Система Электронного Документооборота. Область применения СЭД охватывает следующие документы: Приказы Распоряжения Служебные записки Исходящие и входящие. - презентация

1 Система Электронного Документооборота

2 Область применения СЭД охватывает следующие документы: Приказы Распоряжения Служебные записки Исходящие и входящие письма Протоколы Поручения по всем вышеперечисленным видам документов

3 Цели СЭД 1.Повышенная эффективность работы сотрудников компании 2.Минимизация затрат рабочего времени на документооборот 3.Максимизация информационной обеспеченности сотрудников 4.Прозрачный документооборот.

4 Функции СЭД 1.Обеспечение единого информационного пространства 2.Исключение оборота бумажных документов 3.Структурирование потоков документов 4.Обеспечение безопасности данных 5.Обеспечение сохранности информации 6.Снижение времени трансляции решений 7.Отчётность и контроль исполнения

5 Технические требования I.Электронный архив управленческой документации: 1.Единый структурированный электронный архив документов делопроизводства 2.Учет и хранение оригиналов и копий документов 3.Поддержание актуальности информации II. Внутренние настройки системы: 1.Разграничение уровней и прав доступа к информации 2.Наличие унифицированных форм и шаблонов документов 3.Интуитивно-понятное построение процессов III. Внешние настройки системы (интерфейс): 1.Визуализированный контроль выполнения задачи 2.Информация о ходе и сроках исполнения задачи 3.Система информирования пользователя об изменении статуса документов 4. Дружественный интерфейс IV. Сервисные функции системы: 1.Развитая система поиска информации с функцией автозаполнения 2.Возможность сканирования бумажных носителей информации с функцией распознавания текста и конвертации документа в электронный вид 3.Ведение анализа, построение отчетов и сводной статистики

6 План разработки и внедрения СЭД п/п Наименование этапаОтветственныеСрок 1 Определение и согласование целей внедрения системы электронного документооборота. Формулирование набора требований к СЭД. Директор по стратегическому развитию, ДПД, УИТ, секретариат Выбор платформы для внедрения СЭД и выбор Организации консультанта. Заключение договора на консалтинг и услуги по внедрению системы. Выбор подразделений для внедрения пилотной версии СЭД. ДПД, УИТ, ЦЗК Института Программная разработка и настройка СЭД. Тестовая эксплуатация СЭД в пилотных подразделениях. Генеральный директор, Директора по направлениям, ДПД, секретариат, УИТ Развертывание СЭД во всех подразделениях. ДПД, УИТ, Директора по направлениям, руководители подразделений Адаптация СЭД под пользователей и обеспечение ее полноценного функционирования. ДПД, УИТ, руководители подразделений

7 Блок-схема процессов разработки СЭД процедур а Результат процедуры 1.Определение целей СЭД и требований 2.Выбор программного обеспечения, консультанта, пилотного подразделения 3.Разработка бизнес- процессов СЭД 4.Подготовка пилотного проекта СЭД к запуску 5.Доработка бизнес- процессов СЭД 6.Доработка пилотного проекта СЭД 7.Утверждение документации СЭД 8. Развертывание СЭД во всех подразделениях Презентация отчет Проект положения о СЭД отчет Положение о СЭД (утвержденное) Инструкция по работе с СЭД (утвержденная) Доработанный проект положения о СЭД Приказ о создании и внедрении СЭД Работоспособная, эргономичная СЭД Перспективы внедрения СЭД План внедрения СЭД Приказ генерального директора о начале разработки СЭД Отчет о качестве работы СЭД, анализ замечаний пользователей, анализ проблем и системных ошибок 9. Адаптация СЭД под пользователей и обеспечение ее полноценного функционирования ВЫХОД ВХОДВХОД ВХОДВХОД

8 1-2 этапы. Подготовка 1 Определение и согласование целей внедрения системы электронного документооборота. Формулирование набора требований к СЭД. Директор по стратегическому развитию, УИТ, ДПД, секретариат Выбор платформы для внедрения СЭД и выбор Организации консультанта. Заключение договора на консалтинг и услуги по внедрению системы. Выбор подразделений для внедрения пилотной версии СЭД. Директор по стратегическому развитию, УИТ, ДПД ВХОДВХОД ВХОДВХОД

9 3 этап. Разработка 3 Программная разработка и настройка СЭД. Тестовая эксплуатация СЭД в пилотных подразделениях. Директор по стратегическому развитию, УИТ, ДПД, секретариат

10 4 этап. Внедрение 4 Развертывание СЭД во всех подразделениях. ДПД, УИТ, Директора по направлениям, руководители подразделений Адаптация СЭД под пользователей и обеспечение ее полноценного функционирования. ДПД, УИТ, руководители подразделений ВЫХОД Перспективы внедрения СЭД

11 1.Интеграция системы электронного документооборота с существующими в институте системами. 2.Эксплуатация СЭД всеми пользователями Института. 3.Разработка системы мотивации работников с целью изъятия из оборота бумажных документов.