Гамбургский Счет – оценка чего-либо без скидок и уступок с предельной требовательностью. Тахометр бизнес-процессов. - презентация

1 Гамбургский Счет – оценка чего-либо без скидок и уступок с предельной требовательностью. Тахометр бизнес-процессов

2 «Бутерброд с черной икрой » Управление организационной эффективностью. Управление производительности бизнес-приложений Повышение эффективности ITSM. Управление здоровьем ИТ-Инфраструктуры.

3 Как появился Гамбургский Счет

4 «Тахометр» бизнес-процессов От управления производительностью труда до управления себестоимостью продукции 5. Функционально- Стоимостной Анализ (Activity Based Costing) Финансовая служба 4. Управление численностью НR-Служба 3. Оптимизация организационной структуры 2. Нормирование труда 1. Учет рабочего времени, выравнивание нагрузки Линейные руководители всех служб Управление организационной эффективностью Управление себестоимостью продуктов и услуг

5 Методика: Time-Driven Activity-Based Costing (Каплан, Андерсон, 2005) Совокупные квартальные затраты на поддержание Ресурса 31680× × Время на единичную операцию × Число единичных операций, (выполняемых в квартал) Стоимость единицы времени (минуты) × Ставка носителя затрат Описание методики здесьОписание методики здесь. Доля продуктивной работы Число работников

6 Стратегический HR-менеджмент 1.Какова доля Продуктивной Работы в каждом подразделении? Можно ли её увеличить? Как это сделать? 2.Каково время выполнения типовых операции? От чего это время зависит? Можно ли его уменьшить? 3.Сколько типовых операций выполняется в месяц/квартал? От чего это зависит? Можно ли увеличить это число? 4.Сколько работников необходимо и достаточно в каждом подразделении? От чего это зависит? 5.Каковы совокупные затраты на поддержание каждого Ресурса? Можно ли их «безболезненно» снизить? Практическое управление организационной эффективностью

7 Сбалансированный подход Значимость информации о трудозатратах для Бизнеса «Стоимость» получения информации о трудозатратах "Time is the scarcest resource and unless it is managed, nothing else can be managed» Питер Друкер Ох как я бы бегал в табуне, но не под седлом и без узды» Владимир Высоцкий Достоверность информации Трудоемкость получения информации

8 Регламентированный и «творческий» труд Эффективная Нагрузка для работников регламентированного труда – доля чистого времени, приходящаяся на выполнение типовых бизнес-операций. Эффективная Нагрузка для работников «творческого» труда - доля времени, приходящаяся на выполнение работ, непосредственно связанных с выполнением определенных бизнес-функций (в простейшем случае – с выполнением прямых должностных обязанностей). Три категории персонала: 1.Работники регламентированного труда - выполняют типовые операции, как правило, с использованием компьютера. 2.Работники «творческого» (нерегламентированного) труда – выполняют типовые задания с использованием заранее определенных методик. 3.«Креативщики» - бизнес-администрирование, разработка новых методик, технологий и т.п. (Понятие Эффективной Нагрузки неприменимо). Регламентированный труд «Творческий» труд Цель 2 Цель 1 ЦельИсходная точка

9 Три составляющие Эффективной Нагрузки 1.Фактические трудозатраты персонала в разных «разрезах» (по бизнес-функциям (бизнес-процессам), проектам, работникам, отделам и т.д.). 2.Эффективность использования рабочего времени при выполнении Продуктивной Работы (для каждого вида трудозатрат). Эффективно = Хорошо. 3.Достоверность информации о фактических трудозатратах, соответствующих Продуктивной Работе. Для работников регламентированного труда и работников «творческого» труда Эффективная Нагрузка измеряется по-разному. Применение – персонал, работающий на компьютере.

10 Эффективная Нагрузка А1.1.1A1.1.2А1.1.1В2.1.4А1.1.2В Название работы. 2.Тип работы классификатор работ. 3.Назначение работы справочник атрибутов. Сколько времени выполняется работа. Какова эффективность использования времени при выполнении работы (ОПЦИОНАЛЬНО, если возможно). Какова достоверность информации о трудозатратах (ОПЦИОНАЛЬНО, если возможно). Рабочий день/неделя/… Рабочий День = Продуктивная Работа + Вспомогательная Работа Эффективная Нагрузка (%) = доля Продуктивной Работы

11 Загруженность персонала (%) Интегрированный фактор (шт.) MAX MIN Персонал перегружен (повышаются риски) Персонал недогружен (повышается себестоимость) Загруженность персонала = F (Интегрированный фактор) Численность персонала = F (Загруженность) Концепция управления численностью работников регламентированного труда Хорошо

12 Оптимизация организационной структуры F1F2F3F4F5F5 P17%64%-29%- P2-99%--1% P344%-66%-- P4-5%-95%- Бизнес-функции Организационные звенья (подразделения) Анализ соответствия орг. структуры стратегическим целям компании Миссия Дерево целей Дерево стратегий Бизнес-функции Организационные звенья Функциональные обязанности Доля Продуктивной Работы подразделения P2, приходящейся на выполнение бизнес-функции F5 !!!

13 Техническая концепция Гамбургского Счета «Фотоаппарат» рабочего дня

14 1. Создаем справочник атрибутов Определяем значимые «разрезы» вычисления себестоимости Название атрибутаЗначения атрибута Document Code (DC) AПроект 1.Проект 1A01 2.Проект 2A02 3.Проект 3A03 BНаправление 1.Направление 1B01 2.Направление 2B02 CЗаказчик работы 1.Заказчик 1C001 2.Заказчик 2C002 3.Заказчик 3C003 DПроцесс 1.Процесс 1D01 2.Процесс 2D02 Можно задавать до 16 произвольных атрибутов («разрезов») с, практически, неограниченным количеством значений каждого атрибута.

15 2. Создаем справочник бизнес-операций Определяем бизнес-операции и присваиваем им атрибуты Три вида признаков: 1.Название активного окна MS Windows (окна, находящегося на переднем плане (для GUI-приложений)). 2.URL (для web-приложений). 3.Название активного окна MS Windows и специального кода в названии файла (для офисных GUI-приложений ). Название бизнес-операции Признаки бизнес-операции Атрибуты бизнес-операции (для чего предназначена работа) Название, отражающее смысл выполняемой работы Процесс + Активное Окно/URL/Окно+ DC Атрибут 1- значение Атрибут 2- значение Атрибут 3- значение Процесс + Активное Окно/URL/Окно+ DC Из справочника атрибутов DC – Document Code

16 2-1. Создание справочника для GUI-приложений Бизнес- операции Окна MS Windows Определенному набору окон MS Windows ставится в соответствия бизнес-операция с определенным набором атрибутов.

17 2-2. Создание справочника для Web-приложений Определенному набору URL ставится в соответствия бизнес-операция с определенным набором атрибутов. Бизнес-операция URL

18 2-3. Создание справочника для офисных приложений Частный случай справочника для GUI-приложений Название атрибутаЗначения атрибута 1.Проект 1.Проект 1 2.Проект 2 3.Проект 3 2.Направление 1.Направление Х 2.Направление Z 3.Заказчик работы 1.Заказчик A 2.Заказчик B 3.Заказчик C Пример: MSWORD.EXE + DC0111 = Составление технической документации по Проекту 2, Направление Z, Заказчик B Код документа определяет набор атрибутов Название процесса + текст в заголовке активного окна = Название бизнес- операции + набор атрибутов.

19 3. Измеряем фактические трудозатраты Используем приложение SelfTrace Автоматический хронометраж Самохронометраж Ручной ввод данных

20 МетрикаВесФактПорогПланВызовFuncRes%Res Интегрированный фактор (баллы) … = BPI Интегрированный фактор = (Число обработанных строк) * 1 + (Число заведенных справочников)* 3 + (Число созданных документов)*2 + (Число созданных отчетов)*5 Аналогично расчету KPI Res. Интегрированный фактор (баллы) Порог План Вызов Оцениваем эффективность трудозатрат Измеряем значение показателя BPI (Basic Performance Indicator) В ПРОСТЕЙШЕМ СЛУЧАЕ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ.

21 5. Оцениваем достоверность трудозатрат Достоверность информации о трудозатратах – ключевой вопрос управления себестоимостью продуктов и услуг Уровень Вид операций Первый уровеньВторой уровень Операции, выполняемые без использования компьютера. Оценка Комиссаром (Наблюдателем) Операции, выполняемые с использованием компьютера. Оценка Экспертной Системой ОПЦИОНАЛЬНО Оценка Комиссаром (Наблюдателем) В Гамбургском Счете применяется 2-х уровневая система оценки достоверности информации о трудозатратах. При этом используемые на каждом уровне средства зависят от выполняемых персоналом операций (с использованием компьютера или без использования компьютера).

22 5-1. Оценка достоверности Экспертной Системой Оцениваем достоверность трудозатрат по операциям, связанным с использованием компьютера Работа Атрибуты Заданий (Бизнес-операций) ЦельФункцияПроект Ю-КОД Срок Для каждого Ю-КОДА задается Экспертиза расчета Достоверности Результатов Бизнес-приложения, которые могут использоваться работником Минимальная интенсивность ввода данных (символов/мин) Максимальная интенсивность ввода данных (символов/мин) MS Word 5300 MS Excel 5200 Консультант Плюс 550 Достоверность Результатов – это доля времени, в течение которого сотрудник работал с определенными бизнес-приложениями и интенсивностью в заданном диапазоне. ОСНОВНОЙ метод оценки достоверности.

23 5-2. Оценка достоверности Комиссаром Комиссар (Наблюдатель) в режиме реального времени видит выбор работников (выбранные задания, виды активности и т.д.) и подтверждает (или не подтверждает) этот выбор на основе результатов видеонаблюдения и контроля содержимого компьютерных экранов. Работник (программа SelfTrace) Комиссар (программа SLA-ON Operations) Оцениваем достоверность трудозатрат по операциям, не связанным с использованием компьютера «Достоверность по Комиссару» = 100% * (Число подтверждений Комиссара)/ (Общее число проверок) ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ метод оценки достоверности (МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ). Опционально

24 Управление организационной эффективностью Хронометраж Эффективная Нагрузка Эффективная Нагрузка, Достижения Эффективная Нагрузка, Достижения, Факторы Линейный руководитель HR-менеджер Директор по развитию ERP, CRM, Service Desk … «Штуки», Факторы Контур 3: Управление себестоимостью продуктов и услуг (численностью персонала). Контур 2: Устранение «узких» мест, управление достижениями. Контур 1: Управление трудозатратами. Три контура управления организационной эффективностью Корректирующие действия: Ежедневно Корректирующие действия: Ежемесячно - Ежеквартально Корректирующие действия: Ежеквартально - Ежегодно

25 1. Оперативный мониторинг (1) Иерархическое представление информации о трудозатратах (например, бизнес-процесс подразделение работник)

26 1. Оперативный мониторинг (2) Информация о текущей загруженности и текущей активности каждого работника

27 Анализ трудозатрат «в динамике» 1. Оперативный мониторинг (3)

28 Контролируемые метрики (показатели «качества» трудозатрат) 1. Оперативный мониторинг (4) Ключевые показателиОписание Абсолютное значение фактических трудозатрат в определенном разрезе (проект подразделение, бизнес-процесс, … ) Значение фактических трудозатрат по Заданиям с определенным набором атрибутов, соответствующих определенному проекту, подразделению, бизнес-процессу, продукту, сервису и т.п.. Доля (%) повторных трудозатрат по проекту, работнику, подразделению, … Доля трудозатрат, выполняемых повторно вследствие выявленных ошибок. Эффективная Нагрузка (%)Доля Продуктивных Работ в общем объеме выполняемых работ.

29 Менеджер проекта Трудозатраты по таймшитам «Тахометр» Доля фактических трудозатрат Доля повторных трудозатрат BPI Доля достоверных трудозатрат Иванов4095%11%0.970% Петров4564%4%0.7451% Сидоров38112%0%195% 2. Оперативный мониторинг (5) Управление трудозатратами при проектной форме организации труда Отчетный период: день, неделя, месяц, … Фактические трудозатраты – измерены средствами самохронометража. Достоверные трудозатраты – подтверждены экспертной системой или комиссаром.

30 2. Ретроспективный анализ (1) Работа Соколов Владимир Работа Среднее по отделу Работа Хлопонина Лариса Сравнительный анализ трудозатрат за прошедшие периоды

31 РАБОТНИК ОТДЕЛ Категория труда Оценка достижений (KPI) «Тахометр» Общая Эффективная Нагрузка BPI Достоверная Эффективная Нагрузка HR-Служба--- 94%0.9387% IT -Служба--- 15%0.237%7% Петров«Творческий»0.7497%-92% (порог – 70%) Сидоров«Творческий»0.7356%-61% (порог – 70%) 2. Ретроспективный анализ (2) Сопоставление трудозатрат и достижений при процессной форме организации труда Петров и Сидоров : достижения одинаковые, трудозатрат ы разные. В чем причина? Причин может быть, как минимум, три. Петров использует неправильную тактику достижения целей, плановые показатели Петрова завышены, плановые показатели Сидорова занижены.

32 3. Динамическая модель численности (1) Динамическая модель Факторы ВРЕМЯ Требуемая численность Требуемая численность = F (Факторы, Время) Модель автоматически изменяется со временем.

33 ROI

34 Повышение эффективности использования ФОТ Категория персоналаТехнология управленияПрименение Гамбургского Счета 20%Нет необходимости 20%Постановка задач Самоконтроль и повышение личной эффективности 20% Постановка задач, мотивация Управление численностью и повышение производительности труда 20% Постановка задач, мотивация, контроль исполнения Управление численностью и повышение производительности труда 20%НецелесообразноУправление численностью Применение Гамбургского Счета ~ 80% персонала любой организации, из них в 40% случаев - для повышения производительности труда. Применение Гамбургского Счета в социальной группе

35 Экономическая эффективность Внедрение модели Гамбургский Счет 3 на 100 работников Статьи расходовЗатраты 1. Лицензии на использование ГС 3 на 100 работников363 т.р. 2. Техническая поддержка ГС 3 в течение 1 года73 т.р. 3. Базовое внедрение ГС 355 т.р. 4. Аппаратная платформа, обучение, консалтинг, обслуживание, …300 т.р. ИТОГО: ~ 791 т.р. ФОТ 100 работников в год с учетом всех налогов42 т.р. *12*100 = ~ т.р. Внедрение Гамбургского Счета позволит, как минимум, на 15% повысить производительность труда ~ 40% работников * 0.4 *0.15 = 3000 т.р. Рентабельность = [( ) /791]*100% ~ 280 % «Экономия» = ФОТ ~ 5 работников; (( )/42) = 5

36 «Где деньги»? Операция Число единичных операций Время на единичную операцию, мин. Время на все операции данного вида, мин. Ставка носителя затрат, $ Общие затраты, $ Обработка клиентских заказов (7.2) ( ) Обработка клиентских запросов (39.6) (45 540) Проверка кредитоспособности (45) ( ) Всего использовано ( ) Всего выделено ( ) Неиспользованные ресурсы (30 856) (25 800) Таблица из статьи «ABC в разрезе времени»; Роберт Каплан, Стивен Андерсон; Harward Business Review Россия, Март Если продуктивная работа уменьшается ~ на 10%, то разница составляет более 300%! $6.4 – если продуктивная работа ~ 80% $7.2 – если продуктивная работа ~ 70%) Как измерять? Ключевой вопрос – Ставка Носителя Затрат! Как можно уменьшить? Пример:

37 Хотите узнать больше? 1.Слайд-тур по функциональности Гамбургского Счета: 2. Презентация пяти моделей Гамбургского Счета: