ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ функции, классификация, специфика, структура, назначение. - презентация

1 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ функции, классификация, специфика, структура, назначение

2 Понятие делового письма Деловое (или служебное) письмо обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

3 Классификация писем по некоторым основаниям Основание классификации Разновидности писем Сфера применения (тематика) Административная переписка, коммерческая переписка, производственная, судебная, дипломатическая и др. Назначение Письмо-сообщение, извещение, просьба, запрос, сопроводительное письмо, гарантийное, благодарственное, письмо-приглашение, поздравление, напоминание, требование, рекламное письмо, письмо-отказ и др. Статус адресата Письмо в органы власти и управления, письмо в вышестоящую организацию, письмо в подведомственную организацию, письмо конрагенту и др Количество адресатов Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов (до четырех), письмо большему количеству адресатов

4 Правила оформления делового письма Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р , как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном федеральными органами власти.. Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

5 Правила оформления делового письма деловое письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или иными должностными лицами, если им это право предоставлено руководителем; письмо должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

6 Правила оформления делового письма письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста); на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ;

7 Правила оформления делового письма деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений; содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно; деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

8 Макет делового письма Бланк письма включает следующие обязательные реквизиты: 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09. Ограничительные метки для верхних зон расположения реквизитов: 11, 12, 13, 15, 18, 20, 22, 27.

9 Виды деловых писем СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части

10 Виды деловых писем

11 ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

12 Виды деловых писем Оплату гарантируем

13 Виды деловых писем ПИСЬМО-ЗАПРОС - деловое письмо, направляемое с целью получения каких- либо официальных сведений или документов.

14 Виды деловых писем

15 ПИСЬМО-ПРОСЬБА - деловое письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

16 Виды деловых писем Просим Вас

17 Виды деловых писем ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ - деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п.

18 Виды деловых писем Предлагаем Вам

19 Виды деловых писем ПИСЬМО-ОТВЕТ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо- просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.

20 Виды деловых писем Ответ в форме отказа

21 Виды деловых писем Пример оформления письма-ответа на жалобу

22 Виды деловых писем ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

23 Виды деловых писем Сообщаем

24 Виды деловых писем ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера

25 Виды деловых писем ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ - деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей

26 Виды деловых писем ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ - деловое письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей

27 Виды деловых писем ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ - деловое письмо, разновидность письма- извещения. Отличается от письма- извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т. п.

28 Виды деловых писем Приглашаем Вас

29 Виды деловых писем РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, предлагающее товары или услуги, cmимулирующее интерес к товару и желание его приобрести

30 Виды деловых писем ПИСЬМО-ЗАПРОС - коммерческий документ, оформляемый как письмо, являющееся обращением покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг).

31 Виды деловых писем ПРЕДЛОЖЕНИЕ(ОФЕРТА) - письмо, направляемое продавцом (импортером) покупателю (экспортеру) с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

32 Оформление документов за рубежом