Компания «ИнтерТраст» +7 (495) 956-79-28 sales@inttrust.ru Использование электронных документов и электронной подписи в деятельности органов власти и организаций. - презентация

1 Компания «Интер Траст» +7 (495) Использование электронных документов и электронной подписи в деятельности органов власти и организаций Горностаев Владимир Павлович, Директор Центра компетенции по защите информации

2 Участники информационного взаимодействия 2 Федеральный закон от ФЗ «Об электронной подписи» Государственныеорганы Органы местного самоуправления Организации Граждане Обмендокументами Документооборот Документ создан, получен Документ исполнен, отправлен © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

3 Организация внутренней деятельности Подготовка проекта Согласование Подписание Регистрация Рассмотрение Исполнение внутренние МЭДО СМЭВ другие МЭДО СМЭВ другие участники информационного взаимодействия участники информационного взаимодействия Документирование Документооборот 3 ЕПГУ Работа с документами © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

4 Вопросы для обсуждения 1.Документ: условия существования, представление … 2.Подпись: реквизит, собственноручная и электронная. 3. Перечень документов, регламентирующих использование электронных документов и ПРОСТОЙ электронной подписи в органах власти или организации. 4. Практика разработки и внедрения документов, регламентирующих использование электронных документов и ПРОСТОЙ электронной подписи в органах власти или организации. 4 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

5 Ведущий: Горностаев Владимир Павлович, Директор Центра компетенции по защите информации «Компания «Интер Траст» Эксперты: Янковая Валентина Федоровна, Заместитель директора ВНИИДАД, к.и.н.; Соловяненко Нина Ивановна, старший научный сотрудник Института государства и права РАН, к.ю.н.; Платонов Вячеслав Владимирович, Руководитель направления продвижения СЭД Центра компьютерных разработок (Консорциум КОДЕКС); Дмитрий Юрьевич, Консультант «Компания «Интер Траст» Долматов Алексей Вячеславович, Консультант ЦКЗИ «Компания «Интер Траст». Участники 5 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

6 Документ: условия существования, представление … 6 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

7 Федеральный закон от г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Постановление Правительства РФ от «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» ГОСТ Р ИСО «Управление документами. Общие требования» Распоряжение Правительства РФ от 2 апреля 2015 г. 583-р Утвержден перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии ФОИВ, ОИВ субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов в электронном виде. Понятие «электронного документа» в законодательных и нормативных актах Федеральный закон От г. 63-ФЗ «Об электронной подписи» 7 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

8 Признание электронного документа При обмене документами между участниками ИВ При организации внутренней деятельности??? порядок проверки НЭП ПЭП Ст ФЗ НЭП ПЭП Соглашение сторон Устанавливаются ФЗ НПА КЭП Информация в электронной форме Электронный документ = 8 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

9 9 Бумажный и электронный документ Информация в электронной форме Отчет об исполнении Отчет об исполнении Резолюция на документ Электронный документ Документ Резолюция Отчет об исполнении © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

10 10 РУФ и электронный документ Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля ГОСТ Р Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

11 11 Электронный документ Представление, визуализация Хранение © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

12 Документ: условия существования, представление … Терминология и понятия. Законодательные, нормативно правовые акты и национальные стандарты. а). Резолюция и отчет об исполнении – реквизиты документа или электронные документы? б). «Регистрационно-учетная форма» – электронный документ или ЭД с метаданными для управления? в). Информация в электронной форме хранится и обрабатывается в ИС. Файл – электронный документ. Данные, отображаемые на экране «монитора» – электронный документ. 12 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

13 Регулирование отношений в области использования ЭП 13 Совершение гражданско-правовых сделок; Оказание государственных и муниципальных услуг; Совершение иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами. Исполнение государственных и муниципальных функций; Федеральный закон от ФЗ «Об электронной подписи» © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

14 Подпись и электронная подпись [ст ФЗ] «Электронная подпись» – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. [п. 58 ГОСТ Р ] «Подпись» – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. [п ГОСТ Р ] Реквизит «Подпись» включает наименование должности лица, подписавшего документ; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия). 14 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

15 15 Показатели и критерии выбора вида ЭП Требования законодательных и нормативно-правовых актов Документальный фонд организации Затраты на реализацию © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

16 16 Использование ЭП на этапах жизненного цикла ЭД Согласование ПодписаниеРассмотрение Исполнение Состав реквизита « Состав реквизита «Резолюция»: - фамилии, инициалы исполнителей; - содержание поручения; - срок исполнения; - подпись; - дата. Состав реквизита « Состав реквизита «Резолюция»: - фамилии, инициалы исполнителей; - содержание поручения; - срок исполнения; - подпись; - дата. Состав реквизита « Состав реквизита «Подпись»: - наименование должности лица, подписавшего документ; - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Состав реквизита « Состав реквизита «Подпись»: - наименование должности лица, подписавшего документ; - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Состав реквизита «Виза» Состав реквизита «Виза»: - подпись визирующего; - должность визирующего; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия); - дата подписания. Состав реквизита «Виза» Состав реквизита «Виза»: - подпись визирующего; - должность визирующего; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия); - дата подписания. Состав реквизита « Состав реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»: - ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; - слова "В дело"; - номер дела, в котором будет храниться документ; - подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; - дата. Состав реквизита « Состав реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»: - ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; - слова "В дело"; - номер дела, в котором будет храниться документ; - подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; - дата. ГОСТ Р Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Документирование Работа с документами © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

17 Подпись: реквизит, собственноручная и электронная 17 Терминология и понятия. Законодательные, нормативно правовые акты и национальные стандарты. а). Какую функцию выполняет подпись? Определение лица, подписавшего документ (создавшего подпись), полномочия лица. Придание юридической силы документа... б). Какие показатели и критерии необходимо использовать при выборе вида подписи? Требования законодательных и нормативно-правовых актов, документальный фонд организации и затраты на реализацию и внедрение…. в). В случае использования электронной подписи при согласовании, подписании, вынесении резолюции и создании отметки об исполнении есть необходимость различать эти случаи в документах, регламентирующих использование электронных документов и электронной подписи в организации? © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

18 18 Документы, регламентирующие использование ЭД и ПЭП в организации 1. Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в электронном виде. 2. Правила создания и работы с электронными документами. 3. Распорядительный документ, определяющий: - условия признания электронных документов с простой электронной подписью; - правила определения лица по его простой электронной подписи; - правила создания, выдачи и применения ключей простой электронной подписи. 4. Порядок проведения экспертизы ценности и уничтожения электронных документов. 5. Порядок разбора конфликтных ситуаций, связанных с созданием и использованием электронных документов и простой электронной подписи. © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

19 Практика разработки и внедрения документов, регламентирующих использование электронных документов и простой электронной подписи в органе власти и организации Практика разработки и внедрения 19 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

20 Специалист по документоведению и архивному делу Специалист по документоведению и архивному делу Специалист по ИТ Специалист по ИТ Специалист по ИБ Специалист по ИБ Специалист по информационному праву Специалист по информационному праву Владелец бизнес- (делового) процесса Владелец бизнес- (делового) процесса 20 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

21 Спасибо за внимание! : 21 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",