Электронный документооборот Практика внедрения Заместитель начальника управления С.А. Коваленко. - презентация

1 Электронный документооборот Практика внедрения Заместитель начальника управления С.А. Коваленко

2 Постановка задачи обеспечение ведения и исполнения электронных административных регламентов Росфинмониторинга; обеспечение ведения и исполнения электронных административных регламентов Росфинмониторинга; обеспечение планирования и контроля загрузки и назначения исполнителей на работы и задания потоков работ; обеспечение планирования и контроля загрузки и назначения исполнителей на работы и задания потоков работ; формирование отчетности по проводимым работам; формирование отчетности по проводимым работам; создание единой автоматизированной системы ; создание единой автоматизированной системы юридически значимого электронного документооборота Росфинмониторинга (включая территориальные управления) с использованием ЭЦП; ведение хранилища электронных документов и архивного хозяйства Росфинмониторинга; ведение хранилища электронных документов и архивного хозяйства Росфинмониторинга; автоматизированная поддержка процессов контроля и надзора в части исполнения Федерального закона от ФЗ. автоматизированная поддержка процессов контроля и надзора в части исполнения Федерального закона от ФЗ.

3 декабрь принятие решения декабрь принятие решения март-октябрь 2007 – проектирование март-октябрь 2007 – проектирование декабрь 2007 – проведение предварительных испытаний и принятие решения об опытной эксплуатации декабрь 2007 – проведение предварительных испытаний и принятие решения об опытной эксплуатации НАЧАЛО ПУТИ

4 Подсистемы ЕИС-2 Росфинмониторинга

5 Подсистема управления потоками работ и документами предназначена для управления потоками работ, осуществляемых в Росфинмониторинге и управления электронными документами. Назначение подсистемы управления потоками работ и документами (УПРД)

6 Управление потоками работ и документами Общий документооборот и архивное хозяйство Управление потоками работ Специализированный документооборот Центральное хранилище данных Состав подсистемы УПРД Единой информационной системы Росфинмониторинга

7 Общее делопроизводство Внешняя среда Процессы профильной деятельности Входящие документы в электронном виде Проекты документов на согласование Согласованные и Утвержденные документы Согласование и Утверждение (Резолюция) Контроль исполнения Входящие документы Исходящие документы Назначение к исполнению (Резолюция) Сканирование и распознавание Регистрация Ведение архива Руководство Специалисты профильных подразделений Сотрудники общего делопроизводства Основные процессы УПРД

8 Подготовка к старту Развернуто и настроено оборудование для ОЭ I Развернуто и настроено СПО II Создана программа обучения сотрудников III Проведено обучение сотрудников IV

9 Работа пользователей в подсистеме УПРД Основное окно подсистемы

10 Работа пользователей в подсистеме УПРД Папка «Мои задачи»

11 Работа пользователей в подсистеме УПРД Регистрационная карточка документа

12 Поиск документов в подсистеме УПРД Результаты поиска

13 Просмотр документов в подсистеме УПРД

14 Недостаток опыта и квалифицированных специалистов. Недостаток опыта и квалифицированных специалистов. Решение - включение в состав рабочей группы со стороны заказчика и команды разработчиков специалистов имеющих опыт подобных внедрений. Нарушение методологии внедрения. Нарушение методологии внедрения. Решение – воспользоваться имеющимися стандартами и опытом других организаций. Недооценка в работе фактора отношений Заказчик- Разработчик. Недооценка в работе фактора отношений Заказчик- Разработчик. Решение – согласование позиций, поиск компромисса и использования одинакового понятийного аппарата. Типичные проблемы и пути решения

15 Неверная ресурсная оценка ситуации перед внедрением. Неверная ресурсная оценка ситуации перед внедрением. Решение – До принятия ключевых решений провести инвентаризацию ресурсов. Отсутствие ответственных за проведение мероприятий. Отсутствие ответственных за проведение мероприятий. Решение – Должны быть назначены ответственные в привязке к плану и срокам мероприятий. Типичные проблемы и пути решения

16 Фактор руководства Фактор руководства Решение – только методом аргументированного убеждения. Консерватизм сотрудников Консерватизм сотрудников Решение – использовать метод убеждения, административный ресурс, осуществлять переход на новую систему постепенно (от простого к сложному), привлекать энтузиастов. Процессная чехарда Процессная чехарда Решение – прежде чем, что-то автоматизировать необходимо провести анализ существующих процессов и привести их в соответствие с нормативной базой. Хаос нельзя автоматизировать. Типичные проблемы и пути решения

17 2009 год – внедрение системы электронного документооборота до уровня ответственных за организацию документационного обеспечения управления в центральном аппарате и межрегиональных управлениях 2009 год – внедрение системы электронного документооборота до уровня ответственных за организацию документационного обеспечения управления в центральном аппарате и межрегиональных управлениях 2010 год – полномасштабное внедрение системы электронного документооборота до уровня всех сотрудников центрального аппарата и межрегиональных управлений год – полномасштабное внедрение системы электронного документооборота до уровня всех сотрудников центрального аппарата и межрегиональных управлений. Этапы внедрения системы электронного документооборота в Росфинмониторинге

18 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ