Система бизнес-моделирования Business Studio Формализация и контроль выполнения стратегии Проектирование системы управления Формирование регламентирующей. - презентация

1 Система бизнес-моделирования Business Studio Формализация и контроль выполнения стратегии Проектирование системы управления Формирование регламентирующей документации

2 Решаемые задачи Процесс проектирования и совершенствования системы управления организации

3 Формирование регламентирующих документов, не требующих дополнительной доработки Встроенный генератор отчетов в формате Microsoft Word или HTML- навигатора Мастер для создания новых отчетов и документов Обеспечение совместной работы над бизнес-моделью Использование в качестве редактора диаграмм Microsoft Visio Основные возможности системы Разработка стратегических карт, проектирование сбалансированной системы показателей (BSC/KPI) Сбор и анализ значений показателей Создание графических моделей бизнес- процессов Имитационное моделирование Функционально-стоимостной анализ Разработка модели организационной структуры Расчет штатной численности

4 Стратегия Стратегические карты Business Studio позволяет формализовать стратегию компании - выделить и зафиксировать в стратегической карте дерево целей, выбрать показатели достижения целей: Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты

5 Стратегия Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужного его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения. Сбалансированная система показателей Business Studio обеспечивает не только разработку, но и контроль достижения целей посредством сбора значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников. Business Studio автоматически рассылает сотрудникам отчеты по , которые они должны заполнить в Microsoft Excel, и загружает их в свою базу данных.

6 Стратегия Руководители компании получают возможность контролировать текущие значения показателей, а также оценивать их динамику с помощью набора специальных отчетов, которые они могут: сформировать самостоятельно в системе Business Studio; получить от сотрудника в виде файла Microsoft Word; просмотреть на корпоративном сайте компании, который Business Studio формирует автоматически. Контроль

7 Бизнес-процессы Бизнес-процесс регулярно повторяющаяся последовательность действий, направленных на получение заданного результата, ценного для организации. Бизнес-процесс характеризуется следующими свойствами: Входы и выходы бизнес-процесса – входы обозначают необходимые для выполнения процессы ресурсы (материальные, информационные, трудовые); выходы обозначают результаты процесса; Владелец процесса – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса; Начало, окончание и продолжительность – процесс характеризуется временными параметрами; Позиционирование – процесс протекает во взаимосвязи с другими процессами и (или) внешней средой; достижение результата возможно только при условии «синхронизации» этого взаимодействия. Процессный подход подход к анализу деятельности организации, основанный на выделении и рассмотрении ее бизнес-процессов.

8 Бизнес-процессы Моделирование бизнес-процессов Модель бизнес-процессов создается с использованием наиболее популярных и удобных нотаций моделирования: IDEF0 Процесс (Basic Flowchart) Процедура (Cross Functional Flowchart)

9 Бизнес-процессы Параметры бизнес-процессов Для бизнес-процесса заполняются основные параметры: Владелец процесса, Исполнитель, Результат, Требования к срокам. Набор ключевых показателей эффективности процесса (KPI). В качестве KPI можно использовать показатели из ССП или завести новые.

10 Бизнес-процессы Объекты используются при разработке модели бизнес-процессов для описания состава физических сущностей (ТМЦ, документы и т.п.), ассоциированного со стрелками на диаграмме бизнес-процесса. Объекты Для документов можно определить атрибуты, приложить файл с шаблоном документа.

11 Бизнес-процессы Оптимизация бизнес-процессов Business Studio позволяет оценить время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются имитационное моделирование и функционально-стоимостного анализ (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса, в результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения и стоимости процесса

12 Формирование иерархии подразделений и должностей Поддержка 4 типов субъектов: Подразделение, Должность, Внешний субъект, Роль Проектирование организационной структуры Организационная структура Автоматическая генерация организационной диаграммы в Microsoft Visio

13 Организационная структура Оптимизация организационной структуры Business Studio на основе информации о занятости должности в бизнес- процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов

14 Регламентирующая документация Формирование основных видов регламентирующих документов по процессам, оргструктуре и объектам. Вывод отчетов в формате Microsoft Word или HTML- навигатора Изменение существующих или создание новых шаблонов документов и отчетов с помощью Мастера отчетов Поддержка пакетного формирования отчетов Возможности по формированию документов и отчетов

15 Регламентирующая документация Регламент процесса (Регламент процедуры) Описывает последовательность выполнения процесса с указанием входов/выходов, результатов, исполнителей, а также показатели процесса. Положение о подразделении Cодержит общие положения, диаграмму оргструктуры, штатное расписание, задачи подразделения, взаимодействие с другими подразделениям, критерии оценки деятельности подразделения. Должностная инструкция Cодержит общие положения, должностные обязанности, показатели деятельности, права и ответственности должности. Прочие документы Описание документооборота, Участие в процессах внешнего субъекта Основные виды регламентирующих документов

16 Регламентирующая документация Документ в формате Microsoft Word

17 Удобное распространение информации среди исполнителей и заинтересованных лиц Использование на Intranet- и Internet-порталах Поддержка гиперссылок на объекты системы Регламентирующая документация HTML-навигатор

18 Информационная система Стадии проектирования 1.Описание процедур «как есть» или проектирование «с нуля». 2.Встраивание в процедуры действий сотрудников, связанных с работой в ИС. 3.Установление соответствия между действиями и функциями ИС Регистрация накладной поставщика Регистрация отгрузки готовой продукции Планирование автоматизации бизнес-процессов

19 Информационная система Используется для: Выбора готовой информационной системы Планирования необходимых доработок Формирование реестра функциональных возможностей информационной системы

20 Информационная система 1.Автоматизируемые процедуры 2.Перечень документов и отчетов 3.Структура информационной системы 4.Список рабочих мест Список рабочих мест Дирекция по продажам п.п. Должность Используемые функции ИС ПроцедураФункция ИС 1.Менеджер по продажамA2.3.1 Приемка ГП на склад Регистрация заказов покупателей 2.КладовщикA2.3.1 Приемка ГП на склад Регистрация сдачи произведенных изделий на склад A2.3.2 Приемка и отпуск внешнего брака Регистрация брака поставщика Регистрация передачи ТМЦ в производство A2.3.4 Отпуск ГП Регистрация отгрузки готовой продукции 3.Менеджер по продажамA2.5 Прием и открытие заказов Формирование нормативной калькуляции изделий 4.Ведущий менеджерA2.6.2 Мониторинг остатков автозапчастей у потребителя Регистрация заказа на производство Регистрация плана продаж (либо его автоформирование на основе заявок и остатков у потребителя) Ввод данных по остаткам у потребителя … Формирование Технического задания в системе Business Studio

21 1. Редактирование структуры отчета Мастер отчетов 2. Форматирование документа в MS Word

22 Поддержка системы менеджмента качества Требования ИСО 9001:2000 Реализация с помощью BS Цели в области качества должны быть установлены и быть измеримыми Формирование дерева целей и показателей их достижения. Привязка показателей к бизнес-процессам и сотрудникам. Сбор значений показателей, формирование отчетов по достижению целей. Внедрение процессного подхода Создание модели бизнес-процессов и процедур для описания деятельности компании. Автоматическое формирование Регламентов процессов и Регламентов процедур. Уведомление сотрудников организации об их зонах ответственности Формирование Должностных инструкций и Положений о подразделениях. Распространение документов: – в формате Microsoft Word; – в печатном виде; – в виде HTML-навигатора. Постоянное улучшение деятельности и документирование изменений Отражение изменений в модели и переформирование документации

23 Результаты и эффекты от использования Результаты использования Создание системы целей и показателей для оценки эффективности деятельности компании и отдельных сотрудников Распределение полномочий и ответственности между подразделениями Распределение функций между исполнителями Наличие регламентирующей документации Оптимизированные бизнес- процессы Оптимизированная штатная численность сотрудников Эффекты Повышение управляемости и прозрачности компании Увеличение производительности труда исполнителей Сокращение потерь и убытков от неправильных действий сотрудников до 100% Минимизация времени обучения новых сотрудников Снижение зависимости от ключевых сотрудников Разгрузка Топ-менеджеров от "текучки" и предоставление им возможности заниматься стратегическими задачами Снижение трудоемкости работ по проектированию и актуализации системы управления в 2-3 раза

24 Ключевые преимущества системы Поддержка трех наиболее популярных нотаций моделирования IDEF0, Процесс(Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart) Поддержка методологии BSC/KPI, включая разработку стратегических карт, сбалансированной системы показателей, обеспечение сбора и контроля значений показателей без использования лицензий Business Studio Поддержка оптимизации бизнес-процессов при помощи функционально- стоимостного анализа и имитационного моделирования Расчет штатной численности сотрудников Формирование на выходе конкретизированных регламентирующих документов, не требующих дополнительной доработки, в формате документов Microsoft Word или HTML-навигатора Наличие Мастера отчетов, позволяющего легко построить свои собственные или изменить существующие отчеты и регламентирующие документы Обеспечение совместной работы над одной бизнес-моделью команды специалистов в рамках одной сети или в режиме off-line Использование в качестве графического редактора процессов, организационной структуры и других диаграмм редактора деловой графики Microsoft Visio

25 О клиентах

26 Спасибо за внимание! Группа компаний «Современные технологии управления» Адрес: Самара, ул. Ново-Садовая, 106. ТД «ЗАХАР», 7А этаж. Телефон: (846) Факс: (846) Официальный партнёр в Екатеринбурге Группа Компаний «Система» Екатеринбург, Бажова, 193, офис 502 Тел. (343) , www. gksistema.ru