Гамбургский Счет – оценка чего-либо без скидок и уступок с предельной требовательностью. Тахометр бизнес-процессов. - презентация

1 Гамбургский Счет – оценка чего-либо без скидок и уступок с предельной требовательностью. Тахометр бизнес-процессов

2

3 «Тахометр» бизнес-процессов Если организацию сравнить с автомобилем, персонал организации – с двигателем автомобиля, а финансовые показатели со Спидометром, то Гамбургский Счет – это Тахометр. Точка опоры … в управлении эффективностью бизнеса Три этапа, три применения Гамбургского Счета Управление себестоимостью продуктов и услуг (Activity Based Management, Time- Driven Activity Based Costing). Управление организационной эффективностью - управление численностью персонала, оптимизация организационной структуры (Workforce Management). Диагностика «узких мест» и не эффективного использования ресурсов, повышение исполнительской дисциплины, внедрение новых форм организации труда. Этап 1 Этап 2 Этап 3

4 Управление себестоимостью продуктов и услуг Методика: Time-Driven Activity-Based Costing Совокупные квартальные затраты на поддержание Ресурса 31680× Доля продуктивной работы × Время на единичную операцию × Число единичных операций, (выполняемых в квартал) Стоимость единицы времени (минуты) Число работников × Измеряется средствами Гамбургского Счета Ставка носителя затрат

5 Правда в Цифре! 1.Какова доля Продуктивной Работы в каждом подразделении? Можно ли её увеличить? Как это сделать? 2.Каково время выполнения типовых операции? От чего это время зависит? Можно ли его уменьшить? 3.Сколько типовых операций выполняется в месяц/квартал? От чего это зависит? Можно ли увеличить это число? 4.Сколько работников необходимо и достаточно в каждом подразделении? От чего это зависит? 5.Каковы совокупные затраты на поддержание каждого Ресурса? Можно ли их «безболезненно» снизить? Какова фактическая себестоимость продукции и как ей управлять ?

6 Регламентированный и «творческий» труд Эффективная Нагрузка для работников регламентированного труда – доля чистого времени, приходящаяся на выполнение типовых бизнес-операций. Эффективная Нагрузка для работников «творческого» труда - доля времени, приходящаяся на выполнение работ, непосредственно связанных с выполнением определенных бизнес-функций (в простейшем случае – с выполнением прямых должностных обязанностей). Три категории персонала: 1.Работники регламентированного труда - выполняют типовые операции, как правило, с использованием компьютера. 2.Работники «творческого» (нерегламентированного) труда – выполняют типовые задания с использованием заранее определенных методик. 3.«Креативщики» - бизнес-администрирование, разработка новых методик, технологий и т.п. (Понятие Эффективной Нагрузки неприменимо). Регламентированный труд «Творческий» труд Цель 2 Цель 1 ЦельИсходная точка

7 Эффективная Нагрузка А1.1.1A1.1.2А1.1.1В2.1.4А1.1.2В Название работы. 2.Тип работы классификатор работ. 3.Назначение работы справочник атрибутов. Сколько времени выполняется работа. Какова эффективность использования времени при выполнении работы (ОПЦИОНАЛЬНО, если возможно). Какова достоверность информации о трудозатратах (ОПЦИОНАЛЬНО, если возможно). Рабочий день/неделя/… Рабочий День = Продуктивная Работа + Вспомогательная Работа Эффективная Нагрузка (%) = доля Продуктивной Работы

8 Индекс Загруженности Подразделения Индикатор организационной эффективности, предназначенный для определения «узких мест» и неэффективного использования ресурсов 1 час ИЗП-1=50% Индекс Загруженности Подразделения (ИЗП) – доля оценочных интервалов, выраженная в процентах, в течение которых доля Общей (Достоверной, Эффективной) Продуктивной Работы была больше определенного порогового значения, соответствующего оценке: «хорошо» (ИЗП-1); «допустимо» (ИЗП-2); «требует внимания» (ИЗП-3); «на грани» (ИЗП-4). Оценочный интервал:1 час 1. Доля Продуктивной Работы Общая Продуктивная Работа (ПР) = 84% (более 80% - «хорошо») 2. Доля Продуктивной Работы * Достоверность Достоверная ПР = 74% (менее 80% - «допустимо») 3. Доля Продуктивной Работы * Эффективность (BPI) Эффективная ПР = 25% («плохо») ИЗП может рассчитываться по любому из трех видов ПР: по Общей ПР, по Достоверной ПР, по Эффективной ПР.

9 Загруженность персонала (%) Интегрированный фактор (шт.) MAX MIN Персонал перегружен (повышаются риски) Персонал недогружен (повышается себестоимость) Загруженность персонала = F (Интегрированный фактор) Численность персонала = F (Загруженность) Концепция управления численностью работников регламентированного труда Хорошо

10 Оптимизация организационной структуры F1F2F3F4F5F5 P17%64%-29%- P2-99%--1% P344%-66%-- P4-5%-95%- Бизнес-функции Организационные звенья (подразделения) Анализ соответствия орг. структуры стратегическим целям компании Миссия Дерево целей Дерево стратегий Бизнес-функции Организационные звенья Функциональные обязанности Доля Продуктивной Работы подразделения P2, приходящейся на выполнение бизнес-функции F5 !!!

11 Техническая концепция Гамбургского Счета «Фотоаппарат» рабочего дня

12 1. Систематизируем выполняемые работы Создаем справочники: бизнес-функций, бизнес-ролей, функционалов Бизнес-функция – «свернутый» бизнес-процесс. Бизнес-роль - в простейшем случае должностная позиция. Бизнес-роль/ Бизнес-функция Бизнес-функция ХБизнес-функция У Бизнес-роль 1 1.Работа А 2.Работа В 3.Работа С 1.Работа D 2.Работа E 3.Работа F Бизнес-роль 2 1.Работа G 2.Работа H 3.Работа I 1.Работа K 2.Работа L 3.Работа M В ПРОСТЕЙШЕМ СЛУЧАЕ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ.

13 2. Классифицируем выполняемые работы Создаем иерархическое дерево (справочник) атрибутов Работа Атрибуты Работы Назначение работы (целевая функция) Вид работы (детализация) Заказчик работы … Составление отчета о загруженности персонала за февраль. Планирование персонала и организация труда Разработка нормативов по организации труда на производстве, расчет нормативной численности ProLAN… … Категория работы: Продуктивная Вспомогательная Заказчик работы: … Назначение работы: … 2 3 В ПРОСТЕЙШЕМ СЛУЧАЕ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ. Название атрибута Значения атрибута Вид работы: …

14 3. Измеряем фактические трудозатраты Используем приложение SelfTrace Автоматический хронометраж Самохронометраж Ручной ввод данных

15 3-1. Три способа получения workflow Способы формирования (в программе SelfTrace) списка работ, к которым применяется самохронометраж 1.Прозрачная интеграция с MS Outlook 2007/ Ввод работ вручную. 3.Централизованное распространение списков работ из консолидированной базы данных. Консолидированная база данных Система бизнес моделирования Прикладная система (ERP, CRM) Ввод данных вручную SelfTrace

16 МетрикаВесФактПорогПланВызовFuncRes%Res Интегрированный фактор (баллы) … = BPI Интегрированный фактор = (Число обработанных строк) * 1 + (Число заведенных справочников)* 3 + (Число созданных документов)*2 + (Число созданных отчетов)*5 Аналогично расчету KPI Res. Интегрированный фактор (баллы) Порог План Вызов Оцениваем эффективность трудозатрат Измеряем значение показателя BPI (Basic Performance Indicator) В ПРОСТЕЙШЕМ СЛУЧАЕ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ.

17 5. Оцениваем достоверность трудозатрат Достоверность информации о трудозатратах – ключевой вопрос управления себестоимостью продуктов и услуг Уровень Вид операций Первый уровеньВторой уровень Операции, выполняемые без использования компьютера. Оценка Комиссаром (Наблюдателем) Операции, выполняемые с использованием компьютера. Оценка Экспертной Системой ОПЦИОНАЛЬНО Оценка Комиссаром (Наблюдателем) В Гамбургском Счете применяется 2-х уровневая система оценки достоверности информации о трудозатратах. При этом используемые на каждом уровне средства зависят от выполняемых персоналом операций (с использованием компьютера или без использования компьютера).

18 5-1. Оценка достоверности Экспертной Системой Оцениваем достоверность трудозатрат по операциям, связанным с использованием компьютера Задание Атрибуты Заданий (Бизнес-операций) ЦельФункцияПроект Ю-КОД Срок Для каждого Ю-КОДА задается Экспертиза расчета Достоверности Результатов Бизнес-приложения, которые могут использоваться работником Минимальная интенсивность ввода данных (символов/мин) Максимальная интенсивность ввода данных (символов/мин) MS Word 5300 MS Excel 5200 Консультант Плюс 550 Достоверность Результатов – это доля времени, в течение которого сотрудник работал с определенными бизнес-приложениями и интенсивностью в заданном диапазоне. ОСНОВНОЙ метод оценки достоверности.

19 5-2. Оценка достоверности Комиссаром Комиссар (Наблюдатель) в режиме реального времени видит выбор работников (выбранные задания, виды активности и т.д.) и подтверждает (или не подтверждает) этот выбор на основе результатов видеонаблюдения и контроля содержимого компьютерных экранов. Работник (программа SelfTrace) Комиссар (программа SLA-ON Operations) Оцениваем достоверность трудозатрат по операциям, не связанным с использованием компьютера «Достоверность по Комиссару» = 100% * (Число подтверждений Комиссара)/ (Общее число проверок) ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ метод оценки достоверности (МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ). Опционально

20 Управление организационной эффективностью Хронометраж Эффективная Нагрузка Эффективная Нагрузка, Достижения Эффективная Нагрузка, Достижения, Факторы Линейный руководитель HR-менеджер Директор по развитию ERP, CRM, Service Desk … «Штуки», Факторы Контур 3: Управление себестоимостью продуктов и услуг (численностью персонала). Контур 2: Устранение «узких» мест, управление достижениями. Контур 1: Управление трудозатратами. Три контура управления организационной эффективностью Корректирующие действия: Ежедневно Корректирующие действия: Ежемесячно - Ежеквартально Корректирующие действия: Ежеквартально - Ежегодно

21 Экономическая эффективность Внедрение модели Гамбургский Счет 3 на 100 работников Статьи расходовЗатраты 1. Лицензии на использование ГС 3 на 100 работников363 т.р. 2. Техническая поддержка ГС 3 в течение 1 года73 т.р. 3. Базовое внедрение ГС 355 т.р. 4. Аппаратная платформа, обучение, консалтинг, обслуживание, …300 т.р. ИТОГО: ~ 791 т.р. ФОТ 100 работников в год с учетом всех налогов42 т.р. *12*100 = ~ т.р. Внедрение Гамбургского Счета позволит, как минимум, на 15% повысить производительность труда ~ 40% работников * 0.4 *0.15 = 3000 т.р. Рентабельность = [( ) /791]*100% ~ 280 % «Экономия» = ФОТ ~ 5 работников; (( )/42) = 5

22 Практическое управление себестоимостью Оптимизировать Сокращать (Время на единичную операцию = Время Ввода Данных + Think Time). Увеличивать 1 Оптимизировать Сокращать

23 Хотите узнать больше? 1.Слайд-тур по функциональности Гамбургского Счета: 2. Презентация пяти моделей Гамбургского Счета: