Внешние документы Лекция 8. Письма и факты Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо должно составляться. - презентация

1 Внешние документы Лекция 8

2 Письма и факты Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо должно составляться в том случае, если невозможно решить вопрос другими, более оперативными методами (личная беседа, телефонный разговор).

3 Письма Требующие ответаНе требующие ответа Письмо-просьбаПисьмо-предупреждение Письмо-обращениеПисьмо-напоминание Письмо-предложениеПисьмо-отказ Письмо-запросПисьмо-распоряжение Письмо-требованиеСопроводительное письмо Письмо-претензияПисьмо-извещение Письмо-приглашениеГарантийное письмо Информационное письмо Инструктивное письмо

4 Письма Сопроводительное письмо прилагается к основному документу в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты какого- либо вида работ, сроков выполнения и качества продукции. Если в гарантийном письме речь идет о денежных операциях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации. Инструктивные (директивные) письма исходят из органов государственной власти различного уровня и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии.

5 Письма Для составления письма используется специальный бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия: название, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и банковские реквизиты. Заголовочная часть письма содержит правую и левую части. В левой части указываются реквизиты: эмблема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом – заголовок к тексту. Название документа не указывается.

6 Письма В правой части указываются составные части реквизита «Адресат». Реквизит «Адресат» содержит: Наименование фирмы, в которую направляется документ (в именительном падеже) Наименование структурного подразделения (в именительном падеже) Должность, инициалы, фамилия лица, кому направляется документ (в дательном падеже).

7 Письма Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным, корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем характерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях. Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части.

8 Письма Вступительная часть содержит обращение различной степени официальности, от строго официального до личного: Господин Вешняков! Уважаемый господин Вешняков! Уважаемый Владислав Викторович! Владислав Викторович! Уважаемые господа! (употребляется в случае коллективного обращения, или когда неизвестны имена получателей)

9 Структура письма Эмблема Наименование предприятияАдресат: Полный юридический адресНаименование предприятия Почтовый адрес Дата ______Должность, И. О. Фамилия На _____ от ___________получателя Обращение Причины написания письма Основная часть С уважением ДолжностьПодписьИ. О. Фамилия

10 Телефонограммы Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону. Телефонограммой считается любая информации, которую получает или передает секретарь по телефону по поручению руководителя. Просит ли он договориться о встрече, сообщить о проведении совещания, узнать некоторую информацию; звонят ли к вам на предприятие с теми же вопросами – все переданные и поступающие звонки должны фиксироваться в некоторой форме.

11 Телефонограммы Текст телефонограмм оформляется на бланке формата А5. Правила оформления и передачи телефонограммы: Текст должен быть кратким, без труднопроизносимых слов; Текст подписывает руководитель; При передаче текст произносится четко; После передачи в документ вносится дата, время передачи, должность и фамилия принявшего телефонограмму; Если телефонограмма передается нескольким абонентам, то к документу прилагается список с указанием названий фирм, телефонов, а также даты, времени и получателя текста в каждой фирме.

12 Телефонограммы При приеме телефонограммы необходимо знать: Название организации, номер телефона Текст Должность и инициалы лица, подписавшего телефонограммы, а также лица, передавшего ее Дату и время приема.

13 Спасибо за внимание!