Эффективные решения на базе универсальной СЭД. Выбор операционной системы MS Office используется для вывода отчетов, карточек документов и их дальнейшей. - презентация

1 Эффективные решения на базе универсальной СЭД

2 Выбор операционной системы MS Office используется для вывода отчетов, карточек документов и их дальнейшей обработки Lotus Domino/Notes документоориентированная платформа для коллективной работы с документами Встроенный генератор отчетов Встроенные приложения простого и потокового сканирования документов с поддержкой Twain Программное обеспечение необходимое для работы СЭД

3 Импорт документов и интеграция с приложениями заказчика

4 Секретариаты и канцелярии –Обработка входящей, исходящей корреспонденции, ОРД (внутренней корреспонденции) –Распределение документов и отправка на рассмотрение руководству –Контроль за прохождением документов в организации –Оформление документов, их согласование, печать и тиражирование. –Формирование, хранение и сдача дел в архив Руководство –Быстрый доступ ко всем документам –Формирование и исполнение поручений –Контроль исполнительской дисциплины –Согласование документов –Контроль договоров и управление проектами –Делегирование полномочий Исполнители всех уровней –Сбор рецензий, замечаний по подготовленному документу –Поиск корпоративной информации по интересующему вопросу –Планирование своей работы –Информирование других сотрудников и согласование вопросов –Возможность удаленной работы и удаленного доступа ко всей необходимой информации Бизнес-процессы, автоматизируемые системой

5 В системе можно поддержать реальную территориально- распределенную структуру организации. Проектные структуры оформляются как подразделения Работа в территориально-распределенной среде

6 Делегирование полномочий Возможность указывать деловодов подразделений, исполняющих обязанности и доверенных лиц

7 Отдел 1Отдел 2Отдел 3 Отдел 1Отдел 2Отдел 3 Рис.1 Последовательное согласование Рис.2 Параллельное согласование Схемы согласования документов

8 Контроль за сроками исполнения документов осуществляется как исполнителями, так и сотрудниками, отвечающими за ведение делопроизводства в структурном подразделении Исполнительская дисциплина

9 Напоминание о документах Система может быть настроена таким образом, что при приближении даты события, сотрудник(и) будут получать напоминания о необходимости выполнить необходимые действия к определенной дате

10 В системе реализованы пять механизмов поиска информации. Форма Представления – один из них Форма Представления позволяет просматривать документы и информацию под разными углами зрения Поиск документов

11 Сортировка и поиск по столбцу в представлении Поиск документов Механизм поиска по полям

12 Список критериев параметрического поиска Параметрический поиск по нескольким полям Поиск документов Параметрический поиск

13 С помощью стандартных средств полнотекстового поиска Lotus Notes можно вести поиск документов по произвольным словам и фрагментам, а также по вложенным файлам. Для этого необходимо предварительно проиндексировать базу данных. Полнотекстовый поиск Стандартные средства поиска Lotus Notes

14 Список отчетов, используемых в системе. Простые отчеты можно построить с помощью конструктора отчетов Система отчетности

15 Сканирование документов с помощью ручки-сканера Ручка-сканер используется для сканирования фрагмента документа или всего документа. Отсканированный текст, при помощи ручки- сканера, автоматически распознается и вставляется в документ. Ручка-сканер поддерживает более 168 языков.

16 Сканирование документов Функциональные возможности сканирования: - поддержка простого и потокового сканирования; - двустороннее сканирование документа; - форматы поддерживаемых файлов: *.bmp,*.jpeg, *.tiff, *.gif, *.pdf; - компрессия документов; - качество цветопередачи и изображения; - работа со сканерами, которые поддерживают технологию Twain

17 Пользователь в любой момент может динамически изменять параметры сканирования документов. Настройка параметров сканирования Формат файла Сканирование Качество цветопередачи Размеры по горизонтали и вертикали

18 Модуль «Протокол» используется для протоколирования действий пользователей в СЭД. В базе данных централизованно и автоматически фиксируется информация о создании, чтении, редактировании и удалении документов в системе, а также об ошибках, возникающих в ходе работы пользователей. Информация из БД Протокол предназначена для просмотра и используется службой, ответственной за информационную безопасность. При возникновении каких-либо ошибок, при работе системы, автоматически формируется и отсылается письмо с описанием ошибки на адрес разработчиков СЭД Протоколирование действий СЭД

19 Работа с заказчиком Универсальные обновления для всех заказчиков ?? ?

20 Обновление и репликация серверов Обновлени е СЭД репликация Резервное копирование

21 Централизованная настройка агентов для всех баз данных, входящих в конфигурацию СЭД Централизованная настройка протоколирования действий для всех баз данных, входящих в конфигурацию СЭД Централизованное администрирование СЭД

22 Наши заказчики 1. Открытое акционерное общество "Кредобанк" Центральный офис в г. Львове. 2. Украинское государственное предприятие почтовой связи "Укрпочта 3. Государственная инспекция связи 4. Печерская районная в г. Киеве государственная администрация 5. Главное управление внутреннего финансового контроля и аудита исполнительного органа Киевского городского совета и другие …

23 04080, г. Киев, ул. Фрунзе, 69 Т: +38 (044) Ф: +38 (044) Спасибо за внимание! Вопросы? Коваленко Антон Руководитель группы разработки СЭД Департамент информационно - аналитических систем