 Доступ к информации о выставленных счетах во вкладке «Счета этапа» по этапам проекта (заказа). 2.1 Доступ к информации о выставленных счетах во вкладке «Счета этапа» по этапам проекта (заказа). 2.2 Сформированные записи счетов на оплату, доступные по связи через этап проекта, а также в разделе «Счета на оплату» модуля «Управление закупками, складом и реализацией» для разнесения фактического поступления ДС по выставленным счетам и контроля выполнения финансовых обязательств заказчика. 2.2 Сформированные записи счетов на оплату, доступные по связи через этап проекта, а также в разделе «Счета на оплату» модуля «Управление закупками, складом и реализацией» для разнесения фактического поступления ДС по выставленным счетам и контроля выполнения финансовых обязательств заказчика. Регистрация счетов на оплату, выставленных заказчику Номер счета Дата счета Два вида счета: 1. Аванс – признак установлен; 2. Расчет – признак не установлен Сумма счета Оплачиваемые работы

22 Комплексная система управления 1. Информации о фактическом поступлении денежных средств поступает автоматизировано после регистрации фактического платежа в Системе и отражается в графике финансирования во вкладке «Финансирование этапа» и в счетах на оплату во вкладке «Счета этапа». 2. Фактический платеж в Системе появляется после автоматизированной загрузки или регистрации платежных поручений в разделе «Банковские документы» и формируется на основании плановых платежей, привязанных к конкретному договору. Фактическое поступление денежных средств Номер заказа, по которому планируются или поступили платежи Договор, по которому планируются или прошли платежи Состояние платежа: План или Факт Состояние закрытия планового платежа фактическими Номер планового платежа, на который отнесен фактический платеж

23 Комплексная система управления 1. Регистрация актов выполненных работ, накладных осуществляется на основании этапа договора в модуле «Управление закупками, складом и реализацией» («УЗСР»). 2. Результатом регистрации актов выполненных работ, накладных является: 2.1 Доступ к информации о сформированных актах, накладных в разделе «Расходные накладные на отпуск потребителям» модуля «УЗСР». 2.1 Доступ к информации о сформированных актах, накладных в разделе «Расходные накладные на отпуск потребителям» модуля «УЗСР». 2.2 Автоматизированное формирование товарных отчетов для отработки в бухгалтерском учете 2.2 Автоматизированное формирование товарных отчетов для отработки в бухгалтерском учете Регистрация актов/накладных по договору с заказчиком Номер заказа, по которому выставлены акты/накладные Номер договора, по которому выставлены акты/накладные Спецификация товарного документа После перевода товарного документ а в состояние «Отработан как факт» (Контекстное меню => Состояние => Отработать) формируется товарный отчет Сформированный товарный отчет доступен по связи документов Раздел «Товарные отчеты», в дальнейшем используется в модуле «Бухгалтерский учет» для формирования проводок по реализации После отработки товарного отчета в бухгалтерском учете формируется хозяйственная операция Содержание хозяйственной операции Проводки Ведение аналитических счетов заказа - аналитический счет определяется автоматизировано, исходя из товарного документа

24 Комплексная система управления Включает в себя следующие процессы: 1. Регистрацию информации о связи с существующим договором, этапом договора поставки (на выполнение услуг, работ), либо регистрацию нового договора, этапа договора поставки (на выполнение услуг, работ), в рамках выполнения заказа. 2. Регистрацию полученных счетов на оплату от поставщиков и внешних соисполнителей, автоматическое формирование планового платежа на расходование денежных средств на основании зарегистрированного счета. 3. Включение в заявку на оплату плановых платежей, отражение фактических выплат по полученным счетам. 4. Регистрацию полученных накладных (актов выполненных работ) от поставщика (внешнего соисполнителя). 5. Автоматизированное формирование Планов и отчетов по контрагентам. Управление договорными отношениями с поставщиками и внешними соисполнителями

25 Комплексная система управления Интеграция элементов модулей «Планирование и учет в проектах» (ПУП), «Управление закупками, складом и реализацией» (УЗСР) и «Управление финансами» (УФ) Управление договорными отношениями с поставщиками и внешними соисполнителями ПроектДоговор Этапы проекта Этапы договора Договоры этапа проекта ПУП УЗСР График поступления товаров и услуг Планы и отчеты по контрагентам Договоры этапа проекта (Счета) Договоры этапа проекта (Приходные накладные) УФ Заявка на платежи Распоряжение на оплату Банковские документы Вх. счета на оплату Приходные накладные Плановые платежи Фактические платежи

26 Комплексная система управления 1. Регистрация связи заказа с договорами поставки, на выполнение работ, услуг осуществляется для этапа проекта во вкладке «Договоры этапа проекта»: 1.1 Договоры на поставку и договоры с соисполнителем различаются типом договора, для договора на поставку тип – «Поставка», для договора с соисполнителем – тип «Работы». 1.2 Этап проекта может быть связан с этапом договора или с графиком поставки этапа договора. Один договор на поставку или соисполнение может быть связан с несколькими этапами проекта, также этап договора на поставку или соисполнение может быть связан с несколькими этапами проекта. Регистрация связи заказа с договорами поставки, на выполнение работ, услуг Выбирается договор Доступен выбор уже зарегистрированного договора или добавление нового договора для выбора Данные выбранного договора Выбирается существующий этап договора или вписывается номер последующего этапа договора Условия формирования плановых платежей на основании вх. счетов на оплату Группа ТМЦ: для работ – «Услуги»; для поставки – «Поставка» Сроки работ по договору Наименование выполняемых работ Стоимость выполняемых работ с учетом ставки по НДС Один договор связан с несколькими этапами проекта (заказами) через этапы договора Номер заказа Этап договора может быть связан с несколькими этапами проекта (заказами) через графики поставки (оказания услуг) Номера заказов

27 Комплексная система управления 2. Результатом регистрации связи заказа с договорами поставки и на соисполнение является: 2.1 Отражение информации о договорах, в рамках заказа, во вкладке «Договоры этапа проекта». 2.2 Доступ к договорам на поставку и соисполнение через раздел «Договоры» в модулях «ПУП», «УЗСР», «УФ», «БУ». Регистрация связи заказа с договорами поставки, на выполнение работ, услуг

28 Комплексная система управления После регистрации связи договоров на поставку, оказание работ, услуг с этапами заказов через WEB-интерфейс доступна информация о данных договорах по конкретному заказу Информация о договорах на поставку, оказание работ, услуг, в рамках этапов проекта (заказов) через WEB-интерфейс

29 Комплексная система управления 1. Регистрация счетов осуществляется на основании зарегистрированной записи договора во вкладке «Договоры этапа проекта». 2. Результатом регистрации счета является: 2.1 Доступ к информации о полученных счетах за поставку, работы, услуги по договору, в рамках заказа во вкладке «Договоры этапа проекта (счета)». 2.2 Сформированные записи полученных счетов от поставщиков и внешних соисполнителей доступны в разделе «Входящие счета на оплату» в модуле «Управление закупками, складом и реализацией» для обеспечения информацией об исполнении товарных и финансовых обязательств. 2.3 Автоматизировано сформированный плановый платеж на основании входящего счета и условий оплаты по работам договора. Регистрация полученных счетов на оплату от поставщиков и внешних соисполнителей Плановая дата платежа, до которой необходимо произвести платеж, исходя из условий договора.

30 Комплексная система управления После регистрации выставленных счетов поставщиками, соисполнителями через WEB-интерфейс доступна информация о сумме выставленных счетах по договорам поставки, выполнения работ, услуг, в рамках конкретного этапа проекта (заказа) Информация о выставленных счетах поставщиками, соисполнителями в рамках этапов проекта (заказов) через WEB-интерфейс

31 Комплексная система управления Информация об оплате счетов доступна в следующих разделах Системы: 1. Вкладка «Договоры этапа проекта (Счета)» раздела «Проекты» Модуля «Планирование и учет в проектах». 2. Раздел «Входящие счета на оплату» Модуля «Управление закупками складом и реализацией». 3. Раздел «Журнал платежей» Модулей «Управление закупками, складом и реализацией», «Управление финансами». Информация о фактических выплатах по счетам в Системе формируется следующим образом: 1. В Модуле «Управление финансами» формируется Заявка на платежи сотрудником финансового подразделения. 2. Сформированная Заявка утверждается ответственным сотрудником. 3. Вызов процедуры «(ЦИТКФ) Формирование распоряжения на оплату». Процедура формирует документы для проведения оплаты плановых платежей, включенных в заявку (распоряжение на оплату, платежные поручения) и фактические платежи, которые автоматизировано, разносятся по счетам, выставленным поставщиками и соисполнителями. Процедура формирует документы для проведения оплаты плановых платежей, включенных в заявку (распоряжение на оплату, платежные поручения) и фактические платежи, которые автоматизировано, разносятся по счетам, выставленным поставщиками и соисполнителями. Контроль оплаты счетов, выставленных поставщиками и соисполнителями Планируемые выплаты по счетам Фактическая оплата счетов Дата, на которую формируется Заявка Период включения платежей в Заявку Условия включения платежей в Заявку. Период включения переносится из Заявки. Сформированная Заявка для утверждения Возможность частичного включения, разделения, исключения платежей Подписание реестра платежей После утверждения Заявки, платежи переходят в состояние «Утверждено»

32 Комплексная система управления После автоматизированного отражения фактических выплат по счетам (вызова процедуры « (ЦИТКФ) Формирование распоряжения на оплату») через WEB-интерфейс доступна информация об оплате счетов по договорам на поставку, выполнения работ и услуг. После автоматизированного отражения фактических выплат по счетам (вызова процедуры «(ЦИТКФ) Формирование распоряжения на оплату») через WEB-интерфейс доступна информация об оплате счетов по договорам на поставку, выполнения работ и услуг. WEB-интерфейс - Информация о фактической оплате счетов, выставленных поставщиками и соисполнителями

33 Комплексная система управления 1. Регистрация накладных, актов выполненных работ осуществляется на основании зарегистрированной записи договора во вкладке «Договоры этапа проекта» 2. Результатом регистрации накладной (акта выполненных работ) является: 2.1 Доступ к информации о накладных (актах выполненных работ) по договорам поставки, соисполнения, в рамках заказа во вкладке «Договоры этапа проекта (накладные)». 2.2 Сформированные записи накладных (актов выполненных работ) по договорам поставки (соисполнения), доступные в разделе «Приходные накладные» модуля «Управления закупками, складом и реализацией» для контроля исполнения обязательств по договорам. Регистрация полученных накладных (актов выполненных работ) от поставщика (внешнего соисполнителя). Номер заказа, в рамках которого пришел товарный документ Накладная, в рамках нескольких заказов Номера заказов, в рамках которых была поставка конкретной позиции накладной

34 Комплексная система управления 1. Планы и отчеты по контрагентам формируются автоматизировано после добавления записи договора, связанного с этапом проекта, во вкладке «Договоры этапа проекта» и содержат следующую информацию: 1.1 Договоры в разрезе контрольных статей затрат за конкретный год плановые и фактические суммы по всем договорам, в рамках контрольной статьи Плановые платежи по договорам помесячно и в совокупности за текущий год Фактические платежи по договорам помесячно и в совокупности за текущий год. 2. Информация по планам и отчетам контрагентов для определенного этапа проекта доступна по связи для выбранного этапа проекта. 3. Информация по планам и отчетам контрагентов для всех этапов проекта доступна в разделе «Планы и отчеты по контрагентам» (Документы => Планы и отчеты по контрагентам). Автоматизированное формирование Планов и отчетов по контрагентам Контрольная статья БДДС Договоры по статье БДДС Фактические выплаты по определенному договору помесячно Фактические выплаты за год по определенному договору Плановый помесячный график выплат по определенному договору Плановые выплаты за год по определенному договору

35 Комплексная система управления 1. В разделе «Договоры» Модулей «Планирование и учет в проектах», «Управление финансами», «Управление закупками, складом и реализацией» доступно формирование отчетной формы «Справка по договорам». 2. Отчетная форма «Справка по договорам» может формироваться как по конкретному договору, так и по всем выделенным отобранным договорам и содержит следующую информацию: 2.1 Информацию об этапе договора – выполняемые работы, условия оплаты, наименование контрагента, стоимость выполняемых работ, номер заказа, в рамках которого выполняются работы. 2.2 Информацию о выставленных счетах поставщиками, соисполнителями – дата, номер, сумма документа. 2.3 Информацию о документах, подтверждающих оплату счетов - дата, номер, сумма документа. 2.4 Информацию о накладных, актах сдачи-приемки работ - дата, номер, сумма документа. Отчетность по договорам поставки, выполнения работ, услуг

36 Комплексная система управления Включает в себя следующие процессы: 1. Формирование планов по себестоимости заказа на год. 2. Загрузка фактических затрат в разрезе выполняемых заказов из данных бухгалтерского учета и отражение фактических затрат в Планах и отчетах по статьям себестоимости, структуре цены этапа. 3. Формирование карточек планово-фактических затрат подразделений для помесячного контроля Плана по себестоимости. Планирование себестоимости по этапам проекта и учет фактических затрат

37 Комплексная система управления Последовательность действий при планировании Годовой План по себестоимости заказа План передачи трудоемкости заказа на год Планы по соисполнителям заказа на год Фактические затраты Годовой План по статьям заказа Структура цены заказа ПЭО WEB- интерфейс Ответственное подразделениеБухгалтерия Карточки планово- фактических затрат подразделений Формирование шаблона Плана по себестоимости на год Утверждение Плана по себестоимости Шаблон «Плана по себестоимости» Заполненный План по себестоимости Утвержденный План по себестоимости Фактические затраты Формирование КПФЗП для ежемесячного планирования Утверждение КПФЗП КПФЗП для заполнения Заполненная КПФЗП Скорректированные плановые затраты

38 Комплексная система управления Формирование планов по себестоимости заказа на год реализуется в разделе «Карточки ПФЗП и планы по себестоимости» следующим образом: 1. Добавление записи документа «План по себестоимости» для заказа на год. 2. Формирование состава Плана по себестоимости. 3. Выгрузка шаблона документа «План по себестоимости» для заполнения ответственным подразделением. 4. Заполнение ответственным подразделением Плана по себестоимости. 5. Загрузка данных заполненного документа «План по себестоимости» в раздел «Карточки ПФЗП и планы по себестоимости». Формирование планов по себестоимости заказа на год Выбор заказа(этапа проекта), для которого будет формироваться План по себестоимости Выбор годового расчетного периода, за который будет формироваться План по себестоимости Выбор типа документа «План по себестоимости» Ввод даты добавления документа Состав Плана – перечень статей структуры цены заказа с разбиением на месяцы Значения структуры цены заказа по договору Загруженные значения Плана себестоимости

39 Комплексная система управления 1. Загруженные данные Планов по себестоимости доступны для редактирования до момента предварительного утверждения их сотрудниками ПЭО. 2. Предварительное утверждение обеспечивается сотрудником ПЭО, курирующим заказ, путем смены состояния Плана по себестоимости на «Утвержден». 3. Для поддержания версионности Планов реализована возможность ведения нескольких предварительно утвержденных планов в разделе «Карточки ПФЗП и планы по себестоимости». 4. Полностью утвержденный План по себестоимости может быть только один. Окончательное утверждение Плана также реализуется сотрудниками ПЭО, путем смены состояния Плана по себестоимости на «Отработан». Утверждение Планов по себестоимости заказов

40 Комплексная система управления Результатом утверждения Планов по себестоимости является: 1. Сформированная запись «Плана по статьям» в разделе «Планы и отчеты по статьям» для дальнейшего использования в учете информации о плановых и фактических затратах. 2. Перенос значений плановых затрат во вкладку «Структура цены» этапа проекта для постатейного контроля затрат этапа проекта и формирования отчетности по проекту. 3. Формирование отчетной формы «Операционный бюджет организации» 4. Доступ через WEB-интерфейс к информации об утвержденных запланированных затратах по заказам. Утвержденные Планы по себестоимости Выбор режима печати отчета: 1. По планам себестоимости (ели признак установлен) – формируется по данным планов себестоимости на год; 2. По КПФЗП (если признак не установлен) – формируются по данным КПФЗ за месяц.

41 Комплексная система управления Отражение фактических затрат по заказам выполняется ежемесячно с использованием данных бухгалтерского учета в разделе «Журнал затрат». 1. Формирование фактических данных в разделе «Журнале затрат» обеспечивается использованием следующих вариантов: 1.1 Автоматизированное формирование записей фактических затрат в разделе «Журнал затрат», реализуется при условии ведения бухгалтерского учета в модуле «Бухгалтерский учет» ИС «Парус 8». 1.2 Загрузка в раздел фактических затрат из данных бухгалтерского учета, реализуется при условии ведения бухгалтерского учета в иной информационной системе и написания конвертера для загрузки фактических затрат в ИС «Парус 8». 2. Отработка журнала затрат для отражения фактических затрат заказов в разделах: 2.1 «Проекты», вкладка «Структура цены»; 2.2 «Планы и отчеты по статьям». Отражение фактических затрат по заказам на основании данных бухгалтерского учета

42 Комплексная система управления Карточки планово-фактических затрат подразделений (КПФЗП) обеспечивают ежемесячное планирование затрат, после учета фактических затрат за месяц для возможности перепланирования Плана по себестоимости. 1. Формирование КПФЗП реализуется в разделе «Карточки ПФЗП и планы себестоимости» следующим образом: 1. 1 Добавление записи документа «КПФЗП»; 1.2 Формирование состава КПФЗП; 1.3 Выгрузка шаблона «КПФЗП» для заполнения ответственным подразделением за выполнение заказа; 1.4 Заполнение КФЗП ответственным подразделением; 1.5 Загрузка заполненной КПФЗП в раздел «Карточки ПФЗП и планы себестоимости»; 1.6 Утверждение КПФЗП. 2. Результатом формирования КПФЗП является возможность формирования следующих отчетных форм: 2.1 Операционные бюджеты подразделений; 2.2 Операционный бюджет организации на основании данных КПФЗП. Формирование карточек планово-фактических затрат подразделений Фактические затраты Плановые затраты Фактические затраты подразделения, не доступны для редактирования Запланированные затраты подразделения, доступны для редактирования Документ проверен и принят сотрудниками ПЭО Плановые значения Фактические значения

43 Комплексная система управления 1. Автоматизированное формирование Планов по внутреннему соисполнению заказа (этапа проекта). 2. Отражение фактически переданной трудоемкости по заказу (этапу проекта) подразделениям исполнителям. 3. Анализ с использованием WEB-интерфейса - загруженности подразделений заказами, израсходования трудоемкости заказов подразделениями. 4. Планирование и контроль исполнения работ этапа проекта. 4. Планирование и контроль исполнения работ этапа проекта. Планирование внутреннего соисполнения и учет фактически переданной трудоемкости по подразделениям

44 Комплексная система управления Последовательность действий при планировании Годовой План по себестоимости заказ План передачи трудоемкости заказа на год Планы по соисполнителям заказа на год Фактические затраты График работ заказа ПЭО WEB- интерфейс Ответственное подразделение Бухгалтерия Фактические затраты Формирование Плана передачи трудоемкости на основании Плана по себестоимости (ФОТ) Данные о ФОТ в рамках заказа по подразделениям План передачи трудоемкости для заполнения Заполненный План передачи трудоемкости Утверждение Плана передачи трудоемкости Утвержденный План по передачи трудоемкости Регистрация Графика работ График работ для утверждения Утверждение Графика работ Утвержденный График работ Планирование внутреннего соисполнения и учет фактически переданной трудоемкости Планирование и исполнение работ заказа

45 Комплексная система управления 1. Формирование Плана передачи трудоемкости заказа на основании Плана по себестоимости раздела «Карточки ПФЗП и планы по себестоимости». 2. Передача сформированного Плана передачи трудоемкости ответственному подразделению для корректировки. 3. Загрузка данных скорректированного Плана передачи трудоемкости. 4. Проверка и предварительное утверждение Плана передачи трудоемкости сотрудниками ПЭО. После предварительного утверждения изменения данных Плана становится не доступным. 5. Возможность поддержания версионности Планов передачи трудоемкости. 6. Окончательное утверждение Плана передачи трудоемкости для формирования рабочего Плана по соисполнителям. Окончательно утвержденный План передачи трудоемкости может быть только один. Автоматизированное формирование Планов по внутреннему соисполнению заказа (этапа проекта) Поле «Стоимость единицы объема» содержит значение средней заработной платы за месяц. Значение подтягивается из этапа проекта поля «Согласованная средняя з/п».

46 Комплексная система управления 1. Доступ к нескольким версиям Планов передачи трудоемкости заказа (этапа проекта) в разделе «Ведомости и планы передачи трудоемкости». 2. Отображение информации о соисполнителях этапа во вкладке «Этапы проекта» после отработки Плана по передачи трудоемкости. 3. Сформированный План по соисполнителям заказа (этапа проекта). Результат формирования Планов по внутреннему соисполнению

47 Комплексная система управления После формирования Плана по передачи трудоемкости в разделе «Ведомости и планы передачи трудоемкости» доступно формирование следующих отчетных. 1. Сводный годовой план в разрезе заказов; 2. Сводный годовой план в разрезе исполнителей; Отчетные формы по планированию трудоемкости Год, за который формируется отчет Дата, на которую формируется отчет Трудоемкость по заказу Трудоемкость по подразделениям, выполняющим заказ Трудоемкость по всем заказам Год, за который формируется отчет Возможность формировать отчет для конкретного подразделения Дата, на которую формируется отчет Признак «Показывать суммы»: 1. Установлен – плановая трудоемкость за год показывается в рублях и в Ч/М; 2. Не установлен - – плановая трудоемкость за год показывается только в Ч/М. Признак «Расчет ФОТ по СЗП»: 1. Установлен – ФОТ подразделения рассчитывается на основании установленной средней заработной платы для предприятия; 2. Не установлен – ФОТ подразделения рассчитывается на основании данных модуля «Управление персоналом и штатное расписание» Трудоемкость по подразделению Трудоемкость по подразделению, в разрезе выполняемых заказов Итоговая трудоемкость по всем подразделениям Аналитическая информация по загруженности подразделений и предприятия в целом

48 Комплексная система управления Фактически переданная трудоемкость переносится автоматизировано после отработки Журнала затрат в следующие разделы: 1. «Проекты», вкладка «Соисполнители этапа»; 2. «Планы и отчеты по соисполнителям» Фактически переданная трудоемкость подразделениям по заказам

49 Комплексная система управления 1. Визуализация информации о трудоемкости этапа проекта в разрезе подразделений – соисполнителей. 2. Исполнение заказов – передача трудоемкости подразделениям, доля выполняемых работ подразделением в работах заказа. 3. Заказы подразделений, обеспеченность подразделений заказами на год. WEB-интерфейс Трудоемкость по этапам заказа Трудоемкость план/факт головного подразделения и подразделений- соисполнителей, процент передачи трудоемкости. Трудоемкость план/факт подразделения по заказам Обеспеченность подразделения заказам Трудоемкость по всем подразделениям, участвующим в заказе Трудоемкость план/факт подразделения по заказу помесячно

50 Комплексная система управления 1. Регистрация работ по подразделениям исполнителям с использованием WEB-интерфейса. 2. Утверждение графика работ. 3. Контроль исполнения работ. Планирование и исполнение работ этапа проекта

51 Комплексная система управления 1. Регистрация работ этапов проекта (заказов) по подразделениям исполнителям осуществляется в разделе «Планы-графики работ» WEB- интерфейса. 2. Результатом регистрации работ через WEB-интерфейс является сформированный для утверждения график работ в подразделе «Неутвержденный график работ» раздела «Проекты» Регистрация работ по подразделениям исполнителям с использованием WEB-интерфейса Выбор этапа проекта Ввод наименования работы Сроки работы Ввод данных для работ с выпуском продукции Выбор отчетной формы по данной работе Выбор подразделений- исполнителей по данной работе Добавленные работы в план- график работ График –работ в рабочем режиме является неутвержденным и доступен для редактирования

52 Комплексная система управления Процесс утверждения графика работ заключается в следующем: 1. Печать Плана-графика работ головным подразделением и подписание у сотрудников, ответственных за выполнение работ заказа, через WEB-интерфейс. 2. Передача в ПЭО подписанного Плана-графика работ. 3. Контроль сотрудником ПЭО совпадения данных подписанного Плана-графика работ и данных «Неутвержденного графика работ» в разделе «Проекты». 4. При совпадении данных работ, сотрудник ПЭО утверждает График работ, выполнением действия «Перенести в проект». Результатом утверждения Графика работ является следующие: 1. Доступ сотрудников ПЭО для контроля сроков выполнения работ к информации об утвержденных работах по конкретному заказу через раздел «Проекты», вкладки «Работы проекта», «Работы этапа». 2. Доступ сотрудников головных подразделений, подразделений- исполнителей к утвержденному актуальному графику работ в режиме реального времени через WEB-интерфейс. Утверждение Графика работ

53 Комплексная система управления Контроль исполнения работ осуществляют сотрудники ПЭО, обеспечивая выполнение следующих действий в разделе «Проекты»: 1. Принятие факта исполнения работ (отчетного документа, подтверждающего выполнение) и отражение факта выполнения работ этапа проекта. 2. Формирование отчетной формы «Работы с истекающим сроком исполнения». 3. Автоматизированное отражение информации о факте принятия работ ПЭО в WEB-интерфейсе для головных подразделений, подразделений-исполнителей. Контроль исполнения работ Ввод даты внутреннего акта по принятой работе Номер внутреннего акта по принятой работе Работы с истекшим сроком выполнения Работы с истекающим сроком исполнения Отражение факта принятия выполненных работ

54 Комплексная система управления Бухгалтерский учет фактических затрат заказов ЧАСТЬ 2

55 Комплексная система управления 1. Бухгалтерский учет затрат в разрезе заказов, статей, подразделений реализуется в Модуле «Бухгалтерский учет» с использованием возможности настройки аналитики Плана счетов. 2. Настройка аналитики Плана счетов заключается в назначении счету разделов Модуля, например, раздел «Элементы дохода и расхода», и формировании аналитических счетов по всем или по выбранным записям назначенного раздела. Для любого счета, возможно задать не более 5 уровней аналитики, т.е. не более 5 разделов Модуля. 3. Для бухгалтерского учета затрат в разрезе заказов, статей и подразделений формируем аналитические счета с назначение следующих разделов Модуля: 1 уровень – аналитические счета по заказам: назначается раздел «Лицевые счета», в данном разделе зарегистрированы номера заказов; 2 уровень – аналитические счета по статьям затрат: назначается раздел « Элементы доходы и расходы, статьи затрат», в данном разделе хранится перечень статей затрат, расходов, доходов, исходя из принятой классификации в организации; 3 уровень – аналитические счета по подразделениям: назначается раздел «Штатные подразделения», в данном разделе ведется штатная структура предприятия. Ведение бухгалтерского учета по аналитическим признакам Затратные счета Назначенный раздел «Лицевые счета» Номера заказов Назначенный раздел «Статьи затрат» Статьи затрат Назначенный раздел «Штатные подразделения» Подразделения

56 Комплексная система управления Ведение аналитических счетов по заказам, статьям затрат и подразделений позволяет автоматизировано формировать хозяйственные операции с проводками по аналитическим счетам, на основании которых формируются фактические затраты, разнесенные по заказам, статьям и подразделениям. Учет затрат в разрезе заказов, статьей структуры цены и подразделений Номер счета Аналитика - заказа Аналитика - Подразделение Аналитика – Статья затрат Фактические затраты

57 Комплексная система управления 1. Списание на заказ услуг, работ соисполнителей проводится на основании товарного отчета, в который включаются акты выполненных работ. 2. Списание на заказ материалов и спецоборудования проводится на основании товарного отчета, в который включаются расходные накладные на отпуск в подразделения. Учет списания на заказ услуг, работ соисполнителей, ТМЦ и спецоборудования Этап договора Хозяйственные операции Акты выполненных работ Товарные отчеты Расходная накладная на отпуск в подразделение – передача материально ответственному лицу подразделения Номер заказа, в рамках которого оказывались услуги, выполнялись работы Статья затрат Номер заказа Номер затратного счета Статья затрат Подразделение Товарные отчеты Приходные ордера Этап договора Приходные накладные Расходная накладная на отпуск в подразделение – передача в подразделение материально ответственным лицом Хозяйственные операции Статья затрат Номер заказа Статья затратПодразделение Номер затратного счета Поступление на склад ТМЦ и спецоборудования Передача ТМЦ, спецоборудования на склад подразделения или материально ответственному лицу Списание на заказа ТМЦ и спецоборудования

58 Комплексная система управления 1. Начисление заработной платы реализуется на базе приложения «Расчет заработной платы» ИС «Парус – Предприятия 8» или иной ИС с возможностью загрузки сформированных данных о начислении заработной платы в приложение «Бухгалтерский учет» ИС «Парус – Предприятия 8». 2. Затраты на оплату труда списываются с учетом ведения аналитики по заказам, подразделениям и статьям. Отражение в разрезе заказов на счетах бухгалтерского учета списания затрат на оплату труда.

59 Комплексная система управления Отражение в разрезе заказов на счетах бухгалтерского учета поступления и расходования денежных средств реализуется отработкой в учете фактических платежей в разделе «Журнал платежей». Отражение в разрезе заказов на счетах бухгалтерского учета поступления и расходования денежных средств.