Решение по управлению проектами Ловыгин Василий ведущий эксперт Центра информационных технологий и консалтинга ПАРУС lovigin@parus.ru. - презентация

1 Решение по управлению проектами Ловыгин Василий ведущий эксперт Центра информационных технологий и консалтинга ПАРУС

2 Комплексная система управления Управление проектами Проект – договор (заказ) на разработку новой или модернизацию продукции, включающий следующие основные этапы: проектирование, технологическая подготовка производства, изготовление опытных образцов изделий или узлов изделий, испытание опытных образцов, доработка конструкторской и технологической документации. Управление проектами – балансирование между объемом работ, ресурсами (финансовыми, трудовыми, материальными), временем, качеством и рисками в рамках всех проектов выполняемых предприятием. Балансирование путем планирования работ и затрат, учета фактического финансирования проектов, фактического исполнения работ и фактических затрат и перепланирования при отклонении факта от плана. Основные бизнес-процессы управления проектами, реализованные в решении «Управление проектами»: Планирование трудоемкости проектов и загрузки подразделений исполнителей Планирование и учет затрат проектов Управление договорами с заказчиками Управление договорами с соисполнителями и поставщиками Управление выполнением работ проектов

3 Комплексная система управления Цель и этапы внедрения решения на предприятиях Цель – Цель – создание информационной системы предприятия предоставляющей подразделениям эффективные и удобные инструменты планирования работ и затрат, контроля исполнения работ, учета затрат, и обеспечивающей руководство предприятия оперативной и достоверной информацией, в объеме достаточном для принятия управленческих решений. Этапы автоматизации: Автоматизация процессов планирования и учета трудоемкости и затрат проектов, учета договоров и формирования отчетности о финансировании, трудоемкости и затратах проектов Автоматизация планирования и контроля исполнения работ подразделениями-исполнителями проектов и учета фактической трудоемкости работ подразделений Автоматизация планирования и контроля исполнения работ сотрудниками и учета фактической трудоемкости работ сотрудников.

4 Комплексная система управления 1 этап – 1 этап – Автоматизация процессов планирования и учета трудоемкости и затрат проектов Цель этапа – используя имеющуюся на предприятии инфраструктуру (информационная сеть, компьютеры), с минимальными затратами на технические средства (сервер), создать эффективную систему планирования затрат проектов и загрузки подразделений исполнителей, контроля за исполнением договоров и учета фактических затрат. Задачи решаемые в рамках этапа: Ведение данных проектов и этапов проектов Ведение структуры себестоимости проектов и этапов проектов Ведение данных договоров с заказчиками, соисполнителями и поставщиками Формирование годовых и месячных планов по себестоимости Формирование годовых и месячных планов по трудоемкости Обработка ежемесячных отчетов подразделений по трудоемкости Загрузка данных о фактических затратах из системы бухгалтерского учета Формирование отчетности об исполнении договоров и проектов

5 Комплексная система управления Функциональная структура решения – планирование и учет затрат и трудоемкости Проект Договор с заказчиком Этапы договора Этапы проекта Графики финансирования Счета на оплату Акты/ накладные Структура цены Планы по себестоимости Планы по трудоемкости Договоры Этапы договора Счета Акты/ накладные Плановые платежи Фактические затраты Хозяйственные операции Журнал затрат Фактический платеж Товарные отчеты Банковские документы Распоряжение на оплату Планы по контрагентам

6 Комплексная система управления Ведение данных проектов и этапов проектов Для ведения данных проектов и этапов проектов используется раздел «Проекты» модуля «Планирование и учет в проектах».

7 Комплексная система управления Ведение структуры себестоимости проектов и этапов проектов Для описания структуры статей затрат себестоимости проекта и этапов проекта используется раздел «Схемы калькуляции» модуля «Планирование и учет в проектах»

8 Комплексная система управления Ведение структуры себестоимости проектов и этапов проектов Для типов проектов задается схема калькуляции по умолчанию, наследуемая для этапов проекта. Схема калькуляции этапа проекта может быть изменена при определении параметров этапа проекта. На основании схемы калькуляции формируется структура цены этапов проекта.

9 Комплексная система управления Ведение данных договоров Для ведения данных договоров с заказчиками, соисполнителями и поставщиками в разделе «Этапы проекта» модуля «Планирование и учет в проектах» реализованы закладки обеспечивающие ввод, корректировку и визуализацию данных договоров в привязке к этапу проекта. При вводе данных договоров в разделе «Этапы проекта» создаются документы, в соответствующих документам разделах модуля «УЗСР».

10 Комплексная система управления Формирование планов по себестоимости На основании данных о структуре цены этапа формируется годовой и ежемесячные планы по себестоимости. Для формирования, согласования и корректировки планов по себестоимости в модуле «Планирование и учет в проектах» реализован раздел «Карточки планово-фактических затрат и планы по себестоимости.

11 Комплексная система управления Формирование планов по трудоемкости На основании планов по себестоимости формируются планы по трудоемкости. Для формирования, согласования и корректировки планов по трудоемкости в модуле «Планирование и учет в проектах» реализован раздел «Ведомости и планы передачи трудоемкости».

12 Комплексная система управления Планирование загрузки подразделений На основании Ведомостей передачи трудоемкости по всем этапам проектов выполняемых в планируемом периоде формируется сводная загрузка подразделения и сводный фонд заработной платы. При наличии в системе данных о ФОТ подразделений – ведется в модуле «Управления персоналом и штатное расписание», формируется аналитическая отчетность о загрузке подразделений и обеспеченности ФОТ.

13 Комплексная система управления Ежемесячные отчеты подразделений по трудоемкости Из ежемесячных планов по трудоемкости формируются, в виде файлов формата MS Excel, шаблоны отчетов подразделений. Шаблоны используются подразделениями для создания ежемесячных отчетов подразделений о фактической трудоемкости отнесенной подразделением на этапы проектов. Отчеты загружаются и формируют данные о фактической трудоемкости и фактических затратах по статье «Основная заработная плата».

14 Комплексная система управления Фактические затраты проектов Фактические затраты этапов проектов в разрезе подразделений и статей затрат: 1) формируются в разделе «Журнал затрат» на основании данных бухгалтерского учета, если бухгалтерский учет ведется в модуле «Бухгалтерский учет» ПП «ПАРУС-Предприятие 8» 2) загружается в раздел журнал затрат из файла определенной структуры, если бухгалтерский учет ведется в другой системе бухгалтерского учета Сформированные или загруженные в раздел «Журнал затрат» данные отрабатываются с структуры цены этапов проектов с типом «факт».

15 Комплексная система управления Мониторинг проектов Данные о проекте визуализируются с использованием web-интерфейса.

16 Комплексная система управления 2 этап - 2 этап - планирование и контроль исполнения работ подразделениями Цель этапа –, путем создания в информационной системе предприятия удобных инструментов ведения графиков работ этапов проектов и контроля исполнения работ. Цель этапа – перейти от планирования трудоемкости подразделений по этапам проектов к планированию сроков и трудоемкости работ этапов проектов, путем создания в информационной системе предприятия удобных инструментов ведения графиков работ этапов проектов и контроля исполнения работ. Задачи решаемые в рамках этапа: Формирование и согласование графика работ этапов проектов Ведение штатного расписания и фондов рабочего времени подразделений Анализ загрузки подразделений работами проектов Формирование и согласование планов работ подразделений Обработка ежемесячных отчетов подразделений о выполнении плана План/Факт анализ загрузки подразделений Формирование отчетности о выполнении планов подразделений

17 Комплексная система управления Функциональная структура решения - Функциональная структура решения - планирование и контроль исполнения работ подразделениями Этапы проектов НИОКР Работы этапов проектов WEB – интерфейс формирования графика работ этапов Проекты графиков работ этапов проектов (сроки, трудоемкость) Согласование графиков работ этапов Штатное расписание и ФРВ подразделений WEB – интерфейс Анализ загрузки подразделений Планы работ подразделений Формирование/Переформирование планов работ подразделений Отчеты подразделений о трудоемкости Формирование шаблонов отчетов подразделений (формат Excel) Формирование базы данных трудоемкости и длительности типовых работ проектов Внутренние акты закрытия работ Фактическая трудоемкость работ

18 Комплексная система управления Формирование графика работ этапов проектов Формирование проектов графика работ этапов проектов выполняется с использованием web-интерфейса системы.

19 Комплексная система управления Согласование графика работ этапов проектов Проекты графиков работ согласуются и утверждаются в информационной системе или вне ее. После утверждения планы графики работ переносятся в список работ этапа проекта.

20 Комплексная система управления Утвержденные графики работ этапов проектов Утвержденные и перенесенные в проект планы графики работ становятся доступными для контроля исполнения работ через web-интерфейс. Факт выполнения работы подтверждается внутренним актом, данные которого отражаются в строке работы. Если внутренние акты содержат данные о фактической трудоемкости работы выполненной подразделением, то формируются данные о фактической трудоемкости работы, в сумме по всем подразделениям.

21 Комплексная система управления 3 этап - 3 этап - планирование и контроль исполнения работ сотрудниками Цель этапа – довести планирование и контроль исполнения работ проектов до уровня исполнителей, путем в информационной системе предприятия удобного инструмента: формирования и контроля индивидуальных планов сотрудников, а сотрудникам для формирования отчета о выполненных работах и затраченном времени. Цель этапа – довести планирование и контроль исполнения работ проектов до уровня исполнителей, путем предоставления в информационной системе предприятия удобного инструмента: руководителям подразделений для формирования и контроля индивидуальных планов сотрудников, а сотрудникам для формирования отчета о выполненных работах и затраченном времени. Задачи решаемые в рамках этапа: Формирование планов работ сотрудников Анализ загрузки сотрудников работами проектов Учет исполнения сотрудниками работ по срокам и трудоемкости Формирование сотрудниками отчетов о выполнении плана Ведение кадровых приказов и графиков работы сотрудников Табельный учет План/Факт анализ загрузки сотрудников Формирование отчетности о выполнении планов сотрудниками

22 Комплексная система управления Функциональная структура решения - планирование и контроль исполнения работ сотрудниками Этапы проектов Работы этапов проектов WEB – интерфейс Табельный учет Штатное расписание подразделений WEB – интерфейс сотрудника Планы работ подразделений Справочник типовых работ проектов Ресурсы работ (профессии) Планы работ сотрудников Исполнение должностей Отчеты сотрудников Согласование отчетов сотрудников Табели План/Факт анализ загрузки сотрудников подразделения WEB – интерфейс руководителя подразделения Справочник работ Формирование отчета подразделения Отчеты подразделений Согласование отчетов подразделений WEB – интерфейс руководителя проекта Формирование данных о фактической трудоемкости работ Выделенные элементы структуры обеспечивают: -Формирование отчетов сотрудниками с детализацией работ этапа путем выбора из справочника или ручного ввода; - Ввода дополнительных работ - Согласование отчета сотрудника руководителем подразделения, в т.ч. С внесением изменений в отчет - Формирование отчета подразделения из отчетов сотрудников - Согласование отчета подразделения руководителем проекта, в т.ч. с внесением изменений по трудоемкости - Формирование из отчетов подразделений в планах подразделений данных о фактической трудоемкости работ, отличающейся от фактической трудоемкости рассчитанной по данным статьи «Основная зарплата».

23 Комплексная система управления Выводы Поэтапная комплексная автоматизация управления проектами на базе программного продукта «ПАРУС-Предприятие 8» позволяет: Приступить к реализации проекта автоматизации при минимальных требованиях к информационной инфраструктуре, не требуется охватывать всё предприятие ЛВС, достаточно сети в экономических службах. Постепенно, по мере развития информационной структуры предприятия, включать в систему подразделения поставщики входной информации и поэтапно снижать нагрузку на экономические службы с точки зрения импорта (ввода) данных в систему. Поэтапно двигаться в направлении детализации планирования и учета, от уровня этапов проектов до уровня работ этапов, от уровня подразделений к уровню сотрудников. Использовать как источник данных о фактических затратах проектов любую систему бухгалтерского учета, способную выполнить выгрузку данных в форматах (Excel, XML, DBF). Организовать ввод данных с использованием шаблонов в формате Excel, а визуализацию с использованием web-интерфейса, т.е. не требуется обучение сотрудников подразделений работе в ПП «Парус-Предприятие 8» или каких-либо ещё специальных навыков - для эффективного взаимодействия с системой достаточно минимальных знаний работы на компьютере.

24