Система внутреннего контроля на уровне бизнеса и на уровне бизнес-процессов Новичков Алексей Руководитель направления Департамента управленческого консалтинга. - презентация

1 Система внутреннего контроля на уровне бизнеса и на уровне бизнес-процессов Новичков Алексей Руководитель направления Департамента управленческого консалтинга

2 Определение внутреннего контроля (модель COSO) Внутренний контроль – процесс, осуществляемый Советом директоров, руководством и другим персоналом организации, направленный на обеспечение разумной уверенности в том, что будут достигнуты цели организации по: эффективности и экономичности операций; достоверности отчетности; соответствию деятельности действующему законодательству

3 Постановка СВК по методике COSO Баланс (форма 1) Отчет о прибылях и убытках (форма 2) Выявление существенных счетов Выявление существенных процессов Регламентация существенных процессов Формирование комитета по аудиту Разработка основных документов … Корпоративный уровень Уровень процессов

4 Традиционный подход к постановке СВК в России Сложность выполняемых операций Масштабы возможных потерь материаль- ных и финансовых ресурсов Финансы Продажи Снабжение Капвложения и ремонты Персонал Произ- водство Защита бизнеса 2 Договоры 8 Корпоративный уровень Уровень процессов

5 Альтернативный подход к постановке СВК Ущерб, млн. руб Вероятность, % … Ущерб, млн. руб Вероятность, % Построение карты рисков Выявление ключевых рисков Разработка программы мероприятий по снижению каждого риска, расчет прогнозного эффекта Разработка плана-графика мероприятий по внедрению СВК: риски 1,4,5.

6 По подсистемам управления На основании карты рисков Достоинства Недостатки «Системность» в постановке СВК Как правило, пресекаются наиболее существенные злоупотребления Для достижения эффекта необходимо относительно продолжительное время и значительные затраты Существенно более быстрый эффект и меньшие затраты по сравнению с другими вариантами Возможны ошибки при определении вероятности рисков и ущерба от них «Латание» дыр, а не планомерная работа Сравнение подходов Методика COSO Направлено на повышение достоверности отчетности, а не на пресечение злоупотреблений «Системность» в постановке СВК Повышение инвестиционной привлекательности

7 Учет специфики бизнеса в России для постановки СВК Мотивация топ- менеджеров Злоупотребления и мошенничество Наказания РФЗаграница Как правило, не связана с ростом капитализации компании Опционы являются традиционным инструментом мотивации Многочисленные случаи злоупотреблений и мошенничества Существенно меньше злоупотреблений и случаев мошенничества Применение ст. 201, 204 УК РФ – единичные случаи Многочисленные наказания, вплоть до лишения свободы ! Специфика ведения бизнеса в России требует внесения некоторых изменений в международные подходы к постановке СВК

8 Необходимая формальная часть. Для публичных компаний проверяется внешним аудитором Полноценная система внутреннего контроля Эффективность и экономичность операций Достоверность финансовой отчетности Соответствие деятельности законодательству Управленческая эффективность Отсутствие фактов мошенничества Неформальная часть. Необходима для достижения экономических показателей

9 Внутренний контроль на уровне бизнеса

10 Масштаб бизнеса и внутренний контроль Функции внутреннего контроля исполняет владелец бизнеса Предпринимательская модель управления Создание бизнеса Функции внутреннего контроля исполняет топ- менеджмент, появление подразделения внутреннего контроля в подчинении финансового директора Регулярный менеджмент, возможны некоторые функциональные пробелы Регулярный менеджмент, полнофункциональная организационная структура «Порог 1» (выручка превышает 0,5-2 млрд. руб.) «Порог 2» (выручка превышает 1-5 млрд. руб.) Возникновение полнофункциональ- ного внутреннего контроля

11 Подразделения внутреннего контроля на этапе роста Генеральный директор Финансовый директор Финансовый контролер Директор по безопасности Масштаб бизнеса Собственник Подразделение внутреннего аудита Подразделение внутреннего контроля «Порог 1» «Порог 2»

12 Наиболее современная структура подразделений внутреннего контроля и риск-менеджмента (публичная компания) Служба экономической безопасности Служба внутреннего аудита Служба физической охраны Служба риск- менеджмента Служба внутреннего контроля Совет директоров Генеральный директор Комитет по аудиту

13 «Рабочая» российская структура подразделений внутреннего контроля (непубличные компании) Служба экономической безопасности Директор по внутреннему контролю и аудиту Служба физической охраны Служба внутреннего аудита Служба внутреннего контроля и риск- менеджмента Ключевой собственник (совет директоров) Ключевой собственник (совет директоров) Генеральный директор Директор по безопасности

14 Несоответствие корпоративной структуры и схемы ФХД стратегии развития Инвестиционно-привлекательные структура и схема ФХД в «семейном» бизнесе Непрозрачность бизнеса, которому необходима инвестиционная привлекательность Отсутствие защиты от поглощения Отсутствие налогового планирования Типовые проблемы корпоративной структуры и схемы ФХД

15 Компромисс при построении юридической структуры и схемы ФХД Инвестиционная привлекательность Безопасность Риск обращения взыскания на ликвидное имущество Минимальная инвестиционная привлекательность Максимальная инвестиционная привлекательность Защита ликвидных активов

16 Формирование юридической структуры Обеспечение максимальной безопасности: неаффилированная структура собственности разделение активов и операционной деятельности введение дополнительных юридических лиц на всех этапах Обеспечение инвестиционной привлекательности консолидация, в том числе путем объединения выделение непрофильных активов Для повышения эффективности отдельных бизнес-линий их юридическое обособление необязательно !

17 «Безопасная» юридическая структура: пример Головная компания 2 Владелец активов РФ Кипр Головная компания 1 BVI Головная компания 4 Завод Головная компания 3 Головная компания 6 Торговый дом Головная компания 5 Владелец товарного знака Головная компания 7 Проектное юридическое лицо Номинальный учредитель

18 Инвестиционно привлекательная юридическая структура: пример Головная компания бизнес- направления Владелец НМА Владелец активов Завод … Торговый дом РФ Кипр Головная компания Столовая РМЦ АТП База отдыха Единое юридическое лицо … …

19 Формирование схемы финансово- хозяйственной деятельности Обеспечение максимальной безопасности: возможно применение схем налоговой оптимизации, в том числе «агрессивных» использование займов для вывода прибыли Обеспечение инвестиционной привлекательности полное отражение выручки переоценка активов соответствие системы управления юридической структуре как правило, существенное увеличение налоговых платежей Для многих инвесторов является допустимым использование схем налогового планирования !

20 Дочерние и зависимые общества (ДЗО) не встроены в общую систему управления Избыточные полномочия менеджеров (как ДЗО, так и в рамках одного юридического лица) осознанные неосознанные Совмещение исполнения и контроля при заключении сделок Типовые проблемы управляемости сложных структур

21 Примеры Риски системы управления Начальник цеха Экономист цеха Слесарь КИПиА Начальник цеха Экономист цеха Слесарь КИПиА Служба учета Главный метролог Неправильная структура Правильная структура

22 Механизмы ограничения полномочий наемных менеджеров Генеральный директор прямое указание в уставе дополнительных ограничений (по видам, по объему, по контрагентам) передача функций единоличного исполнительного органа управляющей компании Другие менеджеры приказ о разграничении полномочий выдача грамотно оформленных доверенностей

23 Принципы, используемые при постановке СВК

24 Принцип «двух потоков» Совет директоров Генеральный директор Финансовый директор Главный бухгалтер Бухгалтер Начальник ПЭО Экономист Цех/склад/отдел Прохождение информации Комитет по аудиту Служба внутреннего контроля При такой схеме с помощью подразделений внутреннего контроля совет директоров может узнать «из первых рук» о состоянии дел.

25 Принцип разделения функций Планирование Исполнение Учет и отчетность Контроль и анализ Контроль исполнения функции не может осуществляться подразделением, которое эту функцию исполняет ! Желательно разделить исполнение и учет !

26 «Аудитопригодность» процессов и работы Отсутствие зависимости от конкретных сотрудников, в том числе минимизация риска разрушения подсистем управления при увольнении сотрудников Минимизация злоупотреблений Возможность привлечь к ответственности сотрудников, допустивших злоупотребления Принцип документирования

27 Экономичность внутреннего контроля Вероятность, % Ущерб, млн. руб. 0,511, Внутренний контроль должен быть экономичным ! 37 Нужно ли реализовывать мероприятия по снижению риска, если стоимость мероприятий 600 тысяч рублей в год против 1,5 млн. ущерба? ? Текущее значение риска Возможное значение риска

28 Внутренний контроль на уровне процессов

29 Анализ внутреннего контроля в процессах Риск неверной формализации, исполнения или отсутствия всего бизнес-процесса Риск неправильного распределения полномочий Риск неправильного или ошибочного выполнения работы Риск неправильного движения информации или ее потери

30 Возможные формы описания бизнес-процессов Графическая (нотации IDEF, DFD, органограмма и др.) Текстовая (регламент, положение, набор инструкций, приказы и т.д.) Табличная

31 Хранение контрольного экземпляра Согласование с подразделением внутреннего контроля Утверждение генеральным директором (введение в действие приказом) Доведение до сотрудников под подпись Юридическое оформление регламентации процессов

32 Договорная работа

33 Типовые проблемы договорной работы Неэффективность: отсутствие классификации договоров бюрократизация процедуры отсутствие регламента претензионно-исковой работы Злоупотребления и потери: отсутствие механизма передачи на рассмотрение совета директоров (ОСА) крупных сделок и сделок с заинтересованностью отсутствие контроля подписанных со стороны общества экземпляров отсутствие сквозной нумерации

34 Положение о договорной работе – ключевой регламент Перечень типовых договоров Порядок формирования и согласования проекта договора Порядок согласования крупных сделок и сделок с заинтересованностью Подписание договора Регистрация и хранение договора Положение о договорной работе

35 Подписание, регистрация и хранение договора Первым подписывается со стороны Общества Первым подписывается со стороны контрагента Нежелательно Желательно Сплошная нумерация при регистрации Регистрация подписанных со стороны общества, но не подписанных со стороны контрагента Централизованное хранение

36 Положение о претензионно- исковой работе Регистрация претензий Информирование контрагента/ рассмотрение претензии Порядок определения позиции компании Информирование контрагента Досудебное рассмотрение Порядок регистрации исков Выдача доверенностей Положение о претензионно- исковой работе

37 Продажи и маркетинг

38 Положение о продажах Классификация Планирование продаж Формирование прайс-листа Предоставление скидок и отсрочек платежа Заключение договоров* Резервирование продукции и авторизация отгрузок Положение о продажах * - часть положения о договорной работе

39 Типовые проблемы маркетинга и продаж Неэффективность отсутствие оценки эффективности маркетинговых мероприятий заниженные планы продаж скидки для клиентов не формализованы в прайс-листах и не зависят от объемов и условий оплаты процедура получения продукции непосредственно от предприятия усложнена Злоупотребления и потери необоснованные скидки либо предоставление отсрочек хищения путем отгрузки без предоплаты вывод прибыли через продажи дружественным менеджерам компаниям «освоение» рекламного бюджета

40 Планирование маркетинговой деятельности и продаж При планировании продаж рассматриваются два альтернативных плана продаж, представленные отделом сбыта и маркетинговым подразделением При планировании маркетинговой деятельности должны приниматься во внимание мнения как маркетингового подразделения, так и отдела продаж

41 Прайс-лист, скидки, условия оплаты Индивидуальные скидки для каждого контрагента Скидки в зависимости от объемов покупки и условий оплаты Нежелательно Желательно Плановый пересмотр (желательно – ежеквартально) Внеплановый пересмотр: рост загрузки производства рост цен на ресурсы производства рост запасов

42 Дополнительный контроль в продажах и маркетинге Продажи мониторинг потребителей наличные деньги на стимулирование менеджеров по закупкам Маркетинг планирование конкретных показателей и измерение их достижения тендерные процедуры при выборе контрагентов

43 Закупки

44 Типовые проблемы в закупках Неэффективность неэффективное планирование избыточные закупки либо отсутствие страхового запаса аварийные закупки отсутствие полноценных тендеров при наличии возможности их проведения отсутствие входного контроля претензии поставщикам не выставляются либо выставляются с опозданием Злоупотребления и потери завышенные цены фиктивные закупки вывод денег избыточные закупки

45 Положение о закупках Классификация Планирование закупок Описание процедуры выбора поставщика тендерные процедуры предельные цены закупка без конкурса Заключение договоров* Аварийные закупки Положение о закупках * - часть положения о договорной работе

46 Инвестиционная деятельность

47 Типовые проблемы в инвестициях Неэффективность отсутствие долгосрочных планов принятие неверных решений неверный расчет основных параметров инвестиционных проектов недостаточные инвестиции избыточные инвестиции «удовлетворение собственного любопытства» отсутствие корректирующих воздействий отсутствие коллегиальности непрозрачность расходов Злоупотребления и потери заключение договоров с невыгодными ценами и условиями оплаты увеличение объемов работ

48 Непрозрачность расходов: проблема в организационной структуре Сметно- договорный отдел Начальник ОКС Ремонтно- строительный участок Отдел технического надзора Строительно-монтажные работы Планирование Исполнение и учет Контроль

49 Инвестиционный регламент Классификация Планирование проектов в разрезе классов Сводное планирование Заключение договоров* Учет и отчетность Корректировка инвестиционных планов Инвестиционный регламент * - часть положения о договорной работе

50 «Правильная» организационная структура капитального строительства Строительно-монтажные работы Планирование Исполнение и учет Контроль Сметно- договорный отдел Начальник ОКС Ремонтно- строительный участок Отдел технического надзора Начальник РСУ Начальник ПЭО Финансовый директор Исполнительный директор

51 Управление товарными запасами

52 Типовые проблемы в управлении товарными запасами Неэффективность утрата лояльности клиентов простои производства «замораживание» оборотных средств штрафы транспортным компаниям планирование поставок на период, а не к конкретной дате Злоупотребления и потери потери выручки закупка ТМЦ в избыточном количестве потери по количеству и качеству при хранении

53 Ключевые ошибки при постановке системы внутреннего контроля Постановка (разработка) Внедрение «Эксплуатация» Внесение изменений 1.Внутренний контроль начинается с эксплуатации 2.Не определены цели постановки

54 Спасибо за внимание! Алексей Новичков Руководитель направления Департамента управленческого консалтинга +7 (495)