Поступающи е в организацию документы ЖУРНАЛВХОДЯЩЕЙКОРРЕСПОНДЕНЦИИ Документы, предназначенные для отправки в другие организации ЖУРНАЛИСХОДЯЩЕЙКОРРЕСПОНДЕНЦИИ. - презентация

1

2 Поступающи е в организацию документы ЖУРНАЛВХОДЯЩЕЙКОРРЕСПОНДЕНЦИИ Документы, предназначенные для отправки в другие организации ЖУРНАЛИСХОДЯЩЕЙКОРРЕСПОНДЕНЦИИ Документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы Программа «АЛТЫН-АКИД»

3 Справочники содержат справочные данные, которые заполняются в процессе внедрения и используются в работе постоянно. Благодаря справочникам, пользователю программы не потребуется повторять ввод с клавиатуры одних и тех же сведений, а достаточно будет выбрать их из ранее заполненных таблиц

4 Вся входящая корреспонденция хранится в специальном журнале, для вызова которого необходимо в меню «Документы» выбрать команду «Журнал входящей корреспонденции». Для того, чтобы было удобно ориентироваться в большом списке документов, записи журнала могут быть отмечены синим, зеленым, красным или черным цветом. Синим – если документ зарегистрирован, но не рассмотрен; черным – если документ рассмотрен и направлен в какой-либо отдел; красным – если назначены исполнители и документ поставлен на контроль; зеленым – если документ снят с контроля. В окне журнала могут быть отображены все записи или корреспонденция, полученная от юридических, физических лиц или сотрудников, для этого в нижней части окна журнала имеется группа соответствующих переключателей. Журнал входящей корреспонденции может накапливать огромное количество записей. Для облегчения поиска и организации группировки записей по определенному признаку имеется возможность фильтрации записей. Для регистрации новой корреспонденции в журнале имеется специальная кнопка «Регистрация», которая вызывает электронную регистрационно-контрольную карточку документа.

5 Регистрационный номер присваивается документу автоматически. Причем почти вся информация, вводимая в карточку, выбирается из заранее сформированных справочников, что значительно сокращает время заполнения карточки. Полученный электронный документ может быть прикреплен к карточке и сохранен в архиве с помощью специальной кнопки. Если документ поставлен на контроль и назначены исполнители, то с помощью вкладки «Карточка контроля» нужно указать отдел, в который документ отправится на исполнение, имена исполнителей, ответственного за контроль и дату исполнения. Если полученный документ является ответом на ранее высланное письмо, запрос, то в карточке необходимо установить галочку «Является ответом» и перейти на вкладку «Регистрация ответа». Здесь следует выбрать из списка исходящей корреспонденции те письма, на которые получен ответ, и указать фамилию специалиста, снявшего корреспонденцию с контроля. При этом отмеченные объекты исходящей корреспонденции автоматически будут сняты с запроса на ответ, а номер и дата полученного документа пропишутся в карточках выбранных документов соответственно в полях «Отметка о получении ответа» и «Дата снятия с запроса на ответ».

6 Вся исходящая корреспонденция хранится в специальном журнале. Для вызова этого журнала необходимо в меню «Документы» выбрать команду «Журнал исходящей корреспонденции». Журнал работает аналогично журналу входящей корреспонденции

7 С помощью кнопок на панели вставки адресатов формируется список юридических и (или) физических лиц, которым будет доставлено письмо. Данные для карточки «Отдел», «Язык документа», «Подписал», «Ответственный за исполнение», «Снял с контроля» автоматически выбираются из соответствующих справочников, а не заполняются каждый раз вручную, что значительно ускоряет процесс регистрации и снижает вероятность возникновения ошибок. Очень часто регистрируемый документ является основанием для снятия с контроля объекта входящей корреспонденции, поэтому в программе предусмотрена функция автоматического снятия с контроля таких документов. Сделать это очень просто – необходимо нажать кнопку «Снятие с контроля входящей корреспонденции» и в появившемся журнале входящих документов выбрать те объекты, которые необходимо снять с контроля, с помощью кнопки «Выбор». В случае если на регистрируемый исходящий документ ожидается ответ, то это также необходимо отразить в карточке, перейдя на вкладку «Запрос на ответ» и заполнив необходимые поля.

8 В любой момент времени регистрационно-контрольная карточка может быть выведена на печать. Программа позволяет формировать карточки на русском и казахском языках в двух вариантах, в том числе и в соответствии с типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях Республики Казахстан.

9 Листы доставки входящей корреспонденции регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко отслеживать количество поступающих на исполнение документов. Для вызова журнала листов доставки достаточно в меню «Документы» выбрать команду «Листы доставки». Сформированные листы могут быть выведены на печать.

10 Система «АЛТЫН-АКИД» имеет развитую систему отчетности, доступ к которой можно получить в меню «Отчеты»

11 За дополнительной информацией о программе и по вопросам приобретения обращайтесь к разработчику «ТОО «ИнтерКомпьютерСервис», Адрес: г. Караганда, ул. Комиссарова, д. 28. Тел. (факс): (8-7212) , , , Электронная почта: Наш адрес в Интернете: В данном деморолике кратко представлены основные функциональные возможности программы «АЛТЫН-АКИД».