1 Организация работы с документами. 2 Учебные вопросы: Организация работы с документами должностных лиц учреждения Организация документооборота. - презентация

1 1 Организация работы с документами

2 2 Учебные вопросы: Организация работы с документами должностных лиц учреждения Организация документооборота

3 3 Литература: а) основная: 1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. М., 2012 б) дополнительная: 2. Организация работы с документами. Учебник / Под ред. В.А. Кудряева. М., Борискин В.В., Поликарпова Н.М., Тихомиров С.Г. Государственное управление, государственная служба и их документационное обеспечение: Учеб. пособие. М., Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: Учеб. пособие. М., 2004

4 4 Первый учебный вопрос Организация работы должностных лиц с документами

5 5 Содержание организации работы должностных лиц с документами Организация работы ДЛ учреждения с документами включает: организацию работы руководителей с документами; организацию работы исполнителей с документами; организацию работы с конфиденциальными документами; организацию работы с образениями граждан.

6 6 Организация работы руководителей с документами

7 7 Основные задачи руководителя по организации работы с док-ми: создание службы ДОУ и установление порядка работы с документами; изучение состояния дел в ДОУ и принятие мер по рационализации службы ДОУ; контроль за работой структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за ДОУ; руководство совершенствованием ДОУ и подержанием соответствия требованиям НПА.

8 8 Установление порядка работы с документами в учреждении Работа руководителя по установлению и поддержанию единого порядка работы с документами включает: организацию подбора персонала и профессионального обучения по работе с документами; доведение до подчиненных информации входящих документов, требующих исполнения, и установление порядка их исполнения;

9 9 Установление порядка работы с документами в учреждении организацию и осуществление контроля за своевременным, полным и качественным исполнением документов; принятие мер по совершенствованию организации работы с документами, внедрению современных технологий обработки документированной информации; руководство работой по подготовке документов с истекшими сроками хранения к передаче в архив или на уничтожение.

10 10 Организация работы исполнителей с документами

11 11 Обязанности исполнителей по работе с документами Для обеспечения надлежащего порядка работы с документами, подлежащими исполнению, исполнители до начала указанной работы должны изучить требования соответствующих НПА и ОРД по вопросам ДОУ и в процессе последующей работы неукоснительно соблюдать эти требования.

12 12 Работа исполнителей с документами Работа исполнителя с документами включает следующие действия: сбор и обработку необходимой для исполнения документа информации; разработку содержания проекта документа; обеспечение надлежащего оформления проекта документа;

13 13 Работа исполнителей с документами согласование проекта документа; уточнение содержания и оформление документа; представление проекта документа на подписание (утверждение); тиражирование документа;

14 14 Работа исполнителей с документами обеспечение рассылки документа по назначению; оформление на документе отметок об исполнении и о направлении в дело; сдача контрольного экземпляра документа на оперативное хранение.

15 15 Организация работы с конфиденциальными документами

16 16 Содержание организации работы с КД Организация работы с КД включает: установление единых правил образения с документированной конфиденциальной информацией; своевременное и достаточное ознакомление с указанными правилами госслужащих, допущенных к работе с соответствующими документами;

17 17 Содержание организации работы с КД создание и поддержание в надлежащем состоянии системы конфиденциального делопроизводства; определение полномочий госслужащих по ознакомлению с конфиденциальными сведениями (т. е. по допуску к ним);

18 18 Содержание организации работы с КД разработку нормативно- методической документации по осуществлению конфиденциальной служебно-деловой переписки (как внешней, так и внутренней); осуществление действенного контроля за сохранностью конфиденциальных сведений в составе документов.

19 19 Обязанности госслужащих, допущенных к работе с КД Госслужащий, допущенный к работе с КД, обязан: знать порядок и правила образения с документами (сведениями), содержащими (составляющими) служебную, коммерческую или иную тайну, и неукоснительно соблюдать их; знакомиться с содержанием только тех документов (сведений), которые действительно необходимы для работы в соответствии со своей компетенцией;

20 20 Обязанности госслужащих, допущенных к работе с КД надежно предохранять имеющиеся у них для работы КД (сведения) от несанкционированного доступа (утраты и разглашения); учитывать, хранить, обрабатывать и передавать КД в строгом соответствии с порядком и правилами, установленными в организации (учреждении);

21 21 Обязанности госслужащих, допущенных к работе с КД регулярно проверять у себя наличие КД, выданных для работы; незамедлительно возвращать КД, работа с которыми завершена, в места их хранения; при обнаружении недостачи КД немедленно поставить в известность своего непосредственного начальника и предпринимать все меры для их розыска;

22 22 Обязанности госслужащих, допущенных к работе с КД не использовать конфиденциальные сведения, ставшие им известными в процессе работы с КД, в личных интересах или в интересах третьих лиц, не имеющих доступа к указанным сведениям.

23 23 Организация работы с образениями граждан

24 24 Роль образений граждан в государственном управлении Обращения граждан – это: форма реализации их конституционных прав и защиты законных интересов; форма реализации их конституционных прав и защиты законных интересов; средство обратной связи субъекта и объектов государственного управления, позволяющее оценить его эффективность и осуществить общественный контроль деятельности государственных органов. средство обратной связи субъекта и объектов государственного управления, позволяющее оценить его эффективность и осуществить общественный контроль деятельности государственных органов.

25 25 Работа с образениями граждан как объект регулирования Работа с образениями граждан – это специфическая функция делопроизводства, заключающаяся в документационном обеспечении работы органов государственной власти и местного самоуправления с образениями граждан и деятельности граждан по образению в эти органы в ходе реализации своих прав

26 26 Сущность государственного регулирования работы с ОГ Государственное регулирование работы с образениями граждан – это установление и использование единых для всех органов государственной власти и местного самоуправления правил и норм документирования образений граждан и организации работы с ними

27 27 Законодательное регулирование работы с образениями граждан Работа с образениями граждан законодательно регулируется: Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от ФЗ «О порядке рассмотрения образений граждан Российской Федерации» Законами и кодексами РФ, регулирующими деятельность граждан (гражданским, патентным и др.) Законами субъектов Российской Федерации.

28 28 Регулирование правоотношений, связанных с образениями граждан Федеральным законом от ФЗ «О порядке рассмотрения образений граждан российской Федерации» (ст. 3) установлено: правоотношения, связанные с рассмотрением образений граждан, регулируются Конституцией РФ, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, настоящим ФЗ и иными ФЗ;

29 29 Регулирование правоотношений, связанных с образениями граждан законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации могут устанавливать положения, направленные на защиту права граждан на образение, в том числе устанавливать гарантии права граждан на образение, дополняющие гарантии, установленные настоящим ФЗ.

30 30 Регулирование работы с ОГ в субъектах РФ В субъектах Российской Федерации работа с образениями граждан конкретизируется своими законами. К ним относятся: Закон г. Москвы от «Об образениях граждан» (в ред. от ); Закон Московской области от /99-ОЗ «Об образениях граждан» с изменениями, внесенными Законом Московской области от /2002-ОЗ.

31 31 Локальное регулирование работы с ОГ Работа государственных органов с образениями граждан регулируется локальными (ведомственными) положениями и инструкциями. К ним, в частности, относятся: Работа государственных органов с образениями граждан регулируется локальными (ведомственными) положениями и инструкциями. К ним, в частности, относятся: Положение об Управлении Президента Российской Федерации по работе с образениями граждан, утв. ·Указом Президента РФ от ; Инструкция о порядке рассмотрения образений граждан в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки, утв. приказом Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от

32 32 Порядок рассмотрения ОГ ФЗ 59 с целью организации работы с ОГ установлены: права гражданина при рассмотрении образ. (ст. 5 ФЗ 59) и гарантии его безопасности в связи с образением (ст. 6 ФЗ 59); требования к письменному образению (ст. 7 ФЗ 59), порядок его направления и регистрации (ст. 8 ФЗ 59); порядок (требования к организации) рассмотрения письменных и устных образений (ст. 10, 11 ФЗ 59); сроки рассмотрения письменных образений (ст. 12 ФЗ 59);

33 33 Порядок рассмотрения ОГ порядок (требования к организации) личного приема граждан (ст. 13 ФЗ 59); требования к контролю за соблюдением порядка рассмотрения образений (ст. 14 ФЗ 59); ответственность за нарушение данного закона (ст. 15 ФЗ 59); требования к возмещению причиненных убытков и взысканию понесенных расходов при рассмотрении образений (ст. 16 ФЗ 59).

34 34 Второй учебный вопрос Организация документооборота

35 35 Сущность организации документооборота Документооборот по стандартному определению - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Организация документооборота – это установление и обеспечение соблюдения правил движения документов в учреждении.

36 36 Содержание организации документооборота Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов во время их движения в пределах организации (учреждения) и включает такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения

37 37 Принципы организации документооборота (по ЕГСД): оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление; обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов; исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

38 38 Современные правила организации документооборота Главное правило организации документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда

39 39 Современные правила организации документооборота Это правило конкретизируют и дополняют: нахождение кратчайшего пути для каждого документа за счет исключения тех инстанций прохождения и технологических операций по обработке документов, которые не обусловлены деловой необходимостью, в т. ч. дублирующих и повторных операций;

40 40 Современные правила организации документооборота максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным; максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным; исключение или максимальное ограничение возвратных перемещений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т. д.). исключение или максимальное ограничение возвратных перемещений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т. д.).

41 41 Рост объема документов Объем документов убъективных причин Объем документов растет в силу следующих субъективных причин: увеличение количества проверяющих инстанций и контролирующих органов; ущемление и игнорирование законных прав граждан; неквалифицированное документирование управленческой деятельности (обусловливает издание повторных (разъясняющих) документов по одному и тому же вопросу);

42 42 Рост объема документов издание документов, не обладающих юридической силой; срыв договорных обязательств, сроков исполнения документов или своевременное, но некачественное выполнение заданий; отсутствие у подчиненных структурных подразделений четко определенных функций, а у отдельных должностных лиц – прав на принятие решений (обусловливает неоправданные образения к руководству за разъяснениями или разрешениями);

43 43 Рост объема документов некомпетентность управленческого персонала в решении задач (ведет к принятию неэффективных решений и исправлению допущенных ошибок ); отсутствие в аппарате управления регламентации документирования (ведет к повышению количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для реализации одинаковых функций и содержащих идентичную информацию).

44 44 Характеристики документооборота: технология ДОУ (автоматизированная, традиционная или смешанная); состав и содержание документов; потоки и маршруты движения документов; этапы и инстанции прохождения документами своих маршрутов.

45 45 Виды документопотоков Документопотоки по направлению движения документов делятся на: вертикальные; горизонтальные, а по отношению к аппарату управления на: входящий; исходящий; внутренний. Каждый документопоток имеет свой маршрут движения документов.

46 46 Вертикальные документопотоки Вертикальные потоки связывают организации и органы различных уровней и делятся на восходящие и нисходящие. Восходящие потоки включают документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции, а нисходящие потоки – документы, направляемые вышестоящими органами подчиненным организациям.

47 47 Входящий документопоток Входящий документопоток включает: директивные указания, нормативные и методические акты, решения вышестоящих органов по организации деятельности учреждения (законы, указы, постановления, решения, приказы, распоряжения, указания, поручения, письма, инструкции, методические указания и рекомендации);

48 48 Входящий документопоток документы подведомственных организаций, содержащие отчетные данные об их деятельности, сведения о выполнении распоряжений, запросы о методах и средствах выполнения заданий (отчеты по различным направлениям деятельности, докладные записки письма, акты);

49 49 Входящий документопоток документы от не соподчиненных организаций по согласованию совместных действий, консультированию, получению информации о совместной деятельности (письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные запросы и др.), договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.); образения граждан (жалобы, заявления, предложения, петиции).

50 50 Исходящий документопоток Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут создаваться как инициативные или ответные на поступившие письменные или устные запросы.

51 51 Исходящий документопоток Если организация есть подведомственные организации, в исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов. Большая часть данного документопотока – информационные документы: письма, докладные записки, обзоры, справки, отчеты, договори документы по их выполнению.

52 52 Внутренний документопоток Внутренний документопоток включает документы не выходящие за пределы организации (учреждения), которые обеспечивают решение управленческих задач внутри организации (учреждения).

53 53 Внутренний документопоток Внутренний документопоток включает: организационные документы, определяющие задачи, функции организация в целом, а также ее структурных подразделений компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности (положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.);

54 54 Внутренний документопоток распорядительные документы, издаваемые руководством (приказы, указания, распоряжения, решения) для обеспечения функции оперативного управления;

55 55 Внутренний документопоток протоколы, акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д.; документы внутренней переписки (служебные, докладные и объяснительные записки).

56 56 Этапы документооборота в государственных органах: прием и первичная (экспедиционная) обработка входящих документов; предварительное рассмотрение документов службой ДОУ; регистрация документов;

57 57 Этапы документооборота в государственных органах: рассмотрение документов руководством и направление их исполнителям; контроль исполнения документов; отправка или сдача в дело исполненных документов (обработка исполненных и отправляемых документов);

58 58 Этапы документооборота в государственных органах: информационно- справочная работа; формирование дел, их обработка и сдача на государственное хранение.

59 59 Прием и первичная обр. документов Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления*. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку. __________________ * ГСДОУ. Основные положения.

60 60 Предварит. рассмотрение документов Предварительное рассмотрение и распределение документов проводится после обработки документов. При этом целью предварительного рассмотрения является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям*. _______________________ * ГСДОУ. Основные положения.

61 61 Регистрация документов Регистрация документов заключается в записи учетных данных о них по установленной форме, фиксирующей факт их создания, отправления или получения*. Она, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. _______________________ * ГСДОУ. Основные положения.

62 62 Цели регистрации документов Кроме придания юридической силы и действенности документам, регистрация преследует следующие три цели: учет документов, обеспечение контроля за их исполнением; обеспечение справочной работы по документам.

63 63 Состав регистрируемых документов Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно- статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц*. _______________________ * ГСДОУ. Основные положения; Типовая инструкция по делопроизводству в ФОИВ.

64 64 Нерегистрируемые документы Существуют также документы, которые не подлежат регистрации. К ним относятся*: печатные издания (книги, журналы, бюллетени); информационные материалы, присланные в копии для сведения; поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты; рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения). _______________________ * ГСДОУ. Основные положения.

65 65 Организация регистрации документов Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация – в плановом отделе, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе ДОУ и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству*. _______________________ * ГСДОУ. Основные положения.

66 66 Рассмотрение документов Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления*. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 16). _______________________ * ГСДОУ. Основные положения.

67 67 Работа исполнителей с документами Работа исполнителей с документами сводится к выполнению ими конкретных действий по исполнению своих функциональных обязанностей (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация мероприятий и т. д.). При этом наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа, поскольку их исполнение связано с подготовкой ответного (исходящего) документа.

68 68 Контроль исполнения документов Контроль исполнения документов по стандартному определению – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Содержание этих действий непосредственно связано с управлением и направлено на обеспечение своевременного и качественного выполнения задач, определенных в документах, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных лиц.

69 69 Виды контроля исполнения документов Контроль исполнения документов носит комплексный характер и делится на виды по следующим основаниям: по субъекту контроля – на внешний (контроль вышестоящих органов за нижестоящими) и внутренний (выполняемый в органах руководителями и другими должностными лицами) контроль;

70 70 Виды контроля исполнения документов по объекту контролируемой деятельности – на общий (все стороны деятельности контролируемого объекта) и специальный (отдельные стороны деятельности контролируемого объекта) контроль; по времени осуществления контроля – на постоянный (систематический) и периодический контроль; по назначению и стадиям контроля – на предварительный, предупредительный (упреждающий), текущий (оперативный), последующий и аналитический контроль.

71 71 Сроки исполнения документов Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. По стандартному определению срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

72 72 Типовые сроки исполнения документа Типовой срок исполнения документа – это срок его исполнения, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах (например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от ).

73 73 Индивидуальный срок ИД Индивидуальный срок исполнения документа по стандартному определению – это срок исполнения документа, установленный ОРД организации или резолюцией. Этот срок должен указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если он отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

74 74 Контроль за сроками ИД Контроль за сроками исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

75 75 ИСР с документами Информационно-справочная работа по документам – это этап документооборота (и работы с документами в ходе их хранения и использования в текущей деятельности организации), в рамках которого реализуется функция службы ДОУ по обеспечению быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные сведения, необходимые для работы.

76 76 ИСР с документами Этот этап заключается в предоставлении в любой момент работы с документами ответа на два вопроса (как правило, в виде справок и сводок): где (в каком подразделении, у кого из исполнителей) и в какой стадии исполнения находится тот или иной документ; в каком документе (в каких документах) находится та или иная информация.

77 77 Учебные вопросы: Организация работы с документами должностных лиц учреждения Организация документооборота

78 78 Литература: а) основная: 1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. М., 2012 б) дополнительная: 2. Организация работы с документами. Учебник / Под ред. В.А. Кудряева. М., Борискин В.В., Поликарпова Н.М., Тихомиров С.Г. Государственное управление, государственная служба и их документационное обеспечение: Учеб. пособие. М., Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: Учеб. пособие. М., 2004