Docsvision 5 Система управления документами и бизнес-процессами Приложение «Управление документами» Docsvision 5 Система управления документами и бизнес-процессами. - презентация

1 Docsvision 5 Система управления документами и бизнес-процессами Приложение «Управление документами» Docsvision 5 Система управления документами и бизнес-процессами Приложение «Управление документами»

2 Слайд: 2 Содержание Назначение приложения Интерфейс рабочего места Папки приложения Карточки документов Поиск по документам Основные действия с документами Согласование документов Работа с заданиями Контроль исполнения Жизненный цикл документов «Мои папки» Расширение возможностей

3 Слайд: 3 Назначение и место в системе Docsvision Часть системы Docsvision Основа для специализированных приложений Средство повседневной работы Любые предприятия/организации Основные действия с любыми электронными документами: Хранение Классификация Разграничение доступа Изменение Поиск Согласование – утверждение Ознакомление Электронная подпись Работа с заданиями Готовое решение Быстрое внедрение Дальнейшее развитие

4 Слайд: 4 Интерфейс рабочего места Дерево папок Область просмотра содержимого папки Лента с кнопками действий

5 Слайд: 5 Папки приложения Упорядоченное хранение Поиск Быстрый доступ

6 Слайд: 6 Структура папок в Управлении документами Настроена типовая структура папок по наименованиям документов по направлениям деятельности

7 Слайд: 7 Представления – настраиваемые таблицы с информацией о документах Возможности пользователя при работе с представлениями Выбор используемого представления Отображаемые атрибуты Ширина и порядок колонок Сортировка Группировка Фильтрация Экспорт данных в Excel

8 Слайд: 8 Карточки документов

9 Слайд: 9 Информация сгруппирована по вкладкам Набор вкладок и полей зависит от вида документа Основные вкладки: Регистрация Файлы Версии Задания Ссылки Категории История Карточка – это специальный объект, где хранится файл документа и все основные сведения о нем

10 Слайд: 10 Виды документов Настроены карточки основных видов документов: Организационно–распорядительные Инструкция Положение План Приказ Протокол Корреспонденция Входящая Исходящая Внутренняя Договорные документы Договор Акт Дополнительное соглашение Приложение Произвольный документ Файл

11 Слайд: 11 Поиск по документам Поиск по представлению Полнотекстовый поиск Поиск по атрибутам карточек

12 Слайд: 12 Поиск по представлению - поиск по таблице с документами в области просмотра

13 Слайд: 13 Полнотекстовый поиск- поиск по всем полям карточки и тексту документов

14 Слайд: 14 Поиск по атрибутам документов - через готовые поисковые запросы

15 Слайд: 15 Основные действия с документами

16 Слайд: 16 Создать карточку: кнопка на ленте действий контекстное меню Заполнить необходимые поля Добавить файлы: с помощью контекстного меню на закладке Файлы перетаскивание с помощью мыши (drag- and-drop) Текст файла можно посмотреть в карточке Создание документов

17 Слайд: 17 Подписать документ 3 вида подписей простая усиленная усиленная квалифицированная Подписание История подписаний доступна в журнале подписей

18 Слайд: 18 Создание заданий По документу можно назначать разные виды заданий Быстрая отправка сообщения Отправить документ по электронной почте

19 Слайд: 19 Согласование документов

20 Слайд: 20 Добавить согласующих сотрудников Статус сотрудника в Lync Отправить документ на согласование Отправленные задания Отправка документа на согласование Интеграция с системой коммуникаций Microsoft Lync

21 Слайд: 21 Задание согласующему Посмотреть документ Посмотреть текст документа Принять участие в согласовании Посмотреть ход согласования Согласование

22 Слайд: 22 Работа с заданиями

23 Слайд: 23 Создание заданий Создать задание Отправить задание исполнителю

24 Слайд: 24 Исполнение заданий Исполнитель получает задание Возможности исполнителя при работе с заданиями Взять в работу Делегировать Выдать подчиненное задание Завершить Вернуть автору Установить напоминание о задании Для завершения работы нужно ввести текст отчета на закладке Ход исполнения и нажать кнопку «Завершить»

25 Слайд: 25 Личные папки – это рабочее место пользователя Новые задания Срок исполнения истек или истекает через 3 дня Задания, взятые в работу Делегированные задания Выданные мной задания Задания, где я - контролер Папка для поиска задания Все документы, с которыми я работал Документы в соответствии с ролью пользователя Через эти папки пользователь может увидеть все свои задания и документы Папка для поиска документов

26 Слайд: 26 Контроль исполнения

27 Слайд: 27 Контроль исполнения своих заданий Контроль исполнения своих заданий в папках Я - Автор и Я - Контролер Подробная информация по заданиям в карточке документа

28 Слайд: 28 Отчеты - общая проверка исполнения заданий по всем сотрудникам организации Настроены отчеты заданиям и заданиям за период Сохранить данные в виде отчета

29 Слайд: 29 Жизненный цикл документов

30 Слайд: 30 Жизненный цикл Переход по этапам обработки = изменение состояний Изменение вида карточек Изменение доступных действий Изменение прав доступа

31 Слайд: 31 Изменение вида карточки Инструкция в состоянии «На утверждении» Открывается на закладке «Файл» Область для утверждения Вид ленты действий Инструкция в состоянии «Действует» Открывается на закладке «Регистрация» Вид ленты действий и доступные команды

32 Слайд: 32 «Мои папки» – панель быстрого доступа к папкам Папка «Последние» Документы, с которыми недавно работали «Папка Избранное» Для быстрого доступа к часто используемым документам Можно добавить ссылки на другие папки

33 Слайд: 33 Расширение возможностей приложения в различных редакциях Docsvision Базовая редакция Структура папок Представления Поисковые запросы Ролевая модель Настройки Навигатора Расширенная редакция Новые виды карточек Внешний вид карточек Жизненный цикл карточек Бизнес-процессы Расширенные отчеты

34 Спасибо за внимание! «ДоксВижн» , Санкт-Петербург, наб. р. Смоленки, д (812) (812)