ACCESS Создание отчетов. Отчет используется для представления данных в печатном формате. Отчеты создаются на основе одной или нескольких таблиц или на. - презентация

1 ACCESS Создание отчетов

2 Отчет используется для представления данных в печатном формате. Отчеты создаются на основе одной или нескольких таблиц или на основе запросов. В отчетах можно проводить вычисления.

3 Пример 1 В БД «Книжный магазин» с помощью мастера отчетов создать отчет «Покупатели». Отчет должен быть отсортирован по фамилиям. В примечании отчета поместить информацию об общем числе покупателей и об общей сумме всех их покупок

4 Пример 1 Для создания этого отчета сначала создадим запрос, который содержит фамилию покупателя, а также вычисляет сумму всех его покупок

5 Пример 1

6 На вкладке отчеты выберите Создание отчета с помощью мастера

7 Пример 1 Выберите все поля созданного запроса

8 Пример 1 Выберите сортировку по полю Фамилия

9 Пример 1 Выберите макет, ориентация книжная

10 Пример 1 Выберите стиль и дайте запросу имя.

11 Пример 1 Откроем полученный отчет Недостатки: 1.Заголовок 2.Нет итоговых строк

12 Пример 1 Для ликвидации недостатков откроем полученный отчет в режиме конструктора Заголовок Верхний колонтитул Область данных Нижний колонтитул Примечание отчета

13 Пример 1 В примечании отчета помещаются вычисляемые поля, которые вычисляют итоги по всему отчету. Добавим в примечание отчета вычисляемые поля: количество покупателей и общая сумма покупок. Для этого перетащим в примечание отчета два элемента поле, в одно добавим формулу =Sum([Сумма]), а во второе формулу =Count([Фамилия]). Для построения формул рекомендуется использовать построитель выражений.

14 Пример 1

15

16 Изменим в отчете заголовок и подписи к вычисляемым полям

17 Пример 1 С помощью построителя выражений построим формулы в свободных полях. Для вызова построителя нужно выделить поле, выбрать в меню Вид, Свойства и на вкладке Данные нажать кнопку

18 Пример 1 Построитель выражений:

19 Пример 1 Построитель выражений:

20 Пример 1 Результат:

21 Пример 1 Установим формат Денежный в поле Общая сумма. Для этого выделим это поле и в его свойствах выберем:

22 Пример 1 Откроем отчет для предварительного просмотра:

23 Пример 2 В БД «Книжный магазин» с помощью мастера отчетов создать отчет «Продажи». Этот отчет должен содержать поля: фамилия покупателя, автор, название книги, цена, количество и сумма покупки. Отчет должен быть сгруппирован по покупателям, иметь итоги по каждому покупателю и общие итоги

24 Пример 2

25 Для создания этого отчета сначала создайте запрос, который содержит все указанные поля, а также вычисляет сумму покупки

26 Пример 2

27 На вкладке отчеты выберите Создание отчета с помощью мастера, выберите все поля созданного запроса

28 Пример 2 Нам нужна группировка по фамилии, поэтому добавим уровни группировки

29 Пример 2 Получим:

30 Пример 2 Для получения итогов по каждому покупателю (по группе) нажмем

31 Пример 2 Нам нужно подсчитать для каждого покупателя общее количество купленных книг и сумму денег, поэтому выбираем функцию Sum для полей Сумма и Количество

32 Пример 2 Выберите макет, ориентация альбомная

33 Пример 2 Выберите стиль и дайте запросу имя.

34 Пример 2 Откроем полученный отчет

35 Пример 2 Недостатки отчета: 1.Заголовок 2.Итоги по группе – лишняя информация, подписи к полям, нет денежного формата для итога по сумме 3.Итоги по отчету на следующей странице Для внесения изменений откроем отчет в режиме конструктора

36 Пример 2

37 Изменим заголовок и подписи к итогам по группе, а также удалим лишнюю информацию в итогах по группе

38 Пример 2 Для размещения итогов на той же странице, на которой находятся данные выполним

39 Пример 2 Для размещения итогов на той же странице, на которой находятся данные выполним

40 Пример 2 Первая страница отчета:

41 Пример 2 Вторая страница отчета:

42 Кнопочная форма

43

44

45