Внедрение и развитие Системы электронного документооборота в ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» Ноябрь 2011 Начальник отдела документационного обеспечения. - презентация

1 Внедрение и развитие Системы электронного документооборота в ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» Ноябрь 2011 Начальник отдела документационного обеспечения ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» Чеботова Виктория

2 10 лет работы на Российском рынке добычи нефти и газа География присутствия 8 Филиалов Управляемые общества Наши Партнеры:

3 ВОПРОСЫ по первой части «Нужный документ в нужном месте, в нужное время» Управление документацией в бизнесе

4 Документационное обеспечение управления: управление документами - управлением бизнесом Универсальная схема Входящая корреспонденция Исходящая корреспонденция Внутренние документы Организационные Распорядительные Справочно-информационные Маршрутизация документов Контроль исполнительской дисциплины

5 ВОПРОСЫ по второй части Решение с репликацией данных от

6 Краткая информация о проекте – цели и задачи 1.Цели проекта: 1.Оптимизация внутренней деятельности предприятия за счет перехода на безбумажный документооборот. 2.Организация контроля исполнения поручений и прохождения документов, исполнения регламентов 3.Снижение трудозатрат в части работы с документами и контроля исполнения. 4.Создание удобной и высокопроизводительной базы данных документов. 2.Задачи проекта: 1.Создание и ведение базы данных документов. 2.Автоматизация работы управления делами (задачи «канцелярия и делопроизводство»), приказы и распоряжения. 3.Автоматизация документооборота Договорной документации. 4.Автоматизация функций контроля исполнения поручений, исполнительской дисциплины.

7 Краткая информация о проекте – сроки и этапы Этап 1. Внедрение СЭДНачалоОкончаниеПримечание 1. Этап 1. Внедрение СЭД в исполнительном аппарате (ИА) ЗАО «ССК», в т.ч. предпроектное обследование сентябрь 2007Май 2008Выполнено 2. Этап 2. Тиражирование Внедрение СЭД в Нефтеюганском офисе ЗАО «ССК»: Нефтеюганский филиал Филиал «Буровые растворы» «Управление цементирования скважин» Объединение СЭД в ИА и Нефтеюганском офисе в единое информационное пространство август 2008 февраль 2009 Выполнено 3. Этап 3. Внедрение СЭД в филиалах ЗАО «ССК»: Отрадненский филиал Стрежевской филиал Красноярский филиал ГРЭУ май 2009декабрь 2009 Выполнено 4. Внедрение СЭД в ЗАО «ССК» Промышленная эксплуатация Январь 2010 Выполнено

8 Краткая информация о проекте – основные преимущества СЭД по результатам внедрения в ИА Тезис 1 Наличие единой базы документов и единой системы нумерации и папок документов Входящих, Исходящих, Утвержденных РД Регламентов и др. База документов доступна с любого рабочего места. Контроль актуальности, формирование оперативного архива. 2 Коллективная работа над документами (Все правки вносимые в документы доступны всем согласующим, что существенно повышает качество проработки документов и снижает риск потери звеньев цепочки согласования). 3Прозрачность хода исполнения поручений и согласования документов (РД, договоры). Возможность оперативного контроля заданий. Сопровождение контроля выполнения поручений и заданий силами Управления делами, включая исполнение заданий по всей цепочке связанных документов от исходного поручения (или входящего письма) по всем подчиненным поручениям (что совершенно исключено в случае использования электронной почты).

9 Тезис 4 Исключение возможности ошибок или ненадлежащей работы сотрудников (например утверждение документа согласованного с нарушением регламента). За счет версионности существует возможность проследить цепочку изменений документа. Исключен несанкционированный доступ, Регулируются права пользователей. 5 Наличие действующей системы электронного документооборота (фиксирующей все действия с документами и записями) обеспечивает соответствие предписаниям СМК при сертификации на ISO 9000: обеспечение выполнения предписанных стандартами действий по управлению документами и записями; Обеспечение выполнения регламентов сотрудниками (в рамках реализованных в системе бизнес-процессов, в том числе предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК).

10 Общий вид системы Состав папок Шаблоны Проекты Утвержденные РД и регламенты Договоры Личная папка пользователя Папки поиска

11 История согласования РД Полная история

12 История исполнения

13 Контроль исполнения - (online-сводка для руководства)

14 Отчеты – Аргумент для руководства

15 Публикация на портале Компании

16 Рис. 1 Поля в карточке РД Рис. 2. Поля в документе Word Экономим время, а значит деньги

17 Развитие: 2011 – 2012 мобильный СЭД на I-Pad 1.Мобильный клиент – возможность работы в удаленном режиме

18 Развитие: 2011 – 2012 мобильный СЭД на I-Pad 1.Оптимизация работы согласующих и принимающих решения

19 Развитие: 2011 – 2012 мобильный СЭД на I-Pad

20

21 Рыжкин Д.Е. Внедрение СЭД

22 Часть 2. Интерфейс системы «Постоянное улучшение деятельности организации в целом следует рассматривать как ее неизменную цель» (ISO 9000:2005) ПОСТОЯННОЕ УЛУЧШЕНИЕ Одна из главных задач ЗАО «ССК» – максимально быстро реагировать на все изменения рынка. Мы внедряем современные методы управления бизнесом, стремимся к повышению конкурентоспособности и укреплению деловой репутации, создавая новые продукты и идеи, развивая дополнительные сервисы, которые нужны нашим клиентам.