Система Document Management как основное средство производства Алексей Зарубин, менеджер по работе с ключевыми клиентами компании TerraLink, дистрибьютора. - презентация

1 Система Document Management как основное средство производства Алексей Зарубин, менеджер по работе с ключевыми клиентами компании TerraLink, дистрибьютора Hummingbird в России и странах СНГ

2 Необходимость системы документооборота Риски и способы их минимизации Типовой сценарий внедрения Выгоды внедрения, возврат инвестиций Почему Hummingbird и TerraLink Вопросы Содержание

3 Необходимость системы документооборота ERP-системы предназначены для управления финансовыми активами. Система электронного документооборота – средство управления интеллектуальными активами.

4 Успешная конкуренция Новые услуги Высокое качество обслуживания Снижение издержек Рост без потери качества обслуживания Программы CustomerCare Региональная экспансия Повышение эффективности принятия управленческих решений Бизнес-задачи

5 Проблемы Сотрудники тратят впустую от 20 до 30% рабочего времени, уходящего на работу с документами. Физическое или электронное копирование файлов, длительный поиск необходимых документов. Материальные расходы: хранение документов, почтовые и транспортные расходы. Электронные документы и управление документами – не одно и то же! DM Работа с документами – затратный процесс

6 Необходимость системы документооборота Проблемы доступа к документам Низкая скорость обработки документов и неудобство использования бумаги в качестве носителя информации Бумажные оригиналы расположены в удалённых друг от друга помещениях Потеря части оригиналов документов Физический износ оригиналов Невозможность консолидации информации о клиенте Невозможность разграничить доступ к данным Проблемы

7 Необходимость системы документооборота Проблемы согласованности информации Конфликт версий документов Неуправляемость и отсутствие контроля за прохождением документа по исполнителям Отсутствие централизованного и общедоступного каталогизатора документов Иное Проблемы

8 Необходимость системы документооборота Создание единого информационного пространства Единое хранилище электронных документов Виртуальные рабочие группы Интеграция с имеющимися информационными системами Унификация и отслеживание бизнес-процессов Разделение и контроль доступа к информации Взаимосвязь бумажного и электронного архивов Исключение бумаги из внутреннего документооборота Способы решения

9 Необходимость системы документооборота Риски и способы их минимизации Типовой сценарий внедрения Выгоды внедрения, возврат инвестиций Почему Hummingbird и TerraLink Вопросы Содержание

10 Риски и способы их минимизации Риски, связанные с управлением – Организационные проблемы Перепроектирование сложившейся технологии работы персонала с бумажными документами с учетом возможностей современных электронных систем. Необходима разработка подробного плана внедрения системы. – Отсутствие постановки задач менеджмента на предприятии Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как на успех деятельности организации в целом, так и на успех проекта автоматизации. Успешное внедрение возможно только при абсолютной поддержке со стороны высшего менеджмента компании.

11 Риски и способы их минимизации Риски, связаные с персоналом –Психологическое неприятие нового Создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения. Наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда возникает даже на уровне топ-менеджеров. Всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений. –Проблемы обучения Сама система должна быть удобной и интуитивно простой в использовании, не требуя от пользователей специальных знаний и навыков. Проработка четкого плана обучения и наличие методического и справочного материала.

12 Риски и способы их минимизации Риски, связанные с внедрением –Недостаточный практический опыт внедрения масштабных информационных систем Требуется мобилизация ресурсов компании. Дополнительное методологическое обучение сотрудников, входящих в группу внедрения. Привлечение новых специалистов. –Отсутствие группы внедрения и сопровождения системы Формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.

13 Необходимость системы документооборота Риски и способы их минимизации Типовой сценарий внедрения Выгоды внедрения, возврат инвестиций Почему Hummingbird и TerraLink Вопросы Содержание

14 Типовой сценарий внедрения Пилотное внедрение Минимальный объем работ Минимальная сложность Способ оценить риски Средство выработать стратегию дальнейшего внедрения Возможность быстро представить выгоды системы

15 Типовой сценарий внедрения Полномасштабное внедрение Четкая стратегия внедрения Мотивация сотрудников Анализ успешности Постоянная поддержка

16 Типовой сценарий внедрения План работ Подготовка внедрения Создание проектной группы Заказчика Разработка процедуры внедрения в отделах Выработка измеримых критериев успешности проекта Формирование требований Описание оргструктуры предприятия, регламента доступа к документам, иных мастер-справочников Описание атрибутов (полей карточки) документа Описание маршрутов (жизненных циклов) документа

17 Типовой сценарий внедрения План работ (продолжение) Разработка Дизайн рабочих мест Реализация бизнес-логики Наполнение справочников Тестирование Внедрение Установка, импорт данных, интеграция Обучение сотрудников Ввод в эксплуатацию

18 Необходимость системы документооборота Риски и способы их минимизации Типовой сценарий внедрения Выгоды внедрения, возврат инвестиций Почему Hummingbird и TerraLink Вопросы Содержание

19 Выгоды внедрения, возврат инвестиций Измеримые критерии Оптимизация бизнес-процессов Ускорение типовых операций поиска, создания и редактирования документов Снижение издержек на организацию архива документов Минимизация издержек на расходные материалы

20 Выгоды внедрения, возврат инвестиций Косвенные выгоды Повышение информационной безопасности предприятия Устранение конфликта версий документов Упрощение сертификации Готовность к внедрению электронной цифровой подписи (ЭЦП)

21 Примеры ROI ROI в производственном секторе Издержки на разработку новых продуктов сокращаются в среднем на 20% Количество выводимых на рынок новых продуктов повышается на 12–15% Снижение времени принятия решений по инвестициям с 4–6 недель до 1-го дня Издержки на Сервис снижаются в среднем на 27%

22 Примеры ROI в страховании ROI в страховании Время обработки страхового случая снижается с 2–3 недель до 3 дней Стоимость обработки страхового случая снижается с $5–$8 до $0,32 Время, затрачиваемое за заключение нового контракта и обработку страховых заявлений, снижается на 50–75% (данные Gartner и VSB Bank)

23 Необходимость системы документооборота Риски и способы их минимизации Типовой сценарий внедрения Выгоды внедрения, возврат инвестиций Почему Hummingbird и TerraLink Вопросы Содержание

24 Hummingbird 19 лет на рынке – основана в 1984 году Один из 50-ти крупнейших разработчиков программного обеспечения в мире Входит в тройку лидеров на рынке EIMS-систем 1300 сотрудников в 40 офисах Более 5 миллионов пользователей по всему миру Почему Hummingbird и Terralink

25 TerraLink 13 лет в бизнесе – основана в 1989 году 7 лет на рынке СНГ Управляющий директор: Рон Льюин Действительный член Американской Торговой Палаты и Канадской бизнес-ассоциации в России Председатель IT & Telecommunications Committee в AmCham Более 80 сотрудников в 5-ти офисах Корпоративный документооборот – одно из основных направлений деятельности Почему Hummingbird и Terralink

26 Надежные партнеры Почему TerraLink? Потому, что TerraLink: лидер в области внедрения проектов на основе технологий Hummingbird в России и СНГ. осуществляет внедрение проектов в области DM более 7 лет, значительно опережая все остальные компании в СНГ. имеет больше завершенных проектов по Hummingbird, чем любая другая компания. является лидером в области продаж продуктов и лицензий Hummingbird на протяжении 7 лет и последних 12 месяцев в частности. в настоящее время осуществляет внедрение самого крупного проекта по Hummingbird в СНГ. имеет в штате больше специалистов (программистов и инженеров) по Hummingbird, чем любая другая компания.

27 Надежные партнеры Это означает, что : ТерраЛинк располагает всеми ресурсами для успешной реализации Вашего проекта. Мы гарантируем, что можем сделать то, что предлагаем. Мы делаем это постоянно. ТерраЛинк тесно работает с Hummingbird. Наше сотрудничество продолжается уже 7 лет, и мы намерены продолжать его в будущем. Вы можете быть уверены, что мы не откажемся от этого направления работы и не перестанем осуществлять поддержку.

28 Сегодня Hummingbird Day! Спасибо за внимание Вопросы? Алексей Зарубин +7 (095)