Деловое письмо Особый тип документа. Он имеет юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется в организациях как исходящая и входящая документация. - презентация

1

2 Деловое письмо Особый тип документа. Он имеет юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется в организациях как исходящая и входящая документация. Цель делового письма прежде всего заключается в том, чтобы адресат отреагировал на него желательным образом: купил что – то или продал, выдал кредит, отказался от своих претензий, получил работу и т. д. Деловое письмо, преследующее своей целью побудить адресата к каким –то действиям, как правило. Обращается к рассмотрению его мыслей, интересов и забот.

3

4 По функциональному признаку Требующие обязательного письма – ответа Не требующие такового

5 По виду Инициативные коммерческие письма Письмо – просьба Письмо – приглашение Письмо – подтверждение Письмо – извещение Письмо – напоминание Письмо – предупреждение Письмо – декларация (заявление) Письмо – распоряжение Письмо – отказ Сопроводительное письмо Гарантийное письмо Информационное письмо

6 По признаку адресата Обычные, направленные по одному адресу Циркулярные, которые направляются из одного источника по нескольким адресам

7 По форме отправления Электронная почта Факсимильная связь Телетайпная и телеграфная связь (электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов)

8 По структурным признакам Регламентированные Нерегламентированные

9 Речевые действия делового письма Этикетные ритуалы : благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т. п. Сообщения : сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т. п. Заявления : заявляем, объявляем Требования, просьбы : приказываю, постановляю, настаиваем, обращаемся к Вам с просьбой Обещания : гарантируем, заверяем, обязуемся Предложения : предлагаем

10 Оформление делового письма Основной текст письма Информация об адресанте: 1.Полное и сокращенное название организации – отправителя 2.Почтовый и телеграфный адрес организации 3.Номер телефона, факса. Телетайпа, электронной почты 4.Номер письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки Указание на получателя (министерство, ведомство, организация) Вступительное обращение Заключительная формула вежливости Указания на приложения Подпись и печатное написание инициалов и фамилии

11 Правила оформления деловой корреспонденции Служебные письма пишутся на лицевой стороне бланка с одной стороны Не принято писать длинные письма Если письмо занимает больше одной страницы, то в конце ее в правом нижнем углу нужно написать «продолжение следует» Каждая страница нумеруется арабскими цифрами, кроме первой Служебные письма печатаются машинописным шрифтом через 2-1,5 интервала. Ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2-х см. В тексте не допускаются подчистки, исправления Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах Заключительная часть содержит конкретные предложения или пожелания. Например: «Прошу выдать справку», «Предлагаю принять меры» и т. д.