СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ И НОВЫЕ ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ Баласанян В.Э., к.т.н., член «Гильдии Управляющих Документацией», ген.директор компании. - презентация

1 СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ И НОВЫЕ ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ Баласанян В.Э., к.т.н., член «Гильдии Управляющих Документацией», ген.директор компании ЭОС Москва, 24 апреля 2007 года

2 ЭОС и его роль в отечественном документообороте В е годы, работая в высших органах власти, создали первые отечественные системы электронного документооборота Первыми создали коробочный продукт, отраслевую СЭД, разработали технологии поточного сканирования, электронного согласования документов с использованием ЭЦП Первыми стали оказывать консалтинговые услуги в области работы с документами Ввели в действие около половины всех СЭД в России и являемся исполнителями в большинстве масштабных проектов в федеральных и региональных органах власти «ДЕЛО» – отраслевой стандарт де факто «АРХИВНОЕ ДЕЛО 3»– «Лучший продукт 2006 года» «АРХИВНЫЙ ФОНД 4» – новый стандарт для архивов РФ Студенты более 120 учебных заведений России и СНГ изучают СЭД на базе наших систем

3 ЭОС В ОРГАНАХ ВЛАСТИ ВысшиеФедеральныеРегиональные Госдума Совет Федерации Конститу- ционный Суд Счетная Палата ЦИК и избирательные комиссии (ГАС «Выборы») Судебный департамент, суды общей юрисдикции и арбитражные суды (ГАС «Правосудие») Генпрокуратура и органы прокуратуры Минсельхозпрод Минкультуры Росархив Росстрахнадзор Госгортехнадзор Госнаркоконтроль и территориальные управления Комитет по финансовому мониторингу Комитет по геодезии и картографии Банк России и его территориальные учреждения Алтай Башкортостан Волгоградская обл. Алтайский край Архангельская обл. Брянская обл. Калининградская обл. Липецкая обл. Магаданская обл. Московская обл. Мордовия Новгородская обл. Пензенская обл. Саха (Якутия) Ростовская обл. Хакасия Читинская обл.

4 ЭОС В 2006 ГОДУ (DSS CONSULTING, СПб., 2007)

5 Для создания эффективной системы документооборота необходима выработка единых для всей организации принципов подготовки, регистрации, обработки и хранения всех видов документов, унификации форм их хранения и представления, а также методов обработки

6 ЛОГИКА РАЗВИТИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ДОКУМЕНТООБОРОТ МАСШТАБА ПРЕДПРИЯТИЯ ЭЛЕКТРОННАЯ КАНЦЕЛЯРИЯ

7 ЭВОЛЮЦИЯ СФЕРЫ ОТВЕТСТВЕННОСТИ СЛУЖБЫ ДОУ Организационно- распорядительные документы Готовые документы Документы компетенции руководства организации Процессы регистрации, обработки и хранения документов Система автоматизации канцелярии СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Все виды документов (бухгалтерские, технические, договорные, нормативные, справочные, аналитические) Проекты (версии), готовые документы, ретроспективные/архивные документы 5 Все документы всех работников организации Все рабочие процессы (регламенты), использующие документы Система управления бумажными и электронными документами организации (корпоративного сообщества) СЛУЖБА ИНФОРМАЦИОННОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

8 НОВЫЕ ДОКУМЕНТАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Офисные приложения Коллективная подготовка и электронное согласование проектов документов Электронная почта Сканирование бумажных документов (потоковое сканирование) Штрих-кодирование бумажных документов Электронная цифровая подпись Электронное управление документооборотом и административными регламентами Веб-порталы, веб-сайты Электронные архивы Электронное управление архивами

9 НОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОУ Современные стандарты в области управления документами ГОСТ Р ИСО 15489:2007, MoReq и др. Новые технологические регламенты (использования СЭД и СЭА, работы с электронной почтой и веб-сайтом, электронного согласования документов, применения ЭЦП, уничтожения электронных документов и др.) Непрерывность рабочих процессов Информационная безопасность и работа с конфиденциальной информацией Защита персональных данных и т.д.

10 НОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ УСЛУГ ПОСТАВЩИКА СЭД Разработка единых принципов управления документами в организации Формирование полноценной нормативной базы для работы с электронными документами Установка и ввод в эксплуатацию систем электронного документооборота и архива всех структурных подразделений организации Интеграция системы электронного документооборота с другими системами и технологиями, используемыми в организации

11 НОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ И ЭОС Собственные программные продукты –еDoc – документационный сервер –«ДЕЛО» – регламентный документооборот –«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – ведомственный архив –«КАДРЫ» – кадровый учет Полный комплекс услуг : –Документационный консалтинг –Разработка нормативных документов –Внедрение Интеграционные решения (эл.почта, портал, MS Office, FineReader, Крипто-Про CSP, КриптоАрм, eToken, 1С, IBM WebSphere Кодекс, Референт, Lotus, MS SPPS, Hummingberd, Saperion и др.)

12 « ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ » Москва, ул. Электрозаводская, 52 Телефон/факс: (495) Электронная почта: Служба маркетинга: Служба поддержки: СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!