ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА - презентация

1 Выполнил: студент 3-го курса Группы 31 КС Богданов М.А. УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ТОГБПОУ Многоотраслевой колледж

2 ДОКУМЕНТООБОРО это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение цель обеспечение движения комплексов документов в процессе документационного обеспечения управления (ДОУ) задача совершенствования документооборота организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ

3 ДОКУМЕНТООБОРОТ

4 объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день); удельный вес каждой группы документов или документопотоков в общем документообороте; плотность документопотока объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени; физический объем конкретного документа размер его текста; продолжительность документооборота скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Определяется как время, затрачиваемое на прохождение маршрута документа

5 используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная); организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота); особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).

6 ПРИНЦИПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Принципы документооборота прямоточность ритмичность пропорциональность непрерывность параллельность самостоятельность и ответственность

7 МЕТОДЫ СОКРАЩЕНИЯ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА Методы сокращения объема документооборота Унификация и стандартизация документов Совершенствование законодательства Повышение качества подготовки и оформления документов Применение практики бездокументного решения вопросов Уменьшение количества документов- дубликатов Использование современных информационных технологий

8 ОПЕРАЦИИ ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ Прием документов и проверка правильности доставки Вскрытие конвертов и проверка целостности вложений Предварительное рассмотрение (сравнение) Простановка отметки поступлении (входящего штампа) на документе Регистрацияпередача и доставка документов руководителю Рассмотрение документов руководителем (резолюция)Внесение сведений из резолюции в журнал или карточку регистрации Передача документов исполнителю Контроль исполнения документов Исполнение документов Подшивка документов в дела Передача писем с пометкой (Лично) Передача документов в структурные подразделения исполнителям

9 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах: единая регистрационно- контрольная карточка журнальная форма регистрации документов

10 РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

11 ПРИМЕР ЖУРНАЛЬНОЙ ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ: Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направлен документ Отметка об исполнении

12 ОПЕРАЦИИ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ Составление проекта исходящего документ Проверка правильность оформления документа Согласование проекта документа Подписание руководителем Регистрация документа Простановка индекса (номер) на документе Проверка правильности адресования Отправка документа адресату Подшивка второго экземпляра (копии) в дело

13 ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ документы, которые создаются организацией и остаются в ней. на стадии подготовки они проходят путь исходящих документов, а на стадии исполнения входящих. распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам: к порядковым номерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» или «л»; порядковые номера приказов по административно-хозяйственной деятельности должны содержать соответствующие обозначения - «ад» или «ахд» и т.д.