Оформление документа часть 1 Выполнила Баранова Ирина. - презентация

1 Оформление документа часть 1 Выполнила Баранова Ирина

2 Вступление В данной статье рассматриваются вопросы создания и настройки ручного и автособираемого оглавления. Также освещены вопросы создания и настройки обычных и концевых сносок, способы их преобразования и просмотра.

3 Создание оглавления Автоматическое оглавление документа позволяет автоматизировать работу по созданию, как заголовков разделов документа, так и самого содержания. Другими словами, вам не нужно будет вручную собирать оглавление (главы, разделы, параграфы) после создания основной части документа, добавлять номера страниц и т.п. Это существенно упрощает и ускоряет процесс оформления документа.

4 Создание оглавления на основе стилей заголовков В процессе создания документа, в частности, контрольных или курсовых работ, используются определенные стили заголовков (заголовок 1, заголовок 2 и т.п.), на их основе можно создать оглавление, всего парой щелчков мыши. Причем чем сложнее структура оглавления, тем очевиднее преимущества от использования средств MicrosoftWord 2010 для создания оглавления.

5 Создание оглавления на основе стилей заголовков Чтобы создать оглавление на основе стилей заголовков, сделайте следующее: Поместите курсор в месте, где вы хотите разместить оглавление ( в большинстве случаев – первые три страницы документа, или конец документа); Откройте вкладку «Ссылки» и в группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный» из списка автоматически собираемых оглавлений, выберите нужный образец.

6 Рисунок 1.Автособираемое оглавление

7 Обновление оглавления Если же в процессе работы, вы внесли ряд изменений и ваш документ стал больше – соответственно сместились разделы (по номеру страниц) или изменились названия заголовков, а также были добавлены новые – вам совсем не обязательно удалять предыдущее оглавление, чтобы добавить новое. Для этого нужно использовать встроенные средства окна «Оглавление», кроме того, здесь вы можете изменить его тип.

8 Обновление оглавления Для того чтобы обновить таблицу оглавления, сделайте следующее: 1 способ: Подведите курсор к верхнему полю окна «Оглавление»; Щелкните по «Обновить таблицу» и в открывшемся окне «Обновление оглавления» выберите один из способов обновления: «Обновить только номера страниц» – обновляет только номера страниц, остальное содержимое оглавления не затрагивается, даже если вы добавили пару разделов или поменяли названия заголовков; «Обновить целиком» – полностью обновляет оглавление с учетом всех внесенных изменений

9 Обновление оглавления 2 способ: Откройте вкладку «Ссылки»; В группе «Оглавление» щелкните по «Обновить таблицу»; Выберите нужный способ обновления и нажмите «ОК»

10 Обновление оглавления 3 способ: Щелкните правой кнопкой мыши в области оглавления; В контекстном меню щелкните по «Обновить поле»; Выберите нужный способ обновления и нажмите

11 Рисунок 2. Изменение оглавления при помощи контекстного меню

12 Изменение типа созданного оглавления 1 способ: Откройте вкладку «Ссылки»; В группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный» выберите нужный тип оглавления

13 Изменение типа созданного оглавления 2 способ: Щелкните левой кнопкой мыши в любом месте оглавления; На верхней панели нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный выберите нужный тип оглавления

14 Рисунок 3. Обновление и изменение типа оглавления

15 Удаление оглавления документа 1 способ: Щелкните левой кнопкой мыши в области оглавления; На появившейся вверху панели, нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный» щелкните по «Удалить оглавление»

16 Удаление оглавления документа 2 способ: Откройте вкладку «Ссылки»; В группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный» щелкните по «Удалить оглавление»

17 Создание оглавления вручную Для этого сделайте следующее: Откройте вкладку «Ссылка»; Поместите курсор в месте будущего размещения оглавления; В группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление»; В открывшемся окне «Встроенный» выберите «Ручное оглавление». В месте размещение курсора появится область оглавление, в полях которой нужно вручную внести нужные изменения

18 Рисунок 4.Создание оглавления вручную

19 Изменение параметров оглавления Автоматически собираемые и ручные оглавления строятся на основе трех уровней заголовков. Но не во всех документах используется только три уровня – их может быть и четыре и пять, формат представления оглавления может быть отличным от шаблонного, страницы могут отображать по правому краю или сразу за текстом, либо не отображаться вовсе. Эти и другие параметры можно изменить, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу.

20 Изменение параметров оглавления Для того чтобы изменить параметры оглавления сделайте следующее: Откройте вкладку «Вставка»; В группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный» выберите пункт «Оглавление»; В окне «Оглавление» перейдите на вкладку «Оглавление» и выставите нужные вам параметры из следующих: Группа «Общие»: «Уровни» – определяет количество уровней заголовков заданных в оглавлении (по умолчанию используется три уровня); «Формат» – задает стиль оглавления

21 Рисунок 5. Окно «Оглавление»

22 Дополнительные параметры оглавления Кроме основных параметров оглавления, существуют также дополнительные. Они не настолько востребованы как основные, и нужны в основном, для тонкой настройки оглавления. В частности, можно собрать оглавление, используя практически любой стиль, при этом можно учесть уровни структуры – если у используемых стилей заголовков задан этот уровень, а также учитывать при построении списка поля элементы оглавления.

23 Дополнительные параметры оглавления Чтобы настроить дополнительные параметры оглавления, сделайте следующее: Перейдите к вкладке «Оглавление»; В группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный» щелкните по «Оглавление»; В открывшемся окне «Оглавление» нажмите кнопку «Параметры»; В окне «Параметры оглавления» задайте нужные значения и нажмите «ОК»

24 Рисунок 6. Дополнительные параметры оглавления

25 Сноски При создании объемных работ, например курсовых или дипломных, зачастую возникает необходимость в пояснительных сносках к тексту. Есть два вида сносок – обычные и концевые. Обычные сноски располагаются внизу страницы, а концевые находятся в конце раздела или документа. В одном документе можно использовать оба вида сносок. Сноска обычно отображается в виде цифры или символа, которым отмечается слово, к которому привязывается пояснение средствами сноски. Обычно это последнее слово термина, фразы или предложения – которое образно подытоживает смысл исходного текста.

26 Сноски Для добавления в документ обычной сноски сделайте следующее: Поставьте курсор в конце слова, к которому хотите добавить ссылку; Откройте вкладку «Ссылки»; В группе «Сноски» нажмите кнопку «Вставить сноску»; Наберите текст, поясняющий суть слова (фразы, предложения). Теперь поясняющий текст будет виден не только в конце страницы, но и при наведении на отмеченное ссылкой слово.

27 Изменение параметров сносок Параметры сносок можно изменить, например, изменить формат номера сноски, или начать нумерацию другой цифры (часто требуется в контрольных и курсовых работах, где перед оглавлением идут титульный лист и реферат). Чтобы изменить параметры сносок сделайте следующее:

28 Изменение параметров сносок Откройте вкладку «Ссылки» и в группе «Сноски» щелкните по кнопке открытия окна «Сноски»; В открывшемся окне выполните следующие действия: a) В группе «Положение» выберите тип ссылок, с которыми будете работать – концевыми или обычными. В поле напротив выберите, где будут располагаться сноски – внизу страницы или внизу текста; b) В группе «Формат» в поле «Формат номера» выберите формат номеров – арабские или римские цифры, строчные или прописные буквы английского алфавита либо набор символов. Кроме того, в поле «Символ» можно выбрать тип используемого символа.

29 Изменение параметров сносок c) В поле «Начать с» выберите с какой цифры будет начинаться нумерация; d) В поле «Нумерация» выберите, как будет осуществляться нумерация

30 Рисунок 7. Окно «Сноски»

31 Просмотр сносок в документе Для просмотра сносок можно использовать два способа – один наиболее трудоемкий и утомительный, но при этом, как ни печально, чаще всего используемый и второй – при помощи средств группы «Сноски». 1 способ: Пролистывая документ, просматривайте сноски внизу страницы (или текста) или, наводя курсор на символ сноски (пояснительный текст появится во всплывающей подсказке). 2 способ: Откройте вкладку «Ссылки» и в группе «Сноски» нажмите кнопку «Следующая сноска»; Чтобы выбрать просмотр сноски в обратном направлении, нажмите на кнопке открытия меню кнопки

32 Редактирование содержимого сноски Чтобы отредактировать содержимое сноски, сделайте следующее: 1 способ: Перейдите к тексту ссылки и внесите исправления, также как и в обычном тексте. 2 способ: Дважды щелкните по символу сноски (курсор автоматически переместится в поле текста сноски); Внесите нужные изменения в тексте сноски.

33 Концевые сноски Концевые сноски подобны обычным, но располагаются в конце документа, отсюда и название – концевые. Используются в документах, где требуется, чтобы основной текст шел отдельно, а ссылки в конце документа. Это может быть вызвано как требуемым форматом или наличием большого количества сносок – что не лучшим образом влияет на общий вид страницы (когда сноски занимают половину страницы), так и тем фактом, что обычные сноски негативно действуют на ряд читателей, не позволяя им полностью сосредоточиться на основном тексте.

34 Удаление сносок Для удаления сносок, сделайте следующее: Выделите значок сноски; Нажмите кнопку или

35 Преобразование сносок Чтобы преобразовать концевую сноску в обычную или наоборот, сделайте следующее: Откройте вкладку «Ссылки» и в группе «Сноски» нажмите кнопку открытия окна «Сноски»; Нажмите кнопку «Заменить» и в окне «Преобразование сносок» выберите нужный вариант; Нажмите «ОК», а затем «Закрыть».

36 Рисунок 8. Преобразование сносок

37 Заключение Для студентов, как правило построить оглавление, уметь его настроить и придать ему оригинальный вид – весьма полезный навык, для людей работающий с документами, имеющими как простую, так и сложную структуру. И это вовсе незаменимый способ создания правильно оформленных документов и существенной экономии времени при работе с документами. Это же относиться к сноскам, без которых сегодня не обходится ни одна работа уровня курсовой или дипломной.