Тема 4. Технология и организация делопроизводства в учреждениях социальной сферы. 1.Подготовка и оформление управленческих документов. 2. Распорядительные. - презентация

1 Тема 4. Технология и организация делопроизводства в учреждениях социальной сферы. 1.Подготовка и оформление управленческих документов. 2. Распорядительные документы. 3. Организационные документы. 4.Информационно-справочные документы. 5. Организация работы с документами.

2 Систра документации Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности

3 Стандартизация и унификация Это основные направления совершенствования документации с конца 60-х годов; Это основные направления совершенствования документации с конца 60-х годов; Разрабатываются унифицированные системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, необходимым для управления в определённой сфере деятельности. Разрабатываются унифицированные системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, необходимым для управления в определённой сфере деятельности.

4 Стандарты устанавливают: Определение, Определение, Назначение, Назначение, Состав документов, Состав документов, Форматы, Форматы, Размеры полей документов, Размеры полей документов, Расположение частей и зон документа. Расположение частей и зон документа.

5 ГОСТ Требования к оформлению документов изложены в государственном стандарте (разработан и проходит стадию утверждения новый ГОСТ) Требования к оформлению документов изложены в государственном стандарте (разработан и проходит стадию утверждения новый ГОСТ)

6 Реквизиты Каждый документ состоит из отдельных составляющих его реквизитов (элементов); Каждый документ состоит из отдельных составляющих его реквизитов (элементов); Различные виды документов имеют различный набор реквизитов; Различные виды документов имеют различный набор реквизитов; Для реквизита с постоянной информацией высчитывается необходимая площадь с учётом максимального набора знаков при его написании. Для реквизита с постоянной информацией высчитывается необходимая площадь с учётом максимального набора знаков при его написании.

7 В бланк письма входят следующие реквизиты: 1) Государственный герб 2) Эмблема организации 3) Наименование министерства или ведомства (вышестоящего) 4) Наименование организации – автора документа 5) Наименование структурного подразделения 6) Индекс предприятия связи 7) Полный почтовый адрес 8) Номер телефона/факса

8 В общем бланке содержится следующая информация: 1. Государственный герб; 2. Эмблема организации; 3. Наименование министерства или ведомства (вышестоящего); 4. Наименование организации – автора документа; 5. Наименование структурного подразделения; 6. Вид документа; 7. Место составления или издания документа.

9 Служебные документы Составляют на бланках – стандартном листе бумаги, на котором воспроизведена постоянная информация и отведено место для переменной информации. Составляют на бланках – стандартном листе бумаги, на котором воспроизведена постоянная информация и отведено место для переменной информации. ГОСТы предполагают два вида бланков: ГОСТы предполагают два вида бланков: 1. Бланк письма 2. Общий бланк для остальных видов документов

10 Виды согласований: Внутреннее согласование Внутреннее согласование Внешнее согласование Внешнее согласование

11 В состав реквизитов «подпись» входят: 1. Наименование должности лица, подписывающего документ; 2. Личная подпись; 3. Расшифровка подписи (состоит из инициалов и фамилии. Инициалы должны стоять перед фамилией без пробелов).

12 Резолюция - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет решение руководителя относительно вопроса, отражённого в документе Она закрепляет решение руководителя относительно вопроса, отражённого в документе Это как бы распорядительный документ, составленный на полученном документе, поэтому к резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу : чёткость, краткость, конкретность. Это как бы распорядительный документ, составленный на полученном документе, поэтому к резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу : чёткость, краткость, конкретность.

13 Адресат 1. Наименование учреждения; 2. Наименование структурного подразделения; 3. Указание должности получателя; 4. Фамилия и инициалы 5. Почтовый адрес

14 Согласование документа Это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующего законодательства и другим нормативным актам Это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующего законодательства и другим нормативным актам

15 Распорядительные документы Текст приказа состоит из двух частей: Текст приказа состоит из двух частей: 1) Констатирующей, 2) распорядительной Приказ по основной деятельности предприятия или организации Приказ по личному составу

16 Организационные документы Инструкция состоит из: Инструкция состоит из: 1. Общих положений; 2. Функций; 3. Должностных обязанностей; 4. Прав; 5. Ответственности; 6. Взаимоотношений (связей) по должности. УставПоложениеИнструкция

17 Информационно – справочные документы 1) Акты 2) Справки 3) Докладные и пояснительные записки 4) Телеграммы 5) телефонограммы