Эффективный инструмент автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. - презентация

1 Эффективный инструмент автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

2 Структура системы ДЕЛО РК файлы Регистрация документов Работа с проектами Ввод поручений Контроль за исполнением Поиск Кабинеты Реестры внешней отправки Опись дела Печать РК и реестров Группы документов Подразделения Кабинеты Виды доступа Рубрикатор Номенклатура дел Организации Граждане Виды доставки Виды связок Другие справочники Опционные подсистемы Поточное сканирование Сканирование ДЕЛО-Web ЭЦП и шифрование Оповещение и уведомление Управление процессами Подсистема протоколирования Формирование и печать стандартных отчетных форм Регистрация пользователей Предоставление прав пользователям Модуль «Документы» Модуль «Отчеты» Модуль «Пользователи» Модуль «Справочники»

3 Назначение системы ДЕЛО Система ДЕЛО может использоваться в двух целях: Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый в организации документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, контроль за исполнением поручений (резолюций) руководства, ввод отчетов исполнителей по поручениям (документам), организацию и учет движения документов между подразделениями и должностными лицами, включая движение бумажных оригиналов и копий документов. По каждому зарегистрированному документу в системе хранятся сведения, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним в подразделениях: от регистрации до списания в дело, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ. Поэтому, система после ее внедрения в организации может служить своеобразным "мостом" для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии обработки документов.

4 Функции системы ДЕЛО Регистрация документов (входящих и созданных в организации). Ввод поручений и контроль их исполнения. Возможность централизованного контроля и контроля «внешних» исполнителей. Регистрация и контроль поручений из вышестоящих организаций. Обслуживание многопунктовых документов. Создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме. Маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам. Работа с взаимосвязанными документами. Сканирование и прикрепление электронных образов документов, поточное сканирование. ЭЦП прикрепленных файлов документов. Обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования. Поиск документов, возможность сохранения поисковых запросов, полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам. Справочно–аналитическая работа, формирование отчетов. Информирование пользователей о совершенных в системе операциях и приближении их сроков исполнения. Возможность удаленной работы (ДЕЛО-WEB).

5 Настройка системы Ведение справочников

6 Ведение пользователей

7 Ограничение доступа к данным

8 Назначение прав пользователя

9 Регистрация документов

10 Работа с обращениями граждан

11 Возможность создания дополнительных реквизитов - расширение области применения системы

12 Регистрационная карточка Виды поручений

13 Работа с иерархическими резолюциями

14 Виды контроля

15 Кабинет – рабочее место пользователя

16 Система напоминаний исполнителям пунктов и резолюций

17 Поиск документов и справочная работа

18 Контроль за прохождением бумажных документов

19 Отправка документов по электронной почте

20 Получение документов по электронной почте и их регистрация

21 Работа с проектами документов

22

23

24 Отчетные формы Справка-напоминание

25 Отчетные формы Сводка об исполнении

26 Отчетные формы Сведения о документообороте

27 Отчетные формы Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам

28 Отчетные формы Сведения о работе должностных лиц (подразделений) с документами

29 Отчетные формы Сведения о работе пользователей

30 Схема поточного ввода бумажных документов РК

31 Этапы внедрения системы Служба ДОУ Руководство Подразделение

32 Ряд взаимосвязанных систем Система «Дело» Система «Архивное дело» Система «Архивный фонд» Система «Фондовый каталог» Система «Центральный фондовый каталог»

33 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! г.Ставрополь, ул. 1-ая Промышленная, 3А телефон /факс: (8652) , , , ,