Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения Назаров Сергей ООО «Арт-мастер» 8 декабря 2013 г. - презентация

1 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения Назаров Сергей ООО «Арт-мастер» 8 декабря 2013 г.

2 2 Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р ); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Назначение ЭДО Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

3 3 Недостаток опыта и квалифицированных специалистов; Нарушение методологии внедрения; Недооценка в работе фактора отношений Заказчик-Разработчик; Отсутствие ответственных за проведение мероприятий; Фактор руководства; Консерватизм сотрудников; Процессная чехарда. Основные сложности внедрения Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

4 Знакомо? 1. Предпроектное обследование компании 2. Разработка функциональных и технических требований к СЭД 3.Присвоение весовых коэффициентов критериям для экспертной оценки 4b. Тестирование ИС 1а.Предпроектная подготовка компании к этапу автоматизации 4.Анализ рынка решений и внедрений, первоначальный отбор решений «под задачи» Заказчика 4а.Отбор и свободный анализ ИС 4с.Интервьюрирование существующих пользователей отобранных ИС 5. Экспертный анализ отобранных систем 6.Подготовка тендерной документации 7.Проведение тендера 8.Выбор Информационной системы и Поставщика 9.Пилотный проект 10.Аудит внедренной системы электронного документооборота на предмет соответствия требований 11.Внедрение и реализация системы документооборота Удовлетворяет? Нет Да 4 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

5 Или так? 5

6 Стакан в 2 раза больше, чем нужно! Стакан наполовину пуст? Стакан наполовину полон? Мы мыслим по-разному… 7 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

7 «Компьютер выдает только то, что в него ввели. Секрет успеха - не информация, но люди» Ли Якокка Наш путь - сотрудничество 8 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

8 Провести предпроектное обследованиеПонять, что необходимо, а что лишнееОбучить сотрудниковПодготовить необходимые документы Создание прочной основы 9 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения Внедрять только то, что имеет реальную ценность!!!

9 = = Успешное внедрение Понимание потребностей Участие всех заинтересованных лиц Надежда на то, что система внедрится сама Подготовка специалистов заказчика Разумная адаптация системы и бизнес- процессов Невнедрение излишей функциональности Слагаемые успеха 1010 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

10 Сколько пользователей работает в системе; Соотношение количества пользователей к общему количеству сотрудников; Соотношение бумажных документов к количеству электронных документов; Сколько сотрудников используют ЭЦП; Работают ли руководители в системе; Среднее время прохождения документа; … Чтобы понять, успешен ли проект, необходимо совместно определить критерии для оценки. Критерии успеха 11 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

11 Преимущества использования системы: Возможность коллективной работы над документами; Значительное ускорение поиска и отбора документов; Создание архивных электронных копий документов или электронных документов; Облегчение контроля за исполнением документов. 12 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения Назначение системы Внедрение системы в организации позволяет повысить качество и скорость принятия управленческих решений, сократить время рутинной работы с документами.

12 Автоматизация работы канцелярии и отдела контроля Регистрация документов в электронных журналах; Сканирование бумажных документов; Возможность печати журналов и РКК; Быстрый поиск документов по различным атрибутам и тексту документа; Формирование отчетности для руководства путем выгрузки в Excel; Контроль состояния исполнения документов и поручений; Снятие с контроля контрольных документов. 13 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

13 Регистрация Гибкая настройка вида карточки (без привлечения разработчика); Присоединение графического и текстового образа документа к его электронной карточке; Автоматическое формирование номера документа; Удобный механизм ссылки на связанные документы. 14

14 Печать РКК Гибкая настройка печатных форм (без привлечения разработчика); Возможность выбора шаблона печати. 15 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

15 Автоматизация работы секретарей, помощников руководства Получение документов в электронном виде; Подготовка проекта резолюции руководителя, печать резолюций; Регистрация документов; Поиск документов в системе; Контроль исполнения резолюций руководителя. 16 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

16 Автоматизация работы руководителей Получение документов в электронном виде; Создание электронных резолюций; Наложения ЭЦП на резолюции; Поиск документов в системе; Контроль выполнения задач. 17 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

17 Автоматизация работы с документами в целом при условии полного внедрения системы 18 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

18 Администрирование 19 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

19 Дальнейшее развитие Автоматизация архивного дела; Обмен электронными документами; Автоматизация экспедиции - формирование и печать реестров отправки и конвертов; Интеграция с системой кадрового учета; Нотификация поступления документов и задач. 20 Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения

20 «Помедленней, я записываю» Спасибо за внимание! Назаров Сергей ООО «Арт-мастер» Вопросы? Электронный документооборот и ЭЦП: особенности внедрения