Финансовый университет Управление делопроизводства и архива Обучающий семинар для уполномоченных по качеству и внутренних аудиторов 26.03.2013. - презентация

1 Финансовый университет Управление делопроизводства и архива Обучающий семинар для уполномоченных по качеству и внутренних аудиторов

2 ТЕРМИНЫ и ОПРЕДЕЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ – совокупность видов работ, обеспечивающих движение, хранение, использование документов ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ БЛАНКИ, ПЕЧАТИ, ШТАМПЫ ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА

3 Децентрализовано ФУНКЦИИ: - получение корреспонденции; - обработка корреспонденции; - отправление корреспонденции; - регистрация поступающих документов; - регистрация отправляемых документов; - регистрация внутренних документов; - рассылка документов; - оформление документов; - тиражирование документов; - архивное хранение документов; - и т.д. ФУНКЦИИ: - получение корреспонденции; - обработка корреспонденции; - отправление корреспонденции; - регистрация поступающих документов; - регистрация отправляемых документов; - регистрация внутренних документов; - рассылка документов; - оформление документов; - тиражирование документов; - архивное хранение документов; - и т.д. Централизовано СМЕШАННАЯ ФОРМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ФУНКЦИИ: - подготовка проектов документов; - оформление документов; - регистрация внутренних документов; - формирование дел; - текущее хранение документов; - передача документов на архивное хранение; - уничтожение документов; - и т.д. ФУНКЦИИ: - подготовка проектов документов; - оформление документов; - регистрация внутренних документов; - формирование дел; - текущее хранение документов; - передача документов на архивное хранение; - уничтожение документов; - и т.д. Структурные подразделения кафедры факультеты институты СПОВПО управления центры отделы и др. ВПО, СПО Управление делопроизводства и архива Управление делопроизводства и архива Филиалы

4 Ректор Руководитель секретариата Управление делопроизводства и архива Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях университета и филиалах СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ Должностная инструкция Положение об управлении, должностные инструкции Приказ ректора, директора филиала Служба делопроизводства п.8.2.8

5 НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ФИНУНИВЕРСИТЕТА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПриказыректораУтвержденректором О назначении ответственных за использование и хранение простых печатей и штампов О назначении ответственных за делопроизводство Об утверждении Инструкции по делопроизводству в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» Классификатор структурных подразделений на 2013 год О создании постоянно действующей экспертной комиссии Об утверждении бланков документов Финансового университета Об утверждении бланков документов филиалов Финуниверситета О создании комиссии по проверке наличия, использования, хранения и уничтожению гербовых бланков документов, печатей и штампов О подготовке годовых планов работы и отчётов о работе структурных подразделений Финансового университета

6 ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Выполнение единых правил оформления документов обеспечивают: -юридическую силу документов; -своевременность и правильность принятия управленческих решений; -оперативный поиск документов; -практическое внедрение автоматизированных систем; -корпоративную культуру. Документы, создаваемые Финуниверситетом, должны иметь стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление в соответствии с ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Подготовка и оформление отдельных видов документов (конкретные требования к подготовке, включая копии и выписки из документов). Выполнение единых правил оформления документов обеспечивают: -юридическую силу документов; -своевременность и правильность принятия управленческих решений; -оперативный поиск документов; -практическое внедрение автоматизированных систем; -корпоративную культуру. Документы, создаваемые Финуниверситетом, должны иметь стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление в соответствии с ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Подготовка и оформление отдельных видов документов (конкретные требования к подготовке, включая копии и выписки из документов). пп.3.1.2, 3.3.1, 3.3.3, 3.3.4, раздел 4

7 БЛАНКИ, ПЕЧАТИ и ШТАМПЫ Лица, персонально ответственные за учёт, использование и хранение бланков документов и печатей, назначаются приказом ректора, а по филиалам – приказами директоров филиалов Финуниверситета. Бланки, печати и штампы должны храниться в надёжно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (сейфах). Комиссия по проверке наличия, использования, хранения и уничтожения гербовых бланков документов назначается приказом ректора Финуниверситета, а по филиалам – приказами директоров филиалов Финуниверситета. Лица, персонально ответственные за учёт, использование и хранение бланков документов и печатей, назначаются приказом ректора, а по филиалам – приказами директоров филиалов Финуниверситета. Бланки, печати и штампы должны храниться в надёжно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (сейфах). Комиссия по проверке наличия, использования, хранения и уничтожения гербовых бланков документов назначается приказом ректора Финуниверситета, а по филиалам – приказами директоров филиалов Финуниверситета. пп.9.8, 9.16, 9.21

8 В день подписания или утверждения РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Ж У Р Н А Л БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ Работник, ответственный за делопроизводство либо СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ В пределах одного календарного/учебного года СОСТАВ НОМЕРА Прил. 22 п.5 п п п.8.2.3, Прил. 1 п.11 п п п п Номер по порядку / индекс дела 859 / – 30 номер номер по дела классификатору п Ж У Р Н А Л в СЭД

9 Ежегодно до 10 октября НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Разработка Регистрация НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ структурного подразделения согласованная Работник, ответственный за делопроизводство Согласование Хранение Подведение итогов Передача данных Управление делопроизводства и архива Управление делопроизводства и архива В течение месяца с даты создания Прил. 1 п.10 Ежегодно до 25 января п п п пп.8.1.3,

10 Не более чем через 10 дней ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ Д Е Л О БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА Работник, ответственный за делопроизводство либо Одного срока хранения По одному вопросу Исполненные документы В соответствии с заголовком дела Полностью оформленные По одному экземпляру без черновиков и проектов За один календарный/учебный год (кроме переходящих) Вместе с приложениями п.8.2.6п п п.8.2.3, Прил. 1 п.11 п п Д Е Л О в СЭД

11 ОБЛОЖКА ДЕЛА Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» (Финансовый университет) _______________________________________ (наименование подразделения) ДЕЛО ___________ том ________ _____________________________________________________________ (заголовок дела) ________________ (дата) Хранить __________ пп.8.6.3, Работник, ответственный за делопроизводство

12 РАЗМЕЩЕНИЕ ДЕЛ Д Е Л О РАЗМЕЩЕНИЕ ДЕЛ Работник, ответственный за делопроизводство ВертикальноВ шкафахКорешками наружу В порядке по номенклатуре дел п БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТ Д Е Л О

13 Не менее 1 года и не более 3 лет ХРАНЕНИЕ ДЕЛ БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ Работник, ответственный за делопроизводство Опись Передача в архив Полное оформление дела Уничтожение Акт Постоянного хранения и временного хранения свыше 10 лет Частичное оформление дела п п п п.8.6.2, Прил. 1 п.12 п п.8.5 Временного хранения до 10 лет включительно По истечении срока хранения п пп.8.6.3, п Д Е Л О в СЭД Д Е Л О БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТ либо

14 1.1. Отсутствие актов приёма-передачи документов при смене работников, ответственных за делопроизводство в подразделении Отсутствие ознакомления работников подразделения с локальными нормативными актами под роспись (инструкция по делопроизводству). 1. Неправильная организация работы по ведению делопроизводства: 1. Неправильная организация работы по ведению делопроизводства: 2. Неправильное хранение печатей, штампов и гербовых бланков документов: 2. Неправильное хранение печатей, штампов и гербовых бланков документов: - отсутствие сейфов или надёжно запираемых шкафов, либо отсутствие ключей к ним. п.1.8 п.1.11 п.9.16 ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ

15 3. Неправильное оформление документов: 3.1. Неверное проставление регистрационных номеров на внутренних документах: - не по календарному году; - не по классификатору структурных подразделений; - не по номенклатуре дел Неверное проставление регистрационных номеров на внутренних документах: - не по календарному году; - не по классификатору структурных подразделений; - не по номенклатуре дел Отсутствие указаний по исполнению документов (резолюций) или отметок об ознакомлении с документами руководителей структурных подразделений Отсутствие отметок об исполнении документов на исполненных документах. пп.6.1.8, п.5.8.2а п

16 ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ 3.4. Неверное оформление реквизитов документов: - отсутствие даты утверждения или подписания документа; - отсутствие подписи на приложении к распорядительному документу (приказ, распоряжение); - ошибочное оформление отметки о приложении к распорядительному документу как приложении к письму; - несоответствие вида документа его содержанию (распоряжением нельзя утверждать документы и устанавливать нормы, а приказом нет необходимости давать поручения о представлении документов, о проведении мероприятий и т.п.); - отсутствие в текстах приказов полного наименования документов, на которые делается ссылка или в которые вносятся изменения (дополнения); - неправильные формулировки заголовков к тексту, не раскрывающие смысла документов (отсутствие отглагольных существительных); - оформление документов не на утвержденных бланках университета (протоколы заседаний кафедр не оформлены на общем продольном бланке); - отсутствие нумерации листов приказов и приложений к ним; - отсутствие реестров рассылки распорядительных документов при подготовке проектов документов Неверное оформление реквизитов документов: - отсутствие даты утверждения или подписания документа; - отсутствие подписи на приложении к распорядительному документу (приказ, распоряжение); - ошибочное оформление отметки о приложении к распорядительному документу как приложении к письму; - несоответствие вида документа его содержанию (распоряжением нельзя утверждать документы и устанавливать нормы, а приказом нет необходимости давать поручения о представлении документов, о проведении мероприятий и т.п.); - отсутствие в текстах приказов полного наименования документов, на которые делается ссылка или в которые вносятся изменения (дополнения); - неправильные формулировки заголовков к тексту, не раскрывающие смысла документов (отсутствие отглагольных существительных); - оформление документов не на утвержденных бланках университета (протоколы заседаний кафедр не оформлены на общем продольном бланке); - отсутствие нумерации листов приказов и приложений к ним; - отсутствие реестров рассылки распорядительных документов при подготовке проектов документов. пп.3.3.4, 4.1, 4.2

17 ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ 4. Неправильная организация работы с документами: 4.1. Неправильное ведение учёта поступающих документов и сведений о работе с ними (повторная регистрация, т.к. нет разделения учёта и регистрации) Отсутствие номенклатуры дел либо отсутствие согласования номенклатуры дел подразделения с Управлением делопроизводства и архива Отсутствие рабочего экземпляра номенклатуры дел в месте размещения и хранения дел Несоответствие размещения дел порядку, закрепленному в номенклатуре дел Несоответствие надписей на обложках дел номенклатуре дел на текущий год. пп.6.1.8, п.5.8.2а п

18 ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ 4.6. Отсутствие шкафов для хранения дел (хранение дел на тумбочке, подоконнике) Уничтожение документов без оформления актов об уничтожении документов с истекшими сроками хранения Не передаются на хранение в архив университета дела с постоянным сроком хранения Не подводятся итоги формирования номенклатурных дел за истекший календарный год. п п п п

19 ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ 5. Неправильное формирование дел: 5.1. Хранение в делах неисполненных документов Хранение в делах недооформленных или неправильно оформленных документов Отсутствие в делах действующих локальных нормативных актов университета (правил, положений, инструкций) Хранение в делах документов, несоответствующих наименованию дел Хранение в не переходящих делах текущего календарного года документов за предыдущие годы Хранение в номенклатурных делах проектов документов, рабочих материалов. п п.5.8.2а пп.6.1.8,

20 ВЫВОДЫ и ПРЕДЛОЖЕНИЯ Необходимо назначать ответственными за делопроизводство наиболее компетентных работников, в должностные обязанности которых входит работа с документами. Необходимо обучать ответственных за делопроизводство правилам оформления документов и установленному порядку работы с ними. Необходимо обеспечивать структурные подразделения материальными средствами для ведения делопроизводства в соответствии с установленными требованиями.

21 Спасибо за внимание