Бизнес-процессы управления проектами Ловыгин Василий ведущий эксперт Центра информационных технологий и консалтинга ПАРУС lovigin@parus.ru. - презентация

1 Бизнес-процессы управления проектами Ловыгин Василий ведущий эксперт Центра информационных технологий и консалтинга ПАРУС

2 Комплексная система управления Основные бизнес-процессы управления проектами Проект – договор (заказ) на разработку новой или модернизацию продукции, включающий следующие основные этапы: проектирование, технологическая подготовка производства, изготовление опытных образцов изделий или узлов изделий, испытание опытных образцов, доработка конструкторской и технологической документации. Управление проектами – балансирование между объемом работ, ресурсами (финансовыми, трудовыми, материальными), временем, качеством и рисками в рамках всех проектов выполняемых предприятием. Балансирование путем планирования работ и затрат, учета фактического финансирования проектов, фактического исполнения работ и фактических затрат и перепланирования при отклонении факта от плана. Бизнес-процессы управления проектами обсуждаемые на семинаре Планирование трудоемкости проектов и загрузки подразделений Планирование трудоемкости проектов и загрузки подразделений Планирование затрат проектов Планирование затрат проектов Управление договорами с заказчиками Управление договорами с заказчиками Управление договорами с соисполнителями и поставщиками Управление договорами с соисполнителями и поставщиками Управление затратами проектов Управление затратами проектов Управление подразделениями исполнителями проектов Управление подразделениями исполнителями проектов

3 Комплексная система управления Взаимосвязь бизнес-процессов управления проектами Проект Этапы проекта Графики работ этапов Ведомость исполнения Планирование проектов Договор с заказчиком Этапы договора Договоры Управление договорами с заказчиками График платежей Планы и отчеты подразделений Штатные расписания подразделений Управление подразделениями Бухгалтерский учет Счета Фактические платежи Акты Управление договорами с соисполнителями и поставщиками Этапы договоров Плановые платежи Фактические платежи Акты, Накладные Трудоемкость Трудоемкость Ресурсы работ Плановые затраты по статьям Фактические затраты по статьям

4 Комплексная система управления Планирование трудоемкости и загрузки подразделений Перспективное планирование - прогноз загрузки подразделений и оценка обеспеченности проектов собственными трудовыми ресурсами. Реализуется следующими функциями информационной системы: Регистрация проектов Регистрация проектов Определение сроков выполнения и общей трудоемкости проектов Определение сроков выполнения и общей трудоемкости проектов Определение состава подразделений исполнителей и процента участия подразделений в проектах Определение состава подразделений исполнителей и процента участия подразделений в проектах Ведение данных о фонде рабочего времени подразделений по годам Ведение данных о фонде рабочего времени подразделений по годам Расчет и анализ общей загрузки подразделений Расчет и анализ общей загрузки подразделений Годовое планирование – расчет и распределение плановой загрузки подразделений предприятия по кварталам (месяцам) и оценка равномерности загрузки подразделений, с учетом штатного расписания подразделений и рабочего календаря. Реализуется следующими функциями информационной системы: Изменение состояния проектов (Зарегистрирован, Открыт, Приостановлен, Закрыт) Изменение состояния проектов (Зарегистрирован, Открыт, Приостановлен, Закрыт) Регистрация этапов проектов Регистрация этапов проектов Определение сроков выполнения и трудоемкости этапов проектов Определение сроков выполнения и трудоемкости этапов проектов Определение состава подразделений исполнителей и процента участия подразделений в этапах проектов Определение состава подразделений исполнителей и процента участия подразделений в этапах проектов Ведение штатного расписания подразделений Ведение штатного расписания подразделений Расчет плановой трудоемкости подразделений во всех этапах проектов, выполняемых в планируемом периоде, равномерное распределение плановой трудоемкости по кварталам (месяцам) Расчет плановой трудоемкости подразделений во всех этапах проектов, выполняемых в планируемом периоде, равномерное распределение плановой трудоемкости по кварталам (месяцам) Расчет фонда рабочего времени подразделений и анализ загрузки подразделений по кварталам (месяцам) Расчет фонда рабочего времени подразделений и анализ загрузки подразделений по кварталам (месяцам)

5 Комплексная система управления Текущее планирование трудоемкости Текущее планирование – формирование планов подразделений на квартал (месяц) с учетом фактической трудоемкости предыдущих периодов или фактического выполнения работ проектов. Реализация в информационной системе зависит от вовлеченности в процесс планирования подразделений исполнителей и обеспечивается следующими функциями: Изменение состояния этапов проектов (Зарегистрирован, Открыт, Приостановлен, Закрыт) Изменение состояния этапов проектов (Зарегистрирован, Открыт, Приостановлен, Закрыт) Ведение графика работ этапов проектов Ведение графика работ этапов проектов Определение трудовых ресурсов, необходимых для выполнения работ Определение трудовых ресурсов, необходимых для выполнения работ Формирования планов работ подразделений или плановой загрузки подразделений Формирования планов работ подразделений или плановой загрузки подразделений Анализ загрузки подразделений на основании штатного расписания и рабочего календаря Анализ загрузки подразделений на основании штатного расписания и рабочего календаря Ведение данных о фактической трудоемкости работ подразделений по этапам проектов или по работам этапов проектов Ведение данных о фактической трудоемкости работ подразделений по этапам проектов или по работам этапов проектов План/факт анализ трудоемкости этапов проектов в разрезе подразделений План/факт анализ трудоемкости этапов проектов в разрезе подразделений Текущее планирование, в зависимости от участия подразделений исполнителей в процессе планирования, может осуществляться с детализацией до этапов проектов, до работ этапов проектов.

6 Комплексная система управления Текущее планирование трудоемкости Планирование с детализацией до этапов проектов Этапы проектов Фактическая трудоемкость работ подразделений на этапе проекта Плановая трудоемкость работ подразделений на этапе проекта Расчет плановой трудоемкости на период Кол-во рабочих дней (часов) в периоде Планы подразделений Анализ плановой загрузки подразделений на период Рабочие календари подразделений Штатные расписания Отчеты подразделений – фактическая трудоемкость по этапам проектов Табели Анализ фактической загрузки подразделений за период

7 Комплексная система управления Текущее планирование трудоемкости и работ Планирование с детализацией до работ этапов проектов Этапы проектов Фактически использовано трудовых ресурсов График работ этапов проекта Расчет плановой трудоемкости работ на период Кол-во рабочих дней (часов) в периоде Планы подразделений Анализ плановой загрузки подразделений на период Рабочие календари подразделений Штатные расписания Отчеты подразделений – фактическое исполнение и трудоемкость работ Плановая потребность в трудовых ресурсах Анализ фактической загрузки подразделений на период Табели

8 Комплексная система управления Планирование затрат проектов Планирование затрат проектов может вестись в информационной системе с детализацией: 1.Проект – Этап – Статья затрат – Подразделение 2.Проект – Этап – Работа – Ресурс - Статья затрат – Подразделение Для реализации первого варианта достаточно автоматизировать работу ПЭО, в части ведения плановой калькуляции затрат этапов проекта в разрезе статей затрат и подразделений. Плановая калькуляция затрат проекта рассчитывается на основании плановых калькуляций этапов проекта. Текущее планирование затрат (на квартал/месяц) выполняется в системе путем расчета суммы плановых затрат по статье, как части суммы затрат этапа. Для реализации второго варианта требуется автоматизация работы плановиков подразделений исполнителей проектов. В системе планируются ресурсы (трудовые, материальные, оборудования), необходимые для выполнения работ этапов проекта, и система выполняет расчет плановой калькуляции затрат работ и этапов проекта. Планирование затрат подразделениями выполняется с использованием документа «Смета». Плановая калькуляция затрат проекта рассчитывается на основании плановых калькуляций этапов проекта. Плановая калькуляция затрат проекта рассчитывается на основании плановых калькуляций этапов проекта. Текущее планирование затрат (на квартал/месяц) выполняется в системе при формировании планов подразделений на период с привязкой к работам выполняемым подразделением.

9 Комплексная система управления MS Project Сетевое планирование и моделирование работСетевое планирование и моделирование работ Взаимосвязь приложений или интеграция систем Планирование и учет в проектах Планирование и учет в проектах Планирование проектов, этапов, работ, ресурсов. Сметы проектов.Планирование проектов, этапов, работ, ресурсов. Сметы проектов. Экономика проекта – затраты, стоимостьЭкономика проекта – затраты, стоимость Формирование договоров с заказчикамиФормирование договоров с заказчиками Формирование договоров с субподрядчикамиФормирование договоров с субподрядчиками Контроль фактического исполненияКонтроль фактического исполнения Формирование отчетных формФормирование отчетных форм Электронный архив документовЭлектронный архив документов Планирование проектов, этапов, работ, ресурсов. Сметы проектов.Планирование проектов, этапов, работ, ресурсов. Сметы проектов. Экономика проекта – затраты, стоимостьЭкономика проекта – затраты, стоимость Формирование договоров с заказчикамиФормирование договоров с заказчиками Формирование договоров с субподрядчикамиФормирование договоров с субподрядчиками Контроль фактического исполненияКонтроль фактического исполнения Формирование отчетных формФормирование отчетных форм Электронный архив документовЭлектронный архив документов Управление персоналом Управление персоналом Штатное расписаниеШтатное расписание Кадровые приказыКадровые приказы Табельный учетТабельный учет Штатное расписаниеШтатное расписание Кадровые приказыКадровые приказы Табельный учетТабельный учет Расчет заработной платы Расчет заработной платы Учет затрат на оплату труда сотрудников научных подразделений, сотрудников обеспечивающих подразделенийУчет затрат на оплату труда сотрудников научных подразделений, сотрудников обеспечивающих подразделений Управление закупками, складом и реализацией Управление закупками, складом и реализацией Согласование и исполнение договоров с заказчиками и внешними исполнителямиСогласование и исполнение договоров с заказчиками и внешними исполнителями Обеспечение материальными ресурсамиОбеспечение материальными ресурсами Мониторинг исполненияМониторинг исполнения Управление платежамиУправление платежами Оперативный контроль задолженностиОперативный контроль задолженности Согласование и исполнение договоров с заказчиками и внешними исполнителямиСогласование и исполнение договоров с заказчиками и внешними исполнителями Обеспечение материальными ресурсамиОбеспечение материальными ресурсами Мониторинг исполненияМониторинг исполнения Управление платежамиУправление платежами Оперативный контроль задолженностиОперативный контроль задолженности Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Фактический учет затрат в разрезе научной тематики, центров затрат и др.Фактический учет затрат в разрезе научной тематики, центров затрат и др. Позаказный учетПозаказный учет Бухгалтерский учет согласно действующего законодательстваБухгалтерский учет согласно действующего законодательства Фактический учет затрат в разрезе научной тематики, центров затрат и др.Фактический учет затрат в разрезе научной тематики, центров затрат и др. Позаказный учетПозаказный учет Бухгалтерский учет согласно действующего законодательстваБухгалтерский учет согласно действующего законодательства Планирование и учет в производстве Планирование и учет в производстве Спецификация изделияСпецификация изделия Производственное планированиеПроизводственное планирование Оперативный учет в производствеОперативный учет в производстве Спецификация изделияСпецификация изделия Производственное планированиеПроизводственное планирование Оперативный учет в производствеОперативный учет в производстве

10 Комплексная система управленияВыводы Автоматизация бизнес-процессов управления проектами может выполняться на предприятии поэтапно. От планирования загрузки подразделений и затрат, до управления исполнением работ проектов. Автоматизация бизнес-процессов управления проектами может выполняться на предприятии поэтапно. От планирования загрузки подразделений и затрат, до управления исполнением работ проектов. Для автоматизации функций: Для автоматизации функций: планирование загрузки подразделений планирование загрузки подразделений планирования затрат планирования затрат формирование графиков работ этапов проектов формирование графиков работ этапов проектов определение ресурсов работ определение ресурсов работ формирование планов и отчетов подразделений формирование планов и отчетов подразделений учет фактических затрат проектов учет фактических затрат проектов план/факт анализ затрат проектов план/факт анализ затрат проектов контроль исполнения работ проектов контроль исполнения работ проектов в ПП «ПАРУС-Предприятие» предназначен модуль «Планирование и учет в проектах».

11