УФК по Красноярскому краю 1 Заместитель начальника отдела технологического обеспечения И.Р. Дранишникова 05.03.2013 «Система. - презентация

1 УФК по Красноярскому краю 1 Заместитель начальника отдела технологического обеспечения И.Р. Дранишникова «Система поддержки технологического обеспечения СПТО. Основные понятия СПТО. Прикладное применение СПТО для анализа деятельности подразделения на основании отчетности СПТО»

2 УФК по Красноярскому краю Прочее ППО – это все те программные продукты, которые используются в органах федерального казначейства, для исполнения функциональных обязанностей, которое предоставляет в СПТО входящие данные такие как организационно-штатная структура, персональные данные сотрудников, данные по фактическому и ожидаемому кассовому расходу, а также ежедневные статистические данные о выполнении операций в ППО (АКСИОК, АСФК, СЭД, СУФД). 2.Технологические регламенты, утвержденные Федеральным казначейством, описывающие порядок и последовательность выполнения операций, стандартизирующие функциональные процессы, в состав которых входят технологические карты, содержащие коды операций, их наименование, нормативное время выполнения операции в ППО, а также интервалы проведения операций. 3.Операция технологического регламента – действие, совокупность действий для достижения цели функционального процесса. 4.Роль основное понятие техрегламента, включающее в себя перечень операций техпроцесса. Основные понятия СПТО.

3 УФК по Красноярскому краю 3 главная страница СПТО

4 УФК по Красноярскому краю 4 Принципиальная схема техпроцесса СПТО ОФО ОК Сотрудники исполняющие свои функциональные обязанности ОТО Заместители руководителя, Начальники структурных подразделений, ОТО

5 УФК по Красноярскому краю 5

6 6 Прикладное применение СПТО для анализа деятельности подразделения на основании отчетности СПТО

7 УФК по Красноярскому краю 7 Памятка к ТР (Приложение 2,3) Руково дитель УФК Начал ьник отдела Не позднее 25 декабря: Организация проведени я руководителями функциональных отделов ОрФК анализа трудоемкости выполняемых функций за последний год на основе данных СПТО, разработку, консолидацию и направление в Административное управление ЦА ФК предложений по изменению ОШС ОрФК на основе проведенного анализа (п настоящего Регламента); Организация проведени я руководителями структурных подразделений ОрФК на основе данных СПТО анализа нормативов времени на выполняемые операции, существующих технологических процессов (п настоящего Регламента), разработку, консолидацию и направление в УФТ ЦА ФК предложений по изменению действующих нормативов и оптимизации технологических процессов по итогам проведенного анализа. Разработка и направление ответственному должностному лицу ОрФК предложений по изменению ОШС подразделения на основе данных СПТО о трудоемкости выполнявшихся подчиненными сотрудниками процессов за последний год (п настоящего Регламента); Разработка и направление ответственному лицу в ОрФК предложений по изменению действующих нормативов и оптимизации технологических процессов по итогам проведенного анализа с использованием СПТО (п настоящего Регламента). В установленные нормативными актами ФК порядке и сроки планирование численности подразделения на следующий год на основе данных СПТО о количестве и трудоемкости выполняемых операций (п настоящего Регламента) Ежегодно:

8 УФК по Красноярскому краю 8 Памятка к ТР (Приложение 2,3) Руково дитель УФК Началь ник отдела 1) Не позднее 5 числа месяца, следующего за истекшим кварталом, организовывать проведение руководителями структурных подразделений ОрФК анализа эффективности подчиненных сотрудников на основе данных СПТО, определения лучших сотрудников, формирования и направление консолидированного отчета по лучшим сотрудникам ОрФК в УФТ ЦА ФК (п настоящего Регламента); 1) Не позднее последнего рабочего дня квартала направление ответственному лицу в ОрФК отчета по лучшим сотрудникам подразделения на основе данных СПТО (п настоящего Регламента); 2) Не позднее последнего рабочего дня квартала проведение на основе данных СПТО анализа затрат на выполнение ТР, принимать меры по снижению стоимости выполнения ТР (п настоящего Регламента) Ежеквартально

9 УФК по Красноярскому краю 9 Памятка к ТР (Приложение 2,3) Руководитель УФК Начальник отдела Ежемесячно: 1) Не позднее 5 числа каждого месяца проверка корректности выгружаемых в СПТО данных об ОШС подчинённого подразделения, обеспечение корректировки данных при необходимости; 2) Не позднее последнего рабочего дня месяца формировать и по требованию Руководителя ОрФК предоставлять отчет о проведенных мероприятиях по повышению эффективности подразделения в целом Ежедневно: 1) анализ на основе данных СПТО трудозатрат и производительности подчиненных сотрудников (п настоящего Регламента), принимать меры по повышению личной эффективности сотрудников и эффективности подразделения в целом По мере необходимости 1) Обеспечивать принятие решений по изменению ОШС функциональных отделов только с учетом данных СПТО о трудоемкости процедур и операций, а также рейтингов сотрудников (пп , настоящего Регламента) 1) разработка предложений по изменению ОШС только с учетом данных СПТО о трудоемкости процедур и операций, а также рейтингов сотрудников (пп , настоящего Регламента) 2) планирование и перераспределение работ внутри подразделения с учетом данных СПТО о загрузке и производительности подчиненных сотрудников.

10 УФК по Красноярскому краю 10 Ответственность за показатели СПТО Наименование показател я Назначение показателяВопросы, на которые отвечает показатель ПримерВарианты реакцииУровень пользовател я Второй уровень показателей 1.2.1ПрозрачностьПозволяет оценить эффективность организации рабочего процесса Насколько эффективно сотрудники используют рабочее время? Каков уровень автоматизации работы? Может быть выявлен низкий уровень автоматизации (делаются вручную операции, которые могут быть автоматизированы); сотрудники тратят слишком много времени на чтение нормативной документации и т.п. 1) Повысить уровень автоматизаци и деятельности Руководители ОрФК, Руководител и функционал ьных подразделен ий ФК, аналитики УСФД 2) Рассмотрет ь возможность оптимизации численности персонала 1.2.2Соблюдение норматив ов Позволяет оценить соответствие результатов работы ожидаемым Укладываются ли сотрудники в нормативы длительности операций? Соблюдает ли УФК регламент? Может быть выявлено, где сотрудники работают медленно, не вовремя выполняют необходимые операции. 1) Пересмотреть установленны е нормативы Технологи УИС, руководител и ОрФК 2) Применить администрати вное воздействие к нарушителям Третий уровень показателей Нарушение времени выполнени я операций Позволяет оценить, насколько соблюдаются нормативы длительности операций Качественно ли организована работа в УФК? Могут быть выявлены факты медленной работы специалистов (например, на ручной ввод документа в ППО затрачивается время значительно больше нормативного). 1) Пересмотре ть нормативы длительности операций Технологи УИС, начальники отделов ОрФК Не завышены ли нормативы? 2) Применить административ ное воздействие к нарушителям Соблюдаются ли нормативы? Нарушение интервало в Позволяет оценить, насколько соблюдаются интервалы выполнения операций Своевременно ли выполняются операции? Могут быть выявлены факты нарушения времени окончания формирования и передачи Консолидированной заявки (нормативное время - до 16.00). 1) Пересмотре ть нормативные интервалы Технологи УИС, начальники отделов ОрФК 2) Применить административ ное воздействие к нарушителям

11 УФК по Красноярскому краю 11 Вход в СПТО

12 УФК по Красноярскому краю 12 Главная страница СПТО

13 УФК по Красноярскому краю 13 Практическое применение АРМ Руководителя при анализе деятельности подразделения определение прозрачности деятельности, качества деятельности в части соблюдения нормативов

14 УФК по Красноярскому краю 14 Показатели СПТО и возможные действия по их оптимизации

15 УФК по Красноярскому краю 15 Применение Системы аналитической отчетности СПТО для анализа нагрузки на персонал сотрудниками подразделения

16 УФК по Красноярскому краю 16 Главная страница СПТО

17 УФК по Красноярскому краю 17 Главный экран Системы аналитической отчетности

18 УФК по Красноярскому краю 18 Применение Транзакционной системы СПТО для анализа достоверности выполнения операций сотрудниками подразделения

19 УФК по Красноярскому краю 19 Главная страница СПТО

20 УФК по Красноярскому краю 20 Транзакционная система

21 УФК по Красноярскому краю 21 Анализ статистических данных за предыдущий день

22 УФК по Красноярскому краю 22 Анализ статистических данных за предыдущий день

23 УФК по Красноярскому краю 23 Просмотр запросов

24 УФК по Красноярскому краю 24 Анализ статистических данных за предыдущий день

25 УФК по Красноярскому краю 25 Итоги форм предложенных СПТО для анализа АРМ руководителя –Производительность –Качество Прозрачность деятельности Соблюдение нормативов САО –Нагрузка на персонал –Исполнение нормативов в разрезах ТР или ОШС ТС –Статистическая отчетность по выполнению регламентных операций

26 УФК по Красноярскому краю 26 Направления развития показателей УФК в СПТОВектор приложения усилий сотрудников УФК Повышение прозрачности деятельности максимальное привлечение сотрудников Управления к системе учета времени (ручного протоколирования) в ППО АСФК Снижение нарушений интервалов времени выполнения операций Создание индивидуальных графиков работы сотрудников Регистрация сбойных ситуаций для учета пиковых значений нарушений Качество статистических данных отображаемых в СПТО в соответствии с реальными процессами Регистрация обращений СУЭ от сотрудников Управления в случаях: когда фактически выполненные операции не находят отображение в статистических данных СПТО когда фактически операции не выполнялись, а отражение в СПТО присутствует когда реальные операции не соответствуют отраженным операциям в СПТО например по наименованию когда фактическая длительность операции не соответствует отраженной в СПТО

27 УФК по Красноярскому краю 27 Хронометрирование и ручное протоколирование

28 УФК по Красноярскому краю 28 Пример. Истории операций на документе в ППО СЭД

29 УФК по Красноярскому краю 29 Пример автоматического хронометрирования операций в АСФК

30 УФК по Красноярскому краю 30 Ручное протоколирование в АСФК

31 УФК по Красноярскому краю 31 Ручное протоколирование в АСФК при «интервале бездействия» в ППО АСФК Протоколирование отсутствия деятельности

32 УФК по Красноярскому краю 32 Направления развития показателей УФК в СПТОДействия сотрудников Управления Повышение прозрачности деятельности Ежедневно регистрироваться в ППО АСФК и вести учет своего времени Снижение нарушений интервалов времени выполнения операций Подать сведения и обоснование о необходимости индивидуального графика Обратиться в ОИС через СУЭ с регистрацией сбойной ситуации Качество статистических данных отображаемых в СПТО в соответствии с реальными процессами Регистрация обращений СУЭ от сотрудников Управления в случаях: когда фактически выполненные операции не находят отображение в статистических данных СПТО когда реальные операции не соответствуют отраженным операциям в СПТО например по наименованию когда фактическая длительность операции не соответствует отраженной в СПТО

33 УФК по Красноярскому краю Спасибо за внимание!