Петр Анатольевич Гринфельд Татьяна Евгеньевна Мерсадыкова ЗАО «Альт-Софт» Информационные и коммуникационные технологии Программно-информационное обеспечение. - презентация

1 Петр Анатольевич Гринфельд Татьяна Евгеньевна Мерсадыкова ЗАО «Альт-Софт» Информационные и коммуникационные технологии Программно-информационное обеспечение хранения и использования документов архивов России

2 Сумма технологий ОАО «Альт-Софт» для интегрированного представления информационных ресурсов культуры региона КАИСА - Архив - Внедрен в 12 крупных архивах РФ КАИСА - Энциклопедия - Внедрен в 5 регионах: Санкт-Петербург, Ленинградская область, Пермский край, Костромская область, Сахалинская область. КАИСА - Наследие - Внедрен в организациях по охране и использованию памятников истории и культуры в 14 регионах России: Санкт-Петербург, Ленинградская область, Пермский край, Псков и Псковская область, Республика Удмуртия, Соловки, Костромская область, Тверская область, Самарская область, Республика Марий-Эл, Республика Коми, Калининградская область, Тульская область, Сахалин. КАМИС - Комплексная автоматизированная музейная информационная система. Работает более чем в 350 музеях России КАИСА - АФИША - Афиша культурных событий региона. Внедрен в двух регионах: Санкт-Петербург, Ленинградская область. КАИСА - Краеведение - Внедрен в библиотеках Санкт-Петербурга, Ленинградской и Сахалинской области. Технологии интеграции информационных ресурсов

3 Концепция комплексной информатизации архивов с использованием технологии «КАИСА-Архив» Информатизация начинается с конвертации в единую базу данных всех ранее созданных электронных ресурсов архива Все подразделения архива в процессе плановой работы пополняют и используют единую базу данных. Автоматизируется документооборот архива, связанный с движением единиц хранения База данных «открыта» для ввода и использования результатов массовой оцифровки документов архива База данных готова к обмену информацией с системой автоматизированного централизованного государственного учета «Архивный фонд» Все публикации архива создаются в единой базе данных (путеводители, справочные издания, выставки, компакт-диски, тематические каталоги, альбомы) В Интернете синхронно представляется текущее состояние базы данных – доступны только те документы и только те поля базы данных, которые выбраны Архивом

4 Российский Государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ, Москва) 2004 г. Российский Государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД, Красногорск) 2004 г. Российский государственный исторический архив (РГИА) 2007г. Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД СПб) 2000 г. Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге (ЛОГАВ) 2005 г. Государственный архив Хабаровского края (ГАХК) 2007 г. Архив Соловецкого государственного историко-архитектурного и природного музея-заповедника 2006 г. Архив Научно-исследовательского центра (НИЦ) «Мемориал», Петербург, 2009 г. Архив государственного музея-заповедника «Петергоф» 2010 г. Центральный Государственный архив высших органов власти Украины, г. Киев г. Государственный исторический архив Сахалинской области 2010 г. Институт русской литературы и искусства (Пушкинский дом), Петербург, 2010 г.

5 Информатизация архивной технологической цепочки Автоматизация документооборота. Прием документов на государственное хранение: –Описание документа заносится 1 раз, используется всеми службами архива. Автоматически создаются протокол, заключение ЭПК, акт приема-передачи, опись. Обеспечение сохранности: –Автоматизированное формирование шифров принимаемых на хранение дел –Учет технического состояния архивных документов –Мониторинг движения и местонахождения единицы хранения в архиве –Формирование страхового фонда и фонда пользования –Учет особо ценных документов Создание и ведение электронного НСА –Настройка на особенности НСА архива –Обеспечение взаимосвязи традиционного и электронного НСА –Связность разных элементов НСА –Автоматизированное формирование каталожных карточек Использование: –Подготовка всех публикаций архивных документов в единой базе данных (путеводители, справочные издания, выставки, компакт-диски, тематические каталоги, альбомы, …) –Электронный читальный зал. Обеспечение работы пользователей с единой базой данных архива в читальном зале –Обслуживание с использованием Интернет удалённых запросов пользователей на предоставление цифровых копий архивных документов

6 Мониторинг движения и местонахождения единицы хранения в архиве Выдача дела из хранилища Автоматическое формирование штрих-кода Поиск / создание описания дела в базе данных. Формирование записи в книге выдачи Штрих-код наклеивают на папку Возврат дела в хранилище Считывание штрих-кода Поиск записи в книге выдачи, автоматическое формирование даты возврата Отчеты: - дела, не возвращенные в срок - история выдачи дела сотруднику (читателю) - история использования дела

7 Взаимодействие с системой автоматизированного централизованного государственного учета «Архивный фонд» Конвертация данных из программы «Архивный фонд» в единую базу данных архива под управлением КАИСА-Архив Передача информации из единой базы данных в программу «Архивный фонд» для обеспечения централизованной отчетности Согласование справочного аппарата двух систем

8 Комплексная информатизация архивов Ленинградской области Информатизация Ленинградского областного государственного архива в г. Выборге (ЛОГАВ)» Создание и интернет-представление Путеводителя по фондам ЛОГАВ» Внедрение программно-информационного комплекса «Муниципальный архив» для обеспечения централизованного учета работы 20 муниципальных архивов Ленинградской области Создание и интернет-представление сводного Путеводителя по фондам архивов Ленинградской области

9 Заполнение всех позиций муниципальными архивами в удаленном доступе. Суммирование по всем позициям для подготовки сводного отчета по области. 20 муниципальных архивов Ленинградской области. Отчет о работе архивов за 2009 г.

10 Применение информационных технологий в использовании архивных документов»: Интернет-представление баз данных, подготовка тематических выставок и электронных публикаций

11 Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт- Петербурга (ЦГАКФФД СПб) 2000 г. В базе данных описано порядка фотодокументов (негативов), более документов позитивного фонда из 350 альбомов. Документы в базе данных и на сайте описаны на двух языках: русском и английском.

12 Заказ документов с использованием поискового механизма сайта: Отбор документов и помещение их в «портфель», оформление заказа

13 Подготовка публикаций в единой базе данных архива

14 Российский Государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ, Москва) 2004 г. База данных создана на основе трех ранее сформированных информационных ресурсов: «Путеводитель по архиву», база данных «Серебряный век», база данных «Изобразительные источники». Материалы РГАЛИ представлены на двух языках: русском и английском. В базе данных и на сайте РГАЛИ представлено описание всех фондов, единиц хранения (30% е.х. архива) и более полнотекстовых листов

15 Все страницы сайта ведутся сотрудниками архива в единой базе данных. Виртуальные выставки РГАЛИ Виртуальный журнал "Встречи с прошлым"

16 Полнотекстовые документы находятся многоаспектным поиском по электронному НСА

17 Описания всех фондов на двух языках: русском и английском

18 Тематические диски, подготовленные сотрудниками РГАЛИ в базе данных Ускользающая красота Материалы русского зарубежья в РГАЛИ Мексиканские рисунки Эйзенштейна Советская литература Электронный архив Б.Л. Пастернака Исчезающие шедевры. Выпуск 2. Фотовыставка Радио

19 Российский Государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД, Красногорск), 2004 г. В базе данных описано свыше фотодокументов (негативов), более 2000 документов позитивного фонда: Рубрика «Войны и военные конфликты XX века» представлена полностью

20 Российский Государственный исторический архив (РГИА, Санкт- Петербург)

21 На сегодняшний день в единой базе данных размещена и доступна через Интернет следующая информация научно-справочного аппарата РГИА: Описания фондов (1368 записей с аннотациями и историческими справками) Аннотированный реестр описей (8500 записей) Описания дел (60772 запись) Описания листов (25297 записей) Именной указатель ( позиций) Географический указатель (45137 позиции) Предметный указатель (13084 позиций) Исследователям в архиве доступны все отсканированные описи : 8500 описей, около страниц

22 Наше общество заново учится благотворительности. Развитие государственной, общественной и частной благотворительности в России опирается на исторический и документальный опыт, представленный в документах центральных ведомств империи, хранящихся в РГИА

23

24

25 Технология КАИСА-Архив для использования архивных документов Создание интернет-представлений актуального состояния баз данных архивов Читальным залом архива становится весь Интернет Возможность удаленного заказа копий архивных документов Использование традиционного и электронного НСА для подготовки публикаций архивов Использование архивных документов – как источник пополнения единой базы данных архива Поддержка архивных международных стандартов: ISAD(G), ÉAD, AIDS(EAD). Представление архивных документов в президентской библиотеке имени Б.Н. Ельцина Участие баз данных архивов в совместных тематических акциях: выставки, публикации, проекты Аккумуляция и распространение накопленного опыта и методических наработок архивов в процессе их информатизации.

26 Информация о наших проектах: