ДОКУМЕНТООБОРОТ В ПРОГРАММЕ « ЭКСПРЕСС - КОНТАКТ » КОМПАНИЯ «АСУ XXI ВЕК» Разработка информационных систем для бизнеса. - презентация

1 ДОКУМЕНТООБОРОТ В ПРОГРАММЕ « ЭКСПРЕСС - КОНТАКТ » КОМПАНИЯ «АСУ XXI ВЕК» Разработка информационных систем для бизнеса

2 2 31 Три проблемы документооборота Документооборот в программе « Экспресс - Контакт » Создание договора : разные шаблоны, образцы и оформление ; поиск старых файлов для образцов ; Процесс согласования : длительное согласование ; время согласования непредсказуемо ; подпись несогласованных договоров в неокончательной редакции. Хранение договоров : затруднен поиск ; потери документов.

3 Что необходимо сделать ? Помогать : настраиваемые шаблоны документов и процессов согласования. Управлять и контролировать : формализовать процессы ; изменять процессы в зависимости от потребностей бизнеса ; контролировать исполнительскую дисциплину. Хранение договоров : отлеживать версионность договоров ; права доступа ; резервное копирование. Документооборот в программе « Экспресс - Контакт »

4 Что это даст ? Ускорение и контролируемость бизнес - процессов : повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности ее контроля ; увеличение производительности труда работников ; Снижение операционных издержек : снижение трудоемкости работ, связанных с документооборотом. стандартизация средств и методов обработки документов ; Хранение договоров : создание единого информационного пространства в сфере управления. Документооборот в программе « Экспресс - Контакт »

5 Внутреннее согласованиеКорректировкаВнешнее согласованиеУтверждениеОформление Программное решение «Экспресс-Контакт» позволяет автоматизировать процесс согласования: Документооборот в программе « Экспресс - Контакт »

6 Группа контактных лиц Очень важные лица Группа организаций Поставщики материалов Клиентская база Организации и контактные лица В одной организации может быть несколько контактных лиц. Организация ООО « Ромашка » Контактное лицо Антонов Юрий Михайлович Контактное лицо Полонский Андрей Викторович Контактное лицо Шах Светлана Ивановна Группы организаций и контактных лиц Организации и контактные лица распределяются в группы по произвольным критериям - признакам. Группы организаций и контактных лиц Одна организация может состоять в нескольких группах. Дополнительные связи между справочниками Создание дополнительных связей между организациями и контактными Документооборот в программе « Экспресс - Контакт »

7 Разграничение прав доступа ООО « Ромашка » Ответственный : Решетова С. И. ООО « Тепломаш » Ответственный : Решетова С. И. ЗАО « Движение » Ответственный : Решетова С. И. ООО « Картон - тара » Ответственный : Семенова Ю. А. ЗАО « Артамон » Ответственный : Семенова Ю. А. ООО « Алмаз » Ответственный : Семенова Ю. А. ООО « Лютик » Ответственный : Виноградов С. К. ОАО « Карамельный завод » Ответственный : Виноградов С. К. ООО « Ирис » Ответственный : Виноградов С. К. Руководитель отдела Довженко Б. В. Стажер Виноградов С. К. Старший менеджер Решетова С. И. Роль – набор разрешенных действий и перечень объектов, открытых для доступа. Просмотр Правка Просмотр Правка Удаление Менеджер Семенова Ю. А. Просмотр Правка Удаление Просмотр Правка Удаление Документооборот в программе « Экспресс - Контакт »

8 Назначение заданий Контроль выполнения поручений Компания « Ромашка » Договор поставки Подготовиться к совещанию по Проекту 10 Согласовать сроки работ по Объекту 6 Подготовиться к совещанию по Проекту 10 Согласовать работу тех. служб на Объекте 18 Выяснить условия работы с Поставщиком 6 Подготовиться к совещанию по Проекту 10 Выяснить срок получения ден. средств по проекту 11. С помощью задач руководитель может давать задания ( указания, поручения ) своим подчиненным и отслеживать ход их выполнения. О появлении новой задачи, поставленной руководителем задачу, будут уведомлены все ее исполнители.

9 Отправка документов по электронной почте Microsoft Outlook «Экспресс-Контакт» Сформированный документ ( договор ) может быть отправлен клиенту или контактному лицу незамедлительное по электронной почте ( ). Документооборот в программе « Экспресс - Контакт » Договор Электронное письмо Факт отправки письма сохранится в системе; Тема, текст (тело), вложения в электронные письма будут созданы прямо в «Экспресс- Контакте» и переданы в Outlook.

10 Обмен данными с внешними источниками Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft Outlook Microsoft Access Информационно-справочные системы TopPlan Professional ODBC- источники Документооборот в программе « Экспресс - Контакт »

11 Обмен данными с Outlook Microsoft Outlook « Экспресс - Контакт » Обмен данными с Microsoft Outlook включает импорт, экспорт и синхронизацию контактов, задач, входящей и исходящей почты: Антонов Юрий Юрьевич ООО «Монашка» Синхронизация с мобильными устройствами Документооборот в программе « Экспресс - Контакт »

12 Microsoft Outlook «Экспресс-Контакт» Входящее письмо электронной почты Есть ли адрес в базе данных? Компания «Ромашка» В систему импортируется тема, текст (тело) письма, вложения, дата получения и т. п. Электронное письмо переносится в «Экспресс- Контакт» в виде задачи в истории взаимоотношений. Импорт входящей почты Документооборот в программе « Экспресс - Контакт »

13 Поставка программного обеспечения: установочный диск; руководство пользователя; Установка ПО, настройка сетевого режима работы Экспресс-обследование предприятия и бизнес-процессов Настройка и первоначальное наполнение базы данных Гарантийное сопровождение Обучение пользователей и ИТ-специалистов Компания « АСУ XXI век » в рамках поставки семейства программ оказывает клиентам комплекс услуг : Не программа, а услуга ! 12345

14 Наши клиенты Завод «Масса-К»Завод «Армалит-1»Завод «Металлист» Завод «Ленинцец»Завод «Транс-Балтия» «Обуховский завод»МХК «Регионхимснаб» « Jam Hall Media »ООО «Баумит» ООО «Композит СПб»НПФ «Уран» Компания « Vip Паркет» «Дювернуа Консалтинг» «Балтийский берег» Агентство недвижимости «Астера» Тренинговая компания «Реконт»Радио «Хит»Радио «Рокс»Компания «Вектон» Радио «Эхо Москвы» Рекламное агентство «Фричойс» «Марлоу Навигейшн» Группа «Конти» Тренинговая компания « Directorica »«Бизнес-журнал» «Меди-Эстетик» СК «Мегалит» Управляющая компания «Арсагера» ООО «Метроном»ООО "Невисс-Комплекс»Газета «Аргументы и факты» ООО «Прогресс» Фирма «Шарм»ЗАО «Тепломаш»Морской торговый порт «Выборг»Журнал «Персонал Микс»

15 Разработчик ООО « Компания АСУ XXI век » Разработка информационных систем для бизнеса , Санкт - Петербург, Петровский пр., д. 26 тел. / факс : (812) ;