29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения и организация уничтожения документов на бумажных и электронных носителях Храмцовская Наталья. - презентация

1 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения и организация уничтожения документов на бумажных и электронных носителях Храмцовская Наталья Александровна Ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

2 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008

3 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения сегодня: «золотая жила» и головная боль для ДОУ Установление сроков хранения документов – работа для высококвалифицированных специалистов ДОУ Установление сроков хранения документов – работа для высококвалифицированных специалистов ДОУ –Учет многих факторов –Решения на основе анализа рисков Чем больше неразберихи в законодательстве, тем эта работа сложнее и дороже Чем больше неразберихи в законодательстве, тем эта работа сложнее и дороже Высока цена ошибок Высока цена ошибок

4 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Когда устанавливаются сроки хранения документов? Обновление номенклатуры дел Временное хранение документов Экспертиза ценности Уничтожение документов Передача на постоянное хранение Продление временного срока хранения

5 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Какими документами устанавливаются сроки хранения Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных –федеральными законами, –иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также –перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего ФЗ ФЗ об архивном деле 125 Статья 17.1

6 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Ст. 6 п. 3. Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Ст. 6 п. 3. Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Ст. 23 п. 1. Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения. Ст. 23 п. 1. Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

7 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Статья 89. Хранение документов общества Статья 89. Хранение документов общества п.2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. п.2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Федеральный закон «Об акционерных обществах»

8 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» Постановление Федеральной Комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г /пс Перечисляются документы постоянного срока хранения Перечисляются документы постоянного срока хранения Сроки хранения прочих документов должны устанавливаться по Перечню типовых управленческих документов 2000 года Сроки хранения прочих документов должны устанавливаться по Перечню типовых управленческих документов 2000 года

9 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» Статья 50. Хранение документов общества Статья 50. Хранение документов общества В отличие от Закона «Об акционерных обществах», ничего не сказано ни о сроках хранения, ни об органе, ответственном за их установление.

10 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Почему этот вопрос не получил бóльшего внимания? Контроль за правильностью хранения и уничтожения документов сам по себе не является приоритетным для государственных органов. Контроль за правильностью хранения и уничтожения документов сам по себе не является приоритетным для государственных органов. Наказания за плохое хранение или неправильное уничтожение документов очень мягкие (по сравнению с другими странами) Наказания за плохое хранение или неправильное уничтожение документов очень мягкие (по сравнению с другими странами) Недостатки в делопроизводстве чаще всего дают о себе знать при проверках или при судебных разбирательствах. Недостатки в делопроизводстве чаще всего дают о себе знать при проверках или при судебных разбирательствах.

11 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения документов устанавливаются на основании: Законов Российской Федерации, Законов Российской Федерации, Нормативных документов министерств и ведомств Нормативных документов министерств и ведомств Перечней документов с указанием сроков хранения, разрабатываемых и утверждаемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, другими министерствами и ведомствами, Перечней документов с указанием сроков хранения, разрабатываемых и утверждаемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, другими министерствами и ведомствами, Сроков исковой давности, Сроков исковой давности, Международного законодательства, законодательства и нормативов зарубежных стран, - при ведении внешнеэкономической деятельности, Международного законодательства, законодательства и нормативов зарубежных стран, - при ведении внешнеэкономической деятельности, Сроков хранения документов, общепринятых в данной отрасли, Сроков хранения документов, общепринятых в данной отрасли, Собственных интересов организации Собственных интересов организации

12 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения, установленные законодательством РФ

13 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Основное внимание – бухгалтерским и налоговым документам Государства всего мира нуждаются в одной вещи – в налогах Государства всего мира нуждаются в одной вещи – в налогах Возможность провести налоговую проверку организации очень важна для государства Возможность провести налоговую проверку организации очень важна для государства Для этого нужно, чтобы налогоплательщик сохранял налоговую и бухгалтерскую документацию Для этого нужно, чтобы налогоплательщик сохранял налоговую и бухгалтерскую документацию

14 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Законами установлены сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов Налоговый кодекс РФ, 1998 год, Часть первая, ст. 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов) «в течение четырех лет» Налоговый кодекс РФ, 1998 год, Часть первая, ст. 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов) «в течение четырех лет» ФЗ «О бухгалтерском учете», 1996 год, ст. 17. Хранение документов бухгалтерского учета «не менее пяти лет» ФЗ «О бухгалтерском учете», 1996 год, ст. 17. Хранение документов бухгалтерского учета «не менее пяти лет» ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», 2003 год, ст. 24. Права и обязанности резидентов и нерезидентов «не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора» ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», 2003 год, ст. 24. Права и обязанности резидентов и нерезидентов «не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора»

15 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Сколько лет хранить? Инспекция провела в 2004 году выездную налоговую проверку за период с по За непредставление документов был наложен штраф Инспекция провела в 2004 году выездную налоговую проверку за период с по За непредставление документов был наложен штраф … «часть же документов (накладные и счета- фактуры от и от ) не представлены заявителем ввиду истечения срока их хранения, предусмотренного подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.» … «часть же документов (накладные и счета- фактуры от и от ) не представлены заявителем ввиду истечения срока их хранения, предусмотренного подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.» Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 января 2008 г. по делу А /2006

16 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 ФЗ «О кредитных историях» от 30 декабря 2004 года N 218-ФЗ (в ред. Федерального закона от N 110-ФЗ) Статья 7. Хранение и защита информации 1. Бюро кредитных историй обеспечивает хранение кредитной истории в течение 15 лет со дня последнего изменения информации, содержащейся в кредитной истории. По истечении указанного срока кредитная история аннулируется (исключается из числа кредитных историй, хранящихся в соответствующем бюро кредитных историй).

17 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 ФЗ "О рекламе" от 13 марта 2006 года N 38-ФЗ Статья 12. Сроки хранения рекламных материалов Рекламные материалы или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров, кроме документов, в отношении которых законодательством Российской Федерации установлено иное. Рекламные материалы или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров, кроме документов, в отношении которых законодательством Российской Федерации установлено иное.

18 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Законы о референдумах Бюллетени, подписные листы с подписями участников референдума,, списки участников референдума ФКЗ от ФКЗ «О референдуме Российской Федерации», Закон города Москвы «О референдумах в городе Москве» от 18 апреля 2007 года 11 - не менее одного года со дня официального опубликования результатов референдума ФКЗ от ФКЗ «О референдуме Российской Федерации», Закон города Москвы «О референдумах в городе Москве» от 18 апреля 2007 года 11 - не менее одного года со дня официального опубликования результатов референдума Закон Ленинградской области «О местном референдуме в Ленинградской области» от 9 июня 2007 года 93-оз - в течение двух лет со дня опубликования итогов голосования и результатов местного референдума Закон Ленинградской области «О местном референдуме в Ленинградской области» от 9 июня 2007 года 93-оз - в течение двух лет со дня опубликования итогов голосования и результатов местного референдума

19 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения, установленные Правительством РФ

20 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Правила ведения единого государственного реестра лотерей 7. Государственный реестр ведется в электронном виде и хранится на электронных носителях. 7. Государственный реестр ведется в электронном виде и хранится на электронных носителях Срок хранения информации в государственном реестре составляет 10 лет Срок хранения информации в государственном реестре составляет 10 лет. Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июля 2004 г. 338

21 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Для информации, размещенной на сайте устанавливаются сроки хранения В целях защиты информации оператор должен обеспечивать: В целях защиты информации оператор должен обеспечивать: –е) хранение информации в течение 10 лет. Положение о пользовании сайтами в сети Интернет, на которых осуществляется проведение открытых аукционов в электронной форме, и требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования указанными сайтами, а также к системам, обеспечивающим проведение открытых аукционов в электронной форме (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 марта 2008 г. 179)

22 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Правила функционирования ЕГАИС учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции 15. … Электронные носители должны обеспечивать сохранность информации, содержащейся в единой информационной системе, в течение 5 лет. 15. … Электронные носители должны обеспечивать сохранность информации, содержащейся в единой информационной системе, в течение 5 лет. Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2006 г. 522

23 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения, установленные министерствами и ведомствами

24 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения отчетности в банках В случае представления кредитными организациями в Банк России отчетности в виде электронного сообщения, снабженного кодом аутентификации, отчетность на бумажных носителях, …, хранится в кредитных организациях не менее 5 лет и должна быть предъявлена по первому требованию Банка России. В случае представления кредитными организациями в Банк России отчетности в виде электронного сообщения, снабженного кодом аутентификации, отчетность на бумажных носителях, …, хранится в кредитных организациях не менее 5 лет и должна быть предъявлена по первому требованию Банка России. О правилах составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный Банк Российской Федерации Указание ЦБ РФ от 16 января 2004 г У

25 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения юридических дел клиентов Юридические дела хранятся банком в течение всего срока действия договора банковского счета, счета по вкладу (депозиту), а после прекращения отношений с клиентом - в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации Юридические дела хранятся банком в течение всего срока действия договора банковского счета, счета по вкладу (депозиту), а после прекращения отношений с клиентом - в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации. Сроки хранения документов в электронной форме, касающихся отношений банка и клиента по вопросам открытия, ведения и закрытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту) должны быть не менее сроков хранения соответствующего юридического дела клиента. Сроки хранения документов в электронной форме, касающихся отношений банка и клиента по вопросам открытия, ведения и закрытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту) должны быть не менее сроков хранения соответствующего юридического дела клиента. Инструкция ЦБР от 14 сентября 2006 г. 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)"

26 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения устанавливаются для себя 15. Хранение, находящихся в деле документов, связанных с исполнением исполнительных документов, осуществляется в органах Федерального казначейства в соответствии с требованиями государственного архивного дела не менее пяти лет. 15. Хранение, находящихся в деле документов, связанных с исполнением исполнительных документов, осуществляется в органах Федерального казначейства в соответствии с требованиями государственного архивного дела не менее пяти лет. Порядок ведения учета и осуществления хранения документов органами федерального казначейства по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства федерального бюджета по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений (утв. приказом Федерального казначейства от 22 февраля 2006 г. 3н)

27 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 … для себя и для всех участников информационного обмена 12. Экземпляр квитанции о приеме деклараций по телекоммуникационным каналам связи сохраняется в электронном архиве налогового органа в течение 5-ти лет. 12. Экземпляр квитанции о приеме деклараций по телекоммуникационным каналам связи сохраняется в электронном архиве налогового органа в течение 5-ти лет. 13. Экземпляр протокола форматно-логического контроля деклараций сохраняется в электронном архиве налогового органа в течение 5-ти лет. 13. Экземпляр протокола форматно-логического контроля деклараций сохраняется в электронном архиве налогового органа в течение 5-ти лет. 14. Все полученные подтверждения, заверенные ЭЦП, участники информационного обмена хранят в своих электронных архивах в течение 5-ти лет. 14. Все полученные подтверждения, заверенные ЭЦП, участники информационного обмена хранят в своих электронных архивах в течение 5-ти лет. Порядок представления деклараций об объемах производства, оборота и использования этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции в электронном виде (Утв. приказом ФНС России от 15 августа 2006 г.

28 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами министерств и ведомств, могут меняться

29 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Центральный Банк РФ Инструкция ЦБ РФ «О порядке осуществления валютного контроля за поступлением в Российскую Федерацию выручки от экспорта товаров» 5.11 Досье по ПС подлежит хранению не менее 5 лет после его закрытия. Инструкция ЦБ РФ «О порядке осуществления валютного контроля за поступлением в Российскую Федерацию выручки от экспорта товаров» 5.11 Досье по ПС подлежит хранению не менее 5 лет после его закрытия. Инструкция ЦБ РФ «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учета уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок» (с 18 июня 2004 года) 7.3. Документы, помещенные в досье по паспорту сделки, хранятся в банке ПС не менее 3 лет со дня закрытия ПС. Инструкция ЦБ РФ «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учета уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок» (с 18 июня 2004 года) 7.3. Документы, помещенные в досье по паспорту сделки, хранятся в банке ПС не менее 3 лет со дня закрытия ПС.

30 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Центральный Банк РФ оригиналы или копии документов по операциям (сделкам), а также Сообщения - в течение не менее пяти лет после совершения соответствующих операций (сделок); оригиналы или копии документов по операциям (сделкам), а также Сообщения - в течение не менее пяти лет после совершения соответствующих операций (сделок); Рекомендации по разработке кредитными организациями правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем и финансированию терроризма (Приложение к Указанию оперативного характера Банка России от Т) Кредитная организация хранит не менее пяти лет после прекращения обязательств между кредитной организацией и клиентом … Сообщения, а также иные документы и деловую переписку Кредитная организация хранит не менее пяти лет после прекращения обязательств между кредитной организацией и клиентом … Сообщения, а также иные документы и деловую переписку. Рекомендации по разработке кредитными организациями правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (Приложение к письму Банка России от г. 99-Т)

31 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Федеральная таможенная служба Решением Центральной экспертной комиссии ГТК России от 28 июня 2004 года (протокол 2) срок хранения всех таможенных деклараций (кроме пассажирских) был установлен 3 года. Решением Центральной экспертной комиссии ГТК России от 28 июня 2004 года (протокол 2) срок хранения всех таможенных деклараций (кроме пассажирских) был установлен 3 года. Распоряжением ФТС от 18 декабря 2006 года 442 руководитель службы Андрей Бельянинов поручил принять меры по дальнейшему хранению таможенных документов за 2003 год и не уничтожать их до принятия решения о сроках хранения указанных документов. (отменен) Распоряжением ФТС от 18 декабря 2006 года 442 руководитель службы Андрей Бельянинов поручил принять меры по дальнейшему хранению таможенных документов за 2003 год и не уничтожать их до принятия решения о сроках хранения указанных документов. (отменен)

32 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Новые сроки хранения таможенных деклараций 6. Срок хранения: 6. Срок хранения: –УТД (кроме пассажирских) составляет 3 года –УТД, в состав которых входят таможенные декларации на товары, оформленные в соответствии с таможенным режимом экспорта, - 6 лет; Порядок комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в архив таможенного органа (утв. приказом ФТС России от 7 декабря 2007 г. 1515)

33 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Перечни документов с указанием сроков хранения Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, 1988 г. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, 1988 г. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», 2000 г. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», 2000 г. «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», 2007 г. «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», 2007 г.

34 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Недостатки перечня управленческих документов Данные перечня сильно устарели Данные перечня сильно устарели Не отражены многие направления деятельности государственных органов Не отражены многие направления деятельности государственных органов Не отражены изменения в составе документов, введённые Налоговым и Трудовым Кодексами Не отражены изменения в составе документов, введённые Налоговым и Трудовым Кодексами Ничего не сказано про электронные документы Ничего не сказано про электронные документы

35 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Недостатки перечня НТД Очень оригинальный подход к исчислению сроков хранения НТД - с момента передачи ее на хранение в архив (СТД) организации. Очень оригинальный подход к исчислению сроков хранения НТД - с момента передачи ее на хранение в архив (СТД) организации. Подавляющему большинству электронных документов, включенным в перечень, установлен постоянный срок хранения. Подавляющему большинству электронных документов, включенным в перечень, установлен постоянный срок хранения. Некоторые сроки хранения привязаны не к видам документов, а к носителю, на котором данный документ хранится. Некоторые сроки хранения привязаны не к видам документов, а к носителю, на котором данный документ хранится.

36 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Журналы регистрации отнесены к научно-технической документации Почему журналы регистрации включены в этот перечень, когда это вид документа обеспечивает типовую управленческую функцию регистрации документов? Почему журналы регистрации включены в этот перечень, когда это вид документа обеспечивает типовую управленческую функцию регистрации документов? Почему установлены разные сроки хранения для следующих журналов? Почему установлены разные сроки хранения для следующих журналов?

37 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Технология применения ЭЦП

38 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Непонимание технологии и правовых основ её применения Непонимание технологии и правовых основ её применения Закрытый ключ находится под полным контролем владельца ключа, и никогда и ни при каких обстоятельствах не передается кому бы то ни было Закрытый ключ находится под полным контролем владельца ключа, и никогда и ни при каких обстоятельствах не передается кому бы то ни было Аннулированные закрытые ключи полагается как можно быстрее уничтожать Аннулированные закрытые ключи полагается как можно быстрее уничтожать Для обеспечения максимальной информационной безопасности, ключевые пары создаются самим владельцем ключа, и закрытый ключ никогда не попадает в удостоверяющий центр Для обеспечения максимальной информационной безопасности, ключевые пары создаются самим владельцем ключа, и закрытый ключ никогда не попадает в удостоверяющий центр

39 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 В чем опасность хранения закрытого ключа Постоянное хранение закрытого ключа, особенно если к нему есть возможность доступа посторонних лиц, создает идеальные условия для создания поддельных документов. Постоянное хранение закрытого ключа, особенно если к нему есть возможность доступа посторонних лиц, создает идеальные условия для создания поддельных документов. В случае исполнения требования перечня, владелец ключа может легко отказываться от своей подписи. В случае исполнения требования перечня, владелец ключа может легко отказываться от своей подписи. Ни для каких законных целей длительное хранение зарытых ключей не требуется, поскольку они не используются в процессе проверки ЭЦП. Ни для каких законных целей длительное хранение зарытых ключей не требуется, поскольку они не используются в процессе проверки ЭЦП.

40 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Нормативные документы федеральных органов власти 4.2. Управление ключевой информацией 4.2. Управление ключевой информацией После окончания срока действия Сертификата его владелец теряет право использования закрытого ключа подписи, соответствующего отзываемому Сертификату, и уничтожает указанный закрытый ключ подписи После окончания срока действия Сертификата его владелец теряет право использования закрытого ключа подписи, соответствующего отзываемому Сертификату, и уничтожает указанный закрытый ключ подписи. Правила электронного документооборота в системе электронного документооборота Федерального Казначейства (Письмо Федерального Казначейства от 20 марта 2007 г / «О примерном договоре «Об обмене электронными документами»)

41 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Нормативные документы региональных органов власти VI. Обязанности пользователя Системы VI. Обязанности пользователя Системы 22. Участвует в плановой замене криптографических ключей ЭЦП пользователя Системы … 22. Участвует в плановой замене криптографических ключей ЭЦП пользователя Системы … –старые ключи ЭЦП уничтожаются пользователем Системы самостоятельно путем физического уничтожения ключевых носителей с составлением Акта уничтожения криптографических ключей и передачей его Удостоверяющему центру. Положение об организации использования электронной цифровой подписи и шифрования информации в электронном документообороте автоматизированной информационной системы государственного заказа Республики Карелия (утв. Приказом Министерства экономического развития Республики Карелия от 29 мая 2006 года 137-А)

42 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Опыт регионов Методическое пособие "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления Чувашской Республики с указанием сроков хранения" Утвержден экспертно-проверочной комиссией Минкультуры Чувашии в 2006 году. Разработчик: РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» (Н.А. Фадеева, Т.И. Горланова). Методическое пособие "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления Чувашской Республики с указанием сроков хранения" Утвержден экспертно-проверочной комиссией Минкультуры Чувашии в 2006 году. Разработчик: РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» (Н.А. Фадеева, Т.И. Горланова). Построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности органа местного самоуправления: Собрания депутатов, местной администрации, сельского и городского поселений. Построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности органа местного самоуправления: Собрания депутатов, местной администрации, сельского и городского поселений.

43 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Опыт регионов Примерная номенклатура дел Совета и исполкома сельского (городского) поселения / ГАУ Республики Татарстан.- Казань, с. Примерная номенклатура дел Совета и исполкома сельского (городского) поселения / ГАУ Республики Татарстан.- Казань, с Примерная номенклатура Управления культуры администрации муниципального района Республики Мордовия / РАС РМ // Архивист: информ. бюл. / Респ. арх. служба Республики Мордовия С Примерная номенклатура Управления культуры администрации муниципального района Республики Мордовия / РАС РМ // Архивист: информ. бюл. / Респ. арх. служба Республики Мордовия С

44 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Перечни он-лайн На сайте «Делис- архива» можно в онлайн-режиме определять по перечням сроки хранения

45 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения в различных нормативных документах могут различаться

46 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения в различных нормативных документах могут различаться Перечень ПТУД - Переписка 41. …по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании - 5 лет ЭПК 58. … о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера - 5 лет ЭПК 113. … о финансировании всех видов деятельности - 5 лет ЭПК 118. … о соблюдении финансовой дисциплины - 5 лет 121. …о проведении денежно-расчетных операций - 5 лет 124. …по кредитным вопросам - 5 лет ЭПК Перечень ПТУД - Переписка 41. …по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании - 5 лет ЭПК 58. … о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера - 5 лет ЭПК 113. … о финансировании всех видов деятельности - 5 лет ЭПК 118. … о соблюдении финансовой дисциплины - 5 лет 121. …о проведении денежно-расчетных операций - 5 лет 124. …по кредитным вопросам - 5 лет ЭПК

47 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения в различных нормативных документах могут различаться Кредитная организация хранит не менее пяти лет после прекращения обязательств между кредитной организацией и клиентом … деловую переписку Кредитная организация хранит не менее пяти лет после прекращения обязательств между кредитной организацией и клиентом … деловую переписку. Рекомендации по разработке кредитными организациями правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (Приложение к письму Банка России от г. 99-Т)

48 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами министерств и ведомств, могут различаться 7. Хранение документов, подтверждающих сведения 7.1. Документы, подтверждающие сведения об операциях с денежными средствами или иным имуществом, подлежащих контролю, направленные организациями в Росфинмониторинг, подлежат хранению в организациях не менее 5 лет Документы, подтверждающие сведения об операциях с денежными средствами или иным имуществом, подлежащих контролю, направленные организациями в Росфинмониторинг, подлежат хранению в организациях не менее 5 лет. Инструкция о представлении в Федеральную службу по финансовому мониторингу информации, предусмотренной Федеральным законом от 7 августа 2001 года N 115- ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" (утв. приказом Федеральной службы по финансовому мониторингу от 7 июня 2005 г. 86)

49 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Документ подпадает под действие нескольких норм Документ подпадает под действие нескольких норм Один или несколько сроков хранения являются «условными», т.е. срок хранения отсчитывается с момента наступления определенного события (погашение кредита, закрытие счета и т.п.) Один или несколько сроков хранения являются «условными», т.е. срок хранения отсчитывается с момента наступления определенного события (погашение кредита, закрытие счета и т.п.) Использование анализа рисков Использование анализа рисков Определение сроков хранения в сложных случаях

50 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Различные договоры организации Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) - 5 лет после истечения срока действия договора Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) - 5 лет после истечения срока действия договора В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до окончательного вынесения решения В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до окончательного вынесения решения

51 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Договор купли-продажи ценных бумаг Перечень типовых управленческих документов 28. Договоры о продаже-покупке акций акционерами 28. Договоры о продаже-покупке акций акционерами -5 лет после истечения срока действия договора -5 лет после истечения срока действия договора Две функции договора: Начало оформления перехода прав собственности на ценные бумаги Начало оформления перехода прав собственности на ценные бумаги Документационное подтверждение расходов для снижения налоговой базы при продаже собственности Документационное подтверждение расходов для снижения налоговой базы при продаже собственности

52 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Особое внимание договорам постоянного хранения

53 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Пример неверного установления сроков хранения Организация, определяя выручку от реализации продукции по мере оплаты, включала в состав внереализационных расходов списанную в связи с истечением срока давности дебиторскую задолженность. Первичные документы, подтверждающие наличие этой задолженности были уничтожены в связи с истечением срока хранения. Организация, определяя выручку от реализации продукции по мере оплаты, включала в состав внереализационных расходов списанную в связи с истечением срока давности дебиторскую задолженность. Первичные документы, подтверждающие наличие этой задолженности были уничтожены в связи с истечением срока хранения. Налоговая инспекция исключила из состава внереализационных расходов суммы, не подтвержденные первичными документами, и привлекла организацию к налоговой ответственности по п.1 ст.122 НК РФ. Налоговая инспекция исключила из состава внереализационных расходов суммы, не подтвержденные первичными документами, и привлекла организацию к налоговой ответственности по п.1 ст.122 НК РФ.

54 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Пример неверного установления сроков хранения При рассмотрении дела в Арбитражном суде, решение ИМНС было признано правомерным. Суд указал, что учитывая специфику дебиторской задолженности, следует сделать вывод, что первичные документы, обосновывающие включение той или иной суммы в состав дебиторской задолженности, являются первичными учетными документами и для операции списания дебиторской задолженности, а, следовательно, срок хранения этих документов следует исчислять с момента списания дебиторской задолженности. При рассмотрении дела в Арбитражном суде, решение ИМНС было признано правомерным. Суд указал, что учитывая специфику дебиторской задолженности, следует сделать вывод, что первичные документы, обосновывающие включение той или иной суммы в состав дебиторской задолженности, являются первичными учетными документами и для операции списания дебиторской задолженности, а, следовательно, срок хранения этих документов следует исчислять с момента списания дебиторской задолженности. Постановление ФАС Северо-Западного округа от

55 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Автомобилисты проиграли суд администрации Екатеринбурга 1 февраля 2006 года состоялось заседание Свердловского областного арбитражного суда по делу об автостоянке на Новгородцевой, 11. В результате суд признал недействительным регистрацию права на собственность автостоянки, принадлежащей Свердловскому региональному отделению Всероссийского общества автомобилистов. 1 февраля 2006 года состоялось заседание Свердловского областного арбитражного суда по делу об автостоянке на Новгородцевой, 11. В результате суд признал недействительным регистрацию права на собственность автостоянки, принадлежащей Свердловскому региональному отделению Всероссийского общества автомобилистов. Автомобилисты не смогли представить суду никаких финансовых документов, подтверждающих выплаты за стоянку со стороны ВДОАМ, так как подобная документация хранится по правилам делопроизводства пять лет. Автомобилисты не смогли представить суду никаких финансовых документов, подтверждающих выплаты за стоянку со стороны ВДОАМ, так как подобная документация хранится по правилам делопроизводства пять лет.

56 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки исковой давности Сами по себе не регулируют вопросы сохранения документов, но очень важны при определении сроков хранения Сами по себе не регулируют вопросы сохранения документов, но очень важны при определении сроков хранения Определяют, в течении какого времени могут быть поданы судебные иски различного рода. Рискнёт ли организация оказаться без документов в случае судебного разбирательства? Определяют, в течении какого времени могут быть поданы судебные иски различного рода. Рискнёт ли организация оказаться без документов в случае судебного разбирательства? –по контрактам –по налогам –по качеству продукции –по ущербу здоровью

57 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Гражданский Кодекс РФ часть первая, глава 12 «Исковая давность» Статья 196. Общий срок исковой давности Общий срок исковой давности устанавливается в три года Статья 181. Сроки исковой давности по недействительным сделкам Срок исковой давности по требованию о применении последствий недействительности ничтожной сделки составляет три года. Срок исковой давности по требованию о применении последствий недействительности ничтожной сделки составляет три года. Статья 208. Требования, на которые исковая давность не распространяется … - на требования вкладчиков к банку о выдаче вкладов; - требования о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина

58 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Налоговый кодекс РФ часть первая, глава 15 Статья 113. Давность привлечения к ответственности за совершение налогового правонарушения 1. Лицо не может быть привлечено к ответственности за совершение налогового правонарушения, если со дня его совершения либо со следующего дня после окончания налогового периода, в течение которого было совершено это правонарушение, истекли три года (срок давности). Статья 113. Давность привлечения к ответственности за совершение налогового правонарушения 1. Лицо не может быть привлечено к ответственности за совершение налогового правонарушения, если со дня его совершения либо со следующего дня после окончания налогового периода, в течение которого было совершено это правонарушение, истекли три года (срок давности).

59 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008 Международное законодательство

60 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Примеры сроков хранения для бухгалтерских и налоговых документов Польша – 5 лет Польша – 5 лет Россия – 5 лет Россия – 5 лет Малайзия – 7 лет Малайзия – 7 лет США– 7 лет США– 7 лет Бельгия – 10 лет Бельгия – 10 лет Южная Корея – 10 лет Южная Корея – 10 лет КНР– 15 лет КНР– 15 лет

61 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Требования к сохранению деловой переписки Коста-Рика – 4 года после прекращения деловых отношений Коста-Рика – 4 года после прекращения деловых отношений Боливия – 5 лет Боливия – 5 лет Германия – 6 лет Германия – 6 лет Бельгия – 10 лет Бельгия – 10 лет Уругвай – 20 лет Уругвай – 20 лет

62 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Собственные интересы организации Сохранение документов, имеющих информационную ценность, Сохранение документов, имеющих информационную ценность, Сохранение документов, имеющих историческую ценность, Сохранение документов, имеющих историческую ценность, Сохранение важнейших документов, обеспечивающих непрерывность бизнеса, Сохранение важнейших документов, обеспечивающих непрерывность бизнеса, Сохранение документов, относящихся к менеджменту качества, окружающей среды и т.п. Сохранение документов, относящихся к менеджменту качества, окружающей среды и т.п.

63 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Интересы организации: Сколько хранить документы? Перечень ПТУД - Переписка 41. …по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании - 5 лет ЭПК Перечень ПТУД - Переписка 41. …по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании - 5 лет ЭПК Перечень ПТУД п. 150 Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера…) – 5 лет Перечень ПТУД п. 150 Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера…) – 5 лет

64 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Права собственности правительства Москвы на санаторий «Меласс» август 2005 года С 1927 г. санаторий «Меллас» принадлежит городу Москве. За период с 1955 по 1991 гг. Мосгорисполком оплатил строительство новых спальных корпусов, здания столовой с кинозалом. Все инженерно- технические сооружения также построены на деньги Москвы. С 1927 г. санаторий «Меллас» принадлежит городу Москве. За период с 1955 по 1991 гг. Мосгорисполком оплатил строительство новых спальных корпусов, здания столовой с кинозалом. Все инженерно- технические сооружения также построены на деньги Москвы. В письме Фонда госимущества Украины был предложен перечень документов для обоснования права собственности Москвы на санатории Крыма, в том числе финансовые документы на строительство санатория «Меласс» до 1950 года. Срок хранения подобных документов - 5 лет. В письме Фонда госимущества Украины был предложен перечень документов для обоснования права собственности Москвы на санатории Крыма, в том числе финансовые документы на строительство санатория «Меласс» до 1950 года. Срок хранения подобных документов - 5 лет.

65 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Сроки хранения служба ДОУ должна согласовать: С сотрудниками соответствующих деловых подразделений С сотрудниками соответствующих деловых подразделений –обоснованное решение об увеличение сроков хранения С юридическим отделом и службой внутреннего контроля С юридическим отделом и службой внутреннего контроля –отсутствие судебных разбирательств и проверок контролирующими органами

66 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Условия успеха работы по правильному назначению сроков хранения документов: слаженная работа ряда служб, слаженная работа ряда служб, юридическая грамотность специалистов ДОУ, умение самостоятельно анализировать нормативные документы, юридическая грамотность специалистов ДОУ, умение самостоятельно анализировать нормативные документы, постоянное повышение квалификации, постоянное повышение квалификации, доступ к информационно-правовым базам типа «Гарант» и «Консультант Плюс», отслеживание изменений в законодательстве, доступ к информационно-правовым базам типа «Гарант» и «Консультант Плюс», отслеживание изменений в законодательстве, доступ в Интернет и возможность общения с коллегами на семинарах и конференциях. доступ в Интернет и возможность общения с коллегами на семинарах и конференциях.

67 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008 Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

68 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Почему мы уничтожаем документы? Этого требует закон Этого требует закон Это законная возможность снять все вопросы к своей деятельности за прежние годы Это законная возможность снять все вопросы к своей деятельности за прежние годы Это обеспечение информационной безопасности, как собственной организации, так и своих клиентов Это обеспечение информационной безопасности, как собственной организации, так и своих клиентов Это чистка «авгиевых конюшен» и возможность уменьшить расходы на хранение документов Это чистка «авгиевых конюшен» и возможность уменьшить расходы на хранение документов

69 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Основные принципы уничтожения документов Уничтожение должно быть санкционированным. Самовольное уничтожение документов не допускается Уничтожение должно быть санкционированным. Самовольное уничтожение документов не допускается Процесс уничтожения должен быть тщательно документирован Процесс уничтожения должен быть тщательно документирован

70 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Кстати, о контролирующих органах … Не беспокойся, я ввёл в действие нашу программу сохранения документов, как только мы получили требование на выемку …

71 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Уголовное дело в отношении ректора Новосибирского государственного медицинского университета, 2006 По распоряжению ректора, уже поле возбуждения уголовного дела по факту взятки и выявлению во вступительных письменных работах студентов признаков фальсификации, были выделены к уничтожению и сожжены все письменные работы 4,5 тысяч студентов за годы. По распоряжению ректора, уже поле возбуждения уголовного дела по факту взятки и выявлению во вступительных письменных работах студентов признаков фальсификации, были выделены к уничтожению и сожжены все письменные работы 4,5 тысяч студентов за годы. В действиях ректора «усматриваются признаки вмешательства … в деятельность следователя в целях воспрепятствования всестороннему, полному и объективному расследованию дела, совершенного лицом с использованием своего служебного положения». В действиях ректора «усматриваются признаки вмешательства … в деятельность следователя в целях воспрепятствования всестороннему, полному и объективному расследованию дела, совершенного лицом с использованием своего служебного положения». Бывший ректор А. В. Ефремов

72 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Уничтожение документов – важнейший вид работы службы ДОУ, обеспечивающий безопасность организации и её клиентов

73 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Принципы физического уничтожения документов по ГОСТ Р ИСО Уничтожение всегда должно быть санкционированным, Уничтожение всегда должно быть санкционированным, Запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию, Запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию, Уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации, Уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации, Должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения Должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения

74 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Нормативная база Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Нормативные документы (правила, положения, инструкции, указания и т.д.) контролирующих органов и организаций – Центрального Банка, ФСФР, налоговых органов и др. Нормативные документы (правила, положения, инструкции, указания и т.д.) контролирующих органов и организаций – Центрального Банка, ФСФР, налоговых органов и др. Основные правила работы ведомственных архивов, 1986 год Основные правила работы ведомственных архивов, 1986 год Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000 год Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000 год

75 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Ответственность По закону, ответственность за организацию хранения и уничтожения документов несет руководитель организации По закону, ответственность за организацию хранения и уничтожения документов несет руководитель организации Профессиональная обязанность специалистов по управлению документацией – Профессиональная обязанность специалистов по управлению документацией – –Не допустить уничтожения документов, имеющих материальную и историческую ценность для организации –Обеспечить конфиденциальность и своевременное уничтожение документов, например, содержащих персональные данные

76 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Этапы работы по уничтожению документов Организационный этап Организационный этап Составление и согласование акта на уничтожение Составление и согласование акта на уничтожение Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов Вывоз документов на уничтожение Вывоз документов на уничтожение Оформление результатов уничтожения документов Оформление результатов уничтожения документов

77 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Организационный этап Принципиальное согласие руководства Принципиальное согласие руководства Выбор метода уничтожения Выбор метода уничтожения Планирование работы по времени Планирование работы по времени Выбор метода и места складирования отобранных на уничтожение документов Выбор метода и места складирования отобранных на уничтожение документов

78 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Как убедить руководство Используйте язык цифр – докажите экономическую выгоду от уничтожения документов. Используйте язык цифр – докажите экономическую выгоду от уничтожения документов. Используйте метод «мягкого запугивания»: собирайте и передавайте руководству информацию о неприятностях в других организациях, связанных с уничтожением и неуничтожением документов. Используйте метод «мягкого запугивания»: собирайте и передавайте руководству информацию о неприятностях в других организациях, связанных с уничтожением и неуничтожением документов. Собирайте статистику об объёме документов в организации. Собирайте статистику об объёме документов в организации.

79 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Общая экономическая выгода от уничтожения 3000 дел Экономия на оборудовании – 2250 долларов в год Экономия на оборудовании – 2250 долларов в год Экономия на зарплате – 2200 долларов в год Экономия на зарплате – 2200 долларов в год Экономия на площади– 3200 долларов в год Экономия на площади– 3200 долларов в год Суммарная экономия: 7650 долларов в год

80 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Статистика роста объёма документов

81 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Сжигание документов – несовременно! - Не гарантируется конфиденциальность уничтожения, - Экологически-вредный метод

82 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Уничтожение документов избирательной комиссии Челябинская область, март 2007 г. Документы сожжены в печи литейного цеха АЗ "Урал"

83 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Выбор метода уничтожения Приобрести мощный шредер и уничтожать документы самостоятельно Приобрести мощный шредер и уничтожать документы самостоятельно Воспользоваться услугами специализированных фирм Воспользоваться услугами специализированных фирм

84 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Простейший ручной шредер Мобильное, надежное, энергосберегающее устройство Мобильное, надежное, энергосберегающее устройство

85 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Метод 1: Самостоятельное уничтожение документов –Стоимость шредера от 3000 до долларов –Проблема уничтожения документов со скобами и скрепками

86 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Миниатюрные USB-шредеры Для бумаги (формат A4) Для бумаги Для CD/DVD

87 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Метод 1: Недостатки –Отдельное помещение –Обслуживающий персонал –Проблема вывоза бумажной массы –Проблема бумажной пыли

88 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Метод 2: Услуги специализированных фирм Платные услуги коммерческих фирм Платные услуги коммерческих фирм –Транспортировка – 0,6 у.е. за короб (5 папок Корона) –Уничтожение – 0,3 у.е. за кг, 2 у.е. за короб –Возможность личного присутствия Бесплатные услуги коммерческих фирм Бесплатные услуги коммерческих фирм –Предоставление машины –Предоставление грузчиков –Оформление документов об уничтожении (акт, накладная) –Возможность личного присутствия

89 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Процесс шредирования документов

90 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Восстановление документов американского посольства в Иране 4 ноября 1979 года в Иране было захвачено здание посольства США. Наиболее секретные документы посольства были шредерованы 4 ноября 1979 года в Иране было захвачено здание посольства США. Наиболее секретные документы посольства были шредерованы Иранские женщины вручную восстановили большинство документов Иранские женщины вручную восстановили большинство документов Американцы оценивают случившееся, как наиболее значительную утечку секретных сведений мировой державы с момента окончания второй мировой войны Американцы оценивают случившееся, как наиболее значительную утечку секретных сведений мировой державы с момента окончания второй мировой войны

91 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Восстановленные документы посольства Часть документов была опубликована иранскими властями; Часть документов была опубликована иранскими властями; к 1995 году было выпущено 80 томов. к 1995 году было выпущено 80 томов.

92 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Восстановление шредированных документов Штази (Германия)

93 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Восстановление шредированных документов Стоимость восстановления 100 долларов лист Стоимость восстановления 100 долларов лист

94 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Планирование работы Составление актов на уничтожение 1 акт до 40 позиций – 8 часов Составление актов на уничтожение 1 акт до 40 позиций – 8 часов Проведение экспертизы ценности 1 дело -1 час Проведение экспертизы ценности 1 дело -1 час Сдача документов на утилизацию 100 дел - 6 часов Сдача документов на утилизацию 100 дел - 6 часов и Систематизация и формирование дел 1000 листов - 2 дня и Систематизация и формирование дел 1000 листов - 2 дня

95 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Полезные советы Коробки Коробки –Оптимальный размер коробок –Хороший картон –Укрепление дна скотчем –Нумерация коробок –Удобное складирование коробок

96 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Составление и согласование акта на уничтожение Составление актов по подразделениям и согласование их в подразделениях Составление актов по подразделениям и согласование их в подразделениях Согласование актов Согласование актов –с юридическим отделом –с членами экспертной комиссии Проведение заседания ЭК и утверждение актов Проведение заседания ЭК и утверждение актов

97 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Проведение экспертизы ценности Отбор дел с мест хранения по акту Отбор дел с мест хранения по акту Полистный просмотр Полистный просмотр Выделение документов, не подлежащих уничтожению Выделение документов, не подлежащих уничтожению Складирование и упаковка выделенных на уничтожение документов Складирование и упаковка выделенных на уничтожение документов Оформление не подлежащих уничтожению документов в новые дела Оформление не подлежащих уничтожению документов в новые дела

98 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Виды дел, требующие особого внимания Документы и дела, по которым велись судебные разбирательства Документы и дела, по которым велись судебные разбирательства –какие судебные разбирательства велись или возможны –обсудить с юридическим отделом, какие документы необходимо оставить

99 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Виды дел, требующие особого внимания Бухгалтерские документы Бухгалтерские документы – по основным средствам – по нематериальным активам – о благотворительной деятельности – об аренде и ремонте здания – о выплате заработной платы – о приобретении акций сторонних организаций

100 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Вывоз документов на уничтожение Полезные советы Полезные советы –Сопровождающие (не менее 2 членов ЭК) едут на отдельной машине –Нужна дополнительная рабочая сила при погрузке документов –В холодную погоду одеться потеплее

101 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 «…рабочие отбирали наиболее интересные документы, чтобы почитать их на досуге» The Sunday Mail, Австралия, октябрь 2004 Документы из специальных коробов для конфиденциального уничтожения не шредировались на месте. Когда короба попадали на перерабатывающий завод, их содержимое просто высыпали на пол Документы из специальных коробов для конфиденциального уничтожения не шредировались на месте. Когда короба попадали на перерабатывающий завод, их содержимое просто высыпали на пол Документы полиции, суда, государственных органов, медицинские и деловые документы Документы полиции, суда, государственных органов, медицинские и деловые документы Водителям приходилось подписывать сертификаты об уничтожении, не убедившись в реальном уничтожении документов Водителям приходилось подписывать сертификаты об уничтожении, не убедившись в реальном уничтожении документов

102 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Иск ежегодной ярмарки штата Техас к компании Iron Mountain, 2006 г. Неиспользованные купоны ярмарки 2004 года были переданы на уничтожение Неиспользованные купоны ярмарки 2004 года были переданы на уничтожение На следующей ярмарке «всплыли» купоны на сумму 1,5 млн. долларов На следующей ярмарке «всплыли» купоны на сумму 1,5 млн. долларов Компания Iron Mountain Information Management и ее служащие обвиняются в краже и распространении купонов. Размер мошенничества говорит об участии руководства. Компания Iron Mountain Information Management и ее служащие обвиняются в краже и распространении купонов. Размер мошенничества говорит об участии руководства.

103 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Порядок уничтожения таможенных деклараций 37. После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела с УТД передаются на предприятия по переработке макулатуры, которые могут обеспечить измельчение дел в присутствии представителя таможенного органа или в измельченном бумагорезательной машиной виде, а также могут сжигаться в присутствии представителей архива и ОДО или комиссии, состоящей из представителей таможенного органа. Порядок комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в архив таможенного органа (утв. приказом ФТС России от 7 декабря 2007 г. 1515)

104 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Порядок уничтожения таможенных деклараций 38. Квитанция о приеме макулатуры предприятиями по ее переработке прикладывается к первому экземпляру акта о выделении к уничтожению дел с УТД, не подлежащих хранению. 38. Квитанция о приеме макулатуры предприятиями по ее переработке прикладывается к первому экземпляру акта о выделении к уничтожению дел с УТД, не подлежащих хранению. В случае сожжения дел в акте о выделении к уничтожению дел с УТД делается соответствующая запись, под которой подписываются должностные лица архива и ОДО или председатель и члены комиссии, присутствующие при сожжении дел с УТД. В случае сожжения дел в акте о выделении к уничтожению дел с УТД делается соответствующая запись, под которой подписываются должностные лица архива и ОДО или председатель и члены комиссии, присутствующие при сожжении дел с УТД. Порядок комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в архив таможенного органа (утв. приказом ФТС России от 7 декабря 2007 г. 1515)

105 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Оформление результатов уничтожения документов Внести изменения в учетные регистры архива Внести изменения в учетные регистры архива Отметить в актах приема документов (в бумажном и электронном виде) факт уничтожения дела с указанием, когда и по какому акту дела уничтожены Отметить в актах приема документов (в бумажном и электронном виде) факт уничтожения дела с указанием, когда и по какому акту дела уничтожены

106 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008

107 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Работа по уничтожению – возможность поднять статус ДОУ Работа по уничтожению документов, в силу своeй значимости для организации, позволяет службе ДОУ повысить свой статус в организации, бороться за финансирование и ресурсы Работа по уничтожению документов, в силу своeй значимости для организации, позволяет службе ДОУ повысить свой статус в организации, бороться за финансирование и ресурсы Грамотно организованная работа по уничтожению документов может принести организации существенные выгоды, как финансовые, так и иные. Грамотно организованная работа по уничтожению документов может принести организации существенные выгоды, как финансовые, так и иные.

108 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008 Уничтожение электронных документов

109 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 СГОРЕЛ Найден в сгоревшем доме – все данные восстановлены РАЗДАВЛЕН Автобус «переехал» ноутбук – все данные восстановлены ПРОМОК Ноутбук пробыл два дня под водой – все данные восстановлены Жёсткий диск уничтожить не так то легко … (примеры)

110 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Жёсткий диск уничтожить не так то легко … (примеры) Состояние компьютеров и жестких дисков после пожара в офисе украинской компании. Все данные восстановлены.

111 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Катастрофа шаттла «Колумбия» 1 февраля 2003 года Фирма Kroll Ontrack восстановила 99% содержимого двух ноутбуков, бывших на борту шаттла Фирма Kroll Ontrack восстановила 99% содержимого двух ноутбуков, бывших на борту шаттла Жесткие диски ноутбуков были найдены в озере Жесткие диски ноутбуков были найдены в озере Обломки шаттла в небе над Техасом

112 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Ураган «Катрина» Новый Орлеан, США, 2005 год Удалось восстановить информацию с 90% жестких дисков, доставленных с места катастрофы Удалось восстановить информацию с 90% жестких дисков, доставленных с места катастрофы Стоимость: $100 – диагностика, $1000 – восстановление данных Стоимость: $100 – диагностика, $1000 – восстановление данных

113 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Стандарт DOD M (NISPOM) по «очистке» носителей информации Размагничивание (для лент и магнитных дисков), или Размагничивание (для лент и магнитных дисков), или Уничтожение путём дезинтеграции, сжигания, пульверизации, шредирования или расплавления (для всех видов носителей информации) Уничтожение путём дезинтеграции, сжигания, пульверизации, шредирования или расплавления (для всех видов носителей информации)

114 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Уничтожители данных на жёстких дисках и дискетах Стек-НС2 900 долларов Стек-НС1 700 долларов Whitaker Brothers 102-DG 800 долларов PF 215 Hand-Held Degausser 65 долларов V91M HD/DLT Degausser 3000 долларов

115 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Шредеры для CD и DVD Royal MD-100 Media Destroyer 80 долларов Alera Technologies Box Shot 30 долларов Fellowes PS70-2CD 75 долларов Kobra 240 Strip Cut (SS5) долларов CopyPro Disc Shredder Whitaker 101-CD Datastroyer 3000 долларов

116 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Уничтожители для CD и DVD Garner OMD-1 Optical Media Destroyer 175 долларов Proton CD/Optical Media Eraser model долларов Kensington Media Guardian CD Destroyer – 9 долларов

117 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Промышленные дезинтеграторы SEM DS-22 - $ 92000SEM Model $ 20000

118 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Уничтожение жёстких дисков Уничтожение с помощью дезинтеграторов (desintegrators) Стоимость уничтожения – от 3 до 7 долларов за HDD

119 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Еще один способ физического уничтожения жёстких дисков Диск вскрывается Вынимаются пластины Пластины размалываются в промышленном дезинтеграторе

120 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Уничтожение жестких дисков размагничиванием - Диск помещается в уничтожитель. - Процесс занимает 0.1 сек. Обработанный диск уже не опознается

121 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Уничтожение жестких дисков: радикальный подход Если расплавить все алюминиевые части, восстановить данные будет довольно трудно …

122 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Народные способы уничтожения CD и DVD

123 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Народный способ уничтожения HDD

124 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Необходимо документировать уничтожение Уничтожение информации на электронных носителях должно документироваться так же, как и уничтожение бумажных документов Уничтожение информации на электронных носителях должно документироваться так же, как и уничтожение бумажных документов Уже сейчас проверяющие органы начинают требовать акты об уничтожении электронных документов Уже сейчас проверяющие органы начинают требовать акты об уничтожении электронных документов

125 29 апреля 2008 г.мастер-класс Инфодокум 2008 Вопросы и ответы