Министерство образования, науки и молодежной политики Краснодарского края ГБОУ ДПО Институт развития образования Краснодарского края Кафедра управления. - презентация

1 Министерство образования, науки и молодежной политики Краснодарского края ГБОУ ДПО Институт развития образования Краснодарского края Кафедра управления образовательными системами

2 Законодательство архивного дела Законодательство архивного дела Федеральный закон от ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 1 ГОСТ Р «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Приказ Федеральное архивное агентство « Об утверждении примерного положения об архиве организации» от Федеральный закон от ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от

3 «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от ) ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА Введение 1. Общие положения 1.1. Понятие архива организации 1.2. Виды архивов 1.3. Основные задачи и функции архива 1.4. Права архива 1.5. Ответственность архива 2. Экспертиза ценности документов 2.1. Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов 2.2. Организация проведения экспертизы ценности документов 2.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов 2.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов 3. Комплектование архива 3.1. Комплектование архива организации 3.2. Источники комплектования архива 3.3. Состав документов, подлежащих передаче в архив 3.4. Номенклатура дел 3.5. Порядок формирования дел в организации 3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив 3.7. Составление и оформление описей дел

4 4. Обеспечение сохранности документов архива 4.1. Система мер обеспечения сохранности документов 4.2. Требования к зданиям и помещениям архива 4.3. Режимы хранения документов 4.4. Размещение документов в хранилище 4.5. Порядок выдачи дел из хранилищ 4.6. Обеспечение физико-химической сохранности документов 4.7. Проверка наличия и состояния документов 4.8. Особо ценные и уникальные документы архива 4.9. Страховой фонд и фонд пользования 5. Организация документов в архиве 5.1. Документальный и архивный фонд организации 5.2. Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда 5.2. Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда 5.3. Хронологические границы архивного фонда 5.4. Организация документов в пределах архивного фонда 6. Учет документов в архиве 6.1. Общие требования к учету документов 6.2. Единицы учета 6.3. Система учетных документов архива 6.4. Порядок ведения основных учетных документов 6.5. Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении 6.6. Ведение учетных баз данных

5 7. Научно-справочный аппарат к документам архива 7.1. Система научно-справочного аппарата 7.2. Описи дел, документов 7.3. Каталоги и ведомственные картотеки 7.4. Указатели 7.5. Обзоры 7.6. Историческая справка 7.7. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива 8. Использование документов архива 8.1. Понятие использования документов архива 8.2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера 8.3. Работа читального зала архива 8.4. Выдача дел во временное пользование 8.5. Использование документов архива при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикационной деятельности 8.5. Использование документов архива при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикационной деятельности 8.6. Учет использования дел и документов архива 9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение 10. Организация работы архива Создание архива организации Планирование работы и отчетность архива Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений Выполнение платных работ и услуг Прием-передача документов при смене руководителя архива Порядок приема-передачи документов при реорганизации организации

6 Приложение 1. ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ Приложение 2. ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ Приложение 3. ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Приложение 4. АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ Приложение 4. АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ Приложение 5. ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ Приложение 6. ЛИСТ ФОНДА 1. Учет неописанных документов 2. Учет описанных документов Приложение 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ Приложение 8. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ Приложение 9. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА Приложение 10. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА Приложение 11. ОБЛОЖКА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ Приложение 12. ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ Приложение 12. ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ Приложение 13. ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ И ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ Приложение 14. ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ Приложение 15. КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ Приложение 16. КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

7 Приложение 17. ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ Приложение 18. АКТ О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ Приложение 19. КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ Приложение 20. ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Приложение 21. КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА Приложение 22. АКТ ПРОВЕРКИ, НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ Приложение 23. ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ Приложение 24. КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ Приложение 25. СПИСОК ФОНДОВ Приложение 26. РЕЕСТР ОПИСЕЙ Приложение 27. КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ Приложение 27. КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ Приложение 28. ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА Приложение 29. ПАСПОРТ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ Приложение 30. ПАСПОРТ ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ ДОКУМЕНТЫ ОТРАСЛЕВОГО ФОНДА Приложение 31. УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ЕДИНИЦЫ УЧЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ (ЭД) Приложение 32. АКТ О МИГРАЦИИ И ПЕРЕЗАПИСИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Приложение 33. ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Приложение 34. ЖУРНАЛ УЧЕТА МИГРАЦИЙ И ПЕРЕЗАПИСЕЙ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Приложение 35. АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ Приложение 35. АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

8 Приложение 36. АКТ О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ Приложение 36. АКТ О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ Приложение 37. АКТ О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ ДОКУМЕНТОВ Приложение 38. АКТ ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ Приложение 39. АКТ ОБ ОБРАЗОВАНИИ ОБЪЕДИНЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА Приложение 40. АКТ О ТЕХНИЧЕСКИХ ОШИБКАХ В УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ Приложение 41. АКТ ОБ ОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ Приложение 42. АРХИВНАЯ СПРАВКА (ОБРАЗЕЦ) Приложение 43. КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Приложение 44. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВЫДАННЫХ КОПИЙ, ВЫПИСОК, СПРАВОК, ТЕМАТИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ Приложение 44. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВЫДАННЫХ КОПИЙ, ВЫПИСОК, СПРАВОК, ТЕМАТИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ Приложение 45. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА Приложение 45. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА Приложение 46. ГОДОВОЙ ПЛАН РАБОТЫ АРХИВА Приложение 47. КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ Приложение 48. АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ АРХИВА

9 ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО ПРИКАЗ 11 апреля 2018 г. 42 Об утверждении примерного положения об архиве организации В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации » (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, 43, ст. 4169; 2006, 50, ст. 5280; 2007, 49, ст. 6079; 2008, 20, ст. 2253; 2010, 19, ст. 2291, 31, ст. 4196; 2013, 7, ст. 611; 2014, 40, ст. 5320; 2015, 48, ст. 6723; 2016, 10, ст. 1317, 22, ст. 3097; 2017, 25, ст. 3596; 2018, 1, ст. 19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. 293 « Вопросы Федерального архивного агентства » (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, 26, ст. 4034), п р и к а з ы в а ю: Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве организации. примерное положение об архиве организации

10 Примерное положение об архиве организации УТВЕРЖДЕНО приказом Федерального архивного агентства от г. 42 приказом Федерального архивного агентства от г. 42 Зарегистрирован в Минюсте России Регистрационный Источник:

11 Примерное положение об архиве организации 1. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации). 2. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация. 3. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

12 II. Состав документов Архива организации Архив организации хранит: а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации; б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии); в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии); г) фонд пользования (архива) (при наличии); д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

13 III. Задачи Архива организации К задачам Архива организации относятся: 7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.