Общая методология и механизм работы со СМИ ( PR-продвижение Первой российской недели бизнес-ангелов в регионах) Март 2012 г. - презентация

1 Общая методология и механизм работы со СМИ ( PR-продвижение Первой российской недели бизнес-ангелов в регионах) Март 2012 г.

2 Цели –Информирование и привлечение внимания деловой общественности к проведению Недели –Привлечение внимания деловой общественности к деятельности бизнес-ангелов –Привлечение внимания потенциальных участников к Неделе –Обеcпечение покрытия Недели в региональных СМИ Задачи –Подготовка и реализация программы PR-поддержки Первой российской недели бизнес-ангелов –Привлечение информационных партнеров

3 Подход к PR-поддержке: инструменты Равноценный акцент на анонс и отчет в СМИ по итогам Недели –Привлечение информационных партнеров –Проведение анонсирующей пресс-конференции/пресс-брифинга Продвижение ключевых спикеров и организаторов Недели –Интервью в СМИ-партнерах Организация локального пресс-офиса –Постоянная работа со СМИ в течение срока подготовки –Постоянная команда/PR-менеджер на проекте Оперативное освещение мероприятий Недели –Приглашение региональных СМИ к участию в мероприятиях

4 Основные информационные поводы Отчет по итогам недели Пресс-релиз по итогам НеделиИнтервью ключевых спикеров и организаторов Участие журналистов в мероприятиях Недели Приглашение на мероприятиеИнтервью спикеров на месте Подготовка к Неделе Интервью ключевых лицПриглашение СМИ к участию в мероприятиях Недели Пресс-конференция/пресс-брифинг (1-я половина апреля 2012 г.) Выступление представителя региональных органов власти/представителя государственных институтов развития РФ и регионов РФ Выступления организаторов и ключевых партнеров Тематика Опыт работы с бизнес-ангелами в регионе и европейский опыт (сравнение) Цели и ожидаемые итоги проведения Недели в регионах Анонсирование Недели Анонсирующий пресс-релиз и приглашение к информационной поддержке Конгресса Рассылка информационного сообщения по списку СМИ, переговоры об информационном партнерстве Интервью ключевых организаторов и спикеров Этапы подготовки конгресса Появление новых мероприятий в программе, партнеров и спикеров

5 Механизм работы со СМИ на подготовительном этапе Подготовка предложения для информационных партнеров Подписание соглашения с информационными партнерами Контроль выполнения взаимных обязательств с информационными партнерами Сбор публикаций Информационные партнеры Создание и поддержка базы СМИ Организация интервью Работа со СМИ по организации интервью Утверждение материалов Контроль выхода публикаций Сбор вышедших публикаций Написание и рассылка информационных материалов для СМИ (включая материалы по региональным мероприятиям) Пресс-релизы Биографии Другие материалы Организация пресс-конференции/пресс-брифинга Аренда помещения Приглашение СМИ Производство пресс-пакета (см. Приложение 2) Постоянная работа со СМИ

6 Механизм работы со СМИ на мероприятиях Недели и по их итогам Написание и рассылка приглашения для СМИ Обзвон и предварительная аккредитация Составление предварительного плана-графика интервью по заявкам СМИ Ведение списка аккредитации, регистрация СМИ на мероприятиях Координация работы СМИ на мероприятиях Организация интервью на мероприятиях Обзвон и работа с запросами СМИ по итогам мероприятий Мониторинг вышедших публикаций по итогам мероприятий Предоставление отчета по итогам проведения Недели в регионе Мероприятия Недели

7 Этапы работ в рамках PR- продвижения Примечаниямартапрельмай Недели в регионах Подготовительные работы Формирование и отправка письма-запроса в администрацию губернатора с вариантами взаимодействия с пресс-службой администрации На основе информации, предоставленной Оргкомитетом Конгресса Получение необходимой информации от пресс- службы администрации По результатам переговоров с пресс-службой администрации Получение общей методологии и механизма работы со СМИ для региона Информация предоставляется Оргкомитетом Конгресса Знакомство и установление связи с центральным пресс-офисом Конгресса Центральный пресс-офис Конгресса будет оказывать поддержку и координировать работу пресс-службы по продвижению Недели в регионе. Оргкомитет Конгресса предоставляет пресс-службе контакты центрального пресс- офиса Получение общего плана-графика PR-активностей Информация предоставляется центральным пресс-офисом Формирование локального плана-графика PR- активностей в регионе С учетом общего плана-графика PR-активностей с учетом программы мероприятий Недели в регионе Формирование базы СМИ по продвижению Недели в регионе С учетом рекомендаций центрального пресс-офиса Подготовка предложения для информпартнеров С учетом возможностей по их представительству на мероприятиях Недели. Примеры пакетов по информационному партнерству предоставляются центральным пресс-офисом по запросу пресс-службы Этапы работ

8 Этапы работ в рамках PR-продвижения Примечаниямартапрельмай Недели в регионах Анонсирование Недели Первичные переговоры со СМИ, привлечение информпартнеров (подписание соглашений) Информационные партнеры позволят обеспечить необходимое количество публикаций, анонсирующих мероприятия Недели Получение шаблонов информационных материалов по центральным информационным поводам Конгресса и Недели Информация предоставляется центральным пресс-офисом Адаптация информационных материалов с учетом особенностей региона и мероприятий, проходящих в регионе в рамках Недели На основе шаблонов информационных материалов с учетом рекомендаций центрального пресс-офиса Ежедневная работа со СМИ Инициирование публикаций и ответ на входящие запросы СМИ; отслеживание выхода публикаций и соблюдения договоренностей с информпартнерами Формирование списка ключевых лиц Недели, доступных для интервью Данный список позволит оптимизировать работу со СМИ и упростить формирование плана-графика интервью Организация интервью с ключевыми спикерами мероприятий/организаторами Недели в регионе С учетом доступности ключевых лиц для СМИ Отслеживание выхода публикаций по проведенным интервью Тексты интервью от СМИ необходимо согласовать с лицами, дававшими интервью, до их выхода Организация интервью с ключевыми спикерами/организаторами Конгресса по запросу региональных СМИ Интервью организуются путем обращения в центральный пресс- офис Организация анонсирующей пресс-конференции/пресс-брифинга Данное мероприятие позволит централизованно информировать СМИ о Неделе и получить дополнительные анонсирующие публикации. К участию в мероприятии необходимо привлечь знаковые фигуры для Недели и региональных СМИ

9 Этапы работ Этапы работ в рамках PR-продвижения Примечания мартапрельмай Недели в регионах Приглашение СМИ на мероприятия Недели Рассылка в СМИ программы Недели и приглашения на мероприятия Недели В программе необходимо указать специальные мероприятия для прессы, если они будут предусмотрены в рамках Недели Подтверждение участия СМИ Необходимо сформировать предварительный список аккредитации и список интервью на мероприятиях Недели по заявкам СМИ Сбор заявок по представительству информпартнеров на мероприятиях Недели Согласно имеющимся договоренностям Формирования пресс-кита для СМИ на мероприятия Пресс-кит должен включать информацию о мероприятиях Недели и ключевых лицах, которая оптимизирует работу СМИ и позволит получить максимум информации на мероприятиях Производство пресс-пакетов для СМИ на мероприятия Печать пресс-пакетов необходимо запланировать минимум за неделю до мероприятия

10 Этапы работ Этапы работ в рамках PR-продвижения Недели в регионахПримечания мартапрельмай Работа со СМИ на мероприятии и по его итогам Аккредитация и регистрация СМИ на мероприятиях На основе списков предварительной аккредитации Координация работы СМИ на мероприятиях В том числе организация отдельных интервью в рамках мероприятий и пресс-брифингов Подготовка итогового пресс-релиза Оптимально итоговый пресс-релиз по всей Неделе должен быть подготовлен в день закрытия Недели, новости по итогам мероприятий в рамках Недели также должны появляться в день их закрытия Рассылка итогового пресс-релиза по СМИ Оптимально произвести рассылку постматериалов в день закрытия мероприятий Follow-up по рассылке пресс-релиза Обзвон СМИ и инициирование публикаций Закрытие договоренностей с информпартнерами Предоставление фотоотчетов по представительству информпартнеров на мероприятиях, а также взаимных подтверждений по другим условиям соглашений Мониторинг вышедших публикаций, обработка входящих запросов СМИ Мониторинг публикаций рекомендуется проводить еженедельно в течение всего периода работы (по каждому информационному поводу) Формирование комплексного отчета по PR- продвижению Недели в регионе На основе мониторинга вышедших публикаций, закрытия договоренностей с информпартнерами и проведенных активностей в рамках Недели

11 ПРИЛОЖЕНИЯ

12 Приложение 1 Рекомендуемый состав пресс-пакета –Блокнот –Ручка –Папка –Пакет –Брендированная флешка с информацией (ключевая информация также должна быть распечатана) Информация о мероприятии Пресс-релиз об открытии мероприятия Биографии ключевых спикеров Фотографии ключевых спикеров Информация о ключевых партнерах Логотипы ключевых партнеров Информация о рынке России (цифры и факты) Презентации докладчиков

13 Контакты Центральный пресс-офис Конгресса: Юлия Екимова,