1 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Алгоритмы управления документами. Сроки хранения документов Иритикова Вера Степановна, заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, - презентация

1 1 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Алгоритмы управления документами. Сроки хранения документов Иритикова Вера Степановна, заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, эксперт Гильдии управляющих документацией Москва, декабря 2012 г.

2 2 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Инновации – внедрение концепции управления документами. Управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций (ГОСТ Р ИСО – СИБИД. Управление документами. Общие требования). Единство требований к управлению документами всех форматов и на всех видах носителей; Главная функция документа – доказательная, правовая; Признаки документа; Структура документа.

3 3 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 ГОСТ Р ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: -выбор материального носителя информации зависит от сроков хранения документов; -при проектировании системы управления документами следует выбирать подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты информации, процедуры обработки и системы хранения; -ЭД создаются в информационной системе (системе управления документами) как оригиналы без дублирования в бумажной форме.

4 4 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Алгоритм создания документа: вид документа – функция управления –способ документирования/носитель – ценность документа (выражается в сроке хранения) На практике алгоритм реализуется на основе классификатора участков и вопросов деятельности организации

5 5 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Алгоритм управления документами: функция/процесс – вид документа/разновидность (в аспекте принадлежности к системе и подсистемам документации и срока действия) – срок хранения – форма представления/выбор носителя – подлинник/копия – ответственный за создание/сохранность/уничтожение.

6 6 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Срок хранения становится точкой выбора формы документа (электронной или бумажной) и определяет алгоритм управления документом (документами): - электронный проект в ИС – бумажный оригинал – постоянное хранение с целью доказательства; -электронный проект в ИС – электронная копия – трансляция, направление исполнителю, контроль исполнения – информационный ресурс для СМЭВ – фонд пользования государственного или муниципального архива Наблюдательное дело, которое ведет государственные или муниципальный архив

7 7 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Практика органов государственной власти и органов местного самоуправления: - классификаторы функций/услуг; - административные регламенты исполнения функций/оказания услуг: -стандарт исполнения функции/предоставления услуги; -блок-схемы («вход» и «выход» – документы и информация, срок хранения, выбор носителя)

8 8 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Пример: -Административный регламент по исполнению государственной функции по осуществлению приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок Перечень типовых управленческих архивных документов..., с указанием сроков хранения (М.,2010): обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии) и документы по их рассмотрению: -предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции – Пост., ст. 183 а); -обращения граждан личного характера – 5 л. ЭПК, ст.183 б); -обращения граждан оперативного характера – 5 л., ст. 183 в).

9 9 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Если срок хранения – «точка маршрутизации» и «точка выбора носителя», то в Административный регламент необходимо включать: - блок-схемы по каждому из видов обращений в зависимости от сроков хранения с указанием ответственного за обеспечение сохранности (структурное подразделение, должностное лицо), способа доставки (портал госуслуг, сайт, личный прием, телефон, почта и т.п.) и формы документа; -самостоятельные блок-схемы, отражающие работу по обращениям, поступившим на рассмотрение из вышестоящих организаций и контролирующих органов, от депутатов (по МЭДО и обычными способами доставки). Типовые формы документов (все применяемые «электронные шаблоны»), сопровождающих административные процедуры (реестры, карточка личного приёма, отчеты подведомственных организаций и т.п.) о работе с обращениями граждан должны быть включены в состав Административного регламента в качестве приложений и должны быть утверждены в его составе, что является оптимальной формой утверждения данных типовых унифицированных форм документов.

10 10 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Этапы выработки архивных требований к СУД/СЭД/АИС: 1.Обследование юридической, административной и экономической сфер деятельности организации: - выявление стратегии, концепций, изучение устава, планов, внутренних регламентирующих документов; - разработка краткого перечня (обзора) электронных документов по всем АИС организации; - анализ перспектив хранения электронных документов, отражающих имущественные права; - анализ перспектив долгосрочного хранения документов, необходимых для доказательства законности деятельности организации.

11 11 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Этапы выработки архивных требований к СУД/СЭД/АИС: 2. Анализ деятельности организации с целью обоснования разработки иерархически структурированного представления и описания в АИС функций, действий и сделок организации: - выявление регламентирующей нормативно-правовой базы деятельности (анализ административных регламентов, технологических и др. документов); - выявление электронных документов, возникающих по функциям и направлениям деятельности организации; - разработка классификационной схемы/классификатора электронных документов и возможной структуры электронного архива/хранилища электронных документов.

12 12 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Этапы выработки архивных требований к СУД/СЭД/АИС: 3.Анализ электронных документов с целью определения их юридической силы: - выявление видов электронных документов, подлежащих учету и хранению; - определение сроков хранения документов – оперативных (временных) и долговременных; - решение вопроса о форме и формате документов, подтверждающих законность деловой деятельности организации, учет риска судебной ответственности (полномочия, процесс принятия решения, версионность электронных документов, комплект версий значимых электронных документов). По сделкам – если процесс реализации регламентирован поэтапно, то хранению подлежат прежде всего документы начального этапа; если в целом – то завершающие документы (комплект)

13 13 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Этапы выработки архивных требований к СУД/СЭД/АИС: 4. электронных документов, подлежащих долгосрочному хранению: 4. Определение состава электронных документов, подлежащих долгосрочному хранению: - выявление видов электронных документов, срок хранения которых превышает продолжительность эксплуатации АИС/СУД, в которой они были созданы; - прогноз исторической и практической ценности электронных документов. Это влияет на решение вопроса о функциональности АИС /СУД, в которой должна быть обеспечена соответствующая сохранность документов, вопроса о форматах электронных документов, которые должны конвертироваться в «архивные» форматы (основные затраты - на преобразование форматов и обслуживание). Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения бумажных документов.

14 14 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Этапы выработки архивных требований к СУД/СЭД/АИС: 5. долгосрочному хранению: 5. Оценка эксплуатирующихся в организации АИС на соблюдение требований к долгосрочному хранению: - разработка системы мероприятий по сбору информации обо всех эксплуатирующихся в организации АИС/СУД, о планах модернизации и закупки новых; - составление и ведение полного списка АИС/СУД (учет всех информационных ресурсов и информационных систем, включая веб-сайты, способных создавать и хранить информацию в электронной форме). Это необходимо для установления конкретных ответственных, формализации функций и задач, по которым создаются электронные документы, установления взаимосвязей между системами, устранения дублирования, выявления электронных документов и их частей, которые копируются в бумажной форме и т.п.

15 15 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Этапы выработки архивных требований к СУД/СЭД/АИС: 6. Разработка стратегии обеспечения сохранности электронных документов: - разработка политики, стандартов, регламентирующих документов, предусматривающих полный цикл управления документами – от оперативного документирования/создания электронных документов до их последующего архивирования/подготовки к долговременному хранению и сдаче в архив/электронное хранилище; - выбор и закрепление алгоритмов управления документами, включая выбор носителя (формы документа) и форматов.

16 16 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Этапы выработки архивных требований к СУД/СЭД/АИС: 7. Обеспечение краткосрочного хранения электронных документов: - форматы электронных документов; - формы для чтения; - формы для печати; -унифицированные типовые формы (электронные шаблоны). Пока электронные документы находятся в АИС/СУД, специальных мер по обеспечению сохранности не требуется; как только прошла модернизация/доработка АИС или её данные перенесены на внешнее автономное устройство хранения, то соответствие и целостность электронных документов должны тщательно проверяться. Архив осуществляет мониторинг всех изменений в процессе обслуживания/эксплуатации СУД/АИС, в которой создаются электронные документы.

17 17 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Выводы: 1. Организация хранения электронных документов: - контроль рисков несанкционированного доступа, особенно при дистанционной работе в АИС - контроль параметров физической среды; - резервное копирование/резервная система/резервный сервер в обособленном или удаленном помещении (формируются страховые копии, страховой фонд); - регулярный контроль форматов файлов и планирование миграции файловых форматов в АИС; -конвертация файлов в каждой новой версии ПО АИС с максимальной поддержкой первоначальных форматов или конвертация электронных документов и вывод их на печать в открытом формате хранения; -учет электронных документов в АИС архива организации или государственного или муниципального архива;

18 18 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Выводы: 2. Обеспечение сохранности и дальнейшего использования электронных документов: - миграция в состав специальной АИС, предназначенной для долговременного хранения электронных документов; - поддержка и сопровождение выведенной из эксплуатации АИС на период востребованности электронных документов (только для краткосрочного хранения, т.к. поддержка устаревших АИС обходится дорого, а также их аппаратную часть бывает невозможно заменить из-за технического устаревания и отсутствия на рынке).

19 19 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Выводы: 3. Показатели оценки готовности архива к работе с электронными документами: - привлечение архивистов к участию в решении задач обеспечения сохранности электронных документов; - наличие стратегии (концепции или политики) обеспечения сохранности электронных документов в эксплуатирующихся АИС; - наличие методики/регламентирующих документов управления документами в аспекте архивных требований; - достаточность профессиональных знаний и квалификации сотрудников архива; - наличие технологической инфраструктуры; - наличие ресурсов и финансирования обеспечения сохранности электронных документов; - правильное взаимодействие архива и разработчиков требований к АИС и электронным документам организаций.

20 20 ИНФОДОКУМ_АРХИВ_2012 Выводы: новая единая специальность - «Документоведение и архивоведение»; перспективы развития – управление документами.