Управление финансами и бюджет проекта Совместный технический секретариат. - презентация

1 Управление финансами и бюджет проекта Совместный технический секретариат

2 Финансирование проекта партнёром 2 Не менее 10% общего бюджета проекта должно финансироваться Заявителем и партнёрами (не менее 10% общего бюджета каждого партнёра) Программа (90%) Партнёр (10%) Общий бюджет партнёра (100%)

3 Финансирование проекта партнёром МСП 3 Для партнёра МСП финансирование со стороны программы не более 50% общего бюджета партнёра (только для Приоритета 1) Программа (50%) Партнёр (50%) Общий бюджет партнёра (100%)

4 Софинансирование проекта Софинансирование партнёрами: собственными средствами взнос в натуральной форме (GfGA стр.22) – неоплачиваемая работа волонтёров и использование для выполнения проекта СОБСТВЕННЫХ помещений бенефициара и/или партнёров (не более 10% общего бюджета проекта и не более объёма софинансирования проекта бенефициаром и/или партнёрами) 4

5 Размер платежей Первый авансовый платёж для проектов продолжительностью не более 18 месяцев и размером гранта не более 300,000 EUR – максимум 40% объёма гранта для проектов продолжительностью более 18 месяцев или с грантом размером более 300,000 EUR – максимум 40% объёма бюджета, запланированного не первые 12 месяцев проекта гранта Следующий авансовый платёж – вместе с первым авансовым платежом не должен превышать 80% гранта Окончательный расчёт – не более 20% гранта а течение 45 дней после утверждения финального отчёта. Section GfGA 5

6 Приемлемость затрат по срокам Приемлемы только затраты, произведённые в период действия контракта на выполнение проекта (после подписания контракта и вступления его в силу) Единственное исключение – затраты, относящиеся к подготовке финального отчёта, проведению проверки расходов и оценке проекта, которые могут быть совершены до даты представления финального отчёта Подготовительные затраты, произведённые до начала реализации проекта - неприемлемы 6

7 Приемлемость затрат Обоснование приемлемости затрат: Указаны в утверждённой Полной Форме Заявки Соответствуют требованиям визуализации Программы Необходимы для выполнения проекта Идентифицируемые и поддающиеся проверке, обязательно регистрируемые в бухгалтерском учёте Произведённые в соответствии с процедурами проведения закупок Разумные и обоснованные Section GfGA 7

8 Налоги Налоги являются неприемлемыми расходами (исключение – подоходный налог, взносы в государственные внебюджетные фонды) НДС является неприемлемыми расходами (кроме случаев, когда Бенефициарий и/или партнеры не имеют права на его возмещение) 8

9 Неприемлемые расходы Оплата долгов или убытков Оплата процентов по кредитам Расходы, оплаченные ранее в рамках других проектов (двойное финансирование) Приобретение земли или зданий (кроме особых случаев) Потери при обмене валюты Налоги (кроме налогов на зарплату), НДС в случае возможности его возмещения Выдача кредитов третьим лицам Пени, штрафы, судебные издержки Section GfGA 9

10 Документы Programme document Programme - Estonia - Latvia - Russia Cross Border Cooperation Programme Within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013 Guidelines for Grant Applicants - GfGA PRAG - Practical Guide to Contract procedures for European Commission External Actions National legislation (EST and LAT partners and public bodies in RUS) Practical Guidelines for project applicants of Open calls for proper management during project implementation 10

11 Основные требования к бюджету Бюджет должен быть реалистичным и экономически эффективным Проект не должен быть ориентирован на извлечение прибыли Расходы бюджета проекта не должны покрываться исключительно средствами гранта Все партнёры должны вносить свою долю софинансирования проекта Только расходы необходимые для реализации проекта являются приемлемыми 11

12 Правило 10% До 10% общего бюджета проекта могут быть потрачены на мероприятия (не инвестиционные) вне зоны действия Программы: Эти мероприятия должны быть подробно описаны, затраты по ним обоснованы и включены в Полную Форму Заявки Section GfGA 12

13 Статьи бюджета Человеческие ресурсы Human resources Командировочные расходы Travel costs Оборудование и закупки Equipment and supplies Прямые офисные расходы Direct local office costs Прочие затраты и внешние услуги Other costs and external services Инфраструктура Infrastructure Взнос в натуральной форме In kind Административные расходы Administrative costs Непредвиденные расходы Contingency reserve Section GfGA 13

14 Человеческие ресурсы Эти расходы включают оплату только той части персонала Бенефициария и партнёров проекта, которая непосредственно участвует в реализации проекта (включая подоходный налог и обязательные платежи в государственные внебюджетные фонды) Уровень зарплат персонала, участвующего в реализации проекта, должен соответствовать уровню зарплат, представленному на рынке 14

15 Командировочные расходы Расходы могут включать – оплату билетов на самолёт, поезд и автобус, горючего для автомобиля или его аренду, виз и страховок, проживания в гостинице Бенефициарии и партнёры из Латвии и Эстонии, российские представители органов власти при определении размеров командировочных расходов должны использовать нормы, установленные национальным законодательством 15

16 Оборудование и закупки Оборудование и закупки должны соответствовать целям Программы и являться необходимыми для достижения целей проекта При приобретении оборудования необходимо придерживаться правил информации и публичности В случае превышения общего объёма закупок по этой статье суммы в 100,000 Евро при подготовке Полной Формы Заявки потребуется представление предварительного технико- экономического обоснования (Pre-Feasibility Study) NB! Необходимо соблюдение правил происхождения и национальности 16

17 Прямые офисные расходы Затраты, счета по которым выставляются напрямую проекту - в случае помещения, арендованного непосредственно для реализации проекта, арендная плата, текущие офисные расходы, аренда транспорта… Аренда отдельного офиса возможна в исключительных случаях, при соответствующем обосновании NB! В случае использования Бенефициарием и/или партнёром собственных помещений для реализации проекта в качестве взноса в натуральной форме необходимо указывать это в бюджете проекта 17

18 Прочие затраты и внешние услуги Закупки всех услуг/работ внешних исполнителей должны проводиться в соответствии с правилами, установленными Программой: Аудит Визуализация проекта Банковские услуги Внешние эксперты Прочие услуги Бенефициарии и партнёры не могут заключать друг с другом контрактов на работы, выполняемые в рамках проекта 18

19 Инфраструктура Работы и услуги, связанные со строительством, реновацией, монтажом оборудования NB! Необходимо предусмотреть затраты на услуги надзорных органов (в рамках национального законодательства) Финансирование инвестиций возможно в тех случаях, когда это абсолютно необходимо для достижения результатов проекта при условии соблюдения всех требований Программы Соответствующий партнёр проекта должен быть собственником земли и/или иметь необходимые разрешения на строительство 19

20 Инфраструктура Проведение закупок всех внешних услуг и работ должно строго соответствовать процедурам, описанным в разделе GfGA (российские частные предприятия и некоммерческие предприятия должны следовать правилам, установленным PRAG) В бюджет Полной Формы Заявки необходимо включать подробную смету на работы/услуги, основанную на прилагаемом предварительном технико-экономическом обосновании NB! Работы, связанные с разработкой технической документации и непосредственно с проведением строительных работ не могут финансироваться в рамках одного проекта 20

21 Административные расходы Обеспечивают работу офиса, связанную с реализацией проекта (аренда, электричество, отопление, связь, канцелярские расходы, пр….) Являются приемлемыми, если они не включены в другие статьи бюджета Если текущая деятельность Бенефициария/партнёра финансируется из бюджета Европейского Союза, то использование этой статьи бюджета является неприемлемым Не могут превышать 7% общих прямых затрат проекта, рассчитываются в соответствии с чётко обоснованным методом 21

22 Рекомендации Заявителям Разрабатывая проект бюджета: 22 За выполнение каждого мероприятия проекта должен отвечать конкретный партнёр Получите от каждого партнёра информацию о необходимых затратах по каждой статье бюджета Внесите информацию, полученную от партнёров в таблицу бюджета

23 Амортизация Бенефициарии и партнёры из Латвии, Эстонии и России должны придерживаться методов расчёта амортизации, определяемых национальным законодательством Бенефициарии и партнёры вправе выбирать метод расчёта амортизации и обязаны придерживаться его в течение всего периода реализации проекта, его изменение возможно лишь в исключительных случаях с необходимым обоснованием 23

24 Двойное финансирование Отдельный проект или мероприятие не могут дважды финансироваться грантом Европейского Союза Мероприятия проекта, ранее профинансированные из фондов Европейского Союза, международных, национальных, региональных и/или местных фондов, считаются неприемлемыми и квалифицируются как двойное финансирование Section GfGA 24

25 Использование Евро Платежи проектам осуществляются только в Евро Платежи, произведённые в национальной валюте должны пересчитываться в Евро с точностью до 4-х знаков после запятой (например ) Для информации: Пересчёт в Евро платежей, произведённых в национальной валюте, должен проводиться по среднему за отчётный период обменному курсу валют, публикуемому на InforEuro Любые потери, связанные с конвертацией валюты являются неприемлемыми Section GfGA 25

26 Учёт расходов проекта Для учёта расходов проекта бенефициарий и партнёры должны ввести отдельную бухгалтерскую систему или систему кодирования расходов проекта, соответствующую национальным правилам бухгалтерского учёта Расходы должны быть легко идентифицируемыми и поддающимися проверке Section GfGA 26

27 CONTACTS 27 Joint Technical Secretariat Ausekļa Street (3rd floor), LV-1010, Riga, Latvia Vineta Šnore Information Manager Phone: Branch Office in Pskov, Russia Sovetskaya Street 60a, p.3, 4th floor Pskov, Russia Ekaterina Moskaleva Information Manager Phone: Branch Office in Tartu, Estonia only for Lõuna-Eesti and Kesk-Eesti areas Sõbra 56, 51013, Tartu, Estonia Liane Rosenblatt Information Manager Phone: Branch Office in Jõhvi, Estonia - only for Kirde-Eesti and Põhja-Eesti areas Pargi 27, 41537, Jõhvi, Estonia Artur Viira Information Manager Phone: Branch Office in St. Petersburg, Russia Izmailovsky Prospect 14, Office 316 St. Petersburg, Russia Sergey Balanev Information Manager Phone: Branch Office in St. Petersburg, Leningrad Region, Russia Izmailovsky Prospect 14, Office 316 A, St. Petersburg, Russia Vladimir Skorokhodov Information Manager Phone: