1 Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в организации ПРОСТОЙ СОФТ: АРХИВ ДОКУМЕНТОВ. - презентация

1 1 Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в организации ПРОСТОЙ СОФТ: АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

2 2 Основные функции системы Систематизация учета и хранения документов Контроль исполнения документов по срокам Контроль исполнения документов по ответственным исполнителям Оперативный доступ к документам

3 3 Преимущества системы Эффективный анализ - удобные способы сортировки и фильтрации данных Возможность изменения структуры данных – добавления таблиц и полей Многопользовательский режим

4 4 Составляющие системы Вкладка «Документы» Вкладка «Компании» Вкладка «История выдачи» Вкладка «Сотрудники»

5 5 Рассмотрим подробнее процесс работы в системе

6 6 Пользовательский интерфейс Каждая таблица представлена на отдельной вкладке. Есть возможность создавать свои таблицы и вкладки для них Подсчет итогов по полям (Например, суммы) Все данные можно импортировать в Word, Excel, текстовый файл (CSV) и HTML. Точно так же есть возможность импорта из Excel и CSV Возможность выделить цветом записи с определенными значениями определенных полей Внизу, в строке- статусе, можно всегда посмотреть расположение открытой базы и количество записей в основной таблице На вкладках таблиц может присутствовать группа вкладок с подчиненными таблицами (например «История выдачи», подчиненная к таблице «Документы»)

7 7 Импорт Занесение данных вручную Начало работы Существуют следующие варианты занесения данных в систему:

8 8 Импорт Открываем соответствующий пункт меню. Можно экспортировать данные из Excel или CSV файла Импортируем данные. Выбираем нужную таблицу базы данных и задаем соответствие полей, откуда какую информацию перегонять. Во время сопоставления необходимо помнить о типе полей.

9 9 Занесение данных вручную Задаем редактирование в отдельной форме Заносим данные Жмем Новая запись

10 10 Выделяем любое значение интересующего поля Жмем кнопку «Свойства поля», панели инструментов Видим привязку к таблице Связи между данными Данные в некоторых таблицах могут быть связаны между собой. Например, если мы посмотрим свойства поля Исполнитель таблицы Документы, то увидим, что значения привязаны к таблице tblUsers (Исполнители).

11 11 Устанавливаем фильтры в соответствии с оговоренными условиями В программе есть возможность установки фильтров по всем операторам языка SQL Находим 2 документа, удовлетворяющих нашему запросу Фильтрация данных Чтобы быстро найти нужные диски либо проанализировать состав коллекции используются фильтры. Допустим, мы хотим найти все Сметы компании-партнера Дельта:

12 12 Свойства таблицы удобная настройка полей, которые надо отображать. возможность настроить цвет, которым будут выделяться строки с определенными значениями определенных полей выбор поля, по которому будет считаться итог и возможность ввести формулу подсчета итогов выбор полей, по которым будет отображаться дерево настройка подчиненных вкладок с подчиненными таблицами Настроить интерфейс вкладок можно при помощи опции Свойства таблицы :

13 13 Дерево отображаем дерево при помощи соответствующей кнопки панели инструментов выбираем нужную ветвь дерева, и отображаются записи только с выбранным значением поля, по которому построено дерево Когда необходимо отобрать данные с одинаковыми значениями полей, вместо таблицы с фильтрами удобнее использовать дерево. Предварительно в свойствах таблицы, в таком случае, надо установить, по каким полям дерево будет строиться.

14 14 Скрываем таблицу с фильтрами и дерево, нажав на соответствующие кнопки панели инструментов, чтобы больше данных было в области видимости Сортируем данные простым кликом по полю Компания Нажав кнопку поиска на панели инструментов ищем Сервис Плюс в поле Компания Поиск по таблице Допустим, мы хотим найти документы по работе с компанией-партнером Сервис Плюс:

15 15 История выдачи документов В таблице История выдачи фиксируются дата выдачи на руки и дата возврата документа сотрудником. Если документ не возвращен, запись автоматически выделяется цветом.

16 16 Изменение структуры Возможно, для работы Вам понадобятся свои поля. Или, наоборот, некоторые поля, предусмотренные разработчиком, Вами точно использоваться не будут. Большое преимущество программы состоит в том, что структуру данных можно легко изменять согласно требований пользователя. Вы можете: Удалять ненужные поля и таблицы Скрывать/отображать поля и таблицы Создавать новые поля и таблицы

17 17 Удаление / скрытие полей Контекстное меню открывается простым щелчком правой кнопкой мыши по заголовкам полей Скрытие/отображение полей происходит путем проставления галочек напротив полей, которые должны быть видны Также при помощи данного контекстного меню можно добавить новое поле, удалить выбранное поле или посмотреть его свойства.

18 18 Добавление нового поля При добавлении нового поля предоставляются следующие возможности: возможность выбора типа данных возможность создания вычисляемых полей на основе sql привязка значений к другой таблице явное задание значений для выбора из выпадающего списка

19 19 Экспорт данных Экспортировать также можно абсолютно любую таблицу. Для этого нужно нажать одну из четырех кнопок для экспорта на панели инструментов (в Word, в Excel, в CSV или в HTML). В MS Exel экспорт выполняется сразу без дополнительных вопросов. Для экспорта в текстовый формат CSV выдается форма, где вы выбираете целевой файл, задаете разделитель полей. Можно задавать любой символ-разделитель. Также можно экспортировать названия (заголовки) полей первой строчкой. Экспортируются только видимые поля. Экспорт в MS Word предназначен для создания выходных документов (отчетов) для одной текущей записи таблицы. Создается шаблонный документ MS Word.

20 20 Экспорт в MS Word Шаблон представляет собой обычный документ Word, в который вставлены закладки - это специальные маркеры по которым «Архив документов» определяет, в какое место документа вставить данные из соответствующего поля таблицы. 2. В Word необходимо включить отображение закладок, это поможет ориентироваться при создании шаблона. Сервис > Параметры > Вид. Установите галочку напротив надписи закладки. Возможна генерация любых документов и отчетов по шаблонам. 1. Вначале необходимо создать папку Шаблоны каталога DocumentsCount, в которой будут храниться шаблоны для всех основных страниц 3. Теперь экспортированные в документ в Word записи будут выглядеть следующим образом. Символ здесь обозначает закладку, т.е. место, куда вставляются данные из соответствующего поля таблицы. Шаблоны можно редактировать. Для работы Вам вероятнее всего придется создать собственные шаблоны.

21 21 Групповое обновление Вы можете изменять значения вручную для одной записи, а можно воспользоваться функциональностью Меню>Сервис>Групповое обновление. Допустим, изменился адрес одной из компаний-партнеров. С помощью данной формы можно изменить значение поля Адрес для всех документов этой компании сразу. Есть возможность не изменить выбранные значения, а удалить их Есть возможность посмотреть и изменить sql-инструкцию обновления Возможность задания нескольких условий отбора записей при помощи различных sql-операторов

22 22 Удаление дублей Вы можете войти в режим настройки инструкции SQL, которая будет выполнена, и изменить ее. Например, вы можете не удалять дублированные записи, а только лишь отметить их как "Мертвые" (или как "Избранные"), вероятно, для последующего удаления вручную. В этом случае замените SQL- инструкцию с этой DELETE FROM [tblMain] T1 WHERE EXISTS (SELECT * FROM [tblMain] T2 WHERE (T2.RegNumber = T1.RegNumber) AND (T2.DocType = T1.DocType) AND (T2.ID > T1.ID)) на эту (легко заметить, что меняется только первая строчка инструкции) UPDATE [tblMain] T1 SET [Dead] = 1 WHERE EXISTS (SELECT * FROM [tblMain] T2 WHERE (T2.RegNumber = T1.RegNumber) AND (T2.DocType = T1.DocType) AND (T2.ID > T1.ID)) С течением времени добавляемые вручную либо импортируемые в базу данные могут начать дублироваться. Удалить дублированные записи можно, выбрав в разделе Меню>Сервис>Удалить дубли T1.ID)) на эту (легко заметить, что меняется только первая строчка инструкции) UPDATE [tblMain] T1 SET [Dead] = 1 WHERE EXISTS (SELECT * FROM [tblMain] T2 WHERE (T2.RegNumber = T1.RegNumber) AND (T2.DocType = T1.DocType) AND (T2.ID > T1.ID)) С течением времени добавляемые вручную либо импортируемые в базу данные могут начать дублироваться. Удалить дублированные записи можно, выбрав в разделе Меню>Сервис>Удалить дубли">

23 23 Многопользовательский режим Когда многопользовательский режим включен, каждый пользователь, содержащийся в таблице tblUsers, проходит аутентификацию при старте программы и получает права в соответствии с его ролью (Администратор, Пользователь или Гость). Эта настройка общая для всех пользователей и хранится в БД. Роль "Администратор" Возможны любые изменения, создание полей и таблиц, настройка видимых полей, их порядка, основных вкладок, добавление пользователей, изменение общих и персональных настроек, импорт данных и групповое обновление. Роль "Пользователь" Добавление и изменение данных. Изменение персональных настроек. Роль "Гость" Только просмотр данных в таблицах основных вкладок.

24 24 История изменений Иногда полезно обладать информацией о том, что и когда было изменено в базе данных. Для этого в программе предусмотрена возможность ведения таблицы Истории изменений. Простановка галочки напротив соответствующего пункта формы Настройки включает автоматическое занесение всех изменений в таблицу.

25 25 Если вы хотите приобрести данную программу...

26 26 Установка Для установки программы на вашем компьютере необходимо запустить файл DocumentsCount.msi, который входит в состав инсталляционного пакета. Во время установки предлагается указать папку, в которую будет установлено приложение. По умолчанию это C:\Program Files\DocumentsCount. Минимальные требования к компьютеру: операционная система Windows 95, 98, NT, 2000, XP; процессор с частотой 100 MGz и более; оперативная память 16 Mb и более; жесткий диск (используется около 3Мб с пустой базой данных);

27 27 Регистрация Чтобы купить полноценную версию программы, требуется оплата в размере, зависящем от типа лицензии. Способы оплаты, типы лицензий и возможности по ним указаны на нашем сайте Выберите подходящую для Вас лицензию и оплатите удобным для вас способом. После оплаты Вам высылается лицензионный код программы по емейлу. Его нужно ввести в диалоговое окно "Ввод лицензионного кода" из меню "Помощь" и ваша демо-версия становится полной версией без функциональных и временных ограничений. Ограничение демо-версии Вы можете работать с программой в течение 30-ти дней.

28 28 Техническая поддержка Техническая поддержка осуществляется по электронной почте. Пожалуйста, пишите нам по адресу Если вы являетесь зарегистрированным пользователем, включите в письмо ваш лицензионный ключ или сообщите название вашей компании (или ваше ФИО), которое вы сообщали при покупке программы. Полезным также будет сообщить конфигурацию вашего компьютера и операционную систему (не забудьте указать язык), если у вас возникает системная ошибка, и другие уместные настройки. Но, прежде всего, убедитесь, что у вас установлена последняя версия программы, посетив сайт программы поскольку поддержка осуществляется только текущей (последней) версии программы. Ваше мнение может влиять на то, как будут выглядеть следующие версии программы. Если у вас есть идеи по улучшению программы, присылайте нам письма с предложениями. С уважением, Абрамов Иван Валерьевич, программист и руководитель компании "Простой софт". Россия, Санкт-Петербург.. Спасибо за внимание!