Docflow Best Practice sapdocflow@sapdocflow.ru www.sapdocflow.ru +7 499 762 07 71 Интеграция SAP ERP c системами операторов ЭДО для обмена электронными. - презентация

1 Docflow Best Practice Интеграция SAP ERP c системами операторов ЭДО для обмена электронными счетами- фактурами и другими документами Docflow Solutions - решения для управления электронными документами на платформе SAP

2 Содержание презентации О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Отправка электронных документов из SAP-приложений Интеграция с журналом учета выставленных счетов-фактур Преимущества и стоимость решения Приложение 1. Примеры внедрения решения DFS B2B Solution Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами 2/41

3 Автоматически обрабатывать в SAP ERP данные входящих счетов-фактур Обмениваться с контрагентами электронными счетами- фактурами и другими первичными документами через операторов ЭДО Выполнять поточный ввод документов и распознанных данных в SAP-системы Встраивать в стандартные приложения SAP функции сканирования, штрих-кодирования, шифрования и ЭЦП Создавать на платформе SAP различные системы электронного документооборота и электронные архивы Решения Docflow Best Practice позволяют: О компании Docflow Best Practice 3/41

4 Клиенты компании Docflow Best Practice 4/41

5 Готовые к использованию решения Не модифицируют SAP-код Легко адаптируются с помощью параметризации и программных расширений Обеспечивают бесшовную интеграцию электронных документов с документами бизнес-приложений SAP Не зависят от используемой системы хранения Сертифицированы SAP Позволяют использовать специальные лицензии типа SAP Platform Standard User Использование сертифицированных, опробованных многими внедрениями программных решений позволяет существенно упростить процесс создания систем электронного документооборота на платформе SAP Преимущества решений Docflow Best Practice 5/41

6 Содержание презентации О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Отправка электронных документов из SAP-приложений Интеграция с журналом учета выставленных счетов-фактур Преимущества и стоимость решения Приложение 1. Примеры внедрения решения DFS B2B Solution Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами 6/41

7 Юридическая значимость электронных документов Формирование счетов-фактур, актов и накладных в формате ФНС Обмен электронными документами между контрагентами Подписание документов с помощью ЭЦП Контрагенты Операторы ЭДО … Межкорпоративный юридически значимый электронный документооборот 7/41

8 Операторы ЭДО Операторы ЭДО DFS B2B Solution – интеграция SAP ERP с системами операторов ЭДО Установка и настройка решения занимает не более 1 недели. Сразу после установки решение позволяет обмениваться с контрагентами любыми электронными документами из стандартного интерфейса SAP. Для хранения электронных документов может использоваться любое сертифицированное хранилище. Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Электронное хранилище Электронное хранилище Контрагенты Интеграция SAP ERP с системами операторов ЭДО … DFS B2B Solution Диадок Такском-Файлер СФЕРА Курьер 8/41

9 Очереди электронных документов в SAP ERP Формализованные документы: - счета-фактуры - товарные накладные ТОРГ-12 - акты приемки-сдачи работ/услуг Неформализованные документы (файлы любых форматов) 9/41

10 Очередь входящих документов 10/41

11 Принятие решения по входящему документу Подписать документ, принять счет-фактуру Актуальный статус документа Отклонить документ, запросить корректирующий счет-фактуру 11/41

12 Очередь исходящих документов Массовое подписание и отправка электронных документов контрагентам Просмотр связанных документов Просмотр статуса отправленного документа 12/41 Загрузить с диска файл документа, подписать и отправить контрагенту

13 Другие операции с документами в очередях Просмотр журнала операций с документом Вызов пользовательских операций с документом Перенос документа в очередь обработанных документов 13/41

14 Поиск электронных документов по различным критериям Выбор любых документов по: Балансовой единице Отправителю и получателю Периоду отправки Типу электронного документа Статусу доставки Выбор формализованных документов по: Дате документа Номеру документа Сумме документа Дополнительной информации Проверка полномочий на БЕ и контрагента Поиск входящих и исходящих электронных документов 14/41

15 Список найденных электронных документов Массовая выгрузка документов Массовая печать документов Список документов в виде ALV-отчета Возможность сортировки и фильтрации Просмотр печатной формы и данных формализованных документов Просмотр связанных SAP-документов Просмотр пакета документов Массовая выгрузка документов Массовая печать документов 15/41

16 Содержание презентации О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Отправка электронных документов из SAP-приложений Интеграция с журналом учета выставленных счетов-фактур Преимущества и стоимость решения Приложение 1. Примеры внедрения решения DFS B2B Solution Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами 16/41

17 Процесс отправки первичных документов контрагентам Доставка через оператора ЭДО Получение документов контрагентами Подписание документов Доставка по почте Массовое подписание и отправка электронных документов Массовая печать документов Проводка Отправка документов в бумажном виде Отправка документов в электронном виде Функция формирования электронных документов может встраиваться в те же SAP-приложения, из которых выполняется печать бумажных документов. Электронные документы могут быть подписаны и отправлены контрагентам немедленно при формировании или позже в режиме массовой обработки. 17/41

18 Модуль формирования, подписания и отправки ЭСФ ОТПРАВКА ЭСФ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКАЯ ПРОЦЕДУРА СБОРА ДАННЫХ ПРОВЕРКА ПОВТОРНОЙ ОТПРАВКИ ПРОВЕРКА ДАННЫХ СБОР ДАННЫХ ПОДТВЕРЖДЕ- НИЕ ОТПРАВКИ ЗАПИСЬ В ЖУРНАЛ УЧЕТА СЧЕТОВ-ФАКТУР ПОДПИСАНИЕ ЭСФ ПРИЛОЖЕНИЕ Модуль формирования, подписания и отправки ЭСФ может быть встроен в любые транзакции для просмотра SAP-счетов или отчеты для печати счетов-фактур. Настройкой может быть задана собственная процедура сбора данных ЭСФ. Отправленный ЭСФ заносится в журнал учета выставленных счетов-фактур. 18/41

19 Отправка ЭСФ из SAP-транзакции Подписание и отправка документов выполняется либо непосредственно в момент их формирования в SAP-приложениях, либо позже из очереди исходящих документов 19/41

20 Все электронные документы, сформированные в бизнес- приложениях SAP ERP, привязываются к соответствующим SAP-документам. Это позволяет отслеживать статус отправленных документов непосредственно из тех транзакций, где они были сформированы Привязка отправленных электронных документов к документам SAP-приложений 20/41

21 Массовая отправка ЭСФ из ABAP-отчетов Массовое формирование и отправка ЭСФ контрагентам Актуальный статус и дата выставления Если у пользователя, отправляющего ЭСФ, нет сертификата электронной подписи, подготовленный счет-фактура помещается в очередь исходящих документов для последующего подписания и отправки. 21/41

22 Содержание презентации О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Отправка электронных документов из SAP-приложений Интеграция с журналом учета выставленных счетов-фактур Преимущества и стоимость решения Приложение 1. Примеры внедрения решения DFS B2B Solution Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами 22/41

23 Регистрация проведенных счетов-фактур в журнале исходящих счетов-фактур Выполняется проводка SD-Invoice или FI-Invoice. Через стандартную программу печати в журнал исходящих счетов-фактур заносится соответствующая запись. 23/41

24 Формирование XML-файла ЭСФ в журнале исходящих счетов-фактур В журнале исходящих счетов-фактур выбирается требуемая запись. По нажатию кнопки «Счет» генерируется XML-файл электронного счета- фактуры и записывается в базу данных SAP ERP. 24/41

25 Отправка ЭСФ контрагенту из журнала исходящих счетов-фактур По нажатию кнопки «Отправить счет» сформированный ранее XML-файл электронного счета- фактуры выгружается из базы данных и подается на вход модулю DFS B2B Solution для подписания и отправки контрагенту. Отправленный ЭСФ автоматически загружается в хранилище, помещается в очередь исходящих документов и привязывается к соответствующему SAP-счету. Сопровождающие технологические документы также загружается в хранилище. 25/41

26 Расширение стандартных возможностей SAP ERP - исходящие электронные документы 1. Исходящие электронные документы 26/41

27 Расширение стандартных возможностей SAP ERP - входящие электронные документы 2. Входящие электронные документы 27/41

28 Расширение стандартных возможностей SAP ERP - общие функции 3. Общие функции 28/41

29 Содержание презентации О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Отправка электронных документов из SAP-приложений Интеграция с журналом учета выставленных счетов-фактур Преимущества и стоимость решения Приложение 1. Примеры внедрения решения DFS B2B Solution Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами 29/41

30 Преимущества решения DFS B2B Solution Возможность отслеживать из SAP-приложений статус отправленных документов Возможность отправки контрагентам электронных документов непосредственно из бизнес-приложений SAP ERP с занесением в журнал учета исходящих счетов-фактур Готовое к использованию решение, быстрое внедрение Возможность подключения одновременно к нескольким операторам ЭДО Возможность использовать для хранения электронных документов любые сертифицированные хранилища Возможность массовой отправки подготовленных документов 30/41

31 Стоимость решения DFS B2B Solution *Требуемое количество лицензий DFS B2B Connector зависит от числа рабочих мест пользователей, имеющих право электронной подписи документов, и от числа интегрируемых систем ЭДО. Имеется безлимитная лицензия DFS B2B Connector без ограничения числа рабочих мест пользователей. Стоимость безлимитной лицензии составляет 1,5 млн. рублей для каждой системы ЭДО. 31/41

32 Содержание презентации О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Отправка электронных документов из SAP-приложений Интеграция с журналом учета выставленных счетов-фактур Преимущества и стоимость решения Приложение 1. Примеры внедрения решения DFS B2B Solution Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами 32/41

33 Проекты внедрения DFS B2B Solution ЦЕЛЬ ПРОЕКТАИнтеграция системы SAP ERP с системами ведущих операторов ЭДО для обмена с контрагентами любыми электронными документами. СИТЕМА / ОПЕРАТОР ЭДОДиадок / СКБ Контур; СФЕРА Курьер / Корус; Такском-Файлер / Такском ЦЕЛЬ ПРОЕКТАИнтеграция системы SAP ERP и системы СФЕРА Курьер для обмена с контрагентами электронными счетами-фактурами. СИТЕМА / ОПЕРАТОР ЭДОСФЕРА Курьер / Корус ЦЕЛЬ ПРОЕКТАИнтеграция системы SAP ERP и системы Диадок для обмена электронными документами с дилерами. СИТЕМА / ОПЕРАТОР ЭДОДиадок / СКБ Контур ЦЕЛЬ ПРОЕКТАИнтеграция системы SAP ERP и системы Диадок для обмена электронными документами с дилерами. СИТЕМА / ОПЕРАТОР ЭДОДиадок / СКБ Контур ЦЕЛЬ ПРОЕКТАИнтеграция системы SAP ERP и системы Диадок для обмена электронными документами с дочерними компаниями группы. СИТЕМА / ОПЕРАТОР ЭДОДиадок / СКБ Контур САН ИнБев г. Москва ТК «МЕГАПОЛИС» г. Москва ХЁНДЭ МОТОР СНГ г. Москва КИА МОТОРС РУС г. Москва КИРОВСКИЙ ЗАВОД г. Санкт-Петербург

34 Интеграция SAP ERP и Диадок для электронного обмена с дилерами первичными документами по автомобилям Автоматическое формирование в SAP ERP электронного архива первичных документов со сбором пакета документов для каждого автомобиля Создание на базе SAP ERP единого электронного архива первичных документов по запчастям (документы отправляются из 1С) и автомобилям Проект в КИА Моторс РУС Реализация межкорпоративного электронного документооборота за счет интеграции с Диадок, реализация внутреннего документооборота и единого электронного архива в SAP ERP: 34/41

35 КИА Моторс РУС единый электронный архив первичных документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Запчасти Загрузка всех документов SAP Content Server Автомобили Очередь ВСЕХ ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВСЕХ ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВСЕХ ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ВСЕХ ИСХОДЯЩИХ документов Архив Обработка Поиск Печать DFS B2B Solution 35/41

36 КИА Моторс РУС виды электронных документов Счет-фактура на продажу автомобиля (XML) Счет-фактура на услуги (XML) Накладная ТОРГ-12 на продажу автомобиля (XML) Корректировочный счет-фактура (XML) Акт на услуги (XML) Акт МХ-1 (PDF) Акт сверки (PDF) … 36/41

37 Содержание презентации О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Отправка электронных документов из SAP-приложений Интеграция с журналом учета выставленных счетов-фактур Преимущества и стоимость решения Приложение 1. Примеры внедрения решения DFS B2B Solution Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами 37/41

38 Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Электронное хранилище http(s) Загрузка, RFC-user Отправка, Dialog-user http(s) DFS B2B Connector SAP GUI Сервер обмена SAP GUI Рабочая станция Web сервис http(s) Web сервис http(s) Операторы ЭДО … Общая схема интеграции SAP ERP с системами операторов ЭДО Локальная сеть 38/41

39 Схема получения и обработки входящего ЭСФ Сервер загрузкиКонтрагентSAP Content ServerSAP ERPСистема ДОЭД Очередь входящих СФ 98 от Рабочие места пользователей Доставлен Запрошена корректировка Получен Запрос корректировки Подтверждение оператора Извещение о получении 39/41

40 Схема подписания и отправки исходящего ЭСФ SAP Content Server Сервер загрузки Очередь исходящих СФ 98 от Рабочие места пользователей Отправлен Выставлен Подтверждение оператора Извещение о получении СФ 98 от КонтрагентСистема ДОЭДSAP ERP Новый 40/41

41 Нормативные правовые акты ВОЗМОЖНОСТЬ ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ (ПОЛУЧЕНИЯ) ФОРМАТ ДОКУМЕНТОВ ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ЭСФ И ЖУРНАЛОВ НЕОБХОДИМЫЕ УСЛОВИЯ ДЛЯ ОБМЕНА ЭСФ ЭЛЕКТРОННАЯ ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ЭСФ В ФНС ПРАВОМЕРНОСТЬ БУХГАЛТЕРА ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН 229-ФЗ от Обмениваться электронными счетами-фактурами ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ 50Н от Порядок выставления (получения) счетов-фактур в электронном виде ПРИКАЗ ФНС РОССИИ от Об утверждении форматов счета-фактуры и журналов в электронном виде ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ 1137 от О формах и правилах заполнения (ведения) счета-фактуры и журналов в электронном виде ПРИКАЗ ФНС РОССИИ ММВ-7-6/36 от Форматы информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами, извещения о получении электронного документа ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН 1-ФЗ от Об электронно-цифровой подписи ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН 63-ФЗ от Квалифицированная электронная подпись ПРИКАЗ ФНС РОССИИ ММВ-7-2/168 от Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов по требованию налогового органа в электронном виде ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН 402-ФЗ от Закон о бухгалтерском учете регламентирует обмен электронными первичными документами 41/41