Тренинг "системный тайм-менеджмент" - презентация

1 1 СЕРГЕЙ ВЛАСОВ, БИЗНЕС –ТРЕНЕР ВИДЕО ФБ ВК Инстаграмм vlasov/ Твиттер vlasov/

2 2 Индивидуальный тайм- менеджмент представляет собой один из аспектов общей оптимизации персональной деятельности

3 3 Индивидуальный тайм- менеджмент может иметь и бизнес и личную направленность

4 4 Тайм-менеджмент представляет собой набор принципов, методов и инструментов для повышения эффективности использования времени

5 5 Не будет Идеологии «Воды» Рассуждений Лишних «наворотов» «покушений» на личное время Будет Прагматичный подход Только применимые советы Просто

6 6

7 ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ ВНУТРЕННИЕ ПРИЧИНЫ ПОТЕРИ ВРЕМЕНИ

8 Системный анализ своей жизни и выявление в ней основных сфер жизнедеятельности. Классификация их в основные кластеры. выявление миссии и исходя из нее жизненных целей выявление актуальных проблем. выявление актуальных действий по устранению проблем и достижению целей.

9 выявление внутренних и внешних преобразователей выявление внутренних и внешних Псов. Способы организации Зоны ближайшего развития Выявление приоритетов их ранжирование Определение конкретных сроков реализации целей и последовательности их достижения. Организация понедельного и ежедневного планирования. Организация понедельного и ежедневного анализа

10 10 Хронометраж – система расчета и учета временных затрат на выполнение какой-либо задачи или операции 1. Разработка целей хронометрирования 2. Группировка и кодирование отдельных видов деятельности (операций) 3. Разработка форм для учета временных затрат 4. Фиксация фактических затрат времени 5. Создание плана изменения направления временных затрат 6. Переход к шагу 2 (через год )

11 О ВРЕМЕНИ И О… СЕБЕ Время – необходимый элемент: когда Архимед вызывался с помощью рычага и опорного пункта поднять Землю, он требовал времени. Наполеон I ( ), французский император Человек находит время для всего, чего он действительно хочет. Из книги Э Маккензи «14000 фраз…»

12

13 Для достижения успеха надо ставить цели несколько выше, чем те, которые в настоящее время могут быть достигнуты Для достижения успеха надо ставить цели несколько выше, чем те, которые в настоящее время могут быть достигнуты

14 Цели – накануне рабочего дня или по окончании необходимо просмотреть цели следующего дня, намеченные после проведения анализа уровня продаж в данной смене.

15 SPECIFIC (Конкретны) Ваши цели должны быть очень конкретны, чтобы и Вы и другие люди, вовлеченные в процесс их достижения, понимали в чем они состоят. MEASURABLE (Измеримы) Ваши цели должны быть измеримы, чтобы Вы смогли узнать, что Вы их достигли. Очень полезно бывает выделить не только конечные, но и промежуточные критерии оценки, чтобы иметь возможность проверить, насколько Вы продвинулись в достижении цели. ACHIEVABLE (Достижимы) Ваши цели должны быть достижимы с точки зрения внешних факторов и внутренних ресурсов. Вы должны чувствовать, что можете их достичь в оговоренный срок. И в то же время, они должны быть достаточно сложны, чтобы Вам необходимо было прилагать усилия, чтобы добиться их. RELEVANT (Релевантны, важны) Ваши цели должны соотноситься с другими более общими и стратегическими целями, они должны работать на их достижение. TIMEBOUND (Определены во времени) Для каждой цели должны быть намечены временные рамки. Должен быть определен срок, как для конечного, так и для промежуточных результатов.

16 Цели организации, цели структурного подразделения и цели сотрудников должны быть согласованы между собой.

17 Дерево целей – это структурированный план. Совокупность целей в нем выстроена по иерархическому принципу. То есть ясна главная цель и второстепенные. По аналогии с вершиной дерева и его ветвями.

18

19 19 План должен быть План д.б. в письменной форме План необходим, когда все меняется

20 Планирование План – способ ориентироваться в изменяющихся условиях. Планирование – процесс изложения дел на определенную временную перспективу / временной отрезок на материальном носителе (бумажном, электронном). Планирование позволяет: - зафиксировав все задачи на день, ничего не упускать / не забывать; - правильно расставить приоритеты; - улучшить самоуправляемость; - повысить эффективность деятельности.

21 21 Дневное планирование в значительной степени зависит от нашего представления о типах решаемых в течении дня задач.

22 22 Точная формулировка задач помогает результативному планированию времени

23 23

24 Приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система (матрица) критериев. У разных людей и для разных задач эти критерии и их «весовые коэффициенты» различны. Понятия «лучше», «хуже» и «приоритетнее» не существуют сами по себе, а только в привязке к определенной системе критериев. Нет единственно верной матрицы критериев.

25 25 Жесткое планирование – привязка задач к конкретному временному отрезку (начало и/ или окончание) времени с разнесением по календарю Мягкое планирование – параллельное календарю планирование задач, имеющих привязку целиком к рассматриваемому периоду планирования «Случайное» планирование – параллельное календарю планирование задач, имеющих некоторую обусловленность (например, «если клиент позвонит…»; «если мне удастся с ним увидеться, то…» и т.п.)

26 26 Правило «Слонов» - простейший метод детализации сложных и длительных задач Метод бифштексов является разновидностью дерева целей Правило лягушек – простейший метод избежать «игнорирования», «забывания» неприятных и/или рутинных задач Лягушки редко бывают предметом делегирования Слоны 1. Детализируйте комплексную задачу (например, методом «Дерево целей») на подзадачи таким образом, чтобы выполнение каждой из подзадач укладывалось в один день, а за выполнение этой задачи отвечал один человек (ответственный исполнитель) 2. Распределите задачи в календаре

27 27 Анализ информации («свежие задания», недельный план, невыполненное в прошлые дни, решение «уточняющих» задач) Создание результативного списка задач Выделение жестких задач с их разнесением по календарю с учетом лягушек Приоритезация гибких задач с учетом бифштексов [Бюджетирование приоритетных задач]

28 28 Утром: в чем плюсы? Вечером: в чем плюсы?

29 У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеряемое время, привычное для нас время ежедневников и органайзеров. «Кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого- либо дела.

30 Задачи Исп.пнвтсрчтптпнвтсрчтптпнвт!!! Содержание: Выступающие А.А.xxxxxxxx Программа А.А.xxxxxx Раздаточные материалы И.К.Xxx Сбор гостей: Подготовка приглашений Н.М.xxx Рассылка, обзвон И.К.xxx Напоминание И.К.xxx Помещение: Аренда зала И.К.xxxxx Оборудование И.К.xx Обед, фуршет И.К.xx

31

32

33 1. Высыпайтесь и хорошо завтракайте. 2. Начинайте день с хорошего настроения. 3. Не опаздывайте, имейте запас времени на дорогу до работы. 4. Создавайте привычку начинайте работать в одно и то же время. 5. Начинайте работу с «организационных моментов» планирования дня, согласования контактов, подготовки рабочего места и т. п. 6. В начале дня приступайте без «раскачки» к решению самых важных (в том числе самых сложных и комплексных) и срочных задач. 7. Если вы знаете собственный суточный ритм работоспособности, то планируйте выполнение наиболее важных задач на пик работоспособности.

34 8. Избегайте незапланированных импульсивных действий и действий, которые могут вызвать непредвиденную обратную реакцию. 9. Выработайте и соблюдайте индивидуальный ритм труда и отдыха. 10. Мелкие однородные задания выполняйте сериями («блоками»). 11. Постоянно сверяйтесь с вашим органайзером (планом на день) и корректируйте свою работу! 12. Конец рабочего дня посвятите «постановке точки» (доделайте хоть одно дело до полного завершения). 13. В конце дня подведите итога и составьте (уточните) план работы на следующий день. 14. Найдите, за что себя похвалить, и с хорошим настроением отправляйтесь домой.

35