Оформление и применение реквизитов «дата документа» и «регистрационный индекс» - презентация

1 Оформление и применение реквизитов «дата документа» и «регистрационный индекс»

2 Среди наиболее важных реквизитов официального документа можно выделить «Дату документа» и «Регистрационный индекс», а для ответных писем - «Ссылку на регистрационный индекс и дату входящего документа».

3 Согласно п. 46 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от (далее Инструкция по делопроизводству), элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа: 12 января 2013 г.

4 Дата располагается в месте, строго определенном Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от

5 В официальных бумагах, адресованных иностранным партнерам, дата проставляется следующим образом: 12 January Международным стандартом предусмотрена и обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число:

6 Какую дату считать датой документа : дату составления, подписания, утверждения или отправления? для внутренних документов (приказов, справок, докладных и служебных записок) день его подписания для принимаемых коллегиальным органом документов (постановлений, решений) дата принятия для утверждаемых документов (инструкции, планы, отчеты и др.) Дата их утверждения, Проставляемая в грифе утверждения датой акта Дата события, зафиксированного данным документом.

7 11– протоколе На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного его оформления или подписания. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания, а через тире окончания

8 «­­­­____»________________ 20____ г. дата их опубликования дата вступления в силу Для ряда официальных документов различают такие понятия, как дата их опубликования и дата вступления в силу (они не всегда совпадают). Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается дата его подписания последней организацией. Для даты в документах может быть предусмотрена трафаретная форма написания. Например:

9 Дат в документе может быть несколько, и при этом каждая имеет свое значение. По датам документа можно проследить весь путь его прохождения с момента получения до отправки или исполнения, а также установить, где произошла задержка в работе с ним. Дата составной частью входит в реквизиты: «Гриф утверждения» «Гриф согласования» «Гриф приложения» «Визы», «Резолюция» «Отметка о контроле» «Отметка о поступлении» «Отметка о переносе данных на машинный носитель» «Отметка об исполнении и направлении документа в дело» Даты часто включается в текст документа, т.к. без них невозможно сообщить корреспонденту или исполнителю о сроках исполнения или дате проведения заседания, совещания.

10 Дата в реквизите «Гриф утверждения»

11 Дата в реквизите «Резолюция» Дата в реквизите «Гриф согласования»

12 Дата в реквизите «Виза» и Дата в реквизите «Отметка об ознакомлении с документом» Дата в реквизите «Виза» и Дата в реквизите «Отметка об ознакомлении с документом»

13 Регистрация документов Это один из наиболее важных аспектов организации документооборота. В соответствии с п Инструкции по делопроизводству регистрация документов это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Реквизит «Регистрационный индекс» состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).

14 порядковый номер заседания коллегиального органа в течение делопроизводственного года Регистрационный индекс протокола порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел. Регистрационные индексы докладных записок, справок и других информационно- справочных документов В контрактах, авторами которых выступают несколько организаций индексы авторов проставляют через косую черту. Например: 215/68, где: 215 принадлежит фирме А; 68 фирме В.

15 как правило, включает только регистрационный номер. В соответствии с п Инструкции по делопроизводству распорядительные документы по личному составу, для которых актами зак-ва РБ установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно. Приказ по основной деятельности используется порядковый регистрационный номер (в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или литерой «л» (для документов 3-летнего срока хранения). Приказов по личному составу

16 Индексация писем

17

18 Обращения регистрируются отдельно от других поступающих в организацию документов. Эта особенность отражается в их регистрационных индексах, которые должны иметь определенные отличия: помимо порядковых входящих номеров, присваиваемых в течение года, они дополняются иными обозначениями независимо от того, поступило обращение непосредственно в организацию или же было прислано из другой

19

20 При регистрации коллективных обращений в их индекс может включаться буквенное обозначение «КЛ».

21

22 В организации-получателе учитываются под одним регистрационным индексом первого полученного из них с добавлением порядковых номеров других обращений П-401/1 обращение, непосредственно поступившее в организацию А; П-401/2 обращение по тому же вопросу, направленное гражданином в концерн Б и переадресованное в организацию А; П-401/3 обращение по тому же вопросу, направленное гражданином в министерство и переадресованное в организацию А.

23

24 Если исходящее письмо является ответом на ряд писем одной организации, необходимо ссылаться на все номера и даты.

25 До свидания! Good bye Arrivederci Ate a vista Sayonara Lehit Bless Нахвамдис