NauDoc NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»] Часть 1: Введение в NauDoc. - презентация

1 NauDoc NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»] Часть 1: Введение в NauDoc

2 Основные объекты и основные понятия

3 Основные объекты системы Документооборот в NauDoc осуществляется с помощью трех основных типов объектов: Документ Объект «Документ» представляет собой совокупность текстового содержания и обязательных элементов оформления (реквизитов); Папка Объект «Папка» позволяет выделять группы объектов в соответствии с желанием пользователя. Единое хранилище документов в NauDoc представляет собой набор папок, расположенных в виде древовидной иерархии; Журнал Объект «Журнал» представляет собой совокупность учетных записей, фиксирующих факт регистрации документов.

4 Хранилище документов Все объекты NauDoc располагаются в едином корпоративном хранилище. Структура хранилища представляет собой древовидную иерархию, состоящую из отдельных папок и содержащихся в них объектов; Самый верхний уровень занимает папка «Доступные документы», которая содержит в себе все остальные папки и является для них корневой. Каждая папка также может содержать различные объекты, включая вложенные папки.

5 Персональное хранилище документов Каждый пользователь NauDoc имеет свое персональное хранилище документов, которое содержит только те объекты, к которым данный пользователь имеет доступ. Эти объекты пользователь может создать самостоятельно или получить к ним доступ от других пользователей; В качестве примера на рисунке красным цветом выделены те «ветви» в древовидной структуре корпоративного хранилища документов, которые доступны отдельно взятому пользователю. Из этих «ветвей» формируется структура персонального хранилища документов данного пользователя.

6 Роли В NauDoc действует система разграничения доступа к документам, основывающаяся на использовании пользовательских ролей. Объем прав пользователя на выполнение операций с документами определяется наличием у пользователя одной из следующих ролей – «Редактор», «Писатель», «Автор» и «Читатель». Примечания к таблице. * – документы, владельцем которых является данный пользователь, и документы со статусом «Открыть для группы»; ** – только документы, владельцем которых является данный пользователь.

7 Роли В NauDoc действует правило наследования прав: пользователь, получивший определенную роль в корневой папке, сохраняет полученную роль и во всех вложенных папках, содержащихся в корневой папке. Использование данного правила помогает избежать рутинных операций по раздаче прав в многочисленных папках, имеющихся в NauDoc; Права доступа могут выдаваться пользователю персонально или же в составе группы, к которой принадлежит пользователь. В зависимости от этого права делятся на персональные и групповые. При выдаче групповых прав (например, роли «Писатель») их получают сразу все пользователи, входящие в состав группы. Это способ выдачи прав особенно удобен, когда требуется предоставить одинаковые права доступа к содержанию папки всем сотрудникам отдела или рабочей группы; Пользователь может иметь в одной и той же папке одновременно и персональные, и групповые права. Как правило, персональные права должны корректировать недостаток групповых прав пользователя: к примеру, если для работы с документами пользователю недостаточно групповых прав «Читателя», то ему могут быть выданы персональные права «Писателя» в той же самой папке; С помощью выдачи персональных прав могут корректироваться и наследуемые права пользователя. В этом случае персональные права, выданные пользователю в текущей папке, могут расширить его права, которые он унаследовал от корневой папки.

8 Получение прав доступа в систему Для того чтобы использовать NauDoc в своей работе, пользователь должен быть зарегистрирован в системе администратором. При регистрации каждый пользователь получает системное имя и пароль для входа в систему; Существует два способа получения имени и пароля: непосредственно у системного администратора: в этом случае администратор лично сообщает пользователю необходимые данные; по электронной почте: в этом случае пользователь получает автоматически созданное письмо, содержащее имя, пароль и адрес для входа в систему; Администратор может зарегистрировать новых пользователей, перейдя в NauDoc на вкладку «Пользователь» и выбрав пункт «Регистрация пользователя»:

9 Вход в систему Перед входом в систему необходимо открыть новое окно Internet Explorer; Введите адрес, по которому находится NauDoc, в адресную строку Интернет- браузера; Введите свои персональные реквизиты входа в систему (имя пользователя и пароль). Для более удобного и быстрого доступа к системе, можете сохранить ссылку на портал NauDoc в «Избранном» вашего браузера

10 Интерфейс пользователя Внутренняя структура персонального хранилища представлена в виде иерархии доступных пользователю папок. С помощью панели навигации пользователь может перемещаться по своему персональному хранилищу и просматривать документы, содержащиеся в доступных ему папках Раздел «Доступные документы» представляет собой персональное хранилище документов пользователя Раздел «Контроль исполнения» предназначен для работы с входящими и исходящими заданиями (просмотр статусов заданий, отчетов ответственных пользователей, статистики выполнения) Раздел «Пользователь» предназначен для управления пользовательскими настройками. Пользователи с правами администратора с помощью этого раздела могут создавать новых пользователей, добавлять пользователей в группы, блокировать учетные записи и изменять персональную информацию Раздел «Сервис» предназначен для осуществления технологических операций в системе. В частности, используется для настройки бизнес-процессов (создания категорий документов), подключения модулей расширения и настройки резервного копирования Раздел «Поиск» предназначен для поиска документов в хранилище по различным параметрам

11 Персональная страница Сразу после входа в систему, пользователь попадает на свою персональную страницу В блоке «Мои задания» отображаются новые входящие задания, исходящие задания и задания, в которых данный пользователя является контролером В блоке «Моя Почта» отображаются свежие почтовые сообщения, если NauDoc используется для приема личной или корпоративной электронной почты В блоке «Мои документы» отображаются самые свежие документы, созданные данным пользователем В блоке «Доступные документы» отображаются самые свежие документы, созданные в любых папках хранилища, к которым данный пользователь имеет доступ

12 Благодарим за внимание! Мы рекомендуем вам обратить внимание на подробную документацию по системе: Руководство пользователя (в двух частях) и Руководство технолога Если вам помогли наши вводные презентации или у вас есть предложения по их улучшению, напишите письмо на адрес Нам важно знать ваше мнение! (343)