Исполнение проектов – планирование и учет затрат Чечнев Михаил. - презентация

1 Исполнение проектов – планирование и учет затрат Чечнев Михаил

2 Рассматриваемые вопросы Планирование и учет затрат Планирование затрат проектов - планы по себестоимости Учет фактических затрат проектов – журнал затрат Формирование бюджетов проектов в разрезе статей структуры цены Учет фактических затрат по статье Заработная плата WEB- мониторинг затрат проектов и исполнения бюджетов проектов

3 Планирование Поддержка версионности планирования Возможность автоматизированного экспорта и импорта плановых данных через формализованный шаблон MS Excel Автоматизированное перепланирование с учетом фактических затрат, зарегистрированных в системе Учет фактических затрат Поддержка импорта фактических затрат из сторонних систем в форматах XML, JSON, DBF, CSV, MS Excel и других (ODBC, Oracle HS, WEB- сервисы и т. п.) Автоматизированное формирование фактических затрат на основе данных системы ( Журнал хозяйственных операций ) с возможностью применения настраиваемых пользователем правил Общие особенности Агрегация плановых и фактических значений затрат на разных уровнях Возможность сквозной навигации по связям внутреннего документооборота от верхнего уровня агрегации данных до первичного документа Планирование и учет затрат Особенности

4 ПУП Этапы план факт импорт Проект Сторонняя система бухгалтерского учета БУ Журнал хозяйственных операций автоматизированное формирование Планирование и учет затрат Принципиальная схема факт Сумма по договору, агрегированные плановые и фактические суммы затрат в разрезе статей, отклонения Структура цены Фактические прямые затраты по статье, за период с указанием МВЗ Журнал затрат Плановые данные на каждый год этапа, по каждому месяцу года из активного плана по себестоимости в разрезе статей структуры цены. Агрегированные фактические данные на каждый год этапа, по каждому месяцу года в разрезе статей структуры цены. Планы и отчеты по статьям ПланФакт экспорт / импорт первичного плана Экспортированный план для первичного заполнения передается экономистам ответственных подразделений, затем автоматизировано загружается в систему и принимается к учету. Шаблон MS Excel план перепланирование с учетом факта Планово / фактический документ, на год, с помесячными плановыми данными в разрезе статей СТЦ. Поддерживаются мультиверсионные планы для каждого из этапов на каждый год. Планы по себестоимости Сводные годовые планы в разрезе заказов и исполнителей в MS Excel калькуляция косвенных затрат по схемам Правила формирования журнала затрат К предыдущему слайду

5 Планирование и учет затрат План по себестоимости Помесячные данные плана … … в разрезе статей структуры цены Этап проекта Расчетный период плана Версия и дата плана Состояния плана К схеме документооборота

6 Планирование и учет затрат План по себестоимости - действия Автоматизированное формирование плана по себестоимости Принятие плана по себестоимости к учету в проекте Выгрузка плана по себестоимости в форму обмена MS Excel и его загрузка в систему Автоматизированное формирование очередной версии плана с учетом имеющихся в системе фактических данных К схеме документооборота

7 Планирование и учет затрат План по себестоимости – форма обмена Учетные данные этапа проекта Защищенный формат шаблона Формулы, согласно схеме калькуляции К схеме документооборота

8 Планирование и учет затрат Журнал затрат Агрегатные функции по произвольным полям Признак отражения затраты в проекте Сумма затратыСтатья затраты Период затраты Подразделение, понесшее затрату Проект, на который отнесена затрата Отбор, фильтрация и сортировка К схеме документооборота

9 Планирование и учет затрат Журнал затрат - действия Ручной ввод данных о фактических затратах Автоматизированное формирование фактических затрат по данным БУ с применением правил формирования, настроенных пользователем Импорт данных ФЗ из сторонних систем в установленном формате Принятие записи фактических затрат к учету в проекте К схеме документооборота

10 План ФактОтклонения Сводные данные по статьям Планирование и учет затрат Структура цены К схеме документооборота

11 План, автоматически, на основе данных актуального плана по себестоимости, с возможностью перехода в раздел Планы по себестоимости Факт, автоматически, при отработке записей журнала затрат, с возможностью перехода в раздел Журнал затрат Планирование и учет затрат Планы и отчеты по статьям К схеме документооборота

12 Версия плана Дата сборки плана …… с учетом факта до Планирование и учет затрат Планы и отчеты по статьям – связь с планом К схеме документооборота

13 Сумма Место возникновения Статья Расчетный период Планирование и учет затрат Планы и отчеты по статьям – связь с фактом К схеме документооборота

14 Планирование и учет затрат WEB - мониторинг - Планы по себестоимости

15 Учетные характеристики этапа Помесячные данные плана … … в разрезе статей структуры цены Этап проекта Расчетный период плана Версия плана Состояния плана

16 Планирование и учет затрат WEB - мониторинг - Сводные годовые планы

17 Планирование и учет затрат WEB - мониторинг - Сводные годовые планы – по заказам Построение на произвольную дату по указанному подразделению Свод по планам себестоимости в разрезе заказов и соисполнителей в них задействованных

18 Планирование и учет затрат WEB - мониторинг - Сводные годовые планы – по исполнителям Построение на произвольную дату по указанному подразделению, в натуральном или денежном выражении Свод по планам себестоимости в разрезе подразделений исполнителей и заказов, в которых они задействованы Плановый ФОТ ( по данным УПШР ), и обеспеченность проектами исходя из него

19 Цвето - графическое отображение состояния этапа Возможность получения интерактивной сводки по этапу Контекстный поиск по данным этапов Возможность фильтрации по типу проекта, исполнителю, состоянию Планирование и учет затрат WEB - мониторинг - Фактические затраты этапа проекта

20 Данные структуры цены Учетные характеристики этапа Планирование и учет затрат WEB- мониторинг - Фактические затраты этапа проекта

21 Использование общесистемного механизма формирования бюджетов Возможность настройки уровня детализации затратной части бюджета Отслеживание исполнения бюджетов Несколько бюджетов в одном расчетном периоде по состоянию на разные даты Автоматический расчет отклонений по статьям бюджетов относительно предыдущих состояний Возможность публикации бюджетов проектов в WEB- интерфейсе системы Формирование бюджетов проектов Особенности

22 Формирование бюджетов проектов Бюджетирование - принципиальная схема работы Публикация и отчетность Иерархия статей с поденными графами Иерархия статей с помесячными графами Ссылки на документы системы, попавшие в расчет статьи Сформированные бюджеты Структура бюджета, фактические параметры формирования статей бюджета Формальное описание алгоритмов формирования статей бюджетов Алгоритмы расчета бюджетов Бюджетирование Статьи ( поденно ) Элементы дохода и расхода, статьи затрат Настройки бюджетов UDO_PKG_FINPLAN_UTILS.CALC_% Алгоритмы расчета, реализованные на PL/SQL Типы документов Статьи ( помесячно ) Детализация MS Excel WEB-интерфейс

23 Бюджет проекта Оперативный учет Формирование бюджетов проектов Алгоритм формирования бюджета проекта Проекты / Этапы План по себестоимости Журнал затрат Планы и отчеты по статьям ПланФакт Статья ( расход ) ПланФакт Статья ( приход ) ПланФакт Журнал платежей Счета на оплату Расходные накладные / Акты выполненных работ ( услуг ) Договор с генеральным заказчиком График финансирования ПланФакт Бухгалтерский учет График платежей фактические платежи плановые платежи

24 Формирование бюджетов проектов Настройка бюджета Настройки публикации Период действия настроек Детализируемый период Тип бюджета Статьи бюджета : приходные – поступления от заказчика ; расходные – статьи по структуре цены этапов Привязка статьи к алгоритму ( одному из штатных ) Привязка параметров алгоритма к СТЦ и этапу проекта

25 Формирование бюджетов проектов Построение бюджета … по состоянию на указанную дату Бюджет настроенного для проекта типа … … в выбранном расчетном периоде … Показатели статей Настроенные статьи бюджета Фиксация произвольного числа колонок Отклонение от бюджета предыдущего периода Детализация статьи, указывающая на вошедшую в неё документы Детализация документа, вошедшего в показатель

26 Формирование бюджетов проектов Выгрузка бюджета в Excel Подсветка фактической части бюджета Возможность выгрузить показатели с группировкой за год, квартал, месяц, неделю, день Выгрузка статей с указанным уровнем вложенности

27 Формирование бюджетов проектов WEB- мониторинг - Бюджет проекта

28 Просмотр бюджета с заданным уровнем вложенности статей, масштабом, порядком сортировки статей и группировки граф Подсветка фактических данных и уровней статей Динамически формируемые диаграммы и графики, согласно настройкам бюджета

29 Учет в зависимости от степени автоматизации Журнал затрат – на общих основаниях с остальными статьями затрат проектов Распределение ОЗП по проектам – выделенный процесс для формирования затрат по заработной плате в разрезе этапов проектов Автоматическое отражение учтенных затрат по заработной плате в фактической трудоемкости этапов проектов исходя из СЗП Учет фактических затрат по статье Заработная плата Особенности

30 Фактические затраты по статье ОЗП, в разрезе подразделений, ответственных за исполнение этапов проектов Учет фактических затрат по статье Заработная плата С использованием Журнала затрат – схема работы ПУП Этапы изменение значения статьи ОЗП Проект Данные сторонней системы расчета заработной платы Сумма по договору, агрегированные плановые и фактические суммы затрат в разрезе статей, отклонения Структура цены Журнал затрат конвертация в трудоемкость через СЗП Ручной ввод Агрегированные плановые и фактические данные по трудоемкости подразделений внутренних соисполнителей Соисполнители этапа Плановые и фактические данные на каждый год этапа, по каждому месяцу года в финансовом выражении. Планы и отчеты по статьям ПланФакт Плановые и фактические данные на каждый год этапа, по каждому месяцу года в натуральном выражении. Планы и отчеты по соисполнителям ПланФакт

31 Непрозрачность Затраты по ОЗП формируются в системе на уровне самостоятельного подразделения, ответственного за этап проекта, данные по сотрудникам и подразделениям более низкого уровня недоступны Несходимость Сложно добиться 100% соответствия данных проектов, бухгалтерского учета, табельного учета и расчета заработной платы Учет фактических затрат по статье Заработная плата С использованием Журнала затрат - недостатки

32 Распределение ОЗП по проектам Учет фактических затрат по статье Заработная плата С использованием Распределения ОЗП по проектам РЗП ПУП БУ Форма распределения ОЗП сотрудников по проектам сотрудники проекты Расчет ЗП Ведомости расчета заработной платы Планы по себестоимости Журнал хозяйственных операций Правила формирования журнала затрат Правила формирования журнала хозяйственных операций Журнал затрат Свод по проектам и подразделениям Свод по организации Учет в проектах утверждение ответственным утверждение ПЭО сотрудники подразделения и начисленная ЗП за период заказы подразделения и планы по ОЗП на период формирование ведомости расчета ЗП с аналитикой по проектам автоматизированное формирование ФЗ автоматизированное формирование ХО отработка формирование ведомости по РЗП К предыдущему слайду

33 Формирование данных для формы распределения Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам К схеме документооборота

34 Распределение начисленной ЗП в WEB- интерфейсе Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам К схеме документооборота

35 Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам Отбор форм распределения Редактор распределяемых показателей Сводная таблица распределения по структурным элементам подразделения Сводная таблица распределения по сотрудникам Управление состоянием формы и печать отчетов Управление структурой распределения и функции автоматизированного распределения К схеме документооборота

36 Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам Распределенная трудоемкость и сумма по конкретному проекту для данного структурного элемента Трудоемкость и сумма к распределению по данному структурному элементу Распределенные трудоемкость и сумма по данному структурному элементу Структурный элемент самостоятельного подразделения Отклонение распределения Общий лимит ОЗП по данному проекту согласно плану по себестоимости Лимит ОЗП на выбранный месяц по данному проекту согласно плану по себестоимости К схеме документооборота

37 Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам Распределенная трудоемкость и сумма по конкретному проекту для данного сотрудника Трудоемкость и сумма к распределению по данному сотруднику Распределенные трудоемкость и сумма по данному сотруднику Отклонение распределения Сотрудники структурного элемента самостоятельного подразделения К схеме документооборота

38 Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам Управление состоянием формы Формирование отчетности Автоматизированное распределение Управление структурой заказов формы распределения К схеме документооборота

39 Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам К схеме документооборота

40 Согласование распределенной ЗП в WEB- интерфейсе Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам К схеме документооборота

41 Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам Отбор данных для согласования по ответственному и периоду формы распределения Список проектов ответственного, попавших в форму распределения за указанный период Данные распределения ( сводный и по группам исполнений ) Управление состоянием согласованности К схеме документооборота

42 Форма согласования Форма распределения Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам К схеме документооборота

43 Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам К схеме документооборота

44 Финальное утверждение формы распределения в ПЭО Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам К схеме документооборота

45 Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам К схеме документооборота

46 Учет фактических затрат по статье Заработная плата Распределение ОЗП по проектам Формирование ведомости начисления по форме распределения К схеме документооборота

47 Спасибо за внимание Ваши вопросы …