Раздел 3. УПРАВЛЕНИЕ АВТОМАТИЗАЦИЕЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА КОМПАНИИ. - презентация

1 Раздел 3. УПРАВЛЕНИЕ АВТОМАТИЗАЦИЕЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА КОМПАНИИ

2 В о п р о с ы 1. Компоненты СЭД. хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы. 2. Компоненты функциональности СЭД. Управление документами в хранилище. Поиск документов. Маршрутизация и контроль исполнения. Отчеты. Администрирование. 3. Основные функции СЭД. Типовые требования к СЭД.

3 1. Компоненты СЭД. Обязательные типовые компоненты: хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

4 1. Компоненты СЭД. Хранилище атрибутов документов Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» - набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа.

5 1. Компоненты СЭД. Хранилище атрибутов документов Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД. Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий.

6 1. Компоненты СЭД. Хранилище атрибутов документов Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД, или средств среды, на основе которой построена СУБД.

7 1. Компоненты СЭД. Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек, гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих, например, большую вложенность типов), а также использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. Очевидным недостатком такого подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика СЭД.

8 1. Компоненты СЭД. Стандартная СУБД: всегда есть возможность миграции данных на СУБД от другого поставщика. Здесь же выбор жестче - придется отказаться от использования конкретной СЭД вообще, а миграция данных из одной СЭД в другую на порядок сложнее, чем в случае СУБД. При использовании стандартных СУБД для хранения документов данная проблема решается.

9 1. Компоненты СЭД. Слабая сторона - реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД. Достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, особенно, если нужна сложная структура. Вторая проблема: при использовании внешней СУБД возникают некоторые трудности как при миграции с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую.

10 1. Компоненты СЭД. Если СЭД построена на основе какой-либо информационной среды, то используются ее ресурсы. Большинство систем такого типа, популярных в России, построено на основе Lotus Notes/Domino. Это позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д. Проблемы: необходимость наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.

11 1. Компоненты СЭД. Хранилище самих документов Для реализации хранилища документов, опять же, существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД.

12 1. Компоненты СЭД. Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Поэтому приходится наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне безукоризненной с точки зрения информационной безопасности.

13 1. Компоненты СЭД. Хранение в файловой системе: практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. при работе с файловой системой большинство СЭД требуют перемещения файлов в специально организованные каталоги. большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе.

14 1. Компоненты СЭД. Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами архивного хранения на медленных носителях. В большинстве систем они так или иначе решены, однако можно пользоваться только инструментами, доступными в самой системе, в то время как в случае файлового хранения вы всегда имеете выбор.

15 1. Компоненты СЭД. Компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы ( Бизнес-уровень) На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота.

16 2. Компоненты функциональности СЭД. Компоненты функциональности СЭД: Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д. Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.

17 2. Компоненты функциональности СЭД. Компоненты функциональности СЭД: Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес- процедур в организации. Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. Обычно применяется "смесь" из этих двух подходов: для одних документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для других гибкая. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Обычно, чтобы не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными архивами.

18 2. Компоненты функциональности СЭД. Компоненты функциональности СЭД: Маршрутизация и контроль исполнения. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий.

19 2. Компоненты функциональности СЭД. Компоненты функциональности СЭД: Отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Администрирование. Поддержка работы самой системы, настройки ее параметров и т. д.

20 2. Компоненты функциональности СЭД. «Правильная» СЭД С точки зрения технологий СЭД мало отличаются от любых других распределенных информационных систем. По принципу построения архитектуры наиболее популярна концепция открытой среды, максимально подверженной адаптации под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с «тонким» клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности многоплатформенным. Если какая-то система вас устраивает по соотношению цены и функциональности, то вовсе не обязательно, чтобы она полностью соответствовала последним веяниям в области построения информационных систем.

21 3. Основные функции СЭД. Типовые требования к СЭД. СЭД позволяет реализовать ряд задач, возникающих при документировании деятельности компании: Обеспечение всего цикла работ с документами Документооборот охватывает следующие стадии: Подготовка. Согласование. Управление. Защита. Таким образом, технология внедрения компьютерных систем обеспечивает регламентирование, упорядочение и контроль действий, связанных с обработкой документов.

22 3. Основные функции СЭД. Типовые требования к СЭД. Типовые требования к СЭД Система электронного документооборота должна: обеспечивать надежное хранение документов и их описаний; обеспечивать ЖЦ документа (создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве); допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них; поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа; осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

23 3. Основные функции СЭД. Типовые требования к СЭД. Типовые требования к СЭД Система электронного документооборота должна: обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации; поддерживать технологию HSM; протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования; поддерживать удаленный доступ к информации.

24 3. Основные функции СЭД. Типовые требования к СЭД. Продвинутые системы должны поддерживать: территориально распределенные организации; кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы; алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных; цифровую подпись. Требования к архитектуре: наличие выделенного сервера приложений; наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера. многоплатформенность для обеспечения масштабируемости.

25 3. Основные функции СЭД. Типовые требования к СЭД. Требования к открытости и интеграции с другими системами: интеграция со средствами потокового ввода документов; интеграция с офисными приложениями; интеграция с электронной почтой; наличие развитого программного интерфейса (API); интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы; возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи; возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами.

26 3. Основные функции СЭД. Типовые требования к СЭД. Методы сортировки документов в СЭД В процессе осуществления деятельности создаются следующие виды документации: исходящая; входящая; внутренняя; организационно-распорядительная. Использование СЭД обеспечивает возможности для варьирования методов классификации данных.

27 3. Основные функции СЭД. Типовые требования к СЭД. Способы сортировки документов в системе электронного документооборота: алфавитный; номинальный; нумерационный; хронологический; корреспондентский и географический; предметно-вопросный, или логический.

28 3. Основные функции СЭД. Типовые требования к СЭД. Алгоритм принятия решения в СЭД Система позволяет оптимизировать информационную поддержку принятия решения. Это достигается благодаря взаимосвязи документов в общей иерархии папок.

29 3. Основные функции СЭД. Типовые требования к СЭД. Возможность внедрения СЭД обеспечивает следующий порядок работы: сбор и анализ информации на соответствие поставленной задаче; поиск вариантов решения; рассмотрение потенциальных последствий; выбор оптимального варианта; информирование вовлеченных в процесс сторон; реализация принятого решения; проведение оценки эффективности предпринятых действий; анализ результатов.

30 3. Основные функции СЭД. Типовые требования к СЭД. Алгоритм принятия решения позволяет многократно редактировать документ и отчитываться в проделанной работе руководству.

31 Вопросы Типовые компоненты СЭД: хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы. Компоненты функциональности СЭД. Управление документами в хранилище. Поиск документов. Маршрутизация и контроль исполнения. Отчеты. Администрирование. Основные функции СЭД. Типовые требования к СЭД. Методы сортировки документов в СЭД.

32 Transitional Page