Управление бюджетом промышленного предприятия на базе продуктов SAP. - презентация

1 Управление бюджетом промышленного предприятия на базе продуктов SAP

2 Бюджетирование Процесс составления и принятия бюджетов, последующий контроль их исполнения. Цель - эффективная организация процесса управления деятельностью компании посредством планирования, контроля статьей доходов и расходов и анализа финансово-экономических показателей. Бюджетирование позволяет ответить на 3 основных вопроса: ГДЕ МЫ СЕЙЧАС? ЧТО НАДО СДЕЛАТЬ? ГДЕ МЫ ОКАЖЕМСЯ?

3 Автоматизация бюджетного процесса Разработка концепции бюджета Формирование бюджета отчетного периода Контроль исполнения бюджета Закрытие отчетного периода Анализ выполнения бюджета Создание бюджета следующего года Без применения автоматизации Bobj-BPC (FI-FM) ECC (FI-FM) Bobj, ECC (инфосистема)

4 Основные проблемы процесса бюджетирования Планируются действия, не подкрепленные денежными средствами Планируются действия, не подкрепленные денежными средствами Бюджет нереалистичен Растут затраты на формирование бюджета Растут затраты на формирование бюджета Процесс планирования затягивается Процесс планирования затягивается Бюджет не соответствует текущей ситуации Бюджет не соответствует текущей ситуации В результате Детализированное планирование трудоемко Усложнен или невозможен план-факт анализ Усложнен и очень трудоемок процесс..оперативной актуализации бюджета Разорваны процессы планирования..действий и..денежных средств Отсутствие возможностей прогнозирования Трудоёмок процесс разработки и оценки..различных версий бюджетов Сложность анализа обоснованности статей..бюджета Отсутствие координации деятельности всех..подразделений компании Усложнен или невозможен оперативный..контроль исполнения бюджета Ответственность за точность планирования..берут на себя не те, кто выполняет план

5 Архитектура решения SAP Netweaver SAP BPC SAP BW SAP Workflow Системы учета Единое хранилище данных Планирование и отчетность Регламент планирования, взаимодействие и контроль Данные НСИ SAP ERP, 1C, Excel, … Фактические данные учета НСИ Данные Блокировки Регламент

6 Организационные документы Положение о структуре центров финансовой..ответственности Положение о структуре центров управления..затратами и прибылью Перечень статей доходов и расходов Перечень направлений платежа и притоков... денежных средств Структурный план бюджета доходов и расходов Структурный план бюджета движения денежных..средств

7 Регламенты Комплект бюджетных форм Регламент формирования бюджета Схема формирования бюджета Положение о бюджетной отчетности Положение о контроле бюджета Регламент сбора отчетности Схема сбора отчетности Регламент внесения изменений

8 Формирование бюджета на основе мероприятий служб Оценка затрат Перечень потребностей в разрезе статей БДР Мероприятие Годовая смета расходов денежных средств по подразделениям Годовая смета расходов денежных средств по подразделениям БДДС Связь материальных и финансовых потоков. Обоснование каждой статьи в натуральном выражении. Перечень потребностей в разрезе статей БДДС Плановые закупки БДР План развития предприятия План развития предприятия Годовой план деятельности подразделений

9 БДР Сметы поступлений денежных средств Порядок формирования бюджетов План сбыта Производственная программа Планы развития по предприятию в стоимостном выражении Планы закупок по мероприятиям БДДС План мероприятий Планы развития по подразделениям Сметы расхода денежных средств по подразделениям Производственная программа Баланс мощностей План сбыта Баланс мощностей Доходы Планы развития предприятия Смета затрат на производство Сметы расходов по мероприятиям

10 Обмен информацией между системам и ECC (FI-FM) ECC (PS) План мероприятий, плановые оценки затрат, статьи БДР Бюджет движения денежных средств ECC (CO) Бюджет доходов и расходов, бюджеты мероприятий Bobj BPC+BW Структура бюджета, документы логистики

11 Поддержка процессов в SAP BPC Решаемая задачаSAP функциональность Управление процессом бюджетированияSAP Workflow, SAP BPC BPF Ведение справочников (НСИ)SAP BPC Dimension Management, SAP ERP Загрузка данных из внешних систем (сбор факта)SAP BW, SAP BPC Data Manager Управление доступом к информацииSAP BPC User Management, SAP BW Работа с бюджетными формами ввода SAP BPC for Excel, Input Schedules Формирование отчетности, в том числе в стандарте МСФО, аналитика SAP BPC for Excel, Reporting and Analysis Рассылка форм ввода и отчетности участникам бюджетного процесса SAP BPC Distributor, Collector Хранение приказов и регламентов бюджетного процесса SAP BPC Content Library Моделирование и прогнозирование SAP BPC for Excel, Reporting and Analysis, Script Logic Проверка корректности введенной информации, сверка SAP BPC Validations, Business Rules Создание комментариев к бюджетам, отчетамSAP BPC Comments Аудиторский следSAP BPC Audit Формирование пакетов документов для бюджетного комитета SAP BPC for Excel, Word, PowerPoint Настройка и осуществление финансовой консолидации для группы SAP BPC Business Rules, Script Logic Ручные корректировки в бюджетахSAP BPC Journals Хранение данныхSAP BW Формирование фактаSAP ERP, 1C, …

12 Бизнес-процесс бюджетирования Инициализация процесса Утверждение сценарных условий Подготовка …..бюджетов Согласование Подготовка бюджетов отчетных единиц Выверка Функциональная экспертиза Рассмотрение и утверждение Формирование пакета..документов для бюджетного комитета Доведение плана до уровня БЕ Сбор факта, консолидация Формирование...консолидированной план/факт отчетности Утверждение и внесение корректировок

13 Инициализация процесса Определение сценарных условий Инициализация процесса Подготовка бюджетов, планирование Автоматическое...информирование участников...бюджетного процесса о его...начале

14 Инициализация процесса Определение сценарных условий Инициализация процесса Подготовка бюджетов, планирование Автоматическое предоставление...доступа (согласно полномочиям) к...формам ввода для работы в режиме...реального времени

15 Инициализация процесса Утверждение сценарных условий Подготовка бюджетов Рассылка форм ввода для удаленной работы в режиме офлайн в случае отсутствия у отдельных участников бюджетного процесса установленного программного обеспечения (SAP BPC) либо отсутствия возможности осуществлять работу в режиме реального времени (отсутствие связи с сервером,…). Необходим только MS Excel и почтовый клиент (Outlook, Lotus).

16 Инициализация процесса Сохранение регламентов, приказов и прочей методологической документации в едином хранилище с обеспечением доступа согласно полномочиям Инициализация процесса Утверждение сценарных условий Подготовка бюджетов

17 Определение сценарных условий Возможность задания вариантов сценарных условий для моделирования вариантов бюджетов Определение сценарных условий Инициализация процесса

18 Заполнение форм ввода Автоматическое формирование плана на основе факта предыдущих периодов и бюджетных допущений, сценарных условий Работа в привычном для пользователей интерфейсе MS Excel с использованием стандартного функционала Возможность загрузки бюджетов и планов из других систем Автоматический сбор и выверка форм планов и бюджетов, заполненных в режиме офлайн Автоматическая проверка комбинаций значений справочников Возможность внесения бизнес-пользователем без привлечения администраторов требуемых изменений, дополнений в справочники в процессе планирования Создание комментариев к ячейкам форм и формам бюджетов с возможностью для лица, ответственного за утверждение, осуществить поиск и просмотр комментариев Осуществление мониторинга процесса заполнения форм администраторами бюджетного процесса Автоматизированный процесс согласования отношений между бизнес- единицами

19 Заполнение форм ввода Автоматическое формирование плана на основе факта предыдущих периодов и бюджетных допущений, сценарных условий Инициализация процесса Утверждение сценарных условий Подготовка бюджетов

20 Заполнение форм ввода Возможность загрузки бюджетов и планов из других систем Инициализация процесса Утверждение сценарных условий Подготовка бюджетов

21 Заполнение форм ввода Автоматическая проверка комбинаций значений справочников Инициализация процесса Утверждение сценарных условий Подготовка бюджетов

22 Возможность внесения бизнес-пользователем без привлечения администраторов требуемых изменений, дополнений в справочники в процессе планирования Инициализация процесса Утверждение сценарных условий Подготовка бюджетов

23 Осуществление мониторинга процесса заполнения форм администраторами бюджетного процесса Инициализация процесса Утверждение сценарных условий Подготовка бюджетов

24 Выверка Автоматическая сверка - выверка введенных значений на соответствие определенным принципам, правилам, стандартам Автоматическое формирование отчетов с результатами сверки с указанием строк, содержащих отклонения, и значениями отклонений Аудиторский след введенных данных и активностей, осуществленных в процессе бюджетирования Автоматическое формирование отчетов по аудиторскому следу Подготовка бюджетов СогласованиеВыверка

25 Автоматическая сверка - выверка введенных значений на соответствие определенным принципам, правилам, стандартам Автоматическое формирование отчетов с результатами сверки с указанием строк, содержащих отклонения, и значениями отклонений Подготовка бюджетов СогласованиеВыверка

26 Аудиторский след введенных данных и активностей, осуществленных в процессе бюджетирования Автоматическое формирование отчетов по аудиторскому следу Подготовка бюджетов СогласованиеВыверка

27 Согласование Автоматическое формирование документов для рассмотрения в форматах Word и PowerРoint Автоматическая рассылка сформированного пакета бюджетов и документов (Word, PowerPoint) для рассмотрения и согласования Мониторинг процесса рассмотрения и согласования Подготовка бюджетов СогласованиеВыверка

28 Согласование Мониторинг процесса рассмотрения и согласования Подготовка бюджетов СогласованиеВыверка

29 Согласование Автоматическая рассылка сформированного пакета бюджетов и документов (Word, PowerPoint) для рассмотрения и согласования Подготовка бюджетов СогласованиеВыверка

30 Подготовка бюджетов отчетных единиц Автоматическое формирование консолидированных бюджетов отчетных единиц Работа в привычном для пользователей интерфейсе MS Excel с использованием стандартного функционала Автоматический сбор и выверка форм планов и бюджетов, заполненных в режиме офлайн Автоматическая проверка комбинаций значений справочников Создание комментариев к ячейкам форм и формам бюджетов с возможностью для лица, ответственного за утверждение, осуществить поиск и просмотр комментариев Осуществление мониторинга процесса подготовки бюджетов отчетных единиц администраторами бюджетного процесса Согласование Подготовка бюджетов отчетных единиц Функциональная экспертиза

31 Подготовка бюджетов отчетных единиц Автоматическое формирование консолидированных бюджетов отчетных единиц Согласование Подготовка бюджетов отчетных единиц Функциональная экспертиза

32 Подготовка бюджетов отчетных единиц Осуществление мониторинга процесса подготовки бюджетов отчетных единиц администраторами бюджетного процесса Согласование Подготовка бюджетов отчетных единиц Функциональная экспертиза

33 Формирование пакета документов для бюджетного комитета Возможность построения отчётности любой сложности в форматах Excel и Web для предоставления пользователям информации в необходимом (привычном) для них виде Возможность формирования бизнес-пользователем требуемого отчета самостоятельно, без обращения в службу информационной поддержки, на основе преднастроенных шаблонов Возможность предоставления информации для бюджетного комитета в различных форматах: Word, PPT, Excel, PDF Формирование доступа к информации только у необходимых пользователей Поддержка регламента средствами SAP Workflow со своевременным уведомлением соответствующих пользователей Функциональная экспертиза Рассмотрение и утверждение Формирование пакета документов для бюджетного комитета

34 Возможность построения отчётности любой сложности в форматах Excel и Web для предоставления пользователям информации в необходимом (привычном) для них виде Функциональная экспертиза Рассмотрение и утверждение Формирование пакета документов для бюджетного комитета

35 Возможность формирования бизнес-пользователем требуемого отчета самостоятельно, без обращения в службу информационной поддержки, на основе преднастроенных шаблонов Функциональная экспертиза Рассмотрение и утверждение Формирование пакета документов для бюджетного комитета

36 Рассмотрение и утверждение Автоматическая рассылка сформированного пакета бюджетов и документов (Word, PowerPoint) для рассмотрения и согласования Утверждение бюджетов и показателей Мониторинг процесса рассмотрения и согласования Функциональная экспертиза Рассмотрение и утверждение Формирование пакета документов для бюджетного комитета

37 Доведение плана до оперативного уровня Автоматическое информирование участников бюджетного процесса об утвержденных бюджетах и показателях Рассмотрение и утверждение Доведение плана до уровня БЕ Сбор факта, консолидация

38 Автоматизированный процесс сбора фактических данных из различных систем Рассылка форм ввода для удаленной работы в режиме офлайн в случае отсутствия у отдельных участников бюджетного процесса установленного программного обеспечения (SAP BPC) либо отсутствия возможности осуществлять работу в режиме реального времени (отсутствие связи с сервером, …). Необходим только MS Excel и почтовый клиент (Outlook, Lotus) Единое решение, содержащее в себе полную интеграцию с системой SAP R/3, что уменьшает сроки, необходимые для внедрения Стандартная возможность настройки в системе правил консолидации, таких как исключение внутригрупповых оборотов, преобразование счета, правила переноса, правила регистрации внутригрупповых операций Рассмотрение и утверждение Доведение плана до уровня БЕ Сбор факта, консолидация

39 Автоматизированный процесс сбора фактических данных из различных систем Рассмотрение и утверждение Доведение плана до уровня БЕ Сбор факта, консолидация

40 Стандартная возможность настройки в системе правил консолидации, таких как исключение внутригрупповых оборотов, преобразование счета, правила переноса, правила регистрации внутригрупповых операций Рассмотрение и утверждение Доведение плана до уровня БЕ Сбор факта, консолидация

41 Простое построение новых форм отчетов на основе запросов Рассмотрение и утверждение Доведение плана до уровня БЕ Сбор факта, консолидация

42 Утверждение и внесение корректировок Формирование отчетов с корректировками Проведение корректировок через журналы корректировок с последующей возможностью отмены внесенных изменений Загруженные данные Ввод (импорт) финансовых данных Корректировка при помощи журналов Загруженные данные Журналы

43 Планируемые результаты проекта построения системы бюджетирования Сокращение стоимости и длительности цикла планирования Сокращение сроков подготовки бюджета Полная картина планирования – гармоничная интеграция и консолидация данных, полученных из разных источников, прозрачная схема утверждения бюджета, оперативный анализ Улучшение управляемости бизнеса – оперативный и полный контроль исполнения бюджета, многоуровневый анализ причин отклонений Динамичная реакция на изменения рынка – оперативная корректировка бюджета в соответствии с новыми условиями Укрепление финансовой дисциплины предприятий – предотвращение нецелевого расходование ресурсов Сокращение незапланированных расходов – предотвращение неконтролируемого отвлечения оборотных средств на текущие нужды Снижение количества управленческих ошибок – возможность моделирования различных бюджетов и управленческих решений, доступ к достоверной оперативной информации, хранящейся в системе оперативного уровня, в любой момент времени по любому разрезу аналитики

44 Чебунина Юлия Генриховна, ведущий инженер-программист отдела развития отделения SAP-приложений Тел.: Спасибо за внимание! Более подробную информацию можно получить: