Автоматизация деятельности архивной отрасли Система «АРХИВНЫЙ ФОНД» (версия 4.1) Управление государственной архивной службы Новосибирской области 2010. - презентация

1 Автоматизация деятельности архивной отрасли Система «АРХИВНЫЙ ФОНД» (версия 4.1) Управление государственной архивной службы Новосибирской области 2010

2 ЗАПУСК ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД» Щелкните на кнопке Пуск и выберите меню Программы. В открывшемся списке выберите пункт Архивный фонд, содержащий команду запуска программного комплекса. Выберите команду Архивный фонд. На экране появится окно входа в программный комплекс. Введите в соответствующие поля имя (логин) и пароль системного технолога и щелкните на кнопке Ввод или нажмите клавишу Enter. Если имя и/или пароль введено неверно, на экране появляется сообщение Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу Enter, а затем повторите ввод имени и пароля.

3 ЗАПУСК ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД». Если имя и пароль введены правильно, откроется начальное окно ПК «Архивный фонд», содержащее кнопки перехода к различным задачам комплекса, к процедуре смены пароля, а также кнопку вызова справочной информации и кнопку завершения работы с ПК «Архивный фонд». Чтобы перейти к работе с той или иной задачей, щелкните на ее наименовании. Откроется окно выбранной задачи.

4 ЗАДАЧА «АДМИНИСТРИРОВАНИЕ» Данная задача предназначена для ведения справочников ПК «Архивный фонд» и управления правами его пользователей. Работа с данной задачей доступна только пользователям, обладающим правами системного технолога. Чтобы перейти к работе с задачей Администрирование, в начальном окне ПК «Архивный фонд» щелкните на ее названии. Откроется главное окно выбранной задачи Строка меню окна содержит следующие пункты: Справочники – состоит из команд перехода к справочникам ПК «Архивный фонд», команды вызова протокола действий пользователей и команды завершения работы с задачей; Справка – содержит команды вызова справочной информации; Чтобы открыть тот или иной справочник, выберите из меню Справочники его наименование.

5 СПРАВОЧНИКИ ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД» Справочники ПК «Архивный фонд» (кроме справочника Пользователи) содержат возможные значения полей карточек описания, используемых в программном комплексе. Справочник Пользователи предназначен для регистрации пользователей ПК «Архивный фонд» и управления их правами. Справочники могут быть линейными и иерархическими. В линейном справочнике элементы представлены в виде простого списка

6 Элементы иерархического справочника Корневая вершина – вершина, соответствующая наименованию справочника (в нашем примере ее наименование «Дефекты документов»). Такая вершина может быть в справочнике только одна. Она отмечена значком Вершины первого уровня иерархии – вершины, отмеченные значком (в нашем примере такие вершины имеют наименования «документы на б/основе» и «фотодокументы») Вершины второго и ниже уровней иерархии - вершины, отмеченные значком (в нашем примере такие вершины имеют наименования «механического происхождения», «вялый фокус», «смещение», и т.д.).

7 Линейные справочники ПК «Архивный фонд» Грифы доступа Периоды Основания оценки физ. состояния Источники поступления Основания для поступления Причины отсутствия информации Типы актов Типы изданий Признаки группировки ед.хр. Способы воспроизведения информации Признаки объединения в ОАФ Признаки объединения в архивные коллекции Требуемые виды работ с описью Языки Виды бумажного НСА описи Требуемые работы Фондообразователи (источники комплектования) – организации Фондообразователи – физические лица Бумажные НСА Издания Комиссии по рассекречиванию Пользователи Причины ограничения доступа

8 Иерархические справочники ПК «Архивный фонд» Дефекты документов Носители документов Видовой состав Федеральные округа и субъекты Особенности Архивохранилище (топографический указатель) АНСА межфондовый АНСА внутрифондовый АНСА в рамках описи Архив

9 Группировка справочников Общие справочники АНСА межфондовый АНСА внутрифондовый АНСА в рамках описи Особенности Причины ограничения доступа Языки Источники поступления Основания для поступления Способы воспроизведения информации Носители документов Видовой состав Типы актов Комиссии по рассекречиванию

10 Группировка справочников Справочники для описания фондов Периоды Причины отсутствия информации Признаки объединения в ОАФ Признаки объединения в архивные коллекции Бумажные НСА Типы изданий Издания Фондообразователи (источники комплектования) – организации Фондообразователи (источники комплектования) – физические лица

11 Группировка справочников Справочники для описания описей Виды бумажного НСА описи Признаки группировки ед.хр. Требуемые виды работ с описью Справочники для описания единиц хранения и учета Основания оценки физического состояния Требуемые работы Дефекты документов

12 Группировка справочников Справочники для описания архива Архив Архивохранилище (топографический указатель) Федеральные округа и субъекты Справочник Пользователи Ведение справочников включает в себя такие процедуры, как добавление, изменение и удаление элементов.

13 Выбор значений из справочников Значения полей могут выбираться как из линейных, так и из иерархических справочников. Окно справочника раскрывается при щелчке на кнопке, примыкающей к правой границе заполняемого поля. Выбор значения из линейного справочника Чтобы выбрать значение из линейного справочника, следует выделить нужную запись в списке и щелкнуть на кнопку ВЫБРАТЬ.

14 Выбор значений из справочников Чтобы выбрать значение из иерархического справочника, следует слева, в дереве элементов справочника, выделить вершину, в которую входит нужный элемент. В правой части окна справочника отобразится список входящих в выделенную вершину элементов. Выделите в этом списке нужный элемент и щелкните на кнопке Выбрать (кнопка Отмена служит для отказа от выбора значения). Можно выбрать значение, щелкнув на нем правой кнопкой мыши. В этом случае кнопка Выбрать появится рядом с выбираемым значением и нужно будет щелкнуть на ней.

15 ВЕДЕНИЕ ЛИНЕЙНЫХ СПРАВОЧНИКОВ При работе с линейным справочником строка меню окна Администрирование содержит: Справочники – включает в себя команды перехода к различным справочникам программного комплекса, вызова протокола и команду завершения работы с задачей Администрирование; Файл – содержит команды добавления, просмотра, удаления и импорта элементов справочника, а также команду обновления информации, представленной на экране; Правка – состоит из команд, предназначенных для работы с элементами справочника (редактировать, вырезать, вставить, объединить, переместить вверх (вниз), скрыть/показать); Сервис – содержит команды настройки сортировки представленных на экране записей и вызова протокола; Справка – содержит команды вызова справочной информации о ПК «Архивный фонд».

16 Панель инструментов справочника Добавить элемент в справочник. Дублирует команды Файл, Добавить…; Редактировать выделенный элемент. Дублирует команды Правка, Редактировать (F7); Просмотреть выбранный элемент. Дублирует команды Файл, Просмотреть; Скрыть выбранные элементы (т.е. удалить их из списка активных элементов справочника). Повторный щелчок на кнопке приводит к восстановлению скрытых элементов. Дублирует команды Правка, Скрыть/Показать (Ctrl + D); Удалить выбранные элементы. Дублирует команды Файл, Удалить (Ctrl + Del); Объединить выбранные элементы. Дублирует команды Правка, Объединить; Обновить информацию, представленную на экране. Дублирует команды Файл, Обновить (F5) Переместить выбранный элемент на одну позицию вверх по списку. Дублирует команды Правка, Переместить вверх.

17 Работа с элементами справочников Добавление элемента в линейный справочник В окне справочника выберите из меню Файл команду Добавить… или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов (или нажмите функциональную клавишу F3). Откроется окно элемента в режиме добавления. Введите с клавиатуры значения реквизитов: Код – код элемента; Наименование – наименование элемента. Поле обязательно для заполнения. Примечание – текст комментария. При закрытии окна элемента в режиме добавления/редактирования с помощью щелчка на кнопке, расположенной в правом верхнем углу окна элемента, появляется системный запрос

18 Работа с элементами справочников Работа с иерархичным справочником При работе с иерархическим справочником строка меню окна Администрирование содержит следующие пункты: Справочники – включает в себя команды перехода к различным справочникам программного комплекса, вызова протокола и команду завершения работы с задачей Администрирование; Файл – содержит команды добавления, просмотра, удаления и импорта элементов справочников, а также команду обновления информации, представленной на экране; Правка – состоит из команд, предназначенных для работы с элементами справочника (редактировать, копировать, объединить, переместить вверх (вниз), скрыть/показать и т.д.). В справочнике Архив в меню Правка будет присутствовать только команда Редактировать; Сервис – содержит команды настройки автоматической сортировки представленных на экране записей и вызова протокола; Справка – содержит команды вызова справочной информации о ПК «Архивный фонд».

19 Импорт данных справочника Линейные справочники: Периоды; Основания оценки физ. состояния; Источники поступления; Основания для поступления; Причины отсутствия информации; Типы актов; Типы изданий; Причины ограничения доступа; Признаки группировки ед.хр.; Способы воспроизведения информации; Признаки объединения в ОАФ; Признаки объединения в архивные коллекции; Требуемые виды работ с описью; Языки; Виды бумажного НСА описи; Требуемые работы. Иерархические справочники: Дефекты документов; Носители документов; Видовой состав; Федеральные округа и субъекты; Особенности; АНСА (Межфондовый, Внутрифондовый, В рамках описи). В ПК «Архивный фонд» предусмотрена возможность импорта данных некоторых справочников из файлов формата Excel. С помощью импорта можно добавлять элементы в справочники: Файл, из которого импортируются данные справочника, должен удовлетворять определенным требованиям.

20 Особенности ведения справочников группы АНСА (Автоматизированного Научно-Справочного Аппарата) К группе АНСА относятся три справочника: Межфондовый – классифицирует объекты учета по всему архиву; Внутрифондовый - классифицирует объекты учета внутри одного фонда; В рамках описи - классифицирует объекты учета внутри одной описи. Все вышеупомянутые справочники имеют одинаковую иерархическую структуру. Их окна и правила работы с элементами также одинаковы.

21 Справочник «Комиссии по рассекречиванию» Для добавления элемента в справочник выполните следующие действия: 1. В окне справочника выберите из меню Файл команду Добавить… или щелкните на кнопке (или нажмите функциональную клавишу F3).

22 Справочник «Комиссии по рассекречиванию» 2. Заполните вводом с клавиатуры следующие поля окна: Код – код элемента; Дата создания – дата создания комиссии по рассекречиванию, вводится только с клавиатуры (должна быть меньше даты упразднения и попадать в интервал 01/01/ /12/ 2999); Дата упразднения - дата упразднения комиссии по рассекречиванию, вводится только с клавиатуры (должна быть больше даты создания и попадать в интервал 01/01/ /12/ 2999); Название сокращенное – сокращенное название комиссии по рассекречиванию; Название полное – полное название комиссии по рассекречиванию; Примечание – текст примечания. 3. Завершив ввод данных, сохраните их, щелкнув на кнопке Записать. Просмотр, редактирование, удаление, поиск элементов справочника Комиссии по рассекречиванию выполняются по правилам ведения линейных справочников.

23 Справочник «Бумажные НСА» Справочник Бумажные НСА содержит перечень видов Научно- Справочного Аппарата на бумажных носителях. Данный справочник является линейным и имеет стандартное окно линейного справочника, но с одним отличием. Отличительной особенностью окна этого справочника является наличие полей фильтра на панели инструментов.

24 Справочник «Бумажные НСА» Фильтр состоит из трех полей: Вид – вид научно-справочного аппарата (каталог, указатель, обзор, перечень); Уровень охвата – уровень охвата НСА (межфондовый, внутрифондовый); Объект классификации – вид объектов, классифицируемых данным НСА (все, фонд, опись, ед.хр./ед.уч., документ). Для добавления элемента в справочник выполните следующие действия: В окне справочника выберите из меню Файл команду Добавить… или щелкните на кнопке (или нажмите функциональную клавишу F3). Заполните вводом с клавиатуры следующие поля: - Код – код элемента; -Наименование – название элемента. Выбором из раскрывающихся списков задайте значения следующих полей: - Вид – вид НСА (каталог, указатель, обзор, перечень); - Объект классификации - вид объектов, классифицируемых данным НСА (все, фонд, опись, ед.хр./ед.уч., документ); - Уровень охвата - уровень охвата НСА (межфондовый, внутрифондовый).

25 Справочник «Издания» Линейный справочник Издания содержит перечень изданий, выпущенных архивом. Перечень представлен в виде таблицы, одна запись которой соответствует одному изданию. В графах таблицы содержится основная информация о каждом издании: порядковый номер; тип издания; название; авторы; год издания; количество страниц; место издания; издательство; примечание.

26 Справочник «Фондообразователи-физические лица» Данный линейный справочник входит в подгруппу Фондообразователи и содержит перечень физических лиц, документы которых образуют архивный фонд. Перечень представлен в виде таблицы, одна запись которой соответствует одному физическому лицу. В графах таблицы содержится следующая информация о каждом физическом лице: Ф.И.О; Дата рождения; Дата смерти; Предыдущая фамилия; Титул; Родство; Примечание.

27 Справочник «Фондообразователи-организации» Данный линейный справочник входит в подгруппу Фондообразователи и содержит перечень организаций, документы которых образуют архивный фонд. Перечень представлен в виде таблицы, одна запись которой соответствует одной организации. В графах таблицы содержится следующая информация о каждой организации: Код; Название; Адрес; Год создания; Год упразднения; Примечание. Рис.

28 Справочник «Архивохранилище» Справочник Архивохранилище служит для топографирования единиц хранения. Он содержит перечень архивохранилищ и их структурных элементов. По данным архивохранилища можно формировать два вида отчетов: Паспорт архивохранилища – отчет, содержащий объемные показатели архивных документов, хранящихся в данном архивохранилище; Номерник архивохранилища – отчет, содержащий сведения о состоянии (наличие, выбытие) фондов, хранящихся в данном архивохранилище.

29 Справочник «Архив» Справочник Архив предназначен для хранения информации о архиве и ведения паспортов архива. Ввод паспортов архива должен выполняться последовательно, начиная с наименьшего года и заканчивая наибольшим. Паспорт архива за текущий год должен быть введен последним, в противном случае в отчетах будут отображаться неверные данные. В отличие от других иерархических справочников, элементы справочника Архив нельзя удалить логически (скрыть). Поэтому в меню Правка справочника отсутствует команда Скрыть/Показать, а на панели инструментов – соответствующая кнопка и флажок Показывать скрытые. Кроме того, в данном справочнике отсутствует пользовательская сортировка. Поэтому отсутствуют соответствующая команда в меню и кнопки на панели инструментов. Команды, связанные с перемещением и копированием элементов (Вырезать, Копировать, Вставить), также отсутствуют в данном справочнике. По данным справочника Архив можно формировать отчеты, поэтому в меню данного справочника присутствует пункт Отчеты.

30 Паспорт архива Паспорт архива содержит количественные характеристики архива на определенный год. Строка меню окна Паспорт архива содержит следующие пункты: Действия – содержит команды добавления, редактирования, просмотра, сохранения паспорта архива и команду пересчета реквизитов; Переход – содержит команды перехода к предыдущему, последующему, первому и последнему в списке паспорту архива; Отчеты - содержит команду выбора отчета; Справка – содержит команды вызова справочной информации о ПК «Архивный фонд».

31 Паспорт архива : На панели инструментов окна находятся следующие кнопки : Добавлению нового паспорта архива. Режим редактирования паспорта архива. Режим просмотра паспорта архива. Сохранить введенную информацию. Пересчитать реквизиты паспорта архива. Окно паспорта архива содержит четыре закладки: Состав арх. док. – содержит данные о составе и объеме архивных документов; Состав СФ и ФП - содержит данные о составе и объеме страхового фонда и фонда пользования; Состав НСА - содержит информацию о составе и объеме описей, каталогов и баз данных; Доп. инф. – содержит дополнительную информацию (данные о справочно- информационных изданиях, научно-справочной библиотеке, условиях хранения документов).

32 Паспорт архива При пересчете реквизитов несколько томов одной описи считаются одной описью. Закладка Состав арх. Док. Основная часть данных паспорта архива может быть сформирована путем автоматического суммирования данных карточек фондов, заполняемых пользователями в задаче Ведение БД. Для того, чтобы ввести в паспорт архива суммарные количественные данные фондов, в окне паспорта архива выберите из меню Действия команду Пересчитать реквизиты или щелкните на кнопке на панели инструментов (или нажмите функциональную клавишу F8). Появится окно системного запроса, в котором требуется подтвердить запуск пересчета реквизитов. После подтверждения будет запущена функция Пересчет реквизитов. В результате работы данной функции в поля закладок паспорта архива будут введены значения, сформированные путем автоматического суммирования соответствующих данных карточек фондов, входящих в архив. Автоматически введенные данные можно отредактировать вручную.

33 Паспорт архива Закладка Состав СФ и ФП Данная закладка содержит информацию о составе и объеме страхового фонда и фонда пользования архива. На данной закладке поля столбцов, объединенных в группу Количество ед.хр., могут заполняться как вручную, так и автоматически, с помощью функции Пересчет реквизитов. Поля столбцов, объединенных в группу Объем страхового фонда, могут заполняться только вручную.

34 Паспорт архива Закладка Состав НСА На данной закладке как вручную, так и автоматически могут заполняться поля следующих столбцов: Всего; Из них в полном комплекте; Кол-во ед.хр./ед уч.. Кроме того, двумя способами могут заполняться поля блока Итого, расположенного внизу закладки. Только вручную могут быть заполнены поля следующих столбцов: Электронных; Кол-во карт.; Кол-во записей (в группе Электронные каталоги); Объем в МБ (в группе Электронные каталоги); Кол-во БД (в группе Базы данных…); Кол-во записей (в группе Базы данных…); Объем в МБ (в группе Базы данных…). Поля перечисленных столбцов, находящиеся в блоке Итого, могут быть заполнены как вручную, так и автоматически.

35 Паспорт архива Закладка Доп.инф. На данной закладке как вручную, так и автоматически могут быть заполнены следующие поля: Все поля блока Система справочно-информационных изданий, кроме поля из них по Л/С; в т.ч. хранилищ (в блоке Условия хранения документов); Площадь зданий (помещений), не оснащенных охранной сигнализацией % (в блоке Условия хранения документов); Площадь зданий (помещений), не оснащенных пожарной сигнализацией % (в блоке Условия хранения документов); Протяженность стеллажных полок (пог.м). Всего (в блоке Условия хранения документов); в т.ч. металлических (в блоке Условия хранения документов); Протяженность свободных стеллажных полок (пог.м.) (в блоке Условия хранения документов); Закартонировано ед.хр. (в блоке Условия хранения документов) Только вручную могут быть заполнены следующие поля: из них по Л/С; Все поля блока Состав и объем научно-справочной библиотеки; Зданий (помещений) архива. Всего; в т ч. Специальных; приспособленных; Общая площадь зданий; Площадь зданий (помещений), не оснащенных охранной сигнализацией кв. м.; Степень загруженности в %.

36 Формирование отчетов по Архиву По данным паспорта архива можно формировать несколько видов отчетов, которые делятся на две группы: Архив и Сводные сведения. Отчеты, относящиеся к группе Архив: Паспорт архива – отчет, содержащий объемные показатели архивных документов, учитываемых в данном архиве; Номерник архива – отчет, содержащий сведения о состоянии (наличие, выбытие) фондов, учитываемых в данном архиве; Динамика паспорта архива (абсолютная) – отчет, содержащий результаты сравнения (количественные) объемных показателей двух выбранных паспортов архива за разные годы; Динамика паспорта архива (в процентах) - отчет, содержащий результаты сравнения (в процентах) объемных показателей двух выбранных паспортов архива за разные годы. Отчеты, относящиеся к группе Сводные сведения: Сводные сведения по архиву – сводные сведения по архиву; Физическое состояние документов – сводные сведения по физическому состоянию всех документов архива; Необнаруженные единицы хранения - сводные сведения о количестве необнаруженных единиц хранения по всему архиву; Состав НСА к документам на бумажной основе - сводные сведения о поступлении и выбытии документов фонда, об общем количестве единиц хранения и наличии страховых копий к ним

37 ВЕДЕНИЕ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ Ведение учетных записей пользователей включает в себя регистрацию пользователей в ПК «Архивный фонд» и управление их правами. В ПК «Архивный фонд» существует две пользовательские роли: Читатель – пользователь, имеющий возможность осуществлять поиск и просмотр информации, а также формировать отчеты; Архивист – пользователь, в дополнение к возможностям читателя, имеющий возможность добавлять и редактировать информацию. Работа с элементами справочника Пользователи (поиск, просмотр, сортировка и т.д.) выполняется по правилам ведения линейных справочников. Элементы справочника Пользователи удалению не подлежат. Их можно только исключить из списка активных элементов (т.е. «скрыть»).

38 Статистические данные по пользователям В ПК «Архивный фонд» ведется учет зарегистрированных пользователей и формируется статистический отчет. Чтобы просмотреть статистические данные по пользователям ПК «Архивный фонд», выполните следующие действия: Находясь в окне справочника Пользователи, щелкните на кнопке Статистика, расположенной на панели инструментов. ПРОТОКОЛИРОВАНИЕ ДЕЙСТВИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В задаче Администрирование ведется протокол действий пользователей над элементами справочников. Можно просмотреть общий протокол по всем справочникам и протокол по одному справочнику.

39 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!