Система контроля исполнения поручений на базе платформы «Outlook Docflow» Сценарий использования Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru «БИКС» www.bix.ru. - презентация

1 Система контроля исполнения поручений на базе платформы «Outlook Docflow» Сценарий использования Константин Майоров «БИКС» тел. +7 (495)

2 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Назначение решения Назначение – автоматизация задач оперативного управления: Создание руководителем/секретарем поручений Уведомление ответственным о новой задаче Контроль отчетности о проделанной работе Автоматический контроль сроков исполнения Напоминание ответственным о приближении сроков Формирование отчетов об исполнительской дисциплине Цели внедрения: Повышение качества исполнительской дисциплины Сокращение времени на контроль поручений (перед стартом проекта внедрения можно оценить финансовую эффективность проекта) Стандартизация и оптимизация процессов оперативного управления

3 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Состав решения Microsoft Exchange Server – современная полнофункциональная платформа для построения корпоративной системы документооборота, Модуль «Outlook Docflow», разработка компании BIX Microsoft Outlook – единый инструмент пользователя (вся работа с системой документооборота происходит с помощью Microsoft Outlook) Microsoft Visio – программа из пакета Microsoft Office, используется для составления и редактирования маршрутов движения документов Microsoft Word, Microsoft Excel – тесно интегрированы с системой документооборота, используют единые корпоративные шаблоны для создания документов. Компоненты решения

4 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Архитектура решения

5 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Руководитель Департамента Процесс работы с поручениями. Создание корневого поручения Получение задания начальником отдела Перепоручение сотрудникам отдела Исполнение и отчет Приемка результатов работы Контроль дисциплины

6 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Главная страница системы управления задач: Список текущих задач и напоминаний

7 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Общий вид карточки документа. Регистрация входящего документа.

8 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Прикрепление электронного документа к карточке 1 2 3

9 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. В системе предусмотрена возможность добавления скан-копии документа. Так выглядит закладка «Отсканированные документы» регистрационной карточки документа

10 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. В закладке «Ознакомление» карточки документа можно добавить список пользователей, которым необходимо ознакомиться с поручением.

11 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Ввести поручение можно для документа, находящегося в статусе «Зарегистрирован». Для этого необходимо открыть карточку документа, и нажать на кнопку «Поручения».

12 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Общий вид карточки «Поручение». На этом этапе заполняются необходимые поля. Выбирается важность.

13 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Создание поручения. Заполнение поля исполнителей поручения. Отправка на исполнение 1 2

14 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Начальник отдела Процесс работы с поручениями. Создание корневого поручения Получение задания начальником отдела Перепоручение сотрудникам отдела Исполнение и отчет Приемка результатов работы Контроль дисциплины

15 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Путем настройки текущего представления можно задать список видимых полей в области списка документов. В данном случае добавлено отображение поля «статус» документов.

16 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. При отправлении карточки на исполнение каждому исполнителю придет информационное письмо от системы делопроизводства, информирующее о том, что исполнителю поручена работа с данным документом.

17 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Автору поручения так же приходит уведомление о том, что поручение принято исполнителем.

18 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. После получения задачи пользователем статус поручения автоматически меняется

19 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Начальник отдела Процесс работы с поручениями. Создание корневого поручения Получение задания начальником отдела Перепоручение сотрудникам отдела Исполнение и отчет Приемка результатов работы Контроль дисциплины

20 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Для создания поручения на основе текущего необходимо нажать кнопку «В развитие», таким образом будет открыта новая карточка поручения с частично заполненной информацией и ссылкой на родительское поручение.

21 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Создание подпоручения. При этом корневой задачей автоматически назначается та, которую отправили в развитие. Принцип работы с поручением, отправленным в развитие, такой же, как и с обычным поручением.

22 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Автор поручения автоматически назначается его контролером

23 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Сотрудник Процесс работы с поручениями. Создание корневого поручения Получение задания начальником отдела Перепоручение сотрудникам отдела Исполнение и отчет Приемка результатов работы Контроль дисциплины

24 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Общий вид закладки «Отчет» карточки поручения

25 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Завершить исполнение поручения имеет право исполнитель этого поручения или его заместитель. Для завершения исполнения по данному документу нужно указать 100%-ое завершение поручения и нажать кнопку «Отчитаться об исполнении» 1 2

26 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. В случае если поручение невозможно исполнить, необходимо нажать на кнопку «Отменить» и в появившемся окне описать причину отмены поручения. 1 2

27 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Сидор С. Сидоров Начальник отдела Процесс работы с поручениями. Создание корневого поручения Получение задания начальником отдела Перепоручение сотрудникам отдела Исполнение и отчет Приемка результатов работы Контроль дисциплины

28 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Для подтверждения исполнения поручения контролером, контролеру необходимо нажать кнопку «Подтвердить исполнение». Если исполнение отклоняется – необходимо нажать на кнопку «Отклонить поручение». В появившемся окне указываются комментарии. 12

29 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Если отклоняется не только исполнение, но и само поручение, необходимо нажать на кнопку «Отметить» и в появившемся окне указать причину.

30 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Уведомление о выполненном поручении

31 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Руководитель Департамента Процесс работы с поручениями. Создание корневого поручения Получение задания начальником отдела Перепоручение сотрудникам отдела Исполнение и отчет Приемка результатов работы Контроль дисциплины

32 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Уведомление о поступлении промежуточного отчета по исполнению поручения (когда поручение начато, но еще не закончено).

33 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Автоматическое напоминание системы о невыполненном поручении.

34 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Автоматическое напоминание системы о просроченном поручении.

35 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. История работы с поручением в почтовых уведомлениях

36 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Для каждой карточки документа любой сотрудник, работающий с ней, может посмотреть историю работы. Для этого необходимо открыть нужную карточку и переключиться на закладку «История»

37 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. В Системе предусмотрен ряд отчетов для контроля исполнительской дисциплины. На данном экране – контроль деятельности сотрудников. Данные по отчету реестра документов можно выгрузить в Excel

38 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Каждый участник процесса может осуществлять поиск по номеру документа, типу, дате создания, дате регистрации, по сотруднику и по истории документа

39 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Резюме демонстрационных примеров Решение не является коробочным продуктом + отсутствуют расходы на лицензирование ПО – требует развития Решение не покрывает область проектного управления + решает задачи оперативного управления – требуется интеграция с системой проектного управления Решение строится на Microsoft технологиях + очень быстро осваивается пользователями – необходимо наличие MS Office Решение тесно связано с IT инфраструктурой + просто в настройке и администрировании – необходимо наличие Active Directory

40 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Технические характеристики Программные требования Microsoft Windows Server Microsoft Exchange Server Microsoft Outlook 2000 (XP, 2003) Аппаратные требования Клиент: от P2-300, 64М (рекомендуется от P2-500, 128М) Сервер: от P3-600, 256M (рекомендуется от P3-2G, 1024М) Требования к каналам связи Клиент-Сервер: от 10Мб Сервер-Сервер: от 33,6 Кб (при построении распределенной системы)

41 Для получения дополнительной информации доступа к демонстрационному серверу консультаций и организации презентации системы обращайтесь Спасибо!!! Вопросы? Константин Майоров «БИКС» тел. +7 (495)